COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO INCLUSIVO

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1 1. MANUAL DE USUARIO COMPRA POR CATÁLOGO CATÁLOGO INCLUSIVO DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES ENERO 2015

2 INDICE DE CONTENIDOS INDICE DE CONTENIDOS Presentación Fundamento Legal Ingreso al Portal de Contratación Pública Barra Principal Utilitarios de la Barra Principal Pantalla de Inicio Categorías de los productos Información del producto Lista de Compras y Generación de Orden Pre visualización de las órdenes de Compra Lista de Órdenes de Compra Imprimir Orden de Compra Liquidar Orden

3 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, pone a disposición de las Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por catálogo y presentar el funcionamiento del nuevo Catálogo Electrónico. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones. 3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. COMPRAS POR CATALOGO Art Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratación Pública efectuará periódicamente procesos de selección de proveedores con quienes se celebrará Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarán en el catálogo electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que éstos sean adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parámetros y objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación Pública. 2

4 Art Catálogo Electrónico.- Como producto del Convenio Marco, el Servicio Nacional de Contratación Pública creará un catálogo electrónico disponible en el Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrán realizar sus adquisiciones en forma directa. Art Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarán obligados a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garantía establecidas para el período de duración del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrán mejorar las condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya previsto en el Convenio Marco. Art Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes deberán consultar el catálogo electrónico previamente a establecer procesos de adquisición de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no se encuentre catalogado se podrá realizar otros procedimientos de selección para la adquisición de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en el catálogo electrónico, deberán informar al Servicio Nacional de Contratación Pública para que éste conozca y confirme que la oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos, mediante la celebración de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes. Art Suscripción de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley lo requieran se formalizarán en escritura pública dentro del término de quince (15) días desde la notificación de la adjudicación. Los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la base prevista para la licitación se protocolizarán ante Notario Público. Los gastos derivados del otorgamiento del contrato son de cuenta del contratista. Las contrataciones que se realicen por el sistema de catálogo se formalizarán con la orden de compra y el acta de entrega. 3

5 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Micro, pequeñas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor participación de proveedores de los sectores de micro, pequeñas y medianas empresas -MIPYIMES-, se entenderán por tales, aquellas que cumplan los parámetros establecidos de conformidad con el artículo 53 del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones. Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deberá expresar la categoría a la que pertenece el proveedor. El INCOP establecerá criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a través de alguno de los siguientes mecanismos: 1. Márgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores; 2. Criterios para contratación preferente establecidos en el artículo 52 de la Ley; 3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferirá a aquella; 4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluación de ofertas. 5. Inclusión, en el catálogo electrónico, de bienes o servicios provenientes de MIPYMES, artesanos o actores de la economía popular y solidaria para que sean adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de selección a emplearse por parte del INCOP para esta catalogación será la feria inclusiva. Las preferencias para las micro, pequeñas y medianas empresas se aplicarán en función de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarán estos beneficios a meros intermediarios. Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harán extensivos a actores de la economía popular y solidaria, de conformidad con la ley. 4

6 Art Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.- Para la inclusión en el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el procedimiento que se establezca en los pliegos. Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados, que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante se sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante. De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el catálogo. Revisar Resolución SERCOP Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional Imagen 3.1 5

7 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc de la Entidad Contratante, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 6

8 Imagen 3.3 En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Ingrese al menú Entidad Contratante, luego de clic en el submenú Catálogo Electrónico, tal como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 7

9 Imagen 3.5 Para ingresar al nuevo catálogo electrónico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y Contraseña. Imagen 3.6 Imagen 3.6 Una vez registrados los datos, de clic en el botón Entrar. Imagen 3.7 Imagen 3.7 8

10 A continuación puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catálogo Electrónico. Imagen 3.8 Imagen Barra Principal Al ingresar podrá revisar la pantalla principal del nuevo catálogo electrónico, revise a continuación la información que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1 Imagen 4.1 9

11 4.1 Utilitarios de la Barra Principal Búsqueda de productos dentro del catálogo electrónico La siguiente opción sirve para buscar un producto dentro del catálogo electrónico, para ello ingrese nombre del producto, y a continuación de clic en el ícono que se muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2 Imagen 4.2 En la siguiente pantalla podrá ver el resultado de la búsqueda. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Volver al SOCE Opción que permitirá regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta acción, de clic en la sección que se enmarca a continuación. Imagen

12 Imagen 4.4 Perfil del usuario La opción Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, además cuenta con la opción para salir de la sesión. Para ingresar de clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.5 Imagen 4.5 En caso de que requiera cerrar la sesión de clic en Salir. Imagen 4.6 Imagen

13 Volver a la página de Inicio Esta opción permitirá volver a la página de inicio del catálogo electrónico. Imagen 4.7 Imagen 4.7 Carrito de compras Opción que permitirá revisar los productos agregados al carrito de compras. Para ingresar de clic sobre el ícono que se muestra a continuación. Imagen 4.8 Imagen 4.8 Al ingresar podrá visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, Lista de Compras y Seguir Comprando. Imagen 4.9 Imagen

14 Configuración Opción que permitirá administrar órdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro del catálogo electrónico. La opción de mantenimientos y pujas no serán manejados en el catálogo inclusivo. Imagen 4.10 Imagen Pantalla de Inicio La pantalla de inicio del nuevo catálogo electrónico se divide en las siguientes secciones: Menú de Categorías Lo más Visto Lo más Comprado Tus últimas Visitas En la siguiente imagen podrá visualizar las secciones mencionadas. Imagen

15 Imagen 5.1 Con esta nueva presentación en la pantalla de inicio, el usuario podrá acceder de forma más rápida a los productos más vistos o más comprados. En la pantalla de inicio podrá observar que los productos que se encuentran en las secciones, Lo más visto Lo más comprado o Tus últimas visitas se desplazarán de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse a los lados de las secciones, con esto aparecerán unas flechas para Avanzar o Retroceder entre los productos. Imagen 5.2 Imagen 5.2 Si existen productos que no cuentan con imágenes disponibles se presentarán con una descripción que indica lo mencionado. Imagen

16 Imagen Categorías de los productos El catálogo electrónico cuenta con algunas categorías de productos seleccionados por el SERCOP, revise a continuación la sección donde se encuentran las categorías. Imagen 6.1 Imagen

17 Las categorías con las que cuenta al momento el catálogo son: Bienes, Catálogo inclusivo, catálogo Vigencia Tecnológica y Repertorio de Medicamentos. Catálogo Inclusivo En esta categoría se encontrarán los distintos tipos de bienes y servicios de producción Nacional, realizados por los productores individuales, las organizaciones de la economía popular y solidaria, las unidades económicas populares, los artesanos, las micro y pequeñas unidades productivas. Imagen 6.2 Imagen 6.2 Al ingresar podrá observar las distintas subcategorías de bienes con los que cuenta hasta el momento en dicho catálogo. Imagen 6.3 Imagen

18 Si desea ingresar a alguna de las subcategorías, de clic sobre la descripción del producto que requiera. Imagen 6.4 Imagen 6.4 Una vez que haya ingresado, seleccione el producto específico. Imagen 6.5 Imagen 6.5 A continuación, escoja el producto, para ello de clic sobre el tipo de producto requerido. Imagen

19 Imagen 6.6 Si la búsqueda de los productos se vuelve compleja, ya sea porque existe una gran cantidad de productos o porque la ruta a seguir para la búsqueda es extensa y no logra encontrar el producto, utilice la opción de búsqueda de la Barra Principal, para ello ingrese el nombre del producto en la sección indicada y luego de clic en el icono buscar. Imagen 6.7 Imagen 6.7 A continuación podrá observar el resultado de la búsqueda. Imagen

20 Imagen 6.8 Para realizar la búsqueda del producto, el catálogo cuenta con unas flechas que permiten avanzar o retroceder, esta opción permitirá desplazarse al resto de páginas donde se encuentra el producto. Imagen 6.9 Imagen

21 7. Información del producto Es importante que la Entidad Contratante conozca las características y condiciones de los productos antes de proceder con la compra. Para revisar la información del producto, de clic sobre el nombre o imagen del producto requerido. Imagen 7.1 Imagen 7.1 Al ingresar, podrá revisar la información con la que contará antes de proceder con la compra. Imagen 7.2 Imagen

22 Al ingresar, revise que bajo el nombre del producto seleccionado se encuentran las pestañas de información: Proveedores, Especificaciones, Convenio. Imagen 7.3 Imagen 7.3 Proveedores En esta sección se encuentra el listado de los proveedores que ofertan el producto, además contará con la información de la Provincia y el cantón de cobertura. Para ingresar a esta sección no requiere realizar ninguna acción adicional, ya que esta es primera pantalla en la que se visualiza la información del producto. Imagen 7.4 Imagen

23 En la opción Ver más, podrá revisar información sobre Razón Social, número de Ruc, Provincia, Cantón y Ruc del proveedor. Imagen 7.5 Imagen 7.5 A continuación contará con información de PRECIO del producto y Capacidad Productiva. Imagen 7.6 Imagen

24 Es importante que la Entidad Contratante tome en cuenta la Capacidad Productiva CP del Proveedor, este valor vendría a ser la cantidad máxima que puede entregar el proveedor. En caso de que la Entidad Contratante requiera comprar un monto superior se le recomienda realizar la compra con otros proveedores de la provincia, y así alcanzar la cantidad requerida. Imagen 7.7 Imagen 7.7 Antes de realizar la compra del producto, ingrese la cantidad a la lista de compra y de clic en el botón que se encuentra enmarcado. Imagen 7.8 Imagen

25 Ahora, el sistema mostrará un mensaje que indica que se ha agregado el producto a la lista de compras. Imagen 7.9 Imagen 7.9 El producto agregado a la lista de compras lo podrá verificar en la sección que se enmarca a continuación. Imagen 7.10 Imagen 7.10 Otra opción con la que cuenta la Entidad Contratante en este tipo de catálogo es la opción de COBERTURA, con esta opción podrá realizar un filtro de los proveedores que se encuentran registrados en este producto por PROVINCIA. Si requiere utilizar esta opción, seleccione la provincia, luego de clic en Buscar. Imagen 7.11 Imagen

26 A continuación podrá revisar el resultado de la búsqueda realizada. Imagen 7.12 Imagen 7.12 Proceda a agregar la cantidad de producto que requiera con cualquiera de los proveedores de la lista. Además la Entidad Contratante podría comprar la totalidad del producto de un proveedor o proceder a comprar una cantidad específica por proveedor. Imagen 7.13 Imagen

27 Revise ahora los productos agregados en la lista de compras. Imagen 7.14 Imagen 7.14 Para continuar con la compra, de clic en Lista de Compras. Imagen 7.13 Imagen

28 8. Lista de Compras y Generación de Orden Una vez que haya agregado el producto o productos requeridos, revise el Listado de Compras. Para ello de clic en el ícono enmarcado y de clic en Lista de Compras. Imagen 7.16 Imagen 7.16 En la pantalla a continuación, registre la información necesaria para la generación de la orden de compra Seleccione si aplica o no Impuesto, luego ingrese número de Partida presupuestaria o cuenta contable. Imagen 7.17 Imagen

29 Una vez que haya registrado los datos para la generación de la orden de compra, de clic en el botón Guardar. Imagen 7.18 Imagen 7.18 Si requiere realizar alguna acción para eliminar, seguir comprando, o guardar el listado de productos seleccionados, utilice las opciones que aparecen en la parte inferior del listado. Imagen 7.18 Imagen 7.18 Para continuar con los datos de registro de la orden de compra, no olvide guardar su listado de compras, luego de clic en el botón Siguiente, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen

30 Imagen 7.19 Registre a continuación los datos necesarios para recepción y aprobación de los productos que se comprarán a través del catálogo electrónico. Los datos que debe registrar son los siguientes: Horario de Recepción: Ingrese horas de recepción. Ej. 09:00-12:00 Responsable para la Recepción: Ingrese nombre de la persona o personas que recibirá los productos. Persona que autoriza: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante. Correo electrónico: Ingrese correo electrónico de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante. Cargo: Cargo de la persona que autoriza la compra. Numero de resolución: Número de Resolución en la que la máxima autoridad resuelve proceder con la compra en catálogo. Observaciones: En caso de que requiera ingresar alguna observación adicional, ingrésela en la sección correspondiente. Imagen

31 A excepción del campo Observaciones y Dirección de entrega, el cual ya aparece registrado, el resto de campos mencionados son de obligatorio ingreso. Imagen 7.20 Una vez que haya registrado los datos, de clic en Siguiente, en caso de que requiera regresar a la pantalla anterior, de clic en Anterior. Imagen 7.21 Imagen

32 8.1 Pre visualización de las órdenes de Compra La opción de PRE-VISUALIZACIÓN, permite hacer una revisión previa de los datos registrados hasta ese momento en las órdenes de compra que van a ser generadas por el sistema. Imagen 8.1 Imagen 8.1 Para revisar la información que se generará de las órdenes de compras, dírijase casi al final de la pantalla, en la sección que se muestra en la imagen a continuación. Aquí podrá observar las órdenes que se generarán de los productos seleccionados. Para ingresar a las órdenes de compra, de clic en las pestañas, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Imagen

33 Imagen 8.2 Una vez que ingrese a estas pestañas podrá revisar el detalle de los productos y los totales de las órdenes de compra. En el siguiente ejemplo se encuentra el detalle de la primera orden de compra. Imagen 8.3 Imagen 8.3 Una vez que haya revisado la información de todas las órdenes de compra, diríjase nuevamente a la parte superior de la página registre Ruc, usuario y contraseña, luego de clic en Siguiente. Imagen

34 Imagen 8.4 El siguiente mensaje indicará el número de órdenes de compra generadas, para continuar con el proceso de compra, de clic en Ir a la lista de órdenes. Imagen 8.5 Imagen Lista de Órdenes de Compra Para revisar el listado de órdenes que se van a generar, ingrese a la opción Lista de órdenes. Imagen

35 Imagen 9.1 En pantalla podrá revisar el listado de órdenes que se generarán, y que se encuentran en el estado REVISADA. Imagen 9.2 Imagen 9.2 Para revisar el detalle de la orden de compra de clic en Ver detalles. Aquí podrá observar los datos que se generarán en la orden de compra: Tipo, Código, Fecha de Emisión, Fecha de Aceptación, Detalles, Total, costo de Flete, Estado. Si se encuentra el estado en Espera de Ofertas el nombre del proveedor se encontrará en el estado Por Definir. Imagen

36 Imagen 9.3 En caso de que haya cometido un error involuntario en el registro de la orden de compra, el sistema asignará un tiempo de 24 horas para que deje sin efecto dicha orden, para ello de clic en la opción Dejar sin efecto. Imagen 9.4 Imagen 9.4 En la siguiente pantalla de clic en el botón Examinar aquí busque y adjunte el Acta para dejar sin efecto la compra realizada. El documento que adjunte en esta sección debe encontrarse en formato PDF. Imagen

37 Imagen 9.5 Finalmente de clic en el botón Dejar sin efecto. Imagen 9.6 Imagen 9.6 Si está seguro de dejar sin efecto la orden, de clic en el botón Aceptar. Imagen 9.7 Imagen 9.7 En la siguiente pantalla podrá revisar que la orden de compra ha quedado SIN EFECTO. Imagen

38 Imagen 9.8 En caso de que los datos que registró son correctos, no realice la acción Dejar sin efecto espere a que pasen las 24 horas para que el sistema continúe con la generación de la orden. 10. Imprimir Orden de Compra Una vez que el estado de las órdenes de compra pase al Estado Revisadas proceda a imprimirlas, para ello de clic en Imprimir. Imagen 10.1 Imagen

39 En la siguiente pantalla podrá visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la información que consta en la orden de compra: ORDEN DE COMPRA POR CATÁLOGO En esta sección se encuentra el número de orden de compra y las fechas de emisión y aceptación. DATOS DEL PROVEEDOR En esta sección se encuentran los siguientes datos de contacto con el proveedor: Nombre Comercial, Razón Social, RUC, Nombre y correo electrónico del representante legal de la empresa, correos y números telefónicos. DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE En esta sección se encuentran los datos de contacto con la Entidad Contratante: Entidad Contratante, RUC, teléfonos, persona que autorizó la compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, dirección de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas. APLICACIÓN DE MULTAS En esta sección se encuentra información sobre aplicación de multas. APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA. Sección que corresponde al registro de las firmas de las personas que autorizaron la generación de la orden de compra. Imagen

40 Imagen Liquidar Orden Una vez que se haya recibido el producto, la Entidad Contratante deberá proceder con el registro de los datos para la Liquidación de la Orden de Compra, para ello ingrese a los detalles de la orden de compra. Imagen

41 Imagen 11.1 A continuación, de clic en la sección Liquidar Orden. Imagen 11.2 Imagen 11.2 Una vez que ingrese, adjunte acta de entrega recepción, para ello de clic en el botón Examinar. Imagen

42 Imagen 11.3 En la siguiente pantalla podrá observar el documento ya adjunto. Imagen 11.4 Imagen 11.4 Indique a continuación si se ha impuesto alguna multa, en caso de que si, de clic dentro del casillero, caso contrario déjelo vacío. En caso de que si se haya aplicado una multa, ingrese en la siguiente sección el valor del porcentaje aplicado. Imagen 11.5 Imagen 11.5 Una vez registrada la información para la Liquidación de la orden de compra. De clic en el botón Liquidar. Imagen

43 Imagen 11.6 A continuación podrá revisar que la orden de compra ha pasado al Estado Liquidada. Imagen 11.7 Imagen