INSTRUCTIVO PARA LA RENDICIÓN DE LA CUENTA DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA GESTIÓN DE COMPLEMENTADORES LOGÍSTICOS

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1 INSTRUCTIVO PARA LA RENDICIÓN DE LA CUENTA DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA GESTIÓN DE COMPLEMENTADORES LOGÍSTICOS 1. Definición Este documento contiene las instrucciones para que las dependencias académicas y administrativas de la Universidad, realicen permanentemente la rendición de todos los contratos de gastos con sus anexos digitalizados independiente de su cuantía, mediante el registro electrónico en el sitio web dispuesto por la Contraloría General de Antioquia, la cual hará seguimiento a la información registrada en términos de oportunidad, cumplimiento y calidad. Esta rendición debe hacerse en el desarrollo de las diferentes etapas contractuales, dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha de suscripción del contrato y teniendo en cuenta los principios establecidos para la contratación y el estatuto contractual de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril del 2014 Estatuto General de Contratación) y su respectiva reglamentación. 2. Contenido 1. Tal como lo define el Estatuto Contractual de la Universidad y los procedimientos de contratación de menor, mediana y mayor cuantía, la dependencia que motiva la contratación, velará por conservar la documentación física y/o electrónica que soporta su gestión contractual. Por lo anterior, adicional a la carga de información y documentos asociados con la contratación en el sistema SAP, se recomienda que esta documentación sea custodiada en medio magnético por parte de las dependencias, la cual servirá como insumo para el registro de información dispuesto por la Contraloría General de Antioquia para la rendición de la cuenta alojado en el sitio web Para la custodia de esta información se recomienda lo siguiente: Disponga de una carpeta en medio magnético en el computador de los responsables del tema contractual en la dependencia para guardar la documentación digitalizada que soporta todos los hechos contractuales 1

2 desde su etapa precontractual hasta la liquidación de los contratos. (Lo anterior sin perjuicio de conservar el archivo físico de la documentación). Tal como se referencia en los procedimientos de contratación de la Universidad, se recomienda digitalizar los documentos de manera independiente en formato pdf, utilizando la siguiente estructura de denominación: Nombredeldocumentoabreviado_númerocontrato/pedido_fecha Ejemplo: actadeinicio_abcflex _28jul2015.pdf Nota: No es recomendable que todos los documentos queden digitalizados en un solo archivo pdf, para efectos de facilitar la carga de información y búsquedas posteriores para seguimiento o procesos de auditorías internas o externas. 2. Una vez se ha formalizado el contrato y se encuentre listo para su ejecución, comience el proceso de registro de la información en el sistema de Gestión transparente, ingresando al sitio web: Notas: Recuerde que el registro debe hacerse dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha de suscripción del contrato. Para los contratos suscritos en los 10 días anteriores al finalizar el mes, éstos deben estar ingresados en el sistema a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente. 2

3 3. Lo primero que debe hacer es registrar la información del contratista según el tipo de contrato a suscribir (persona natural o jurídica) para lo cual debe ingresar por la ruta: Contratistas e Interventores/Contratistas/Ingresar Contratista : Aspectos a tener en cuenta: Para el ítem Configuración que muestra dos opciones Tipo : Consorcio/Unión Temporal y Otros, seleccione la primera opción solo cuando en la invitación se permitió la participación de Consorcios o Uniones temporales y efectivamente se haya contratado en una de esas dos modalidades. De lo contrario, seleccione la opción Otros. 3

4 4. Registre la información del interventor según el tipo de contrato a suscribir para lo cual debe ingresar por la ruta: Contratistas e Interventores/Interventores/Supervisores/Ingresar interventor/supervisor: 5. Registre la información general del contrato ingresando por la ruta: Contratación/Ingresar Contrato/Asistente de Contratación: 4

5 En este punto los contratos a registrar deben quedar asociados a un proyecto tal como lo muestra la figura: Realice la búsqueda del proyecto con el código registrado en el Banco Universitario de Programas y Proyectos de la Universidad BUPP. Si el código no se encuentra, debe crearlo ingresando por la ruta: Plan de Acción y Desarrollo/Ingresar proyecto Para aquellos contratos que no están asociados a un código de proyecto creado en el BUPP, se asignará el código genérico ya creado en el sistema, con las siguientes especificaciones: Código: Nombre: Inversiones Universidad de Antioquia

6 Aspectos a tener en cuenta: En el campo Fecha de suscripción debe registrarse la fecha de la firma que aparezca en la minuta del contrato para mediana y mayor cuantía. Para contratos de menor cuantía será la fecha de expedición del CRP que da origen al pedido. En el campo Proceso de contratación coloque Régimen Privado: Bajo norma Presupuesto Público En el campo Tipología tenga en cuenta lo siguiente: La opción de Prestación de servicios no se refiere servicios personales sino a otro tipo de servicios. Ejm: Transporte, aseo, vigilancia entre otros. Nota: No se incluyen los contratos de prestación de servicios personales (pagados por nómina), Fondos fijos reembolsables (caja menor), servicios públicos y evaluación académica. La opción Suministros aplica para contratos de compra de bienes con entregas periódicas Ejm. Refrigerios, insumos de oficina, reactivos entre otros. La opción Otros aplica para arrendamientos, comodatos, equipos en apoyo tecnológico, Consignación entre otros. En el ítem de publicación en el SECOP, seleccione la opción SI para los contratos de mediana y mayor cuantía y registre en el campo URL del Contrato en el SECOP la dirección URL que deberá solicitar al proceso de Complementadores logísticos mediante el correo electrónico: secopcomplementadores@udea.edu.co En el campo Tipo de gasto, tenga en cuenta que si se relaciona con un activo se debe asociar a inversión y de lo contrario se asocia a Funcionamiento. La opción otros corresponde a los contratos que suscriba la Universidad para dar cumplimiento a las obligaciones que adquirió mediante un convenio u otro contrato. En el campo Sector del gasto Colocar en todos los casos la opción Educación En el campo Número de disponibilidad Pptal se debe registrar el número de CDP generado en SAP. Ejm: Aprobación CDP En el campo Rubro debe registrase el valor arrojado en SAP en el campo POSPRE Ejm (Se consulta con la transacción FMX3). Para el campo Nombre rubro registre la información correspondiente a la pospre del SAP, haciendo doble click en el número correspondiente y consulte el campo de descripción. Esta es la información que debe registrar en el campo Nombre rubro. En el campo Recursos rubro coloque el mismo valor registrado en el campo Valor Disponibilidad Pptal. En el campo Origen Ppto, seleccione de la lista desplegable el ítem Mixtos cuando se trate de Fondos Generales y Programa de Salud. Selecciona Recursos propios cuando se trate de Fondos especiales, FBU, Regalías, Externos y patrimonial. En el campo Tipo Gasto tenga en cuenta que si se relaciona con un activo se debe asociar a inversión y de lo contrario se asocia a Funcionamiento. En el campo Sector Incidencia colocar en todos los casos la opción Educación 6

7 El campo de Número Registro Pptal corresponde al mismo número del pedido/contrato en SAP. En este ítem debe anexar como documento soporte el CRP que se genera desde SAP por la transacción ME22N. Ver Instructivo para Impresión de Documentos Financieros y guardado en formato PDF (WPR-IN-GRAL-04) Notas: Para corregir o cambiar un dato registrado durante este proceso, puede ingresar por la ruta: Contratación/Editar Contrato. Para retirar un anexo que se cargó por error y no corresponde al documento de legalidad, puede ingresar por la ruta: Contratación/Editar Contrato/Retirar Anexos 6. Registre la información de pagos ingresando por la ruta: Contratación/Pagos a contratos/asistente de pago: Para el registro de información tenga en cuenta los siguientes aspectos: En el campo Documento de pago número corresponde al ítem de N doc. Del sistema SAP que puede consultar desde la transacción FBL1N y que comienzan por 71. En el campo Tipo de pago, debe seleccionar según la opción que aplique teniendo en cuenta las siguientes definiciones: Anticipo: Cuando en las cláusulas del contrato se haya pactado el otorgamiento de un anticipo al proveedor, el cual deba ser amortizado dentro de la facturación. Este pago se hace mediante cuenta de cobro. Pago anticipado: Cuando en las cláusulas del contrato se haya pactado el desembolso 7

