REVISÓ: Laura Marín Marín Melissa Hincapié Ochoa. Elaboración y programación de comunicaciones para enviar por correo certificado

Transcripción

1 FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES (Citación, constancia a usuarios, curadores, peritos), TRÁMITE, ENVÍO, SOLICITUD COPIAS DE CORREO CERTIFICADO ELABORÓ: Janeth Ospina Quintero Águeda Torres Marín REVISÓ: Laura Marín Marín Melissa Hincapié Ochoa. APROBÓ: Águeda Torres Marín FECHA: FECHA: FECHA: Elaboración y programación de comunicaciones para enviar por correo certificado Consulte primero el número del caso y téngalo a mano, La comunicación debe realizarse con 15 días de anticipación a la fecha de la cita (tener en cuenta si dentro de los 15 días hay festivos o es fin de semana, se corre la fecha según los días festivos. Esto, con el fin de que la empresa de envíos pueda entregarlos con tiempo suficiente, además, el sistema no genera telegramas solicitados con menos tiempo. Verifique que la dirección del usuario esté completa (Nomenclatura, barrio y/o municipio) y bien escrita en el caso del SIGAC, sobre el cual va a generar el evento. En caso de no cumplir con esos requisitos, revise la cuenta de servicios del usuario y envíe un correo a consultoriojuridico@udea.edu.co, solicitando actualizar la dirección del caso, con los datos completos. Luego de la modificación, podrá generar el evento. Por el SIGAC: 1. En la pestaña EVENTOS. Seleccionar: Administrar> Agregar> Elegir las opciones de fecha y hora en la que se citará al usuario (mínimo 15 días)> Número de caso> Agregar> Cuadro de diálogo donde se escribe: Fecha, hora (en la que se realizará el evento), número del caso y una lista desplegable para el evento. 2. Para generar el evento adecuado, seleccionar: Comunicaciones> Seleccionar la plantilla correspondiente al texto del comunicado. NO se debe generar por la opción otros, pues en estas situaciones el sistema no genera ningún evento. Siempre se deberá elegir la plantilla más adecuada.

2 Por el portal web de la Facultad de Derecho (derecho.udea.edu.co) 3. Sólo cuando ninguna de las plantillas que genera el SIGAC se ajusta al evento que se quiere generar, deberá ingresar a la página web de la Facultad de Derecho, así: Ingresar a derecho.udea.edu.co> Prácticas y Consultorio Jurídico> Información para practicantes y asesores> Consultorio: formatos e instructivos> Escoger la plantilla requerida> Modificarla con los datos correspondientes al caso> Enviar al correo electrónico comunicacionesusuarios@gmail.com 4. En caso de no encontrar el formato que se adecue al caso correspondiente, elabore el documento y envíelo al correo: comunicacionesusuarios@gmail.com/ Verificación para el envío del telegrama y envío por parte de la Secretaría del Departamento de Prácticas. 5. El texto del envío por correo certificado es revisado por la Asistente de la Secretaría del Departamento de Prácticas para dar un mismo formato de acuerdo a las exigencias de la empresa de envíos, se imprime, se firma por el Jefe del Departamento de Prácticas y Consultorio Jurídico y se hace el envío con la empresa. Para verificar el trámite de generación de eventos 6. Si se ha generado correctamente la solicitud por el SIGAC, se ingresa a Eventos> Administrar> Seleccionar la fecha (teniendo en cuenta fechas para la citación seleccionadas al generar el evento)> Aparece el evento programado con dos círculos en rojo

3 correspondientes a leído y enviado. Así se verifica que se haya generado el evento correctamente. Cuando se genera por la opción otros las casillas aparecen en blanco. 7. Luego de ser revisados puede verse el círculo leído en verde y cuando se entrega a la empresa de correo, puede verse igualmente en verde, el segundo círculo, enviado. 8. Cuando el círculo de enviado aparece en rojo, el practicante deberá generar nuevamente el evento, en tanto, no ha cumplido con los requisitos para enviar el comunicado: 1) no tiene la dirección actualizada en el SIGAC (le falta un barrio o ciudad o algún dato necesario), 2) no se generó el evento con 15 días de anticipación a la fecha de citación, o 3) se generó por la opción otros. Por lo cual, deberá enviar un correo electrónico a comunicacionesusuarios@gmail.com, para verificar el motivo por el cual no fue enviado. 9. Las comunicaciones que se solicitan por correo electrónico, no requieren verificación alguna y de existir algún inconveniente, se dará por el mismo medio la información pertinente. Para verificar el envío del telegrama 10. Desde el correo electrónico comunicacionesusuarios@gmail.com, se le enviará a todos los estudiantes la orden de servicio generada por la empresa de correo. 11. En la orden de servicio se encuentra un número de guía con el cual se podrá consultar el estado del envío (entrega o devolución), así: Ingresar a la página: pestaña: No. de guía

4 Para solicitar copia de texto del correo certificado para subir al SIGAC El texto de telegrama o contenido del correo certificado que fue enviado, además del texto de la guía de la empresa de correo, son documentos que deben constar en el SIGAC, como verificación de la gestión realizada (citación, comunicación a un usuario, curador, perito). 12. Enviar un correo a comunicacionesusuarios@gmail.com con los siguientes datos: número del caso, nombre completo del usuario, curador o perito a quien le envió el comunicado y fecha para la que fue citado, según sea el caso.

5 13. El correo electrónico, se responde con copia del texto solicitado, sin la firma del jefe del Departamento, pues el original impreso se entrega para ser enviado y no se guardan copias físicas. 14. Los eventos para informar renuncia del poder, se envían por correo cotejado y son la excepción de todas las comunicaciones. No es necesario que revise las ordenes de servicio, no se digitalizan estás guías de envío. Por correo se le informará cuándo reclamar el cotejo que deberá allegar al juzgado como prueba que certifica la entrega. De necesitar que alguna otra modalidad de comunicaciones se envíe por correo cotejado, debe realizar el procedimiento de solicitud por correo electrónico y no por el SIGAC. Para consultar la guía en el portal de 4-72 (empresa de correo) 15. Con el número de guía que se consultó en las ordenes de servicio enviadas por correo electrónico todos los días, el estudiante hace seguimiento al proceso de envío y descarga el certificado de entrega o guía digitalizada. En la página web de guía>buscar>trazabilidad web>ver CERTIFICADO DE ENTREGA. Este documento debe ser subido al SIGAC junto al texto que se solicita al correo electrónico, como se referencia anteriormente.

6 Águeda Torres Marín Jefe del Departamento de Prácticas y Consultorio Jurídico Laura Marín Marín Secretaria del Departamento de Prácticas y Consultorio Jurídico Melissa Hincapié Ochoa Asistente del Departamento de Prácticas y Consultorio Jurídico