Manual del Usuario - Módulo de Órdenes de Pago

Transcripción

1 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 1 Manual del Usuario - Módulo de Órdenes de Pago Sistema Reaseg para UIB Elaborado por Yanet García - Cidsa Ltda. para UIB Colombia Proyecto Sistema Reaseg Bogotá

2 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 2 Tabla de contenido Introducción... 3 Objetivo... 3 Objetivos Específicos... 3 Pre-requisitos de Parametrización... 4 Explicación de los estados... 5 Búsqueda Puntual de una Orden de Pago... 6 Búsqueda Masiva de Órdenes de Pago... 7 Crear una Orden de Pago... 8 Ajustar una Orden de Pago... 9 Agregar información del Pago en la Orden de Pago Confirmar una Orden de Pago Ir a Comprobantes Contables

3 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 3 Introducción Objetivo Esta guía muestra los pasos para gestionar las órdenes de pago generadas automáticamente desde el módulo de aplicaciones o a través del módulo de Orden de Pago. Brindar una guía paso a paso para confirmar las órdenes de pago generadas en el módulo de Aplicación de Pagos, y generar y confirmar órdenes de pago desde el módulo de Orden de Pago. Objetivos Específicos Con este manual, los usuarios del módulo de Órdenes de Pago podrán: - Confirmar las órdenes y generar los comprobantes contables respectivos. - Crear órdenes de pago, es decir sin aplicación de pagos. - Consultar las órdenes de pago y sus respectivos comprobantes contables. 3

4 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 4 Pre-requisitos de Parametrización Para la generación de órdenes de pago, es necesario que previamente se haya parametrizado en el sistema los siguientes valores: Para creación de órdenes desde el módulo de Orden de Pago: - Dato básico de Bancos. En el módulo de Terceros, la empresa beneficiaria debe contar con información suficiente y necesaria para el pago en bancos. Para creación de órdenes desde el módulo de Aplicación de Pagos - Tarea del sistema Crea Orden Pago. Desde Administración, módulo del Sistema, bajo la opción Tareas Programadas, la tarea Crea Orden Pago debe estar habilitada, o puede ejecutarse a través de la opción Ejecutar. (Ver Manual del Sistema). 4

5 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 5 Explicación de los estados La generación de órdenes de pago tiene los siguientes estados posibles: - Por confirmar. Si la orden de pago ha sido generada como tarea del sistema a partir de la Aplicación de pagos, o si se ha creado directamente desde el módulo de Orden de pago, el estado inicial de la orden de pago será: Por Confirmar. En estado Por Confirmar, aún no tiene un número de consecutivo por lo que permite hacer ajustes en la información. Una vez realizado el pago en bancos, se puede completar la información relacionada con el pago, tal como el valor total pagado, TRM del pago y número de documento o referencia de pago. - Confirmado. Posterior al estado Por Confirmar, el sistema permite la confirmación de la orden de pago cambiando a estado Confirmado. Significa que la orden de pago se ha pagado efectivamente en bancos y que ya cuenta con toda la información pertinente del pago, ya que con la Confirmación se bloquea la opción de ajustes o cambios a la información de la orden de pago. A partir de la confirmación, el sistema genera los comprobantes de contabilidad respectivos, a través de la tarea programada: Crea Orden Pago, o inmediatamente si se trata de una orden de pago creada directamente en el módulo de Orden de Pago. 5

6 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 6 Búsqueda Puntual de una Orden de Pago Esta guía le mostrará cómo crear hacer una búsqueda de una orden de pago específica. 1. Después de Iniciar Sesión, desde la pantalla principal o después de haber ingresado al módulo de Orden de Pago, localice la zona de Búsqueda en la parte superior de la pantalla. 2. De la lista desplegable de la sección de Búsqueda, seleccione el concepto que podrá utilizar para ubicar la orden de pago y luego escriba el valor en el cuadro de texto de búsqueda. Ejemplo: si conoce el consecutivo de la orden de pago, en la lista desplegable seleccione la variable CONSECUTIVO, luego escriba en el cuadro de texto el valor del consecutivo. El sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de la búsqueda. Si la variable seleccionada arroja múltiples resultados, por ejemplo, ESTADO, el sistema desplegará la lista de resultados que coincidan con esta variable de búsqueda. Nota: El sistema inicia la búsqueda después de ingresar mínimo tres caracteres. No requiere dar clic en la opción de Búsqueda. 3. Al seleccionar la orden de pago de la lista de resultados desplegados; el sistema le presentará la pantalla de la orden seleccionada. 6

7 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 7 Búsqueda Masiva de Órdenes de Pago Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de masiva de órdenes de pagos. 1. Después de Iniciar Sesión, desde la pantalla principal o después de haber ingresado al módulo de Orden de Pago, localice la sección de Búsqueda en la parte superior de la pantalla. 2. De la lista desplegable de esta sección, seleccione un concepto de búsqueda inicial e ingrese en el cuadro de texto la información o valor correspondiente. De clic en Búsqueda. Ejemplo: seleccione de la lista el concepto Sucursal, e ingrese el texto Bogotá. Se refiere a todas las órdenes de pago que tiene la Sucursal Bogotá. El sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de las órdenes de pago con esa variable de búsqueda. 3. Después de la búsqueda inicial, el sistema mostrará la opción de Búsqueda Avanzada. De clic para marcar el indicador de Búsqueda Avanzada. Esta opción permite agregar conceptos adiciones de búsqueda. 4. Seleccione o ingrese los valores de los conceptos de búsqueda adicionales. De clic en Búsqueda. 5. Al mostrar el resultado, el sistema muestra el criterio de ordenamiento por el que se muestran los resultados, en la lista desplegable puede cambiarse este criterio de ordenamiento. 6. El sistema mostrará la opción de visualización en cuadrícula o en lista, así como la opción de cambiar la cantidad de resultados a presentar por pantalla. 7. En la lista de aplicaciones, al dar clic en la aplicación requerida, el sistema le presentará la pantalla principal con la información de la orden de pago seleccionada. 7

8 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 8 Crear una Orden de Pago Esta guía muestra la forma de crear una orden de pago. 1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Orden de Pago. 2. De clic en la opción Nueva Orden de Pago. 3. Ingrese la información solicitada. Seleccione el Banco desde donde se realizará el pago de la orden de pago. Indique el beneficiario y selecciónelo de la búsqueda automática del sistema. Indique la fecha de la orden de pago, moneda Seleccione la moneda e ingrese una observación. De clic en Grabar. Al dar clic en Grabar aparecerá en la parte superior, en rojo, el Id de la orden de pago, el estado, consecutivo (antes de confirmar la orden estará en cero 0 ), fecha y hora de la orden de pago, fecha de la última actualización y usuario. Al ubicar el cursor sobre éstos valores, aparece el nombre o concepto al que se refiere cada valor. 4. El sistema presentará en la pantalla las secciones Detalle Orden de Pago y Adicionar Detalle Orden de Pago. En la sección Detalle Orden de Pago se presentará el consolidado de los conceptos que deben ser incluidos en la orden de pago, los cuales han sido identificados y agregados en la sección Adicionar Detalle Orden de Pago. En esta sección Adicionar Detalle Orden de Pago el sistema permite que se identifique el concepto del pago y el valor.de acuerdo con el concepto seleccionado, el sistema solicitará la información relacionada con el negocio sobre el cual se basa la orden de pago. De clic en Agregar. La sección Adicionar Detalle Orden de Pago, puede ser utilizada tanto como requiera agregarse conceptos o negocios a la orden de pago. 5. La orden de pago puede generarse e imprimirse dando clic en Formato Orden Pago. El sistema generará un archivo en formato pdf que se descarga localmente. 8

9 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 9 Ajustar una Orden de Pago Esta guía muestra los pasos a seguir para ajustar una orden de pago en estado Por Confirmar. 1. Una vez iniciada la sesión, desde la pantalla inicial o desde el módulo de Orden de Pago, ingrese a la orden de pago que requiere para ajustar, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de una orden de pago o Búsqueda masiva de órdenes de pago). 2. Una vez en la orden de pago requerida, realice los ajustes requeridos. De clic en Grabar. El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y del usuario que realizó los cambios, en la información de la parte superior derecha, en letras rojas. 3. Genere e imprima la orden de pago, si así lo requiere, dando clic en Formato Orden de Pago. 9

10 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 10 Agregar información del Pago en la Orden de Pago. Esta guía muestra los pasos agregar información del pago realizado en bancos a una orden de pago específica en estado Por Confirmar. 1. Una vez iniciada la sesión, desde la pantalla inicial o desde el módulo de Orden de Pago, ingrese a la orden de pago que requiere, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de una orden de pago o Búsqueda masiva de órdenes de pago). 2. Una vez en la orden de pago requerida, agregue la información relacionada con el pago como: fecha de pago, fecha del reporte del pago dado por el banco, fecha en que se hace el ingreso de la novedad del pago, usuario que hace el reporte del pago, valor pagado, TRM con que se realizó el pago, referencia o documento de soporte del pago. De clic en Grabar. 3. Con la información del pago de la orden de pago, puede continuarse con la confirmación de la orden de pago para no permitir cambios al mismo. 10

11 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 11 Confirmar una Orden de Pago Esta guía muestra los pasos a seguir para confirmar una orden de pago en estado Por Confirmar. 1. Una vez iniciada la sesión, desde la pantalla inicial o desde el módulo de Orden de Pago, ingrese a la orden de pago que requiere para confirmar, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de una orden de pago o Búsqueda masiva de órdenes de pago). 2. Una vez en la orden de pago requerida, de clic en Confirmar. El sistema solicitará confirmación de la acción, de clic en Aceptar. Al confirmar, la orden de pago queda en estado Confirmado. En la parte superior derecha, con letras rojas, se actualizará el número de consecutivo de la orden de pago. En estado Confirmado, se generan los comprobantes contables de la orden de pago. 3. De clic en Ir a Comprobantes Contables para consultar los comprobantes. Recuerde que la creación de los comprobantes es una tarea del sistema y se ejecuta de acuerdo con la programación de la tarea o al dar clic en Ejecutar (ver Manual del Sistema) 11

12 Manual del Usuario Módulo Órdenes de Pago 12 Ir a Comprobantes Contables Esta guía muestra los pasos a seguir para consultar los comprobantes contables de la orden de pago. Estos comprobantes se generan con el cambio de estado de Por Confirmar a Confirmado. 1. Una vez iniciada la sesión, desde la pantalla inicial o desde el módulo de Orden de Pago, ingrese a la orden de pago que requiere, puede utilizar la opción de Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de una orden de pago o Búsqueda masiva de órdenes de pago). 2. Una vez en la orden de pago requerida, de clic en Ir a Comprobantes Contables de la barra izquierda de opciones de la pantalla. 3. El sistema mostrará el comprobante contable generado por el sistema. Recuerde que la creación de los comprobantes es una tarea del sistema y se ejecuta de acuerdo con la programación de la tarea o al dar clic en Ejecutar (ver Manual del Sistema) 12