SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO CONSULTORIA CONCURSO PÚBLICO

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1 SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO CONSULTORIA CONCURSO PÚBLICO OCTUBRE 2013

2 CONCURSO PÚBLICO-CONSULTORÍA Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSNCP... 8 ENTIDAD CONTRATANTE Fase Precontractual Creación del Proceso Paso 2: Productos Paso 3: Parámetros de Calificación Paso 5: Selección de Consultores Paso 6: Anexos Consulta de Procesos CONSULTOR Revisión de invitación CONSULTOR Revisión de invitación CONSULTOR Fecha límite de Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones CONSULTOR Entrega de Propuestas ENTIDAD CONTRATANTE Apertura de Ofertas Solicitud de Convalidación de Errores CONSULTOR Respuesta a la Convalidación de Errores ENTIDAD CONTRATANTE Revisar Convalidación Calificación de Ofertas Negociación en Consultoría Adjudicación Glosario... 63

3 CONCURSO PÚBLICO-CONSULTORÍA 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Concurso Público de Consultoría, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art. 6.- Definiciones 8. Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. 19.Mejor Costo en Consultoría: Criterio de "Calidad y Costo" con el que se adjudicarán los contratos de consultoría, en razón de la ponderación que para el efecto se determine en los Pliegos correspondientes, y sin que en ningún caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento.

4 Art Asociación para ofertar.- En los procedimientos a los que se refiere esta Ley los oferentes inscritos en el RUP, sean personas naturales o jurídicas, podrán presentar sus ofertas individualmente, asociadas, o con compromiso de asociación o consorcio. La participación de la consultoría extranjera, sea ésta de personas naturales o jurídicas, se limitará a los campos, actividades o áreas en cuyos componentes parciales o totales no existe capacidad técnica o experiencia de la consultoría nacional, determinadas por el Instituto Nacional de Contratación Pública. 30. Servicios de Apoyo a la Consultoría: Son aquellos servicios auxiliares que no implican dictamen o juicio profesional especializado, tales como los de contabilidad, topografía, cartografía, aerofotogrametría, la realización de ensayos y perforaciones geotécnicas sin interpretación, la computación, el procesamiento de datos y el uso auxiliar de equipos especiales. Art Ejercicio de la consultoría.- La consultoría será ejercida por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que, para celebrar contratos con las entidades sujetas a la presente Ley, deberán inscribirse en el Registro Único de Consultores RUP. La participación de consultores extranjeros, en los procesos de contratación pública, sean estos personas naturales o jurídicas, se limitará a los servicios, campos, actividades o áreas en cuyos componentes parcial o totalmente no exista capacidad técnica o experiencia de la consultoría nacional, certificadas por el Instituto Nacional de Contratación Pública quien para el efecto de proporcionar esta certificación deberá solicitar mediante aviso público la presentación de expresiones de interés de consultores de bienes y servicios nacionales. Si en un plazo de treinta (30) días de solicitada dicha expresión de interés no existen interesados nacionales, o los que manifiesten su interés no cumplen con la capacidad técnica o experiencia solicitada, entonces autorizará a la entidad el concurso de prestadores de servicios de consultoría extranjeros.

5 Esta autorización no impide que una vez iniciado el proceso contractual una persona natural o jurídica nacional participe del mismo. Art Personas naturales que pueden ejercer la consultoría.- Para que los consultores individuales, nacionales o extranjeros, puedan ejercer actividades de consultoría, deberán tener por lo menos título profesional de tercer nivel conferido por una institución de Educación Superior del Ecuador, o del extranjero, en cuyo caso deberá estar reconocido en el país conforme a la Ley. Los consultores individuales extranjeros cuyos títulos no se encuentren registrados en el Ecuador que celebren contratos de consultoría cuyo plazo sea de hasta seis meses; deberán presentar el título profesional conferido por una entidad de educación superior del extranjero, igual tratamiento se dará al consultor individual nacional que haya obtenido el título de tercer nivel o cuarto nivel en el extranjero. Art Personas jurídicas que pueden ejercer la consultoría.- Para que una empresa nacional pueda ejercer actividades de consultoría, deberá estar constituida de conformidad con la Ley de Compañías y tener en su objeto social incluida esta actividad. Las personas jurídicas extranjeras para ejercer actividades de consultoría demostrarán estar facultadas legalmente en el país de su constitución para ejercer y prestar servicios de consultoría. Para la ejecución de los contratos, dichas personas jurídicas deberán estar domiciliadas en el Ecuador de conformidad con lo previsto en la Ley de Compañías. Las compañías extranjeras que se hubieren registrado como consultoras en el RUP no podrán ejercer en el país ninguna otra actividad que no sea la consultoría en los campos de su registro. Las universidades y escuelas politécnicas, así como las fundaciones y corporaciones podrán ejercer la consultoría, de conformidad con las disposiciones legales o estatutarias que normen su existencia legal, siempre que tengan relación con temas de investigación o asesorías especializadas puntuales en las que demuestren su capacidad.

