MANUAL DE USUARIO COTIZACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES

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1 MANUAL DE USUARIO COTIZACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES AGOSTO

2 INDICE 1. Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP ENTIDAD CONTRATANTE Fase Precontractual Creación del Proceso... 6 Paso 1: Información Básica... 8 Paso 2: Registro de Productos Paso 3: Parámetros de Calificación Paso 4: Parámetros de Preferencia Paso 5: Plazos y Fechas Paso 6: Anexos Consulta de Procesos PROVEEDOR Revisar Invitación PROVEEDOR Fecha límite de Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones PROVEEDOR Entrega de Propuestas ENTIDAD CONTRATANTE Convalidación de errores PROVEEDOR Respuesta a la Convalidación de Errores ENTIDAD CONTRATANTE Revisar Convalidación ENTIDAD CONTRATANTE Calificación de Ofertas ENTIDAD CONTRATANTE Adjudicación Fase Contractual

3 4.1 Registro de Contratos

4 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Cotización de Bienes o Servicios El manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la cual deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. Procedimiento de Cotización.- Este procedimiento, se utilizará en cualquiera de los siguientes casos: 1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial oscile entre 0, y 0, del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; 2. La contratación para la ejecución de obras, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0, y 0,00003 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, 3. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0, y 0, del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. En cualquiera de los casos previstos en los numerales anteriores, se invitará a presentar ofertas a todos los proveedores inscritos en el Registro Único de Proveedores. 3

5 Los pliegos serán aprobados por la máxima autoridad o el funcionario competente de la entidad contratante, y se adecuarán a los modelos obligatorios emitidos por el SERCOP en su calidad de organismo nacional responsable de la contratación pública. Nota: Artículo sustituido por Ley No. 0, publicada en Registro Oficial Suplemento 100 de 14 de Octubre del Art Contratación Preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales, y sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa, preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad con la normativa que los regulen. Para la contratación de obra que se selecciona por procedimientos de cotización y menor cuantía, se privilegiará la contratación con profesionales, micro y pequeñas empresas, o sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa que estén habilitados en el RUP para ejercer esta actividad, y preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato. Solamente en caso de que no existiera en la circunscripción territorial del correspondiente gobierno, oferta de proveedores que acrediten las condiciones indicadas en los incisos anteriores, la máxima autoridad de la entidad contratante, mediante acto debidamente motivado, podrá contratar con proveedores de otra circunscripción territorial o del país en el mismo procedimiento, de lo cual se informará a través del portal correspondiente. Nota: Artículo sustituido por Ley No. 0, publicada en Registro Oficial Suplemento 100 de 14 de Octubre del

6 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. SECCIÓN I COTIZACIÓN Art Convocatoria.- En este procedimiento la invitación a presentar ofertas a cinco (5) proveedores elegidos mediante sorteo público se lo realizará de forma aleatoria a través del Portal de entre los proveedores que cumplan los parámetros de contratación preferente e inclusión (tipo de proveedor y localidad), de acuerdo a lo que establece los Arts. 50 y 52 de la Ley. En los pliegos se determinará un sistema de calificación en virtud del cual aquellos proveedores invitados por sorteo obtengan una puntuación adicional por el hecho de haber salido favorecidos; sin perjuicio del margen de preferencia que se deberá establecer en los pliegos para los demás proveedores locales que participen sin ser invitados por sorteo. Sin perjuicio de las invitaciones a los proveedores sorteados, podrán participar los proveedores habilitados en la correspondiente categoría en el RUP, para lo cual se publicará la convocatoria en el Portal A este tipo de contratación se aplicarán las normas previstas para el procedimiento Licitación en lo que sea pertinente. Art Término entre convocatoria y apertura de ofertas.- El término entre la convocatoria y cierre de recepción de ofertas los fijará la entidad contratante atendiendo al monto y complejidad de la contratación, en consideración al tiempo requerido para que los proveedores preparen sus ofertas. En ningún caso el término será menor a siete días ni mayor a veinte días. 5

7 ENTIDAD CONTRATANTE 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 6

8 Para acceder al Sistema Oficial de Contratación del Estado, ingrese número de RUC, nombre de Usuario y Contraseña, luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen 3.4 7

