MANUAL MENOR CUANTIA B & S PROVEEDORES MANUAL DE USUARIO MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS DIRIGIDO A PROVEEDORES

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS DIRIGIDO A PROVEEDORES ENERO

2 MENOR CUANTÍA EN BIENES Y SERVICIOS INDICE 1. Introducción 3 2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal 4 3. Invitaciones Recibidas Detalle del Proceso Respuesta del Proveedor Fechas de Control del Proceso Detalle de Bienes y Servicios Parámetros de Calificación Pliegos 8 4. Aceptación del Proveedor Realizar Preguntas Revisar Respuestas Entrega de Oferta Revisar Convalidaciones Ver Resultados de Menor Cuantía Consideraciones 24 2

3 MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 1. INTRODUCCIÓN Art Contrataciones de menor cuantía.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos: 1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0, del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Para el año 2010 se refiere a montos < $47.900, Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea inferior al 0, del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. En los casos de los números 1 y 3 se podrá contratar directamente. Art Contratación preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o profesionales, preferentemente domiciliados en el cantón en el que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad a la normativa que los regulen. REGLAMENTO A LA LOSNCP Art Bienes y servicios.- Para las contrataciones previstas en los numerales 1 y 3 del Art. 51 de la Ley, cuya cuantía no exceda el monto equivalente al 0, del Presupuesto Inicial del Estado, la máxima autoridad o su delegado podrá seleccionar directamente y adjudicar al contratista que cumpla con los requerimientos de la contratación previstos en los pliegos elaborados por la entidad contratante sobre la base de lo formatos elaborados por el INCOP. Art Convalidación de errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos. Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones. 3

4 2. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web (Imagen 2.1) Imagen 2.1 En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opción Ingresar al Sistema. (Imagen 2.2) Imagen 2.2 4

5 A continuación, deberá ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contraseña, luego de registrar estos datos presione el botón Entrar. (Imagen 2.3) Imagen 2.3 Al ingresar el sistema le presenta los menús de acceso a las herramientas del portal Inicio - Datos Generales Consultar - Administración - Proveedor o los íconos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 2.4) Imagen 2.4 5

6 3. INVITACIONES RECIBIDAS Para participar en procedimientos de contratación podrá ingresar a las INVITACIONES RECIBIDAS de los últimos 15 días los cuales se encuentran en la pantalla de Inicio, o ingresando a través del menú Consultar submenú Invitaciones Recibidas. (Imagen 3.1) Imagen 3.1 En el listado de invitaciones podrá seleccionar la invitación en la que desee participar, para ingresar a la invitación haga clic en el código del proceso como se muestra a continuación. (Imagen 3.2) Imagen 3.2 6

7 Al ingresar podrá observar el detalle del proceso de contratación, las fechas de Control del Proceso, la Respuesta a la Aceptación de la propuesta, el detalle de la Categoría del Producto, los Parámetros de Calificación y el archivo de pliegos que debe proceder a descargar del portal. (Imagen 3.3) 3.1 DETALLE DEL PROCESO Entidad contratante: Razón Social de la entidad contratante. Objeto de proceso de contratación: Adquisición que se requiere realizar. Código: Caracteres que ingresa la entidad para identificar el proceso de contratación. Tipo de compra: Tipo de adquisición como Bienes o Servicios Presupuesto referencial total: Valor referencial de la adquisición por el que se va a participar. Tipo de contratación: Proceso de Contratación Forma de pago: Forma de pago establecida por la Entidad Contratante. Tipo de adjudicación: Proceso de Contratación. Plazo de entrega: Días límite de Entrega del Bien o Servicio Vigencia de oferta: Días límite que estará vigente la oferta Funcionario encargado del proceso: Nombre de la persona a cargo del proceso. Estado del proceso: Estado en el que se encuentra el procedimiento dependiendo de la fechas de control. Descripción: Breve descripción del Objeto de Contratación. 3.2 RESPUESTA DEL PROVEEDOR: Historial del proveedor que ACEPTÓ, RECHAZÓ o NO CONTESTÓ a la Aceptación de la Propuesta. 3.3 FECHAS DE CONTROL DEL PROCESO: Son las fechas en las que se realizará el procedimiento. Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publica el proceso y le llega la invitación al proveedor. Fecha límite de Aceptación del proveedor: Fecha y hora máxima en la que deberá adjuntar su documento de Aceptación en el portal o de informar si Rechaza la aceptación. El proveedor tiene tiempo de hacer esta acción desde la Fecha y hora de Publicación hasta antes de la Fecha y hora límite de Aceptación. 7

8 Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora máxima que tiene el proveedor para hacer preguntas del proceso. Recuerde que no es obligatorio enviar una pregunta si no la tiene, si lo requiere no olvide que puede hacerlas desde la Fecha y hora límite de Aceptación del proveedor hasta antes de la Fecha y hora límite para hacer preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha máxima para que la Entidad Contratante conteste consultas y realice aclaraciones. Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha de Adjudicación. 3.4 DETALLE DE BIENES/SERVICIOS: Detalle de la Categoría del Producto escogido por la Entidad Contratante a través del cual el sistema envía la invitación a todos los categorizados en él. 3.5 PARÁMETROS DE CALIFICACIÓN: Parámetros de Calificación por los cuáles será evaluado al proveedor. 3.6 PLIEGOS: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento. El proveedor deberá DESCARGAR este documento para conocer las especificaciones técnicas y formularios que deberá entregar a la Entidad Contratante en su oferta. 8

9 Imagen 3.3 9

10 4. Aceptación del Proveedor Una vez que ha leído los pliegos según las fechas establecidas en el cronograma, el proveedor debe proceder a enviar su respuesta de aceptación, para ello el Estado del proceso debe estar en Aceptación de Proveedor, luego haga clic sobre el link Aceptación de Proveedores. (Imagen 4.1) Imagen 4.1 En el caso de que el proveedor vaya a Aceptar la propuesta debe adjuntar al portal el documento de Aceptación. Para adjuntar al portal el documento siga los siguientes pasos: 1er paso: Presione el botón Examinar, luego seleccione el archivo de aceptación haciendo un clic sobre él y finalmente clic en el botón Abrir. 2do paso: Ingrese en el campo Descripción el nombre del documento que va a subir en el portal. 3er paso: Haga clic en el botón Subir. El detalle de lo indicado se presenta en la siguiente pantalla. (Imagen 4.2) Recuerde que el procedimiento para subir o adjuntar un archivo al portal en cualquier paso que se lo requiera será el mismo. 10

11 2do Paso 1er Paso 3er Paso Imagen 4.2 En la siguiente pantalla se observará el documento de Aceptación que fue adjuntado al portal, luego proceda a hacer clic en el botón Aceptar. (Imagen 4.3) Imagen 4.3 El sistema informará al proveedor la constancia de que su aceptación fue subida con éxito, como se muestra a continuación. (Imagen 4.4) 11

12 Imagen 4.4 Es importante recalcar que en el caso de que vaya a rechazar la propuesta únicamente debe pulsar el botón Rechazar. (Imagen 4.5) 5. REALIZAR PREGUNTAS Imagen

13 El siguiente paso en el proceso es el ingreso de las Preguntas. Siga las siguientes instrucciones para el envío de las preguntas: 1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Podrá hacer preguntas desde la Fecha y hora Límite de Aceptación del Proveedor hasta antes de la Fecha y hora Límite de Preguntas. 2. Proceda a ver el Estado del el proceso, el mismo que debería decir Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. 3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 5.1) Imagen Proceda a agregar las preguntas, presione el botón Agregar Pregunta. (Imagen 5.2) 13

14 Imagen Ingrese la pregunta que requiera hacer acerca del proceso, luego haga clic en el botón Enviar Pregunta. (Imagen 5.3) Imagen 5.3 La pregunta fue enviada y agregada en el foro de preguntas, como se muestra a continuación. (Imagen 5.4) 14

15 Imagen 5.4 Si requiere realizar más preguntas haga clic en el botón Agregar Pregunta. Tome en cuenta las siguientes consideraciones: o o o o No existe un límite de preguntas a hacer. La pregunta se guardará sin identificar la Razón social del proveedor, el sistema irá añadiendo automáticamente un número secuencial de las preguntas que se vayan haciendo. Si no tiene preguntas para hacer al proceso no es obligatorio que las ingrese, lo que si se debe tomar en cuenta es que las preguntas sólo se las hace a través del Portal, la Entidad no podrá responder ninguna pregunta fuera de tiempo estipulado en el cronograma o por otro medio que no sea éste. No utilice este medio para hacer reclamos de forma particular, si los tiene hágalo por escrito al INCOP. 15

16 6. REVISAR RESPUESTA Proceda a revisar la respuesta que dió la Entidad a las preguntas realizadas por el proveedor, esta verificación la puede hacer desde la Fecha y hora Límite de Respuestas. Para proceder a ver la respuesta ingrese al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones de esta manera podrá informarse. (Imagen 6.1) Imagen ENTREGA DE OFERTA Para el envío de la oferta siga las siguientes instrucciones: 1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Puede enviar la oferta Económica desde la Fecha y hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora Límite de Propuestas. 2. El Estado del proceso debe decir En Curso. 3. Si está a tiempo según las fechas de control ingrese al link Entregar Oferta. La pantalla a continuación indica el procedimiento. (Imagen 7.1) 16

17 Imagen Proceda a seguir los pasos para el envío de la Oferta Económica en el portal. (Imagen 7.2) 4.1 Ingrese al link Enviar Oferta.. Imagen

18 4.2 Ingrese los siguientes datos: Precio Ofertado Unitario (SIN IVA): Se recuerda no ingresar el signo punto (.) para separar los miles se lo utiliza para los decimales. Ingrese los miles sin en el signo. Tiempo de Entrega Propuesto: Oferta en días del Plazo de Entrega Tiempo de Garantía: Tiempo en Meses de Garantía Observaciones Una vez que haya ingresado los datos proceda a pulsar el botón Guardar Temporalmente la Oferta. (Imagen 7.3) Imagen A continuación suba un documento opcional, en este caso podría ser un documento que respalde la oferta económica que se está enviando. Adjunte el archivo si lo requiere y pulse el botón Enviar Oferta o directamente púlselo sin necesidad de agregar este documento. (Imagen 7.4) En los archivos opcionales usted puede ingresar los formularios, siendo obligatorio la entrega de los mismos en forma física hasta la fecha y hora indicada en los pliegos. 18

19 (Imagen 7.4) 4.4 Lea el siguiente mensaje, el cual se informa que proceda a imprimir la oferta que envió a través del portal. Pulse el botón Aceptar. Imagen 7.5 Imagen Proceda a ingresar al link Imprimir Oferta Enviada para que se proceda a la impresión del documento. (Imagen 7.6) 19

20 Imagen 7.6 NOTA: La Entrega de la Oferta Técnica (Formularios) pueden ser entregados desde la Fecha y hora de la Publicación hasta antes de la Fecha y hora límite de Entrega de Propuestas. 8. CONVALIDACION DE ERRORES La convalidación de Errores es una opción que presenta el sistema para que la Entidad Contratante informe al proveedor de algún documento CONVALIDABLE que le haya hecho falta entregar y que el proveedor tendrá que presentar para no ser descalificado. Un documento convalidable es un documento que no afectó al objeto del proceso de contratación, un documento de forma como un certificado, sumilla o errores tipográficos. NOTA: Los Formularios que debe entregar no son CONVALIDABLES, son OBLIGATORIOS si no los presentó será descalificado. Siga las siguientes instrucciones para ingresar a la Convalidación de Errores. 1. Siempre proceda primero a verificar las fechas de control. Verifique desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas si es que aparecen las dos fechas de Convalidación (Fecha límite para solicitar Convalidación y Fecha Límite para Responder a la Convalidación), las cuales indicarán que la Entidad Contratante tiene documentación del proveedor que convalidar. 2. Si no aparecen las fechas no se requirió Convalidación, entonces proceda solo a esperar los Resultados de la Adjudicación. 20

21 3. Si tiene una Convalidación, proceda a ingresar dicha Convalidación en el período comprendido desde la Fecha y hora límite para solicitar Convalidación hasta antes de la Fecha y hora límite para dar Respuesta a la Convalidación. 4. Revise que el Estado del Proceso esté en Calificación de Participantes. (Imagen 8.1) Imagen Si se encuentra en ese período del proceso, ingrese al link Convalidación de Errores. (Imagen 8.2) Imagen

22 6. Revise si tiene alguna Convalidación que responder. Si la tiene ingrese al link Revisar/Responder Pregunta. (Imagen 8.3) Imagen Verifique el detalle de la Convalidación enviado por la Entidad, proceda a leer el detalle y el oficio de convalidación adjunto, el cual lo puede Descargar haciendo clic sobre el mismo, luego pulse el botón Responder. (Imagen 8.4) Imagen Proceda a ingresar su respuesta a la Convalidación y haga clic en el botón Enviar. (Imagen 8.5) 22

23 Imagen Si la Entidad Contratante le pidió entregar algún documento proceda a subirlo a través del portal en la opción que aparece en pantalla. (Imagen 8.6) Imagen

24 9. Ver Resultados de Menor Cuantía Proceda a revisar los resultados del procedimiento donde podrá revisar la calificación realizada y el resultado de la Adjudicación. 1. Haga clic en la opción Ver Resultados de Menor Cuantía. (Imagen 9.1) Imagen Resumen de los Resultados Calificación y Adjudicación. (Imagen 9.2) 24

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26 10. Consideraciones La menor Cuantía en Bienes y Servicios es un proceso de Contratación utilizado por las Entidades Contratantes para la adquisición de Bienes y Servicios No Normalizados o sólo cuando la subasta inversa electrónica ha sido declarada desierta se aplicará para bienes o servicios Normalizados En un proceso de Menor Cuantía en Bienes y Servicios solo será invitado un proveedor. La Menor Cuantía es una contratación preferente, se toma en cuenta que el proveedor esté domiciliado en el cantón, y que sea un micro o pequeña empresa (MYPE). La Entidad Contratante invita al proveedor de un Listado que le presenta el Sistema, en dicho listado se encuentran los proveedores que están en la categoría de producto seleccionado por la Entidad Contratante el cual debe encontrarse domiciliado en el cantón y que sea un micro y pequeño empresario. Si el proveedor que ha sido invitado no se encuentra en el cantón sino a nivel de la provincia, se debe a que fue Re-seleccionado ya que el proveedor que seleccionó inicialmente no contestó a la aceptación o rechazó la misma, y un segundo caso se debería a que no existieron proveedores en el cantón que cumplan las condiciones de contratación preferente, por lo que el sistema pasa directamente a realizar la selección a Nivel Provincial, si a pesar de esto tampoco tiene respuesta realizará la Re-selección de un proveedor a Nivel Nacional. Revise el Historial de Respuestas ahí podrá informarse de si existe o no aceptación a la propuesta. 26