MANUAL DE USUARIO ENERO 2015

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1 MANUAL DE USUARIO ENERO 2015

2 INDICE 1. Presentación Descripción del proceso Crear Oferta Formulario de la Oferta Situación Financiera Oferta Económica Plan de Trabajo: enfoque, alcance y metodología DESARROLLO DE ACTIVIDADES, ACCIONES, PRODUCTOS ENFOQUE, ALCANCE Y METODOLOGÍA DEL TRABAJO ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL SERVICIO PROPUESTO PROGRAMA O PROGRAMAS DE ACTIVIDADES, ASIGNACIÓN DE PROFESIONALES Y TIEMPOS Experiencia del Oferente Equipos e Instrumentos Disponibles Otros Parámetros resueltos por la Entidad Compromiso de Participación PERSONAL TÉCNICO Generar Oferta Anexos Archivos Utilitarios Inicio Ayuda Listado de Oferente Lista de Ofertas Resumen Pliego... Error! Marcador no definido Vista previa de la oferta Vista previa del cronograma Vista previa del pliego Archivos anexos Archivos anexos... 43

3 1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer la funcionalidad del aplicativo Modulo Facilitador USHAY para la elaboración de ofertas. 2. Descripción del proceso Una vez que el oferente ha ingresado los Datos del Oferente en el módulo de ofertas del aplicativo USHAY, podrá iniciar con la elaboración de su(s) oferta(s) para el(los) procedimiento(s) en los que esté interesado, para ello deberá ingresar a la sección Ofertas que se encuentra en la pantalla de inicio del aplicativo USHAY (Módulo Facilitador de Contratación). Imagen Crear Oferta Imagen 2.1 Ingrese a la sección Ofertas del módulo USHAY donde encontrará la siguiente pantalla. Imagen 2.2

4 Imagen 2.2 El módulo presenta la información general registrada previamente por oferente, junto con las siguientes opciones: Nueva oferta: Permite crear y adjuntar el(los) archivo(s) del pliego que será ofertado Ofertas: Permite visualizar las ofertas creadas Editar: Permite editar los Datos del Oferente Eliminar: Permite eliminar el oferente creado Para continuar con la creación de la oferta de clic en el icono de nueva oferta. Imagen 2.3

5 Imagen 2.3 A continuación, el sistema desplegará una pantalla, donde se ingresarán los siguientes datos: Forma de Ofertar: Corresponde a la modalidad en la que los oferentes participan en el procedimiento de contratación como persona natural, persona jurídica o compromiso de asociación o consorcio. Este campo no es editable, captura la información registrada en Datos del Oferente. Descripción: Permite el ingreso del nombre con el que el oferente identifica la oferta. Pliego: Permite cargar el o los archivos que contienen el pliego del procedimiento, previamente descargados del Sistema Oficial de Contratación del Estado -SOCE Para cargar el pliego, debe dar clic en el botón Examinar de esta sección. Imagen 2.4

6 Imagen 2.4 Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar clic en el botón Subir Archivo, para iniciar la carga del pliego. Imagen 2.5 Imagen 2.5 Si el pliego del procedimiento consta de dos o más partes se deberán cargar todos los archivos que lo conformen. Imagen 2.6

7 Imagen 2.6 El aplicativo permite visualizar los archivos que se encuentran cargados. Finalizada la carga del (los) archivo(s) que contiene el pliego del procedimiento, de clic en el botón Consolidar para completar la carga del pliego en el aplicativo. Imagen 2.7 Imagen 2.7 La Consolidación de archivos es una funcionalidad que permite subir toda la información que haya generado el aplicativo ushay para el pliego, existen casos en

8 los que el archivo que genera el aplicativo ushay pliegos contratación_pli_menbieser.ushay es de un tamaño superior a los 10MB, en este caso el aplicativo ushay generará el archivo con una extensión.zip contratación_pli_menbieser.zip. En caso de que el pliego descargado se encuentre con la extensión.zip descomprima primero el archivo zip en su computador, y luego cargue cada uno de los archivos ushay del pliego, finalmente de clic en Consolidar Archivos. Si el pliego se ha subido correctamente, de clic en OK para continuar. Imagen 2.8 Imagen 2.8 A continuación, de clic en el botón Regresar para vizualizar la oferta creada. Imagen 2.9 Imagen 2.9 El Módulo Facilitador de Contratación USHAY, presenta los datos generales de la oferta. Imagen 2.10

