MANUAL DE USUARIO LICITACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROVEEDORES

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO LICITACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROVEEDORES ENERO 2014

2 1. Presentación El presente manual tiene como propósito ayudar a los Proveedores del Estado en la realización correcta del Procedimiento de Licitación Bienes y Servicios, de tal manera que se cumpla cada una de las etapas que involucran a este proceso de una manera correcta. 2. Marco Jurídico Art Convocatoria.- La convocatoria deberá publicarse en el Portal y contendrá la información que determine el INCOP. Art Recepción de las ofertas.- Las ofertas técnica y económica deberán ser entregadas por los oferentes, hasta el día y hora señalados en la convocatoria, a través del Portal institucional De manera excepcional considerando el nivel de complejidad y magnitud de la información a presentarse, y previo conocimiento del SERCOP, las ofertas podrán ser entregadas físicamente en el lugar, día y hora señalados en la convocatoria por la entidad contratante. Art Contenido de las ofertas.- Las ofertas deberán cumplir todos los requerimientos exigidos en los Pliegos y se adjuntará todos y cada uno de los documentos solicitados. Art Término entre convocatoria y apertura de ofertas.- El término entre la convocatoria y cierre de recepción de ofertas los fijará la entidad contratante atendiendo al monto y complejidad de la contratación, en consideración al tiempo requerido para que los proveedores preparen sus

3 ofertas. En ningún caso el término será menor a diez días ni mayor a treinta días, salvo el caso de contrataciones de obras en que el término máximo podrá ser de hasta cuarenta y cinco días. Art Apertura de las ofertas.- El acto de apertura de sobres se hará a través del Portal; o, en el lugar señalado en la convocatoria, si las ofertas han sido entregadas de manera física en los casos permitidos. Una vez abiertas las ofertas, se publicará en el Portal al menos la siguiente información: 1. Identificación del Oferente. 2. Descripción básica de la obra, bien o servicio ofertado; y, 3. Precio unitario de ser el caso y valor total de la oferta. Art Método de evaluación de las ofertas.- La Comisión Técnica revisará que las ofertas cumplan los requisitos mínimos establecidos en los pliegos y rechazará aquellas que no den cumplimiento a los mismos. La evaluación de las ofertas se efectuará aplicando los parámetros de calificación previstos en los pliegos. La evaluación de una oferta comprende tanto la referida a la propuesta técnica como a la propuesta económica. La oferta evaluada como la mejor será aquella que obtenga el mejor costo de conformidad con el numeral 18 del artículo 6 de la Ley. Art Término para la evaluación de las ofertas.- La evaluación será realizada por la Comisión Técnica luego del cierre de la apertura de ofertas en un término no mayor a diez (10) días. Si la complejidad de la contratación

4 lo exige, la entidad contratante podrá establecer en los pliegos un término adicional de cinco (5) días. 3. Antecedentes Licitación es un procedimiento de contratación que se utilizará en los siguientes casos: Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos de Compras de Catálogo o Subasta Inversa Electrónica o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; y siempre que el presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; (Año 2013 : $ ,05) Para contratar la adquisición de bienes o servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y 4. Descripción del Proceso 4.1 Ingreso al sistema transaccional del portal Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección web (Imagen 1) Imagen 1

5 En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. (Imagen 2) Imagen 2 A continuación, deberá ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contraseña, luego de registrar estos datos haga clic en el botón Entrar. (Imagen 3). Imagen 3 Al ingresar puede observar los menús:

6 Inicio Datos Generales Consultar Entidad Contratante Administración O los íconos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirán acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 4) Imagen Proveedor - Búsqueda de Procesos e Invitaciones El Proveedor una vez que ingresa al sistema, puede realizar la búsqueda de los procesos a los cuales ha sido invitado, en base a su categorización, los mismos que podrá visualizar en la pantalla principal las Invitaciones Recibidas el último Mes, y si quiere ver las invitaciones realizadas anteriormente, hace clic en la pestaña Consultar y luego en Invitaciones Recibidas, o simplemente hace clic en Mis Procesos, y automáticamente se desplegarán las invitaciones formuladas por las Entidades Públicas (Ver Imagen 5).

7 Imagen 5 El Proveedor selecciona a través del código el proceso al cual quiere posiblemente participar, o simplemente ver en que consiste la invitación. (Imagen 6) Imagen 6 Localizado el proceso y haciendo clic sobre él, se puede visualizar Ver Preguntas y Aclaraciones, tal como se indica en la Imagen 7.

8 Imagen 7 Cuando el proveedor no se encuentra registrado en el código CPC Objeto de la Contratación, debe categorizarse en el RUP para poder participar. 4.3 Preguntas y Aclaraciones Al pulsar el botón Agregar Pregunta el sistema le presentará un mensaje en el que se indica que El proveedor es responsable de la información registrada, la veracidad y coherencia de la misma.

9 Imagen 8 Al digitar Aceptar, aparece la pantalla de dialogo que se visualiza a continuación, en la que puede insertar las preguntas sobre el proceso. Cabe señalar que el Proveedor puede realizar tantas preguntas fuesen necesarias, en una misma opción o en varias ocasiones diferentes. En la pantalla siguiente se indica como el sistema nos presenta el cuadro de dialogo, donde se insertan las preguntas, luego de lo cual se hace clic en Enviar Preguntas Imagen 9

10 Al hacer clic en Enviar Pregunta, las preguntas formuladas se pueden visualizar como a continuación se indica: Imagen 10 Cuando el tiempo asignado al Proveedor, para realizar preguntas termina, el botón de Agregar Pregunta desaparece de la pantalla. 5. Entrega de la Propuesta Para realizar la Entrega de la Oferta se debe ingresar al sistema y localizar el Proceso de Contratación y posteriormente seleccionar Entregar Oferta. (Imagen 11)

11 Imagen 11 Al hacer clic en Entregar Oferta, el sistema desplegará una pantalla, donde digitará la acción Enviar Oferta, como se indica en la Imagen 12. Imagen 12 Como se trata de una Adjudicación Parcial se deberá ingresar dos ofertas económicas presionando sobre el botón Enviar Oferta en donde se solicita

12 la información que se indica en la Imagen 13 y posteriormente presionar sobre el botón Guardar Temporalmente y Calcular VAE. Imagen 13 Al presionar sobre el botón Guardar temporalmente y Calcular VAE, el sistema presentará un mensaje en el que se indica que la oferta ha sido guardada temporalmente, presione sobre el botón Aceptar para habilitar el botón Enviar Oferta. Imagen 14.

13 Imagen 14 Presionando sobre el botón Aceptar, se habilita la opción, Archivo para enviar una propuesta en el Proceso, seleccione el archivo que contiene la oferta, posteriormente presione sobre el botón Enviar Oferta. Le presentará la descripción, nombre del archivo, fecha de registro y la opción eliminar, verifique que la propuesta subida sea la correcta, en caso de no serlo presione sobre la opción Eliminar y proceda a subir el archivo correcto. Le recordamos que este campo opcional usted podría ingresar los formularios, siendo obligatorio la entrega de los mismos en forma física hasta la fecha y hora indicada en los pliegos. Imagen 15

14 Cuando se pulsa el botón Enviar Oferta, aparecerá una pantalla que le indica al Proveedor, de que si está seguro de finalizar el envío de su propuesta, en el caso de estarlo deberá pulsar el botón Aceptar, como se indica en la Imagen 16. Imagen 16 Cuando se digita sobre el botón Aceptar aparecerá un mensaje de información que le indica al proveedor que su oferta ha sido enviada exitosamente y que deberá adjuntar la impresión del sistema a su oferta física (Ver Imagen 17). Imagen 17 De la misma manera debe proceder a enviar la propuesta que corresponde al producto del segundo lote.

15 Al pulsar el botón Aceptar, aparecerá la pantalla que se indica a continuación, donde le permitirá al Proveedor Imprimir Oferta Enviada y adjuntarla a su propuesta técnica. (Imagen 18) Imagen 18 El Proveedor en un proceso de Licitación, puede presentar su oferta en lo referente a un ítem o a todos los ítems objeto de la contratación, de acuerdo a como lo haya definido la Entidad Contratante en los pliegos, lo que implica que no está obligado a participar en todos los ítems, a menos que se trate de una obra. 6. Convalidación de Errores 6.1 Convalidación de Errores En la pantalla principal del proceso se activa un enlace Convalidación de Errores que los proveedores deben revisar en caso que se hayan notificado preguntas de convalidación que deban responder, para esto se dará clic en el enlace correspondiente tal como lo indica la Imagen 19.

16 Imagen 19 En el caso de que la Entidad haya requerido que el Proveedor realice una convalidación de errores, en la pantalla se le activará la opción Revisar/Responder Preguntas, tal como lo indica la Imagen 20. Imagen 20 El proveedor deberá dar respuesta a la Convalidación de errores realizada por la entidad contratante. Después de ingresar al proceso y elegir la opción Convalidación de errores, aparece una pantalla en donde se visualiza la información de los errores encontrados. El proveedor debe proceder a dar

17 respuesta a la misma, dando clic sobre el vínculo Revisar/Responder Pregunta(s). (Imagen 21) Imagen 21 Se presentará una pantalla para redactar la Respuesta a la Convalidación, al momento de finalizar debe dar clic sobre el botón Enviar (Imagen 22) Imagen 22 El sistema solicita la respuesta. (Imagen 23) carga de un documento para la validación de la

18 Imagen Glosario Adjudicación.- Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Bienes y Servicios Normalizados.- Son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la Entidad Contratante; y en consecuencia, dichas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igualdad de condiciones. Convalidación Errores de forma.- Son aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos Entidad Contratante.- Los organismos y entidades creados por la Constitución o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

19 Link.- Elemento en un documento electrónico que hace referencia al acceso hacia algún destino sobre un mismo documento o dentro de un sistema. LOSNCP.- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Oferta Calificada.- La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Participación Nacional.- Los participantes inscritos en el Registro Único de Proveedores cuya oferta se considere de origen nacional. Portal Es el Sistema informático oficial de contratación pública del Estado Ecuatoriano. Proveedor/Contratista.- Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. RGLOSNCP.- Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Valor agregado.- Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo.