INDICACIONES PARA IMPRESIÓN DE REPORTE DE EVALUACIÓN PRIMARIA CICLO ESCOLAR

Transcripción

1 INDICACIONES PARA IMPRESIÓN DE REPORTE DE EVALUACIÓN PRIMARIA CICLO ESCOLAR ACTUALIZACIÓN PARA OFICINAS REGIONALES Y DEPARTAMENTO 1.- Como principal recomendación POR FAVOR realicen su copia de su carpeta C:\PRIMARIAS 2.-Una vez realizada la copia descargar la actualización de la página 3.-Correr la actualización ACTUALIZA_PRIMARIAS_OFICINAS_ EXE para que se actualicen los formatos de reportes de evaluación, Certificados, IAE, CREL y ajustes de información 4.-La versión del Sistema deberá cambiar a actualizado al 15 de junio del 2017 DESPUÉS DE REALIZAR LA ACTUALIZACIÓN Una vez realizada la actualización deberá ingresar a la pestaña ADMINISTRACIÓN opción DATOS DEL CICLO ESCOLAR donde deberá de revisar: 1.- CICLO ESCOLAR CAMBIAR Y/O ACTUALIZAR EL NOMBRE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO o JEFE DE OFICINA REGIONAL 3.-Deberá de registrar EL RANGO DE FOLIOS DE CERTIFICADOS ASIGNADOS PARA CERTIFICADO 4.- Con la actualización se agregó nueva opción para seleccionar el tipo de calendario con el que se va a trabajar donde se pondrá 185 o 200

2 PARA ESCUELAS 185 DÍAS Se deberá de indicar al nivel que la información (5TO. BIMESTRE) para impresión de reportes y Certificado deberá recibirse el archivo por escuela. Este archivo deberá también ser cargado en la zona o sector (según donde la escuela entrega regularmente), por ejemplo si la zona o sector tienen 5 escuelas con calendario de 185 días deberá entregar los 5 archivos de las escuelas después de cargar en la zona o sector. El Departamento de Acreditación y Certificación, la Subsecretaria de Educación Región Laguna y las Oficinas Regional de Administración Educativa (ORAE), recibirán el archivo por escuela. PARA ESCUELAS DE 200 DÍAS La zona y sector recibirán la información del 5TO. BIMESTRE de todas sus escuelas, una vez que esté toda la información recibida y corregida deberá de generar su archivo del 5to. Bimestre y entregarlo al área que corresponda. ANTES DE REALIZAR LA IMPRESIÓN DE REPORTES DE PRIMARIA SE DEBERÁ DE REVISAR LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: A) ALUMNOS INCONGRUENTES (Revisar documentación). Este reporte lo podrá obtener desde el menú de REPORTES Y ESTADISTICAS opción ALUMNOS INCONGRUENTES POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELA (SIN CORTES) B) NOMBRE DE CENTRO DE TRABAJO CON LITERAL Ñ. Lo podrá revisar desde la pestaña de ESCUELAS opción ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA. C) NOMBRE DE DIRECTOR(A). Este reporte lo deberá de entregar la escuela, zona o sector según corresponda firmado y sellado. En caso de que se requiera realizar alguna modificación lo podrá realizar en el sistema desde la pestaña de ESCUELAS, opción ESCUELAS DE EDUCACIÓN PRIMARIA, posicionarse en el nombre del(a) Director(a) OBSERVACIÓN: Una vez revisada esta información e impreso el reporte de evaluación o certificado no se reimprimirá por error en nombre de director(a) D) NOMBRE DE EDUCADOR(A). Este reporte lo deberá de entregar la escuela, zona o sector según corresponda firmado y sellado. En caso de que se requiera realizar alguna modificación lo podrá realizar en el sistema desde la pestaña de ESCUELAS, opción REGISTRAR NOMBRE DE MAESTROS DE GRUPO, seleccionar el nombre a corregir o revisar. OBSERVACIÓN: Una vez revisada esta información e impreso el reporte de evaluación no se reimprimirá por error en nombre de educador(a) E) ALUMNOS INSCRITOS EN MAS DE UNA ESCUELA (DOBLES) para la revisión de esta información se realizó modificación a este reporte donde se agregan tres columnas TIPO, FECHA DE ALTA y FECHA DE BAJA, esto para que la revisión sea más rápida y donde este la fecha de alta más reciente será el alumno que se quede y el otro se dará de baja.

3 Si la columna de FECHA DE ALTA está vacía es porque el alumno se promovió es decir que viene del ciclo pasado. Si en tipo aparece una N quiere decir que esta doble por nombre, si tiene C es por duplicidad en CURP y M por duplicidad en matrícula. Este reporte lo obtendrá del menú REPORTES Y ESTADISTICAS opción REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MAS DE UNA ESCUELA (POR ZONA). F) NOMBRES CON ACENTOS o Diéresis. Para la revisión de estos casos deberá verificar si es nombre de alumno, director(a) ó docente. Si es alumno entonces deberá accesar a la pestaña de ALUMNOS, opción ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR G) ESCUELAS CLAUSURADAS CON ALUMNOS, para su revisión podrá generar el listado desde la pestaña de REPORTES Y ESTADISTICAS, opción REPORTE DE ESCUELAS NO REGISTRADAS O CANCELADAS (CON ALUMNOS). Los alumnos de estas escuelas deberán de ser dados de baja antes de la impresión de reportes de evaluación y certificados. H) ALUMNOS SIN CURP, este reporte lo puede obtener de la pestaña REPORTES Y ESTADISTICAS, opción de REPORTE DE ALUMNOS SIN CURP POR ZONA, las escuelas, zonas o sectores deberán de realizar la captura en su sistema de control escolar y anexar CURP a este reporte para su revisión. Para agregar o modificar la CURP deberá seleccionar la pestaña ALUMNOS, opción ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE ALUMNOS DEL CICLO ESCOLAR, elegir el nombre del menor, presionar botón de MODIFICAR con las teclas SHIFT+TAB subir hasta el cuadro de CURP y capturarlo o modificarlo, después presionar ENTER hasta seleccionar el botón de GRABAR. OBSERVACIÓN: Los alumnos con nacionalidad extranjera NO CUENTAN CON CLAVE CURP o alumnos que no cuentan con su Registro. I) REVISAR QUE SE HAYAN REALIZADO LAS MODIFICACIONES POR DICTAMEN JURIDICO, durante el ciclo escolar deberá de revisar del archivo (carpeta de dictamen jurídico) los nombres de los alumnos que tienen dictamen. J) NOMBRE DE MUNICIPIOS, CLAVE, ZONA, SECTOR Y TURNO Se sugiere que antes de realizar la impresión de los reportes de evaluación o certificado, realice la vista previa y verifique de manera rápida que el municipio corresponda a su entidad. K) REVISAR CAPTURA COMPLETA DE CALIFICACIONES. Es indispensable que una vez que se ha revisado la información, se revise que también la captura de las calificaciones este completa. Para obtener este reporte deberá de ir a la pestaña de FIN DE CICLO, seleccionar opción de VERIFICAR QUE CAPTURA DE CALIFICACIONES ESTE COMPLETA, IMPRIMIR LISTADO GENERAL como se muestra:

4 LIMPIAR FOLIOS PARA ASIGNACIÓN Este proceso se realiza por una sola vez antes de la asignación de folios de Reportes de Evaluación o Certificado. Deberá de ingresar con la cuenta de JVG para el password por favor comunicarse al Departamento de Acreditación para que se lo proporcionen. CARGA DE INFORMACIÓN 5TO. BIMESTRE PARA ESCUELAS 185 DÍAS ESCUELA LA CARGA DE INFORMACIÓN SE REALIZARÁ POR

5 PARA ESCUELAS 200 DÍAS LA CARGA DE INFORMACIÓN SE HARÁ POR ESCUELA, ZONA O SECTOR SEGÚN MANEJE LA INFORMACIÓN CADA OFICINA. Observación: Al momento de realizar la carga de escuelas de 200 días únicamente se cargarán las que tenemos registradas con 200 días, en la pantalla se verán escuelas de 185 días pero estas ya están cargadas en el sistema de control escolar

6 ASIGNACIÓN DE FOLIOS PARA REPORTES DE EVALUACIÓN Antes de asignar folios deberá seleccionar el tipo de calendario (200 o 185 DIAS), menú ADMINISTRACIÓN, opción DATOS DEL CICLO ESCOLAR. La indicación por parte del Ing. Valdez para la asignación de los folios de REPORTE DE EVALUACIÓN ES QUE SERA CONTINUA. Es decir que se asignara el rango de 1er. grado, cuando termine el siguiente folio será para los de 2do. grado y así sucesivamente. La programación del sistema de control escolar, está diseñada para que no se pierda el folio a asignar. Adjunto a este instructivo se harán llegar los formatos auxiliares para que registren sus folios y lleven un mejor control de su asignación e impresión. ORAE LIT DEL AL TOTAL DURANGO RE GOMEZ PALACIO RE MEZQUITAL RE SANTA MARIA ORO RE RODEO RE SALTO RE SANTIAGO RE VICENTE GUERRERO RE GUADALUPE VICTORIA RE Se recomienda que lleven un control de folios ya que esta asignación se hará 2 veces (185 y 200 días) para que sepan que folio asignar. Recuerda que los folios están conformados de la siguiente manera: RE = REPORTE DE EVALUACION 10= ENTIDAD 17= CICLO ESCOLAR (7DIGITOS) = NUMERO DE FOLIO EN CASO DE ESCUELAS DE CALENDARIO 185 DIAS A ASIGNACIÓN DEBERÁ REALIZARSE POR CADA ESCUELA. PARA CALENDARIO DE 200 DIAS AL MOMENTO DE ASIGNAR LOS FOLIOS DEBES DE TENER CARGADA LA INFORMACIÓN DE TODAS LAS ESCUELAS DE LA ZONA O SECTOR (según vaya a realizar la asignación) Para realizar la asignación deberá de ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el GRADO DESEADO, presionar el botón ASIGNAR FOLIO DE REPORTE, posteriormente aparecerá una pantalla que solicitar le indiques que información desea asignar.

7 PARA ASIGNAR SECTOR deberá de indicar el sector con 2 dígitos y tipo de clave (5 dígitos) quedando el recuadro de la zona vació como se muestra PARA ASIGNAR ZONA El recuadro para el sector quedará vacío y se deberá de indicar la zona con 3 dígitos y tipo de clave (5 dígitos) como se muestra PARA ASIGNAR UNA ESCUELA El recuadro para el sector y zona quedará vació y se deberá de indicar la clave de la escuela con (10 dígitos) como se muestra

8 Posteriormente aparecerá otra pantalla donde nos solicitará que proporciones el folio con el que iniciarás la asignación para los Reportes de Evaluación, una vez que se haya puesto el folio deberá de presionar el botón de PROCESAR y dar un tiempo para que el sistema realice la asignación. En la parte superior aparecerá un mensaje que indica hasta que folio se realizó la asignación que deberá de registrar para llevar un control de estos folios. REPORTE DE ESTADISTICAS PARA IMPRESIÓN DE REPORTES Una vez asignados los folios se recomienda imprimir la ESTADISTICA desde la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado a imprimir, opción ESTADISTICA PARA IMPRIMIR REPORTES por cada grado para que tengas los rangos asignados y así realices la impresión en orden.

9 IMPRESIÓN DE REPORTES DE EVALUACIÓN Una vez asignados los folios para la impresión deberá accesar a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado que desee imprimir, después de elegir el grado, seleccionar la opción de IMPRESIÓN DE REPORTES IMPRESORA LASER, posteriormente proporcionar el rango de folios que se desea imprimir, presionar el botón de PROCESAR, aparecerá una pantalla donde podemos dar una VISTA PRELIMINAR O MANDAR A IMPRIMIR DE MANERA DIRECTA.

10

11 Por favor verifica que en tus reportes aparezca la siguiente fecha de expedición PARA ESCUELAS 185 DÍAS 04 JULIO 2017 PARA ESCUELAS 200 DÍAS 25 JULIO 2017

12 IMPRESIÓN DE FORMATOS IAE Una vez concluida la impresión de reportes de evaluación se deberá imprimir los formatos IAE desde la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar el grado a imprimir y después presionar el botón IMPRESIÓN DE FORMA IAE Se deberá indicar el SECTOR, ZONA O ESCUELA que se desea imprimir como se muestra

13 ASIGNACIÓN DE FOLIOS ASIGNACIÓN FOLIOS CERTIFICADOS PRIMARIA SECUNDARIA CERTIFICADOS REGIONAL CANTIDAD REDONDEADA CANTIDAD REDONDEADA LIT DEL AL TOTAL DURANGO CE GOMEZ PALACIO CE VICTORIA CE MEZQUITAL CE RODEO CE SANTA MARIA CE SALTO CE SANTIAGO CE VICENTE GUERRERO CE TELESECUNDARIA CE OBSERVACION: Recuerden que este rango de folios es INTERNO para manejo únicamente del ESTADO DE DURANGO

14 Al igual que los Reportes de Evaluación los folios para CERTIFICADOS están conformados de la siguiente manera: CE = CERTIFICADO 10= ENTIDAD 17= CICLO ESCOLAR 00000(5DIGITOS) = NUMERO DE FOLIO Para la asignación de los certificados deberá ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar SEXTO GRADO, ubicarnos en los botones para impresión de CERTIFICADOS, presionar el botón de ASIGNAR FOLIOS DE CERTIFICADOS, después indicar el tipo de asignación SECTOR, ZONA O ESCUELA. Recuerde verificar el tipo de calendario 185 o 200 días. Después deberá de proporcionar el rango de folios de certificado a ASIGNAR y presionar el botón de PROCESAR. Al finalizar el proceso de asignación aparecerá este recuadro en la parte superior derecha indicando el folio de certificado final asignado. Este rango deberá de registrarlo para llevar un control en su próxima asignación. Para este control de Anexan formatos auxiliares como se muestra en la siguiente imagen:

15 También se anexa un formato con los sectores y zonas de cada oficina para que marque sus sectores y zonas y así sepa si su información se recibió completa o le falta información de recepción 5to. bim, asignación de folios de reportes de evaluación, asignación de folios de certificados o impresión.

16 GENERAR ARCHIVO PARA FIRMA ELECTRONICA A PARTIR DE ESTE CICLO ESCOLAR LOS CERTIFICADOS SERÁN ENVIADOS PARA FIRMA ELECTRONICA POR LO QUE SE GENERARA UN ARCHIVO PARA SU PROCESO CON EL PROVEEDOR DE FIRMA ELECTRONICA Y CON LA SEP EN MÉXICO. Para proceder a la generación del archivo deberá ir a la pestaña de PRODUCTOS, seleccionar SEXTO GRADO, presionar el BOTÓN DE GENERAR CERTIFICADOS XML Indicar el rango de FOLIOS DE CERTIFICADOS A GENERAR y presionar el botón de PROCESAR En la parte superior derecha de la pantalla aparecerá la siguiente El archivo que se generó es el que deberán enviar para FIRMA ELECTRONICA. NOTA: EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE ARCHIVO CON FIRMA ELECTRONICA e IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS quedará pendiente hasta nuevo aviso.