8 de dineros de manera anticipada para la ejecución del contrato que no se amortizará en la ejecución del mismo. Este pago se hace mediante factura. Pago normal: Corresponde a los contratos con un único pago. Pago según contrato: Pagos correspondientes a los contratos con entregas parciales. En el campo Fecha de pago registre la correspondiente al ítem de Fecha doc. Del sistema SAP que puede consultar desde la transacción FBL1N. En el campo Total Bruto se debe colocar el valor completo del pago (Con IVA y sin deducciones) En el campo de Deducciones y retenciones se puede consultar desde la transacción FBL1N del sistema SAP, haciendo doble click en el ítem N doc. correspondiente. Para mayor información consulte con el proceso de gestión de egresos en la extensión: Para cargar la información de los anexos al pago, tenga en cuenta la tabla de documentos de legalidad descritos en el Anexo 1 de este documento. Nota: El comprobante de egreso puede solicitarlo con el número del documento y la fecha de pago a la Sección de contabilidad en la oficina Una vez haya registrado toda la información del contrato requerida por el aplicativo, anexe los documentos de legalidad haciendo uso de los archivos previamente digitalizados. Para vincular los documentos favor tenga en cuenta la tabla de documentos de legalidad del Anexo 1 de este Instructivo y las siguientes definiciones: 8

9 Documento informativo: Documento que se considera importante como soporte del proceso contractual, preferiblemente debe ser cargado en el sistema pero no será obligatorio para efectos de la consulta que realice la Contraloría General de Antioquia o cualquier interesado. Documento requerido: Documento que se considera fundamental como soporte del proceso contractual y debe ser cargado en el sistema de manera obligatoria para efectos de la consulta que realice la Contraloría General de Antioquia o cualquier interesado. 8. Registre la información asociada con los eventos que se dan durante la ejecución del contrato ya sea adición, prórroga, suspensión, reinicio, terminación entre otros. En cada caso encontrará un asistente que le indicará que información debe diligenciar, tal como lo muestra la figura: En este punto también debe vincular los documentos de legalidad que soportan el evento según lo define el Anexo 1 de este documento. 3. Documentos de referencia Resolución 2280 del 04 de diciembre de Contraloría Departamental de Antioquia. Por medio de la cual se modifica la Rendición de la Cuenta para todos los Entes que fiscaliza la Contraloría Departamental de Antioquia. 9

10 Elaboró: María Leonor Herrera Serna Coordinadora de planeación logística Ana Bárbara Echeverri Sanín Profesional especializado 3 Complementadores logísticos Mauricio Andrés Patiño Vanegas Técnico 6 temporal Vicerrectoría Administrativa Fecha: 08-ABR-2016 Revisó: Julio Cesar García Castrillón Profesional Especializado Gestión de la Arquitectura de Procesos Fecha: 08-ABR-2016 Aprobó: Adolfo León Londoño Zapata Coordinador de complementadores logísticos Fecha: 08-ABR

11 Anexo 1: Documentos de legalidad Nombre del Archivo Acta de Inicio Acta recibo a satisfacción Acto Administrativo de adjudicación Acto administrativo de delegación de quien adelanta el proceso de contratación Acto Administrativo en el cual se conforma el comité asesor y evaluador Registro o formato de la Universidad Formato acta de inicio (GL-CL-FO-001) Formato acta de recibo a satisfacción (GL-CL-FO- 006) o documento de remisión propio del proveedor No hay formato pre establecido Ver plantilla de delegación de ordenación del gasto en caso de aplicar. No hay formato pre establecido. Comunicado en el que se define los integrantes del comité asesor y evaluador Tipo en Gestión trasparente Observaciones Solo aplica para contratos de entregas periódicas, y/o de fecha de inicio no determinada, si desde el contrato se define la fecha exacta de inicio, tampoco se requiere. Aplica para todos los contratos Sólo aplica para contratos de mayor cuantía. Si el competente ha delegado los contratos inferiores a 150 SMMMLV, debe adjuntar la Resolución Para mediana y mayor cuantía Acto o Resolución de apertura del proceso Aprobación de la garantía única y de sus modificaciones Autorizacionespermisos y licencias, Ley 99 de 1993, Decreto 500 de 2006 y Decreto 500 de 2006 Certificado de antecedentes fiscales Formato de aprobación de pólizas (GL-CL-FO-008) No es obligatoria Solo en cuyos contratos se haya exigido garantía única Depende del tipo de contrato Se obtiene de la página de la contraloría, antes o al momento de la firma del contrato. Para personas naturales y jurídicas Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes judiciales Constancia de envío de información a la Cámara de Comercio del proceso licitatorio. Aplica solamente para contratos con personas naturales, se extrae de la página de la procuraduría, antes o al momento de firmar el contrato. Para personas naturales en la página policía.gov.co antes o al momento de la firma del contrato No estamos acogidos a la Ley 80 de 1993 ni a la 1150 de 2007, sus normas reglamentarias y/o modificatorias. 11

12 Nombre del Archivo Constancia de pago de seguridad social integral en salud, riesgos y pensiones; Constancia de publicación del proceso contractual en el SECOP Convocatoria a las veedurías ciudadanas Declaratoria de desierta de la Licitación Disponibilidad presupuestal en la Adición Estudio y documentos previos Fotocopia de la Cedula contratista o Representante Legal Garantía única Informe de evaluación Inscripción de Proveedor RUP Minuta del contrato debidamente perfeccionado y legalizado entre las partes Registro o formato de la Universidad que debe solicitarse al proceso de Complementadores logísticos. No hay formato preestablecido Expedido por la Sección de Presupuesto Formato de estudios previos de necesidad y conveniencia (GL-CL-FO- 007) o Formato de Estudio previo de necesidad y conveniencia para cuantías menores o iguales a 30 SMMLV (GL-CL-FO-011). No hay formato preestablecido Ver plantillas según el tipo de contrato Tipo en Gestión trasparente Observaciones Para todos los contratos con personas naturales, en cuyos contratos la duración sea igual o superior a 30 días o certificado de paz y salvo expedido por el revisor fiscal o representante legal sino no hubiere revisor. En la Universidad aplica para mediana y mayor cuantía. No estamos en el régimen de la contratación pública general. Para las invitaciones públicas de mayor cuantía. Para todos los contratos que se adicionen. Para todos los contratos se deben subir solo los formatos de estudios previos de necesidad y conveniencia Para todos los contratos. Para todos los contratos en los que se haya exigido. Obligatorio para todos los contratos de mediana y mayor cuantía, excepto los interadministrativos Para las de mediana y mayor cuantía. Para los contratos en cuya invitación se haya exigido. Para todas las cuantías. Nota: En los de menor cuantía que no se exija garantía, podrá ser el pedido/contrato de SAP Póliza de seriedad de la oferta Registro presupuestal RUT Registro Único Tributario Certificado generado desde SAP mediante la transacción FMZ3 Solo en las invitaciones públicas que se haya exigido. En todos los contratos En todos los contratos 12

13 Nombre del Archivo PAGO A CONTRATOS Registro o formato de la Universidad Certificado de pago de la seguridad social de este pago Factura y/o cuenta de cobro comprobante de Documento generado egreso desde SAP. Informe de Formato acta de interventoría para el seguimiento (GL-CL-FOpago específico 003) Orden de pago Documento generado desde SAP. EVENTOS DEL CONTRATO (CUANDO OCURRA) Adición Plantilla para adición de contrato Prórroga Plantilla para prórroga de contrato Cesión No hay formato preestablecido Suspensión Formato acta de suspensión (GL-CL-FO-004) Reinicio Formato acta de reinicio ( GL-CL-FO-002) Anulación Caducidad Terminación Liquidación Modificación Formato acta de liquidación (GL-CL-FO-005) Otro sí al contrato Tipo en Gestión trasparente En todos los contratos Observaciones En todos los contratos (o cuenta de cobro) En todos los contratos En todos los contratos donde aplique Se ingresa nuevamente el documento de comprobante de egreso En todos los contratos que se haya requerido adicionar recursos En todos los contratos que se haya requerido aumentar el plazo Debe haber acta en los casos que se haya autorizado previamente Debe generarse acta en los casos que se presente Debe haber acta en los casos que se haya dado la suspensión. La nulidad de un contrato es competencia exclusiva del juez. Como no estamos regidos por la Ley 80 de 1993; ni la Ley 1150 de 2007 y sus normas complementarias, no aplicamos cláusulas excepcionales del poder público. Como no estamos regidos por la Ley 80 de 1993; ni la Ley 1150 de 2007 y sus normas complementarias, no aplicamos cláusulas excepcionales del poder público. Para las de mediana y mayor cuantía. Se da mediante acuerdo bilateral entre las partes. 13