UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA GESTIÓN FINACNIERA CIERRE FINANCIERO

Transcripción

1 CÓDIGO AP-FIN-PR-21 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA OBJETIVO: Efectuar el cierre l periodo contable y establecer el resultado económico l ejercicio contable y presupuestal la vigencia fiscal como producto la ejecución Ingresos, costos y gastos. 2. ALCANCE: Inicia con la verificación l cumplimiento la directriz cierre financiero y termina con la preparación y presentación los estados financieros y el envío l informe final a la jefatura l Área Financiera. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Oficina Presupuesto y Jefe Oficina Contabilidad. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma 5. DEFINICIONES: Actos Administrativos: Acto que expi la autoridad administrativa (Ornadores l Gasto-Consejo Superior universitario) para crear, modificar o extinguir rechos u obligaciones. Certificado Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento con el cual se garantiza la existencia apropiación presupuestal disponible y libre afectación para la asunción compromisos con cargo al presupuesto la respectiva vigencia fiscal. Registro Presupuestal (RP): Es el registro finitivo un gasto que expi el jefe presupuesto una entidad pública el cual garantiza que los recursos l presupuesto se utilizaran para el fin especificado en dicho registro. Cierre Presupuestal: Conjunto acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestales Ingresos y Gastos efectuados durante la vigencia Fiscal. Reservas Presupuestales: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido o recibido a satisfacción durante al año fiscal. Cuentas por pagar: Son aquellos compromisos que quedan pendientes pago en la vigencia fiscal y se han recibido los bienes o servicios a 31 diciembre cada año. Cuentas por Cobrar: Dinero que le ben a la Universidad particularmente representado en facturas u otros documentos título valor en el cual los incrementos y los recortes vinculados a la venta servicios que la Universidad ofrece le otorgan el recho a la Universidad exigir a sus acreedores el pago la uda documentada. Pre-cierre: Proceso mediante el cual se asignan privilegios a usuarios.

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-21 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1. CIERRE PRESUPUESTAL Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Verificar el cronograma De acuerdo con el cronograma establecido en la directriz Jefe Gestión Institución establecido en la directriz cierre financiero emitida por la Alta Dirección, terminar la 1. Área Financiera fecha límite cierre para efectos financieros, contables y Determinar la ejecución presupuestal ingresos. (cruce contable) Establecer la ejecución presupuestal gastos. presupuestales. 1. Generar en el Sistema Financiero el proceso interfase ingresos para reflejar en el presupuesto ingresos los recaudos acumulados l periodo asociados a las cuentas contables. 2. Revisar las cuentas susceptibles ser ajustadas mediante cruce contable por cada rubro presupuestal y la cuenta contable correspondiente. 3. Generar el balance presupuestal inicial ingresos. 4. Ajustar presupuestalmente los recaudos acumulados según las revisiones y los cruces información con Contabilidad y Fondos Especiales. 5. General el balance final ingresos 6. Archivar los documentos soportes. 1. Enviar a los ornadores l gasto los reportes generados por el Sistema Financiero los estados ejecución CDP y RP con el fin que se orne la cancelación saldos CDP s y terminar la constitución la reserva presupuestal la vigencia; igualmente se envía el reporte estado las reservas constituidas al cierre la vigencia anterior para que se analice y orne ser necesario realizar la cancelación reservas. 2. Registrar en el Sistema Financiero las cancelaciones saldos CDP y RP, generar el balance ejecución presupuestal gastos a 31 diciembre. 3. Registrar en el Sistema Financiero la cancelación las reservas la vigencia anterior acuerdo al Acto Administrativo correspondiente. Profesional Apoyo y Jefe Presupuesto. Jefe Presupuesto, Ornadores l Gasto, Jefe Gestión Institucional Área Financiera. Balance presupuestal ingresos generado por el Sistema Financiero. Notas Ajustes ingresos generados en el Sistema Financiero Estados ejecución CDP y RP generados por el Sistema Administrativo y Financiero. Notas generadas en el Sistema Administrativo y Financiero cancelación saldos CDP y RP y cancelación reservas. Balance presupuestal gastos generado por el Sistema

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-21 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA Establecer el resultado l ejercicio presupuestal. Envío informe final Archivo la información cierre 4. Generar en el Sistema Financiero el proceso constitución las reservas y las cuentas por pagar según el Acto Administrativo correspondiente. 5. Archivar los documentos soportes. 1. Determinar aritméticamente el resultado l ejercicio presupuestal conforme a los balances las ejecuciones Ingresos y gastos tallando las fuentes y usos financiación. 2. Elaborar el informe ejecutivo l resultado la gestión l ejercicio presupuestal la vigencia fiscal. Enviar el Informe Ejecutivo l Resultado la Gestión l ejercicio presupuestal la vigencia fiscal al Área Financiera para los análisis correspondientes. Archivar los soportes y documentos generados en el proceso cierre presupuestal y el informe ejecutivo l resultado la gestión l ejercicio presupuestal la vigencia. Jefe Presupuesto, Jefe Fondos Especiales y Jefe Gestión Institucional Área Financiera. Financiero. Documentos constitución reservas presupuestales cuentas por pagar. Hoja trabajo Jefe Presupuesto Informe final la ejecución presupuestal. Auxiliar Administrativo y

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-21 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA CIERRE CONTABLE Y FINANCIERO Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Se verifica que no existan documentos pendientes Comprobar que no existan contabilizar en el Sistema Financiero por registros 1. documentos pendientes ingresos, costos y/o gastos por parte las oficinas Reporte 3435 contabilizar Fondos Especiales, Tesorería, Nómina, Cobro Persuasivo y Almacén Realizar el precierre l periodo Diciembre Ejecución procesos internos para cierre Verificación los saldos las imputaciones contables Impresión balances prueba periodo cierre 6. Cierre cuenta cero 7. Cierre l Ejercicio 8. Elaboración Estados Financieros Se efectúa el precierre l periodo Diciembre, y se asignan privilegios precierre al personal la Oficina Contabilidad para la realización los ajustes contables para Se realiza el traslado costos la cuenta 7 a la 6; se realiza el cierre l módulo Cartera y se ejecuta el proceso provisión; se actualizan los saldos provisiones y/o amortizaciones; se actualizan los saldos las inversiones; se realizan ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar. Se realiza una verificación los saldos las imputaciones contables en balance prueba, con el objetivo intificar partidas que puedan incidir en una correcta ejecución l Se imprimen los balances prueba l periodo cierre (Periodo 13), los planes cuenta 3 Cuentas Presupuesto y Tesorería, y el plan cuentas 2 Contabilidad. Se ejecuta a través l Sistema Financiero el cierre l ejercicio la cuenta Cero - balance cuentas presupuesto y tesorería, intificando las imputaciones contables Origen y Destino según corresponda. Se realiza el cierre l ejercicio a través l Sistema Financiero, efectuando el cierre las cuentas resultado (ingreso, costo y gasto) contra la cuenta l patrimonio a que corresponda. Se realizan los Estados Financieros según procedimiento AP- FIN-PR-09 Elaboración Estados Financieros., Profesional Asesoría, Profesional Apoyo Profesional Asesoría, Apoyo Profesional Nota Contabilidad Balances Prueba Nota Contabilidad Nota Contabilidad Estados Financieros

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-21 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2016 PÁGINA OBSERVACIONES 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17Julio Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA MAYRA ALEJANDRA BERMEO BALAGUERA Asesor Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC