MANUAL USUARIO-ACTIVOS FIJOS/CONTROL FINANCIERO

Transcripción

1 Contenido: Activos Fijos 1. Introducción Registro de Activos Fijos Registro de Activos Fijos por el Sistema de Control Financiero Registro de Activos Fijos por El Sistema de Activos Fijos Gestiona miento de Activos Fijos Descripción de Estados de los Registros Búsqueda Edición Detalles y adición de fotos Asignación de Activos al personal Reportes....14

2 Activos Fijos 1. Introducción El Sistema de Activos Fijos permite el gestiona miento en cuanto a registro, depreciación y asignación de todos los bienes tangibles e intangibles de una Misión en el Exterior que tienen como objeto: a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, y c) La prestación de servicios de la propia entidad. A los ciudadanos bolivianos y extranjeros o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. Los conceptos que integran el activo fijo son los siguientes: 1. Terrenos, 2. Edificios, 3. Maquinaria y equipo, 4. Herramientas, 5. Moldes, 6. Reconstrucciones, 7. Adaptaciones y mejoras 8.-Software 9.-Otros 2. Registro de Activos Fijos Para poder registrar un Activo Fijo debe considerar: a.- Si el Activo Fijo es Nuevo (Compra o adquisición nueva) Debe ser registrado Por el Sistema de Control Financiero b.- Si el Activo Fijo es Antiguo (el Activo esta más de un año en la entidad) Debe ser registrado por el Sistema de Activos Fijos. c.- Si su compra de varios activos fue facturado con una sola factura, cada bien adquirido debe ser registrado de forma individual, si fueron 10 sillas debe ser registrado silla 1, silla 2 silla Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

3 2.1. Registro de Activos Fijos por el Sistema de Control Financiero 1º Acercar Cursor del Mouse 2º Acercar Cursor del Mouse 3º Clic Aquí: a) Clic en buscar comprobante Editar comprobante 3 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

4 (**)Este icono desaparece cuando el saldo es igual a 0 Clic en: a) Clic en Paleta de Colores 4 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

5 Colores disponible c) Clic en Examinar, para seleccionar imagen 5 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

6 2.2. Registro de Activos Fijos por El Sistema de Activos Fijos 1º Acercar Cursor del Mouse 2º Acercar Cursor del Mouse 3º Clic Aquí: Con un clic en: Registro de Activos de la pantalla de inicio: Se despliega la siguiente pantalla o en este caso es un formulario de registro donde ingresan, seleccionan datos. Además al seleccionar el tipo de activo fijo se despliega un subgrupo perteneciente a ese tipo de activo fijo y paralelamente 6 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

7 se muestra los datos adicionales, donde lo más se debe tomar en cuenta es la paleta de colores. Con un clic en: Registrar se realiza el registro de del activo fijo. Como se muestra a continuación: Y finalmente se muestra un mensaje de confirmación y el código del activo fijo como se muestra a continuación: 7 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

8 3. Gestiona miento de Activos Fijos 3.1. Descripción de Estados de los Registros En la captura que se muestra continuación con recuadro negro se detalle lo siguiente: 1. Activos Nuevos, es la cantidad de activos fijos registrados 2. Activos Aceptados, es la cantidad de activos fijos aprobados por el encargado de la administración de activos fijos 3. Activos Observados, las cantidad de activos fijos que fueron observados por algún motivo de parte del encargado de la administración de activos fijos Por tanto se puede gestionar activos: nuevos, aceptados y observados (ver recuadro marcado con negro). Además también hay un recuadro con azul donde se muestra la cantidad de activos corregidos y anulados. 1. Activos Corregidos, son activos fijos que fueron registrados y corregidos 2. Anulados, son activos fijos que fueron anulados por el administrador del sistema de activos fijos. - 8 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

9 3.2. Búsqueda Con un clic en: Buscar Activo Fijo de la siguiente captura Se despliega la siguiente pantalla, que se detalla en el siguiente acápite En la siguiente captura se muestra la forma de buscar un activo fijo mediante su código en la cual se debe de ingresar algún tipo de criterio de búsqueda ya sea el código del activo fijo, el estado y el tipo de activo fijo. El código se genera una vez que es registrado el activo fijo e inicialmente está en estado nuevo o registrado. 2º Clic en: Buscar 1º Ingresar Algún criterio de búsqueda del recuadro 9 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

10 3.3. Edición Para editar un registro de tal activo fijo se presiona un clic en: de la anterior captura, donde se puede cambiar cualquier dato del formulario posteriormente presione el botón denominado Actualizar, y si desea no modificar ningún dato, o cancelar el proceso se debe de presionar el enlace Volver y se muestra lo siguiente Detalles y adición de fotos Y con un clic en: de la captura del punto 2.3. Se muestra lo siguiente: 10 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

11 3.5. Asignación de Activos al personal Todos los activos fijos registrados por defecto son responsabilidad del embajador o cónsul de dicha misión y posteriormente se realiza la asignación a cada funcionario de la siguiente forma. Clic en: Asignación Después del clic en: Asignación como se muestra en la captura anterior emerge otra ventana denominada personal donde se debe de realizar los siguientes pasos para asignar un activo fijo a una persona y se muestra en las 11 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

12 siguientes capturas especificando con un numero el orden de los pasos que debe de realizar: 1º Seleccionar Persona 2º Clic aquí 3º Clic en Buscar Activos Después del paso 3º emerge otra ventana como se muestra continuación: 4º Ingresar algún tipo de criterio de búsqueda 5º Clic en: Buscar 6º Marcar que activos serán asignados 12 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

13 7º Clic en: Seleccionar Lista de Activos a punto de Asignarse 8º Clic en: Siguiente 9º Clic en: Asignar Activo Fijo 10º clic en: Siguiente 11º Clic en: Imprimir Acta de Asignación 12º Clic en: Finalizar 13 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

14 3.6. Reportes Con un clic en: reporte:, se genera el siguiente Con un clic en: todos los activos fijos en formato pdf., se genera un reporte de 14 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

15 Clic en: Reportes de la pantalla de inicio, ahora seguir los siguientes pasos para generar el reporte: 1º Seleccionar el formato: PDF o Excel según su requerimiento 2º clic en cualquier de estos enlaces, según lo que necesita En la captura anterior se elige los criterios de búsqueda para luego seleccionar el tipo de formato del reporte y hacer clic en uno de los enlaces se muestra la siguiente plantilla en ambos formatos: Formato PDF 15 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones

16 Formato Excel 16 Manual de Usuario Unidad de Sistemas Informáticos - Ministerio de Relaciones