9 Para crear un proceso de Cotización ingrese al menú Entidad Contratante, submenú Nueva Contratación, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Registre los siguientes pasos para la creación del proceso: Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Siglas del Proceso de Licitación de Bienes o Servicios- Siglas de la Entidad Contratante Número secuencial establecido por la Entidad Año). Ejemplo: COBS ENT Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del Bien, Servicio, Obra o Consultoría a contratar. 8

10 Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación. Dirección: Lugar donde será entregado el producto o servicios, objeto del Contrato. Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: Bien, Consultoría, Fármacos, Obras, Seguros o Servicios. Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el código. Tipo de Contratación: Seleccione la opción Cotización. La contratación se realiza con fondos del BID: Seleccione No Presupuesto Referencial Total (sin IVA) (USD): Valor del Presupuesto Referencial. Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria. Forma de Pago: Anticipo: Porcentaje de anticipo. Saldo a: Otra, Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla. Tipo de Adjudicación: Especificar si la contratación es Parcial o Total. Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso. Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SI o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento o edición de los pliegos. 9

11 Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón Continuar. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón Aceptar, y continue al siguiente paso. Imagen

12 Imagen 3.7 Paso 2: Registro de Productos En esta sección deberá agregar la descripción del lote del bien o servicio que se va adquirir, y luego de clic en el icono Buscar. Imagen 3.8 Imagen 3.8 A continuación ingrese el CPC del lote ya sea con la Palabra clave o con el Código del mismo, luego haga clic en el botón Buscar con esto el sistema le mostrará todas las categorías referentes a la búsqueda. Para seleccionar la categoría que se requiere haga clic en el casillero de la categoría. Imagen

13 Imagen 3.9 Una vez seleccionado el código del de clic en el botón añadir, el sistema presentará la siguiente pantalla en donde debe dar clic sobre el icono Buscar Producto. Imagen

14 Imagen 3.10 Proceda a buscar el código CPC de acuerdo al código de lote seleccionado. Imagen 3.11 Imagen 3.11 Una vez seleccionado el bien o servicio, automáticamente esta información con el código del bien o servicio se registra en una fila que debe procederse a complementar la información requerida tal como: Unidad, Cantidad, Valor y 14

15 Características, una vez complementada la información en referencia se pulsa el botón Guardar. Imagen 3.12 Imagen 3.12 Si una vez añadido el producto requiere modificar el detalle del producto o eliminar puede hacerlo utilizando los íconos que se encuentran al lado izquierdo del mismo. Imagen 3.13 Imagen 3.13 Para subir un nuevo producto correspondiente al mismo lote, se pulsa nuevamente el botón Buscar Producto, o verificada los datos ingresados sean correctos y que se cumpla con el monto presupuestado debe pulsar el botón. Continuar. Imagen

16 Imagen 3.14 Recuerde que si al momento de crear el proceso se seleccionó en Tipo de Adjudicación Parcial, cuando este en este pasó Registro de Productos, deberá ingresar al menos dos códigos CPC de Lote. Paso 3: Parámetros de Calificación En este paso aparecerán los parámetros de calificación automáticos, y la opción para que la Entidad agregue los parámetros adicionales que requiere para la calificación de los oferentes, para agregar los parámetros de calificación, haga clic en el botón Agregar Parámetro. Imagen 3.15 Imagen

17 Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono esta manera agregará el parámetro. Imagen 3.16, de Imagen 3.16 El sistema emite un mensaje, donde indica que el parámetro fue agregado de manera correcta, luego se debe colocar la ponderación a cada parámetro, de tal manera que el total llegue a 100%. Imagen 3.17 Imagen

18 Una vez que haya seleccionado todos los parámetros, no olvide ir registrando los porcentajes por los que calificará cada parámetro, para finalizar dé clic en el botón Continuar. Imagen 3.18 Imagen 3.18 Paso 4: Parámetros de Preferencia Seleccione la Provincia y Cantón donde se requiere adquirir el bien o servicio, una vez ingresada la información en los campos correspondientes, haga clic en el botón Continuar. Imagen

19 Imagen 3.19 Paso 5: Plazos y Fechas En este paso la Entidad Contratante debe ingresar las fechas para la ejecución del proceso. Tome en cuenta lo que se indica en la siguiente Tabla. Actividades Mínimo Máximo Art. Norma Fecha de Publicación INICIO Fecha límite de preguntas 3 días 5 días 2 Resolución 39 Fecha límite de respuestas 2 días 5 días 3 Resolución 39 Fecha límite de entrega de propuestas 7 días 20 días 57 Reglamento Fecha de Apertura de ofertas 1 Hora más tarde de la entrega de la propuesta Pliegos Fecha límite para solicitar convalidación Fecha límite para solicitar respuesta de convalidación Mínimo 2 días máximo 5, contamos desde la Fecha notificación 23 Reglamento 19

20 CALIFICACIÓN DE OFERTAS Fecha de Adjudicación 6 Resolución 39 Ingrese los campos de los siguientes datos en días: Vigencia de oferta: Días en los que debe estar vigente la oferta hasta la suscripción del contrato. Plazo de Entrega: Días límite para entrega del objeto del proceso de contratación desde la firma del contrato. Para ingresar las siguientes fechas en el cronograma haga clic en el icono del calendario, seleccione el día y el mes que se requiera, luego registre la hora y minutos para que el sistema ejecute los estados de cada fecha. Imagen 3.20 Imagen 3.20 El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minuto, como se muestra a continuación. Imagen 3.21 Imagen

21 Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso. Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora límite para que se pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para responder a la las preguntas se podrá realizar desde la Fecha y hora de Publicación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuestas. Fecha límite de Propuestas: Fecha y hora límite para entregar la oferta económica a través del sistema y la oferta técnica de forma física a la Entidad Contratante. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas. Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora en la que se abrirán las ofertas. Recuerde que desde la fecha de apertura de ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación, la Entidad deberá indicar si existe o no convalidación y calificar las ofertas) Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha y hora en la que se estima se realizará la Adjudicación. Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón Continuar. Imagen

22 Imagen 3.22 Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la Resolución. Imagen 3.23 Imagen

23 Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo Descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.24 Imagen 3.24 Los documentos que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa, los Pliegos y los documentos relevantes de conformidad a la Resolución INCOP No , de fecha 14 de octubre de Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón Finalizar. Imagen 3.25 Imagen

24 3.2 Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción Consultar, submenú Mis procesos. Imagen 3.26 Imagen 3.26 Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 3.27 Imagen 3.27 Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón Buscar. Imagen

25 Imagen 3.28 A continuación, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.29 Imagen 3.29 Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Resumen de Invitaciones, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen

26 Imagen 3.30 PROVEEDOR 3.3 Revisar Invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automática al portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.31 Imagen

27 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Resumen de Invitaciones, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.32 Imagen 3.32 Recuerde además que en la pestaña Archivos podrá descargar el pliego del proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 3.33 Imagen

28 PROVEEDOR 3.4 Fecha límite de Preguntas El proveedor podrá realizar preguntas acerca del pliego o del procedimiento en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.34 Imagen 3.34 Para que pueda realizar las preguntas, dé un clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen 3.35 Imagen 3.35 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen

29 Imagen 3.36 Ingrese la pregunta en la siguiente sección, como se muestra en la siguiente imagen, y luego debe dar clic en el botón Enviar. Imagen 3.37 Imagen 3.37 En la imagen siguiente podrá ver agregada la pregunta. El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, no existe un número mínimo ni máximo de preguntas, solo debe recordar que la opción para Agregar la pregunta se deshabilitará cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen

30 Imagen 3.38 ENTIDAD CONTRATANTE 3.5 Respuestas y Aclaraciones Para responder las preguntas realizadas por el proveedor, la Entidad Contratante deberá revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, luego ingrese al enlace Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. Imagen 3.39 Imagen 3.39 Al ingresar podrá visualizar las preguntas que ha realizado el proveedor, para contestar las preguntas haga clic en el botón Responder. Imagen

31 Imagen 3.40 Ingrese la respuesta que dará al proveedor, luego haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.41 Imagen 3.41 Una vez que haya enviado la respuesta, podrá visualizar la misma en la siguiente imagen. La sección que indica subir un archivo para respuesta o aclaración no es más que una opción que dará el sistema para subir algún documento que se necesite para la respuesta, si no lo tiene no es un paso obligatorio. Imagen

32 Imagen 3.42 Si la Entidad requiere hacer algún tipo de aclaración al proveedor la puede realizar a través de la opción Agregar Aclaración. Imagen 3.43 Imagen 3.43 Ingrese la aclaración a través del siguiente recuadro y finalmente hace clic en el botón Enviar. Imagen

33 Imagen 3.44 La aclaración será añadida como se muestra a continuación en la siguiente imagen, si requiere adjuntar algún archivo para responder a la aclaración, adjúntelo a continuación. Imagen 3.45 Imagen 3.45 PROVEEDOR 3.6 Entrega de Propuestas El envío de ofertas lo podrá realizar desde la Fecha y Hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora límite de Propuestas, revise que el Estado del proceso diga En Curso, para enviar la oferta ingrese al enlace Entregar Oferta. Imagen

34 Imagen 3.46 A continuación de un clic en el enlace Enviar Oferta. Imagen 3.47 Imagen 3.47 En la siguiente imagen deberá ingresar el plazo de entrega, garantía en meses, si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación, como se muestra a continuación. Imagen

35 Imagen 3.48 Además el proveedor deberá ingresar la información correspondiente al Valor Agregado Ecuatoriano, según las siguientes consideraciones. Imagen 3.49 Imagen 3.49 Una vez ingresados los datos correspondientes debe dar clic sobre el botón Guardar temporalmente y Calcular VAE, para que el sistema calcule los valores para el Valor Agregado Económico del Producto. Imagen

36 Imagen 3.50 Revise el mensaje que saldrá en pantalla, dé clic en el botón Aceptar. Imagen 3.51 Imagen 3.51 Una vez que haya realizado el paso anterior, dé clic en el botón Enviar Oferta, la sección que usted observa para envío de archivos es opcional, si no registra un documento con la oferta podrá enviarla sin ningún problema, para ello dé clic en el botón Enviar Oferta. Imagen

37 Imagen 3.52 Si está seguro de Finalizar el envío de la propuesta haga clic en el botón Aceptar del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botón Cancelar. Imagen 3.53 Imagen 3.53 A continuación dé clic en el enlace Imprimir Oferta Enviada. Imagen 3.54 Imagen

38 ENTIDAD CONTRATANTE 3.7 Convalidación de errores En la etapa de calificación de participantes la Entidad Contratante habrá revisado las ofertas físicas, para lo cual indicará al sistema si existen o no convalidaciones que realizarse. Para ello deberá dar un clic en la opción Convalidación de Errores Imagen 3.55 Imagen 3.55 En el caso de que si se requiera convalidar, seleccione Si y de un clic en el botón Guardar. Imagen 3.56 Imagen 3.56 Adjunte aquí el Acta de Convalidación de Errores, haga clic en el botón seleccionar archivo, busque el archivo y haga clic en el botón Abrir, ingrese el nombre Acta 38

39 de Convalidación de errores en la sección Descripción, finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.57 Imagen 3.57 Una vez que haya subido el acta de convalidación de errores dé un clic sobre el botón Continuar. Imagen 3.58 Imagen 3.58 Realice la Convalidación haciendo un clic en la opción Convalidar. Podrá realizar una o varias convalidaciones a un solo proveedor o a varios proveedores. Imagen

40 Imagen 3.59 En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor y dé un clic en el botón Enviar. Imagen 3.60 Imagen 3.60 Ahora observe en la siguiente imagen la Convalidación ya añadida y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen

41 Imagen 3.61 Adjunte el oficio de convalidación al proveedor y haga clic en el botón Regresar. Imagen 3.62 Imagen 3.62 Ahora haga clic en el botón Finalizar Convalidación. Imagen

42 Imagen 3.63 Debido a que la convalidación se podrá dar en un tiempo mínimo de 2 días y máximo 5, deberá cambiar los tiempos establecidos al principio, como son Fecha límite de respuesta a Convalidación, y Fecha Estimada de adjudicación. Una vez que haya ingresado las fechas de un clic en el botón Realizar Convalidación. Imagen 3.64 Imagen 3.64 En la siguiente pantalla el sistema mostrará un mensaje donde indica el total de convalidaciones enviadas. Imagen 3.65 Imagen

43 En el caso de que no exista convalidación dé clic en NO y en el botón Guardar. Imagen 3.66 Imagen 3.66 PROVEEDOR 3.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado Calificación de Participantes, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidación de Errores, como se muestra a continuación. Imagen 3.67 Imagen 3.67 Dé clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen

44 Imagen 3.68 En la siguiente pantalla el sistema mostrará el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante y podrá visualizar el oficio de convalidación, proceda a Responder la convalidación realizada. Imagen 3.69 Imagen 3.69 En la siguiente pantalla, ingrese la respuesta a la convalidación realizada por la Entidad Contratante y para finalizar dé clic en el botón Enviar. Imagen

45 Imagen 3.70 A continuación podrá observar la respuesta realizada y la opción para que el proveedor suba el documento convalidado. Imagen 3.71 Imagen 3.71 Adjunte el documento convalidado y dé clic en el botón Regresar. Imagen

46 Imagen 3.72 Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña Archivos del proceso. ENTIDAD CONTRATANTE 3.9 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace Convalidación de Errores. Imagen 3.73 Imagen

47 A continuación ingrese al enlace Revisar Convalidación. Imagen 3.74 Imagen 3.74 A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el proveedor. Imagen 3.75 Imagen 3.75 ENTIDAD CONTRATANTE 3.10 Calificación de Ofertas Proceda calificar las ofertas, para ello deberá ingresar en la opción Calificación, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen

48 Imagen 3.76 Realice la calificación de los proveedores ingresando al enlace Calificar. Imagen 3.77 Imagen 3.77 Revise la oferta enviada por el proveedor y proceda a calificar los parámetros. Imagen

49 Imagen 3.78 Una vez ingresadas las calificaciones proceda primero a Guardar Temporalmente, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.79 Imagen 3.79 Luego proceda a Confirmar Calificaciones. Imagen

50 Imagen 3.80 Una vez que se ha confirmado la calificación de cada proveedor, aparecerá un estado de la calificación que dice Ver Calificación. Imagen 3.81 Imagen 3.81 En la siguiente sección adjunte el Acta de Calificación y para continuar dé un clic en el botón Finalizar Calificación. Imagen

51 Imagen 3.82 ENTIDAD CONTRATANTE 3.11 Adjudicación Para continuar con la adjudicación dé clic en el enlace Adjudicar. Imagen 3.83 Imagen 3.83 A continuación podrá observar el resumen del procedimiento, al final de la pantalla tendrá las opciones para realizar la Adjudicación según el resultado de la calificación. Imagen

52 Imagen 3.84 Una vez que registre los datos para la Adjudicación, dé clic en el botón Adjudicar Proveedor. Imagen 3.85 En el caso de que no hubiera un puntaje adecuado para la adjudicación, la Entidad Contratante podrá proceder a Declarar Desierto el Procedimiento. Imagen 3.85 Para finalizar, diríjase al final de la pantalla nuevamente y aquí deberá adjuntar la Resolución de Adjudicación, para ello dé clic en el botón Finalizar Adjudicación. Imagen

53 Imagen 3.86 Una vez adjudicado el proceso quedará en el estado Adjudicado-Registro de Contratos. Imagen 3.87 Imagen

54 4. Fase Contractual 4.1 Registro de Contratos Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema. Para ello haga clic en el enlace Contratos. Imagen 4.1 Imagen 4.1 A continuación podrá observar la pantalla y dar un clic en el enlace Ingreso de la Información del Contrato Principal. Imagen 4.2 Imagen

55 A continuación registre la fecha de suscripción del contrato, el contrato inicia, el nombre del administrador del contrato, información de consorcio si es el caso y entregas parciales si es el caso, la entrega definitiva en días. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón Guardar. Imagen 4.4 Imagen 4.4 Para finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las partes como son: contrato y si se dio anticipo la notificación del mismo. Imagen

56 Imagen 4.5 Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón Continuar. Imagen 4.6 Imagen 4.6 A continuación deberá registrar las garantías del contrato principal, las necesarias de acuerdo al tipo y monto del contrato, ingresara toda la información solicitada y dará clic en el botón Guardar Garantía. Imagen

57 Imagen 4.7 Por cada registro de las garantías, deberá adjuntar el respectivo documento de la Garantía, en el espacio, Documento Garantía. Imagen 4.8 Imagen 4.8 Una vez ingresadas todas las garantías y los respectivos adjuntos, para finalizar con el proceso de registro de las garantías deberá dar clic en Finalizar Imagen

58 Imagen 4.9 Para finalizar con el proceso del registro del contrato, deberá dar clic en Finalizar Imagen 4.10 Imagen 4.10 El proceso pasara a ejecución de contrato y las entregas parciales deberá ser ingresado por el Administrador del Contrato, en la fase contractual del proceso. Imagen

59 Imagen 4.11 Para finalizar el proceso el Administrador del Contrato deberá haber subido la información de la entrega o entregas, luego del cual el proceso pasa a estado Ejecución del Contrato, en esta etapa se subirá las Facturas, Actas de Entregas Recepción Definitiva y documentación complementaria para Finalizar el proceso. (Nota: solo el funcionario que inicio el proceso lo finaliza). 59