6 Para ejercer su actividad, las empresas consultoras contratarán y demostrarán que cuentan con consultores individuales, quienes deberán cumplir los requisitos previstos en esta Ley. En todos los casos se privilegiará la contratación de profesionales ecuatorianos lo que será exigido por la institución contratante y por el INCP en los porcentajes definidos en el Reglamento a la Ley. Art Montos y tipos de contratación. La celebración de contratos de consultoría se sujetará a las siguientes disposiciones: 3. Contratación mediante concurso público: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Art Criterios de selección para consultoría.- Los servicios de consultoría serán seleccionados sobre la base de criterios de calidad y costo. Las ofertas de consultoría serán presentadas en dos (2) sobres separados, el primero contendrá los aspectos técnicos sobre los que se evaluará la calidad y, el segundo, los aspectos económicos, sobre los que se calificará el costo. Los procesos de selección se efectuarán entre consultores de la misma naturaleza; así entre consultores individuales, entre firmas consultoras, o entre organismos que puedan atender y estén en capacidad jurídica de prestar servicios de consultoría. Los procedimientos de contratación incluirán las siguientes etapas: calificación, selección, negociación y adjudicación. La calificación de la calidad de las propuestas de consultoría, se realizará sobre la base de lo previsto en los pliegos respectivos, debiendo tenerse en cuenta los siguientes requisitos, procedimientos y criterios:

7 1. Capacidad técnica y administrativa disponible; 2. Antecedentes y experiencia demostrables en la realización de trabajos anteriores; 3. Antecedentes y experiencia demostrables del personal que será asignado a la ejecución del contrato; 4. Plan de trabajo, metodología propuesta y conocimiento probado de las condiciones generales, locales y particulares del proyecto materia de la consultoría; 5. Disponibilidad de los recursos, instrumentos y equipos necesarios para la realización de la consultoría; y, 6. Cuando intervengan empresas nacionales en asocio con empresas extranjeras, se tomarán en consideración, adicionalmente, los procedimientos y metodologías que ofrezca la consultoría extranjera para hacer efectiva una adecuada transferencia de tecnología, así como la mayor y mejor utilización de la capacidad técnica de profesionales ecuatorianos. Una vez calificadas las ofertas técnicas, se procederá a la apertura de las ofertas económicas, las cuales serán asimismo objeto de revisión y calificación según el procedimiento que se determine en el Reglamento de esta Ley y sin que en ningún caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento, con relación al total de la calificación de la oferta. Con el proponente que obtenga el mayor puntaje ponderado de la oferta técnica y económica, se procederá a la negociación de los términos técnicos y contractuales y a los ajustes económicos que se deriven de tal negociación. Si no se llegare a un acuerdo, las negociaciones se darán por terminadas y comenzarán con el consultor calificado en el siguiente lugar, continuándose con el mismo procedimiento descrito en los incisos anteriores. La adjudicación se realizará conforme lo indica el artículo 32 de esta Ley.

8 Art Comisión técnica.- Para la realización de concursos públicos y contratación por lista corta, la dependencia, entidad u organismo respectivo conformará, en cada caso, una Comisión Técnica que tome a su cargo y responsabilidad el llevar adelante los procesos previstos para cada concurso, la que deberá actuar de conformidad con los pliegos aprobados para el efecto. De ser necesario se podrá conformar una o más subcomisiones de apoyo a la Comisión Técnica. Corresponde a la máxima autoridad de cada dependencia o entidad que convoque al concurso de consultoría, aprobar en armonía con esta Ley y su Reglamento general, los Pliegos, Términos de Referencia, presupuesto referencial y demás documentos del concurso. Son atribuciones de la Comisión Técnica, calificar, seleccionar y negociar con los consultores oferentes. En determinados casos, debido a la complejidad y magnitud de los trabajos de consultoría requeridos, la máxima autoridad de la Institución podrá convocar a procesos de precalificación de consultoría o presentación de manifestaciones de interés. El Reglamento a la presente Ley establecerá las normas para viabilizar estos procesos. 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP Art Convalidación de errores de forma.- Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del término mínimo de 2 días o máximo de 5 días, contado a partir de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la Entidad Contratante, en relación al procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido de

9 convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal ec. Se entenderán por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipográficos, de foliado, sumilla o certificación de documentos. Así mismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto podrán subsanar las omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica. Sección IV CONTRATACIÓN MEDIANTE CONCURSO PÚBLICO Art Contratación mediante concurso público.- Cuando el presupuesto referencial del contrato sea igual o superior al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico, la entidad contratante realizará la convocatoria pública a través del Portal para que los interesados, habilitados en el RUP, presenten sus ofertas. Si en este proceso se presenta un solo proponente, la oferta será calificada y evaluada y, si ésta cumple los requisitos y criterios establecidos podrá ser objeto de adjudicación, de llegar a un acuerdo en la negociación. La entidad contratante podrá realizar una invitación internacional a participar en el concurso público, previo la autorización del INCOP, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 37 de la Ley. En este caso, se podrá realizar invitaciones mediante publicaciones por la prensa internacional especializada, por una sola vez en cada medio escrito.

10 Art Presentación de ofertas.- Las ofertas técnica y económica deberán ser entregadas simultáneamente, en dos sobres separados, hasta el día y hora señalados en la convocatoria, que no será menor a 15 días hábiles ni superior a 30 días hábiles contados desde la publicación, a través del Portal Vencido el término para la presentación de ofertas, el sistema cerrará, de manera automática la recepción de las mismas. Para la presentación de ofertas el portal habilitará dos opciones: una para la oferta técnica y otra para la oferta económica. El portal permitirá que la apertura y procesamiento de ambas ofertas se ejecuten en días distintos, con una diferencia entre ambos actos de hasta 10 días término: en el sobre 1, la oferta técnica y en el sobre 2 la oferta económica. El INCOP establecerá el contenido de los sobres 1 y 2, así como los parámetros a ser observados para la evaluación; considerando para este último efecto lo previsto en el artículo 6 número 19 de la Ley. Art Negociación.- Con los resultados finales de la evaluación, la Comisión Técnica negociará con el oferente calificado en primer lugar los aspectos técnicos, contractuales y los ajustes de la oferta técnica y económica en comparación con lo requerido en los pliegos. De llegarse a un acuerdo, se procederá a la suscripción del acta de negociación en la que constarán los términos convenidos, la misma que deberá ser publicada en el portal. Si en un término máximo de hasta cinco días no se llegare a un acuerdo en la negociación esta se dará por terminada y se iniciará una nueva negociación con el oferente calificado en el siguiente lugar y así sucesivamente hasta llegar a un acuerdo final de negociación o, en su defecto declarar desierto el procedimiento, según corresponda.

11 Suscrita el acta de negociación, la máxima autoridad o su delegado, procederán a la adjudicación al oferente con el cual se haya llegado a un acuerdo final de negociación en los aspectos técnicos, económicos y contractuales. Nota: El segundo inciso del artículo 40 del presente reglamento fue reemplazado por el artículo 4 del Decreto Ejecutivo No. 841, de 2 de agosto de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 512, de 15 de agosto de Art Precalificación.- Si la Entidad contratante lo requiere, podrá realizar un proceso de precalificación que tendrá por objeto solicitar la presentación de información y antecedentes relacionados con la experiencia de los consultores o asociaciones constituidas o por constituirse, relacionada con los trabajos de consultoría requeridos por la entidad contratante. En tal virtud la convocatoria deberá prever exclusivamente los procedimientos para evaluar y calificar las experiencias en la prestación de servicios de consultoría en general y en servicios similares a los del objeto del concurso. Si como resultado de la convocatoria pública a precalificación, no hubiere interesados, o se presentare solamente un consultor interesado, la Comisión Técnica ampliará por una sola vez y hasta por la mitad del inicialmente previsto, el término para la entrega de la información solicitada. Si cumplido el nuevo término persistiere la ausencia de interesados, o se presentare la información de un solo interesado, la comisión declarará desierto el proceso de precalificación. En los casos en que los consultores que entregaron la información para la precalificación son dos o más, la comisión, el día y hora señalados para el cierre del proceso, levantará la respectiva acta y según el orden de presentación abrirá los sobres que contengan la información solicitada, y dentro del término de tres días iniciará su evaluación y ponderación en forma

12 ininterrumpida hasta concluir el proceso de precalificación estableciendo la nómina de consultores a los cuales se invitará a presentar sus propuestas técnicas y económicas para la fase de calificación. Esta nómina será de un mínimo de dos y un máximo de seis consultores. Si como resultado de la evaluación resultare un solo consultor precalificado, se declarará desierto el proceso; igual procedimiento se observará si ningún consultor es precalificado. Los aspectos evaluados y ponderados en la precalificación así como los resultados y puntajes de la misma, no serán considerados para la fase de calificación de propuestas técnicas. En consecuencia, todos los consultores precalificados estarán en iguales condiciones de participación para la fase de calificación. Dentro del término de tres días de concluida la precalificación, el Presidente de la Comisión Técnica, mediante comunicación escrita, dará a conocer a todos los consultores participantes los resultados de la precalificación.

13 ENTIDAD CONTRATANTE 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema de Contratación, de un clic en el ícono SOCE. Sistema Oficia de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2

14 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la imagen de inicio del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen 3.4 Para crear un proceso de Consultoría ingrese al menú Entidad Contratante, submenú Nueva Contratación, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5

15 Imagen 3.5 Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Concurso Público- Consultoría) - Siglas de la Entidad Contratante Número secuencial o correlativo establecido por la Entidad Año. Ejemplo: CPC-ENTB

16 Objeto de contratación: Breve descripción del servicio especializado que se desea contratar a través de consultoría. Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación. Dirección: Lugar donde será entregado el producto objeto del Contrato. Tipo de Compra: Seleccione la opción Consultoría. Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el código. Tipo de Contratación: Seleccione la opción Concurso Público. Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial establecido por la Entidad Contratante. Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria requerida para la contratación. Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Si no se va a entregar un anticipo ingrese el valor 0. Saldo a: Seleccione de entre las opciones: Otra Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días

17 Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla. Funcionario Encargado del Proceso: Seleccione el nombre de la persona a cargo del proceso. Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento, reproducción o edición de los pliegos. Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón Continuar. Imagen 3.6

18 Imagen 3.6 Ahora el sistema mostrará un mensaje para que confirme los datos ingresados, para ello haga clic en el botón Aceptar y continúe al siguiente paso. Imagen 3.7 Imagen 3.7

19 Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC de la consultoría que se requiere contratar y por la cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón Buscar Producto. Imagen 3.8 Imagen 3.8 Busque el código del bien o servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen 3.9 Imagen 3.9

20 Ingrese la palabra para la búsqueda o el código, la búsqueda sólo lo puede hacer con una de estas opciones, mas no con las dos a la vez, cuando haya registrado la palabra o el código dé un clic en el botón buscar. Imagen 3.10 Imagen 3.10 A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, proceda a dar un clic en el casillero del código que se requiere. Imagen 3.11 Imagen 3.11 Ahora podrá observar que ya está seleccionado el código, la unidad de medida, cantidad, valor unitario y la cantidad total lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS deberá agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 3.12

21 Imagen 3.12 Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar el código haciendo clic en el botón Añadir. Imagen 3.13 Imagen 3.13 Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.14

22 Imagen 3.14 Paso 3: Parámetros de Calificación A continuación, la Entidad deberá ingresar los porcentajes de los parámetros de calificación automáticos y de los pesos para la calificación técnica y económica. Imagen 3.15 Imagen 3.15 Si requiere agregar otros parámetros de calificación de clic en el botón Agregar Parámetros. Imagen 3.16

23 Imagen 3.16 Seleccione los parámetros dando un clic en el ícono el cual permitirá agregar el parámetro. Imagen 3.17 Imagen 3.17 Registre los porcentajes de calificación que le asignará a cada parámetro, verifique que el valor total sea del 100%, luego proceda a registrar el porcentaje de peso que le asignará a la oferta técnica (un valor entre 80 y 90) y a la oferta económica (un valor entre 20 y 10), finalmente dé un clic en el botón Continuar. Imagen 3.18

24 Imagen 3.18 A continuación, proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.19 Imagen 3.19 El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos como se muestra a continuación. Imagen 3.20 Imagen 3.20

25 Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso. Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora límite para que el consultor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha y hora límite para que el consultor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para responder a la las preguntas se podrá realizar desde la Fecha y hora de Publicación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuestas. Fecha límite de entrega de Propuestas: Fecha y hora límite para entregar la oferta técnico económica a través del sistema. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas. Nota: Recuerde que en los procesos de consultoría el consultor deberá subir al sistema el Formulario N 1 y N 2 al sistema y adicionalmente entregar toda la carpeta técnica con estos formularios de forma física en las oficinas de la Entidad. Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora de inicio en la que se abrirán las ofertas.

26 Fecha de Inicio y Evaluación de Ofertas: Fecha y hora de inicio de la Evaluación de las Ofertas. Fecha límite de Resultados Finales: Fecha y hora en el que la Entidad Contratante podrá conocer el listado de los consultores que entrarán a la negociación. Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha y hora en la que se estima se realizará la Adjudicación del Consultor. Imagen 3.21 FECHAS MÍNIMO MÁXIMO NORMATIVA ARTÍCULOS Fecha de Publicación. Día y hora establecido por la Entidad Fecha límite de 3 días 6 días RGLOSNCP ART.4 Preguntas. Fecha límite de Respuestas. 3 días 6 días RGLOSNCP ART.4 Fecha límite de entrega de Ofertas. Mínimo 15 días y máximo de 30 días. RGLOSNCP ART.39 Fecha de Apertura de Tiempo establecido por la Entidad Ofertas. Fecha límite de solicitud Mínimo 2 días máximo 5 RGLOSNCP ART.23 de Convalidación. Fecha límite de entrega días. Si se determinara que existen errores de forma RGLOSNCP ART.23 de Convalidación. Fecha Inicio de Evaluación de Oferta. Fecha límite de Resultados Finales. Fecha Estimada de Adjudicación. Máximo de 10 días establecidos desde la Apertura de Ofertas RGLOSNCP ART.39 Si en un término máximo de 5 días no se llegare a la Negociación, esta se dará por terminada y se iniciará con el siguiente oferente y así sucesivamente hasta llegar a un acuerdo, caso contrario será declarado desierto el procedimiento. Imagen 3.21 Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón Continuar. Imagen 3.22

27 Imagen 3.22 Paso 5: Selección de Consultores Para la selección de los consultores la Entidad Contratante invitará a todos los consultores, en el caso de que haya existido una precalificación para la invitación de algunos consultores podrá usar la opción de búsqueda por RUC o Razón social e ir invitando uno a uno a los seleccionados de la precalificación. Imagen 3.23 Imagen 3.23 Seleccione la opción de búsqueda, ingrese la información solicitada y finalmente haga clic en el botón Buscar Consultor. Imagen 3.24

28 Imagen 3.24 En el caso de que invitara a todos los consultores, se debe dar un clic en el ícono mencionado y el sistema mostrará en pantalla todos los consultores que fueron invitados según el código CPC que anteriormente se seleccionó. Dé un clic en el botón Continuar para ir al siguiente paso. Imagen 3.25 Imagen 3.25 Si se requiere seleccionar a los consultores que salieron en la preselección hágalo a través del RUC o por su Razón social, y dé un clic en el botón Buscar. Imagen 3.26