9 Imagen 2.10 Así mismo, el USHAY presenta las siguientes opciones: Editar Permite ingresar al módulo de edición de la oferta Eliminar Permite eliminar la oferta creada En consecuencia, para iniciar con la edición de la oferta, de clic en el botón Editar, y el aplicativo presentará la pantalla correspondiente a los Datos del Procedimiento. Imagen 2.11 Imagen 2.11

10 Se debe destacar que los datos presentados en esta sección no son editables, constituyen información general del procedimieto de contratación sobre el cual se desea ofertar. 2.2 Formulario de la Oferta Para ingresar a esta sección deberá dar clic en el botón Formulario de Oferta. Imagen 2.12 Imagen 2.12 El aplicativo solicita la siguiente información, como se muestra a continuacion. Imagen 2.13

11 Imagen Situación Financiera En esta sección se debe registrar la información financiera del oferente, junto con los documentos de respaldo. Imagen 2.14 Imagen 2.14 El aplicativo presenta las siguientes opciones: Ayuda Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo

12 Editar Permite ingresar la información financiera del oferente Hacer click en el botón Editar y a continuación debe ingresar la información solicitada y los documentos adjuntos que evidencien el cumpliento del requisito. La situación financiera del oferente se demostrará con la presentación del formulario de declaración de impuesto a la renta del ejercicio fiscal inmediato anterior que fue entregada al Servicio de Rentas Internas SRI y/o con la información requerida por la entidad contratante. Para enlazar el archivo adjunto correspondiente es necesario, en primera instancia, cargar el archivo en la sección Anexos. Imagen 2.15 Imagen 2.15 Recuerde que para realizar esta acción debe ver sección Anexos del presente manual. Imagen 2.16

13 Imagen 2.16 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.17 Imagen 2.17 Para registrar la información financiera de todos los indicadores requeridos por la entidad contratante, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.18

14 Imagen Oferta Económica En esta sección se debe registrar los costos directos e indirectos de la oferta. Imagen 2.19 Imagen 2.19 El aplicativo presenta las siguientes opciones: Ayuda Permite visualizar las ayudas integradas en el aplicativo

15 Editar Permite ingresar la información financiera del oferente Eliminar Permite eliminar el costo directo o indirecto creado por el oferente Hacer click en el botón Editar y a continuación ingresar la información solicitada. Imagen 2.20 Imagen 2.20 Una vez ingresada la información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.21 Imagen 2.21 Para registrar la información de todos los costos directos e indirectos requeridos por la entidad contratante, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección.

16 Si el oferente tiene costos que no están determinados en este formulario, deberá dar clic en el botón Agregar. Imagen 2.22 Imagen 2.22 A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde ingresará el tipo de costo en la oferta económica, el nombre del rubro y el valor. Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.23

17 Imagen 2.23 El nuevo costo se verá reflejado en la lista de costos directos e indirectos del formulario y se sumará al valor total. Imagen 2.24 Imagen Plan de Trabajo: enfoque, alcance y metodología Esta etapa está formada por las siguientes secciones: a. Desarrollo de actividades, acciones y productos b. Enfoque, alcance y metodología de trabajo c. Organigrama funcional del servicio propuesto d. Programa o programas de actividades, asignación de profesionales y tiempos. Imagen 2.25

18 Imagen DESARROLLO DE ACTIVIDADES, ACCIONES, PRODUCTOS En la imagen a continuación se muestra esta pantalla. Imagen 2.26

19 Imagen 2.26 En el campo actividades describirá todas las acciones que realizará para cumplir con lo solicitado por la entidad contratante. Imagen 2.27 Imagen 2.27 Para ingresar los productos que la entidad solicitó en los pliegos el oferente deberá dar clic en el botón Agregar. Imagen 2.28 Imagen 2.28 A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde ingresará la descripción y la fecha de entrega del producto. Imagen 2.29

20 Imagen 2.29 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.30 Imagen 2.30 Para ingresar todos los productos que formarán parte de la oferta, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.31

21 Imagen ENFOQUE, ALCANCE Y METODOLOGÍA DEL TRABAJO Tal como se ve en la siguiente pantalla, el oferente deberá detallar el enfoque, el alcance y la metodología de trabajo que utilizará para cumplir con lo solicitado en los pliegos del proceso de contratación. Imagen 2.32 Imagen ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL SERVICIO PROPUESTO En esta sección el oferente deberá enlazar un archivo que contenga el Organigrama del Servicio Propuesto y que será previamente cargado en la sección Anexos. Recuerde que para realizar esta acción debe ver sección Anexos del presente manual. Imagen 2.33

22 Imagen PROGRAMA O PROGRAMAS DE ACTIVIDADES, ASIGNACIÓN DE PROFESIONALES Y TIEMPOS En esta sección se agregarán los siguientes campos: - Número - Nombre de la Actividad - Personal Asignado - Duración (días calendario) - Fecha de Inicio - Fecha de Finalización - Opciones. Para ingresar esta información deberá dar clic en el botón Agregar. Imagen 2.34 Imagen 2.34 A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde irá definiendo cada uno de los campos solicitados.

23 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.35 Imagen 2.35 Para ingresar todas las actividades y la asignación de profesionales y tiempos que formarán parte de la oferta, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección. 2.6 Experiencia del Oferente En esta sección ingrese la información relacionada con la experiencia general y específica, para ello de clic en el botón Agregar. Imagen 2.36 Imagen 2.36 En Experiencia del Oferente se deberá registrar la siguiente información: Tipo: General o Específica. Imagen 2.37

24 Imagen 2.37 Contratante Objeto del Contrato Valor del Contrato Fecha de recepción Archivos: Documentos que permitirán verificar la experiencia ingresada por el oferente, estos deberán ser cargados previamente en la sección de Anexos. Imagen 2.38 Imagen 2.38

25 Ingresada la información correspondiente a la Experiencia del Oferente de clic en Guardar. Imagen 2.39 Imagen 2.39 Se visualizará la información registrada. Imagen 2.40 Imagen 2.40 Si se requiere editar o eliminar la información de la experiencia ingresada se lo puede realizar a través de las opciones ubicadas en la parte lateral derecha. Imagen 2.41

26 Imagen Equipos e Instrumentos Disponibles En esta sección ingrese la información relacionada con los equipos e instrumentos con los que cuenta el oferente. Se debe tomar en cuenta que este formulario será llenado sólo si la entidad contratante lo solicitó, para ello de clic en el botón Agregar. Imagen 2.42 Imagen 2.42 A continuación aparecerá la siguiente pantalla donde irá definiendo cada uno de los campos solicitados. Imagen 2.43

27 Imagen 2.43 Ingresada la información correspondiente de clic en Guardar. Imagen 2.44 Imagen 2.44 Para ingresar todos los productos que formarán parte de la oferta, debe repetir el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.45 Imagen 2.45

28 2.8 Otros Parámetros resueltos por la Entidad El proveedor debe tomar que si la Entidad solicito algún otro parámetro de calificación, de ser el caso ingrese lo solicitado. Imagen 2.46 Imagen 2.46 Una vez ingresada toda la información solicitada en la sección Formulario de Oferta, de clic en el botón Guardar. Imagen 2.47 Imagen 2.47 Para verificar si toda la información ha sido ingresada correctamente deberá dar clic en el botón Validar. Imagen 2.48

29 Imagen 2.48 El sistema validará si la información ingresada está o no completa, y si todo esta correcto presenta la siguiente información. Imagen 2.49 Imagen 2.49 Una vez que todos los errores fueron corregidos y los datos se ingresaron correctamente, el sistema despliega la siguiente pantalla; de esta manera permitirá continuar con el siguiente paso. Imagen 2.50

30 Imagen Compromiso de Participación Para ingresar a esta sección de clic en el botón Compromiso de Participación. Imagen 2.51 Imagen 2.51 En esta sección deberá ingresar los datos del personal técnico que participará en el proyecto para lo cual aparecerá la siguiente pantalla. Imagen 2.52 Imagen 2.52

31 2.9.1 PERSONAL TÉCNICO El aplicativo presenta los siguientes botones: Imprimir: Agregar: Validar: Editar: Calendario: Experiencia profesional: Eliminar: Permite imprimir el Formulario de compromiso de asociación o consorcio Permite registrar los miembros del personal técnico Valida la información registrad en el aplicativo Permite ingresar la información general del personal técnico Permite el ingreso de fechas de una determinada actividad al sistema Permite el ingreso de la experiencia profesional, para cada uno de los miembros del personal técnico Permite eliminar el oferente creado Haga click en el botón Agregar e ingrese la información solicitada por el aplicativo. Imagen 2.53 Imagen 2.53

32 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.54 Imagen 2.54 Para el registro de cada miembro que conforma el Personal Técnico, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Imagen 2.55 Imagen 2.55

33 A continuación, se debe registrar la experiencia profesional de cada uno de los miembros del personal técnico, para lo cual debe dar clic en el botón Experiencia Profesional. Imagen 2.56 Imagen 2.56 Ejecutada la acción anterior, el sistema despliega la siguiente pantalla. Imagen 2.57 Imagen 2.57 En esta pantalla haga clic en el botón Agregar e ingrese la información solicitada por el sistema. Imagen 2.58

34 Imagen 2.58 Finalizado el registro de información de clic en el botón Guardar. Imagen 2.59 Imagen 2.59 En la pantalla siguiente podra verificar el registro realizado. Imagen 2.60

35 Imagen 2.60 Para el registro de la experiencia de cada miembro que conforma el Personal Técnico, debe replicar el procedimiento ilustrado en esta sección. Una vez registrada la información respectiva, se procede a validar dicha información, para lo cual se debe dar clic sobre el botón Validar. Imagen 2.61 Imagen 2.61 El sistema validará si la información ingresada tienes errores o está incompleta, y presenta, de ser el caso, un listado de los campos a validar. Imagen 2.62

36 Imagen 2.62 Recuerde que, los formularios de compromiso de participación del personal deben ser impresos y firmados. De ser necesario añadir documentos, podrán subirse en la seccion Anexos del menú principal. Para imprimir los formularios de compromiso de participación del personal de clic en el botón Imprimir. Imagen 2.63 Imagen Generar Oferta Para ingresar a esta sección de clic en el botón Generar Oferta. Imagen 2.64 Imagen 2.64

37 En esta sección deberá detallar el plazo de entrega, las garantías superiores que el oferente presentará en su oferta y las observaciones que considere necesarias. En esta etapa se generará la oferta elaborada por el proveedor. Imagen 2.65 Imagen 2.65 El aplicativo presenta los siguientes botones: Generar Oferta: Firma Electrónica: Esta opción permite generar el archivo que contiene la oferta para el procedimiento de contratación seleccionado En esta opción el oferente procederá a firmar electrónicamente la oferta. Tenga en cuenta que esta opción, como aún no se encuentra implementada esta opción, la oferta será presentada en forma física. Una vez que toda la información haya sido ingresada, deberá dar clic en el botón Generar Oferta. Imagen 2.66

38 Imagen 2.66 Para firmar electrónicamente la oferta deberá dar clic en el botón Firma Electrónica. Imagen 2.67 Imagen 2.67 En esta opción el oferente o su representante legal procederán a firmar electrónicamente la oferta generada, si es procedente.

39 2.11 Anexos Para ingresar en esta etapa del proceso deberá dar clic en el botón Archivos. Imagen 2.68 Imagen Archivos Esta sección del sistema permite cargar los archivos y/o documentos que forman parte de la oferta, y que deben estar a disposición de la entidad contratante para la calificación. Recuerde que los archivos son previamente ingresados, para que en las opciones que solicita el aplicativo un archivo pueda este ser seleccionado, como se indicó en pasos anteriores. Para cargar los anexos, se debe hacer clic en el botón Nuevo. Imagen 2.69 Imagen 2.69

40 Una vez ejecutada la acción descrita, el sistema solicita la siguiente información: Descripción: Se debe ingresar una breve descripción del archivo Archivo: Permite cargar el archivo que se ingresará en el sistema. Imagen 2.70 Imagen 2.70 Una vez ingresada la información requerida por el USHAY, se debe dar clic en el botón Guardar, para gravar la información en el sistema. Imagen 2.71 Imagen 2.71 Para cargar archivos adicionales, se deberá repetir el procedimiento descrito en esta sección. Al hacer clic en el botón Regresar, el sistema retorna a la pantalla Archivos Oferta y permite visualizar los archivos cargados. Imagen 2.72

41 Imagen 2.72 El aplicativo presenta los siguientes botones: Editar: Descargar: Eliminar: Permite ingresar la información general del personal técnico Permite descargar el archivo para su visualización Permite eliminar el oferente creado 2.12 Utilitarios Cuando el oferente ha generado la oferta, para ello en la parte superior del módulo USHAY podrá observar los siguientes utilitarios: Inicio Esta opción permite volver a la pantalla de inicio. Imagen 2.73 Imagen 2.73

42 Ayuda En caso de solicitar ayuda técnica o requiera acceder a un informe de los Logs del Sistema acceda a este utilitario. Imagen 2.74 Imagen Listado de Oferente Esta opción le permite visualizar los Oferentes que se encuentran registrados en el aplicativo USHAY. Imagen 2.75 Imagen Lista de Ofertas Esta opción permite visualizar todas las Ofertas que han sido creadas en el módulo USHAY. Imagen 2.76 Imagen Vista previa de la oferta Para realizar una vista previa de la oferta antes de proceder con la impresión del mismo, es posible que acceda al documento dando clic sobre el icono. Imagen 2.77

43 Imagen Vista previa del cronograma Para visualizar información de las fechas y horas en las cuales se ejecutará cada una de las etapas del proceso de contratación en el cual desea participar puede hacerlo a través de la opción Vista Previa del Cronograma. Imagen 2.78 Imagen Vista previa del pliego Para realizar una vista previa del pliego elaborado por la entidad contratante, debe dar clic sobre el icono. Imagen 2.79 Imagen Archivos anexos Esta opción permite visualizar los archivos que fueron publicados conjuntamente con los pliegos tales como: Resolución de inicio y aprobación de Pliegos, certificación presupuestaria, entre otros. Imagen 2.80

44 Imagen Archivos anexos Esta opción permite guardar la oferta elaborada en el Módulo Ushay. Imagen 2.81 Imagen Subida de la oferta USHAY al SOCE Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web Imagen 3.1 Imagen 3.1 En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2

45 Imagen 3.2 A continuación, deberá ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contraseña, luego de registrar estos datos haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 Para ingresar a una de las invitaciones de los procesos de Contratación, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.4

46 Imagen 3.4 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Si se encuentra en curso el envío de ofertas, de clic en Entregar oferta. Imagen 3.6

47 Imagen 3.6 Aparecerá la siguiente pantalla. Imagen 3.7 Imagen 3.7 A continuación, de clic en Examinar. Imagen 3.8

48 Imagen 3.8 Seleccione el archivo, y de clic en Abrir. Imagen 3.9 Imagen 3.9 Ahora deberá dar clic en Subir archivos. Imagen 3.10 Imagen 3.10 Aparecerá un mensaje indicando que el archivo se ha subido. Imagen 4.11

49 Imagen 3.11 Una vez, que le apareció el mensaje, deberá dar clic en Procesar archivos. Imagen 3.12 Imagen 3.12 Aparecerá la siguiente pantalla, y usted habrá finalizado él envió de su oferta a través del SOCE. Imagen 3.13 Imagen 3.13

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