SAP. Nueva herramienta de trabajo entre comfama y sus proveedores

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1 SAP Nueva herramienta de trabajo entre comfama y sus proveedores

2 En 2011 la Caja de Compensación Familiar de Antioquia adquirió y comenzó la implementación de una solución integrada para soportar la gestión de la información de la Caja y sus negocios. De las opciones existentes en el medio se selecciona SAP. Esta implementación incluye el proceso de Aprovisionamiento y Adquisición de Bienes y Servicios, que se operará bajo el módulo de SRM de SAP. No obstante la actual plataforma de Operaciones Comerciales de sigue utilizándose. SRM SAP en Comfama

3 SAP - Supplier Relationship Management (SAP - SRM), tiene como objetivo el perfeccionar y racionalizar la colaboración entre COMFAMA y sus proveedores, maximizando el valor de las relaciones para ambas partes y mejorando la forma que se ha venido desarrollando hasta el momento. Todo proceso de compras o de contratación que realice Comfama será efectuado a través de este aplicativo. SRM SAP en Comfama

4 Este sistema será utilizado para: Envió de invitaciones a procesos de compras o prestación de servicios (licitaciones). Recepción de ofertas. 4 Enero 2012 Aceptación o rechazo de ofertas. Realizar pedidos. Ingreso mercancía (Segunda fase). Recepción de facturas (Segunda fase). Marzo 2012

5 AREA Solicitud de pedido Acepta recepción Ingresar factura COMPRADOR Publicar pedido PROVEEDOR Realiza despacho Genera Factura PROCESO DE APROVISIONAMIENTO ENERO FASE 1

6 AREA COMPRADOR PROVEEDOR Solicitud de pedido Publicar pedido Realiza despacho Acepta entrega Ingresa despacho Acepta factura Ingresa factura PROCESO DE APROVISIONAMIENTO MARZO FASE II

7 Cuenta de correo electrónico Será necesaria para recibir las notificaciones como: Invitaciones a presentar oferta, aceptación o rechazo de ofertas; envío de respuestas a preguntas, órdenes de pedido, entre otras. Acceso a Internet Permitirá ingresar al portal SRM de Comfama para visualizar la información que se le ha reportado al correo electrónico y para la preparación y envío de ofertas. Medio de digitalización de documentos Toda la documentación requerida como soporte a la presentación de ofertas, deberá ser enviada a través el portal, por lo tanto se deberá disponer de un medio que permita digitalizar la documentación. Aquellos proveedores que hayan tenido relación comercial con la Caja en los dos últimos años se cargaran en el sistema y conservan su usuario y clave actual. Quienes no lo tengan tendrán que hacer el proceso de inscripción Requisitos técnicos

Los procesos de contratación se realizarán a

8 Los procesos de contratación se realizarán a través del Portal SRM que está en la página web Portal SRM Comfama Proveedor Licitación Oferta Pedido Recepción de mercancías prestación del servicio Envío de mercancías, prestación del servicio Cómo Funciona?

10 Esta es la pantalla de entrada a la aplicación Las pantallas que siguen de acá en adelante dependen del proceso que se este desarrollando. Todas están en español y son de fácil manejo y diligenciamiento, algunas de ellas.

12 Autoregistro de proveedores. Gestión compartida entre proveedores y comparadores. Registros y controles totales en el sistema de información. Información en línea y detallada a través del portal SRM. Notificación de eventos vía correo electrónico. Búsqueda de información y procesos en el portal. Manejo y envío electrónico de documentos. El proceso de aprovisionamiento esta encadenado y bajo el mismo sistema que maneja la parte financiera de la Caja, lo que da integridad a la solución. El sistema fue paramerizado con los estándares de la industria. Algunos puntos relevantes de la aplicación

13 Adicionalmente en nuestro portal Usted como proveedor podrá: Generar sus certificados de retención. Consultar su estado de cuenta. Consultar el estado de sus pagos. Otros servicios

14 A partir del 19 de diciembre y hasta el 20 de enero del 2012 se dispondrá de un instructor en la sede Comfama Claustro para recibir la capacitación presencial y entrenamiento en el aplicativo. Se informarán los horarios. Soporte a través del comprador de la línea de producto respectiva. Manuales y tutoriales en línea en la página Web de Comfama empresas proveedores. Línea de servicio al cliente opción 3. Capacitación y Soporte

15 Gracias!

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