29 Imagen 3.26 A continuación el sistema mostrará el nombre del consultor y para invitarlo debemos dar un clic en el nombre del mismo. Imagen 3.27 Imagen 3.27 En cualquiera de los casos de selección, una vez que haya realizado las invitaciones dé un clic al botón Continuar. Paso 6: Anexos El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos, la Resolución de Invitación a los Consultores, y en la sección de archivos opcionales los documentos obligatorios que irán en la etapa precontractual (Estudios, Resolución de Inicio y Aprobación de los pliegos y Certificación Presupuestaria). Imagen 3.28

30 Imagen 3.28 Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo Descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.29 Imagen 3.29 El siguiente documento que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial. Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón Finalizar. Imagen 3.30

31 Imagen Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción Consultar, submenú Mis Procesos. Imagen 3.31 Imagen 3.31 Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen 3.32

32 Imagen 3.32 Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón Buscar. Imagen 3.33 Imagen 3.33 Haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.34 Imagen 3.34

33 Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.35 Imagen 3.35 CONSULTOR 3.3 Revisión de invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.36

34 Imagen 3.36 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.37 Imagen 3.37 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.38

35 Imagen 3.38 CONSULTOR 3.3 Revisión de invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.39 Imagen 3.39

36 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.40 Imagen 3.40 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.41 Imagen 3.41 CONSULTOR 3.4 Fecha límite de Preguntas El consultor podrá realizar preguntas acerca del pliego o del procedimiento en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.42

37 Imagen 3.42 Para que pueda realizar las preguntas, dé un clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen 3.43 Imagen 3.43 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 3.44 Imagen 3.44

38 Ingrese la pregunta en la siguiente sección, como se muestra en la siguiente imagen, y luego debe dar clic en el botón Enviar. Imagen 3.45 Imagen 3.45 En la imagen siguiente podrá ver agregada la pregunta. El consultor podrá realizar todas las preguntas que requiera, no existe un número mínimo ni máximo de preguntas, solo debe recordar que la opción para Agregar la pregunta se deshabilitará cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.46 Imagen 3.46

39 ENTIDAD CONTRATANTE 3.5 Respuestas y Aclaraciones Para responder las preguntas realizadas por el consultor, la Entidad Contratante deberá revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, luego ingrese al enlace Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. Imagen 3.47 Imagen 3.47 Al ingresar podrá visualizar las preguntas que ha realizado el consultor, para contestas las preguntas haga clic en el botón Responder. Imagen 3.48 Imagen 3.48 Ingrese la respuesta que dará al consultor, luego haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.49

40 Imagen 3.49 Una vez que haya enviado la respuesta, podrá visualizar la misma en la siguiente imagen. La sección que indica subir un archivo para respuesta o aclaración no es más que una opción que dará el sistema para subir algún documento que se necesite para la respuesta, si no lo tiene no es un paso obligatorio. Imagen 3.50 Imagen 3.50 Si la Entidad requiere hacer algún tipo de aclaración al consultor la puede realizar a través de la opción Agregar Aclaración. Imagen 3.51

41 Imagen 3.51 Ingrese la aclaración a través del siguiente recuadro y finalmente hace clic en el botón Enviar. Imagen 3.52 Imagen 3.52 La pregunta será añadida como se muestra a continuación en la siguiente imagen. Imagen 3.53 Imagen 3.53

42 CONSULTOR 3.6 Entrega de Propuestas El envío de ofertas lo podrá realizar desde la Fecha y Hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora límite de Propuestas, revise que el Estado del proceso diga Entrega de Propuestas, para enviar la oferta ingrese al enlace Enviar Oferta. Imagen 3.54 Imagen 3.54 A continuación de un clic en el enlace Enviar Oferta. Imagen 3.55 Imagen 3.55

43 En la siguiente imagen deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación, a continuación haga clic en el botón Guardar Propuesta. Imagen 3.56 Imagen 3.56 Una vez que haya guardado la oferta económica, el sistema habilitará las opciones para que adjunte el formulario N 1 y N 2, para concluir con el envío de la oferta haga clic en el botón Finalizar. Imagen 3.57 Imagen 3.57 Si está seguro de Finalizar el envío de la propuesta haga clic en el botón Aceptar del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botón Cancelar. Imagen 3.58

44 Imagen 3.58 En la siguiente imagen aparecerá una opción para imprimir del sistema la confirmación del Envío de su oferta económica y del envío de los formularios 1 y 2, recuerde adjuntar la impresión de este documento en la carpeta técnica, la cual entregará físicamente a la Entidad contratante hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 3.59 Imagen 3.59 ENTIDAD CONTRATANTE 3.7 Apertura de Ofertas En la etapa de apertura de ofertas la Entidad Contratante abrirá las carpetas que recibió de forma física. Imagen 3.60

45 Imagen Solicitud de Convalidación de Errores Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá revisar que el proceso pase al Estado Calificación de Participantes, una vez que revise esto aparecerá además un enlace en la parte superior de la información del Proceso, el enlace Convalidación de Errores. Imagen 3.61 Imagen 3.61 Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores. El sistema además le mostrará en imagen el nombre del consultor al que podrá convalidar.

46 Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego haga clic en el botón Guardar. Imagen 3.62 Imagen 3.62 En el caso de que si se requiera convalidar, seleccione Si y de un clic en el botón Guardar. Imagen 3.63 Imagen 3.63 Adjunte aquí el acta de Convalidación de Errores, haga clic en el botón seleccionar archivo, busque el archivo y haga clic en el botón Abrir, ingrese el nombre Acta de Convalidación de errores en la sección Descripción, finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.64

47 Imagen 3.64 Una vez que haya subido el acta de convalidación de errores dé un clic sobre el botón Continuar. Imagen 3.65 Imagen 3.65 Realice la Convalidación haciendo un clic en la opción Convalidar. Podrá realizar una o varias convalidaciones a un solo consultor o a varios consultores. Imagen 3.66 Imagen 3.66

48 En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al consultor y dé un clic en el botón Enviar. Imagen 3.67 Imagen 3.67 Ahora observe en la siguiente imagen la Convalidación ya añadida y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del consultor. Imagen 3.68 Imagen 3.68 Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón Regresar. Imagen 3.69

49 Imagen 3.69 Ahora haga clic en el botón Guardar Convalidación. Imagen 3.70 Imagen 3.70 Debido a que la convalidación se podrá dar en un tiempo mínimo de 2 días y máximo 5 deberá cambiar los tiempos establecidos al principio, como son Fecha límite de respuesta a Convalidación, Fecha de inicio de evaluación de ofertas, Fecha límite de resultados Finales, y Fecha Estimada de adjudicación. Una vez que haya ingresado las fechas de un clic en el botón Finalizar Convalidación. Imagen 3.71

50 Imagen 3.71 Una vez que haya finalizado la convalidación, el sistema le mostrará el siguiente mensaje en el que indica que las fechas han sido guardadas exitosamente. Imagen 3.72 Imagen 3.72 CONSULTOR 3.9 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado Calificación de Participantes, el consultor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidación de Errores, como se muestra a continuación. Imagen 3.73

51 Imagen 3.73 Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen 3.74 Imagen 3.74 Ahora haga clic en el botón Responder como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 3.75 Imagen 3.75

52 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la Convalidación, a continuación haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.76 Imagen 3.76 En la siguiente imagen podrá observar la respuesta enviada por el consultor y la sección asignada para subir el documento a través del sistema. Imagen 3.77 Imagen 3.77 En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación, seleccione el archivo, haga clic en abrir y luego haga clic en el botón Subir. Finalmente hay que dar clic en el botón Regresar. Imagen 3.78

53 Imagen 3.78 ENTIDAD CONTRATANTE 3.10 Revisar Convalidación Proceda a revisar la Convalidación que realizó el consultor, para ello revise las respuestas de la Convalidación en el enlace Convalidación de Errores. Imagen 3.79 Imagen 3.79 A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que adjuntó el consultor. Imagen 3.80

54 Imagen Calificación de Ofertas Proceda calificar las ofertas técnico-económicas, para ello deberá ingresar en la opción Evaluar Oferta, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 3.81 Imagen 3.81 Realice la calificación de los consultores ingresando al enlace Calificar. Imagen 3.82

55 Imagen 3.82 En la siguiente imagen podrá observar loa formularios que adjuntó el consultor al enviar la oferta, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 3.83 Imagen 3.83 Una vez ingresadas las calificaciones proceda primero a Guardar Calificaciones, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.84

56 Imagen 3.84 Luego proceda a Confirmar Calificaciones. Imagen 3.85 Imagen 3.85 Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido evaluadas Ver Oferta Evaluada, luego deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas y finalmente dar clic en el botón Finalizar. Imagen 3.86

57 Imagen Negociación en Consultoría Ahora deberá ingresar a la negociación de consultoría, para ello haga clic en el enlace Negociación Consultoría. Imagen 3.87 Imagen 3.87 En la siguiente imagen el sistema le presenta la opción para la negociación con el consultor, para ello dé clic en el ícono Iniciar Negociación. Imagen 3.88

58 Imagen 3.88 En la siguiente imagen podrá observar la información que se requiere registrar para la negociación, adjunte el archivo del acta de negociación fallida o exitosa, dependiendo de si se llegó o no a un acuerdo en la negociación, luego ingrese el valor por el que se llegó o no a la Negociación y al final deberá hacer un clic en los botones Si o No para indicar el resultado de dicha Negociación. Imagen 3.89 Imagen 3.89 Si no se llegara a un acuerdo en la negociación, el sistema permitirá ir con el siguiente consultor según el cálculo del orden de prelación. Imagen 3.90

59 Imagen 3.90 A continuación podemos observar que el sistema le permitió ir con el siguiente consultor, si no llegare a una negociación con este consultor podrá ir con el siguiente en la lista, si no llegare a la negociación con ninguno de los consultores, deberá declarar desierto el procedimiento. Imagen 3.91 Imagen 3.91 En el caso de que si se hubiera llegado a un acuerdo en la negociación, no olvide registra el acta de negociación exitosa, registre el valor por el que se llegó a la negociación y de clic en la opción SI. Imagen 3.92

60 Imagen Adjudicación Para la Adjudicación proceda a ingresar a la opción Adjudicar como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 3.93 Imagen 3.93 En la siguiente imagen podrá observar el resumen de la calificación y negociación, además de la sección en la que deberá registrar los datos para la Adjudicación o la Declaratoria Desierto del proceso. Diríjase al final de la imagen, busque el código CPC que seleccionó para la contratación, luego podrá observar que el sistema le muestra el nombre del consultor con el que llegó a la Negociación para que proceda a adjudicar o a

61 declarar desierto el proceso. Una vez ingresada la información dé un clic en el botón Guardar. Imagen 3.94 Imagen 3.94 A continuación, dirígirse al final de la pantalla, aquí deberá adjuntar la Resolución de Adjudicación. Imagen 3.95 Imagen 3.95 Una vez que haya registrado la Resolución de Adjudicación dé un clic en el botón Finalizar Adjudicación Imagen 3.96

62 Imagen 3.96 Finalmente podrá observar en imagen el estado del proceso Adjudicado- Registro de Contratos. Imagen 3.97 Imagen 3.97 Para el registro de Contratos revise MANUAL FASE CONTRACTUAL PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS.

63 4. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Consultor: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, facultada para proveer servicios de consultoría, de conformidad con esta Ley. Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. Oferta Técnico-económica: La oferta que deberá enviar a través del Sistema, para los procesos de Consultoría se debe enviar Formulario 1 y 2 de los pliegos y el valor de la oferta económica que se la registra a través del sistema.

64 Oferta Técnica: La Oferta técnica se entregará físicamente y consta de los formularios y documentos adicionales que pida la Entidad Contratante en los pliegos. Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Registro Único de Consultores.- RUP: Es la Base de Datos de los consultores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley.