REGLAMENTO INTERNO PARA MANEJO Y DESEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

Transcripción

1 REGLAMENTO INTERNO PARA MANEJO Y DESEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR 1. AUTORIZACIÓN DE LA CAJA MENOR La caja menor se debe crear mediante orden emitida por la Dirección Administrativa 2. APERTURA DE LA CAJA MENOR La Subdirección Administrativa y Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituya la caja menor y de coordinar el trámite para contar con la Disponibilidad Presupuestal que estará soportada con el presupuesto a desarrollar para la vigencia 3. APERTURA DE CUENTA Los fondos de la caja serán conformados de la siguiente manera Caja menor Sede Administrativa por $ Caja menor Centro Recreacional por $ Caja menor Unidad Integral de Servicios por $ Caja menor de Desarrollo Social por $ Caja menor Instituto Preescolar $ Caja menor Sede Aguazul $ Caja menor convenios* $ * Ocasionalmente con la celebración de convenios se originan gastos de pago inmediato para lo cual se manejara una caja menor para ese convenio, su apertura y cierre se hará mediante acta y solo tendrá vigencia por el convenio. Dichos fondos se crearan mediante cheque a favor del responsable de la caja menor, dinero que deberá convertirse en efectivo para su disposición 4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LA CAJA MENOR. El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por el funcionario asignado para su manejo, en registros en Excel de acuerdo al formato FCON006. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación. La oficina de Control Interno y Auditoria verificara los reembolsos de caja menor, para su respectivo desembolso.

2 5. FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL MANEJO El Director podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de la caja menor, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto. Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de la caja menor; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar a los cinco días siguientes hábiles. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo. De otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha. Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores del fondo de caja menor deben informar las novedades a la Subdirección Financiera para actualizar los registros correspondientes. Nota: El funcionario asignado para el manejo de la caja menor, es el responsable del correcto manejo de los fondos de la misma y entregara la legalización directamente a la oficina de Control Interno y Auditoria. 6. CONCEPTOS Y MONTOS La cuantía máxima de la caja menor puede ser hasta por el valor que anualmente autorice la Dirección Administrativa El dinero que se entregue para la constitución de la caja menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados, definidos y que tengan el carácter de urgente o que sean relacionados como pagos mínimos los cuales no deben superar los siguientes montos del fondo fijo de caja menor: Caja menor Sede Administrativa 3% Caja menor Centro Recreacional 6% Caja menor Unidad Integral de Servicios 7.5%

3 Caja menor de Desarrollo Social 7.5% Caja menor del Instituto Preescolar 20% Caja menor Sede Aguazul 10% Caja mejor convenios 5% Con recursos de la caja menor se pueden adquirir elementos de consumo cuando en almacén no haya existencia de dicho elemento. Los recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente manera: Fletes y gastos de envío Mantenimientos de edificaciones. Mantenimiento de equipo de transporte. Comunicaciones. Combustibles fuera de Yopal Gastos de viaje y transporte Papelería y útiles de escritorio. Elementos de aseo y cafetería. Impresos y publicaciones. Devolución de aportes Otros materiales y suministros. Nota: Cuando existan gastos notariales y de registros, se desarrollen actividades recreativas, deportivas y culturales, cuando por causales mayores o de caso fortuito sea necesario efectuar devoluciones, que no superen el monto máximo a pagar, estas serán canceladas por caja menor, con el lleno de los requisitos exigidos para tal fin. A demás se podrán cancelar Gastos Administrativos, generales o de servicios, destinados exclusivamente para atender eventualidades de la dirección, los cuales serán autorizados por el subdirector Administrativo o el Director. Cuando se solicite un pago con recursos de caja menor debe hacerse al momento de ocurrida la eventualidad y no diez o quince días después. Así mismo cuando el monto sobrepase el autorizado debe efectuarse el tramite a través de la oficina respectiva (compras o jurídica, según el caso), toda vez que los pagos no pueden ser fraccionados, es decir, no se puede efectuar pago a una misma persona dentro de la misma legalización de la caja. 7. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS TRANSACCIONES Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, deben autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor, las cuales deben anexarse junto con la relación de gastos, la solicitud de reembolso, la

4 relación de retenciones practicadas y consignadas y el acta de arqueo, para su correspondiente trámite de reembolso o legalización ante la Subdirección Administrativa y Financiera. Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario: Artículo 617. Requisitos de la Factura de Venta: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (si es responsable de Régimen Común). i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (si es responsable de Régimen Común). Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente. Todos los desembolsos que se realicen con recursos de la caja menor, deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento (Factura de venta, Documento equivalente a factura pagos en efectivo, recibo de caja diligenciado por el prestador del servicio cuando se requiera) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido. Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar el documento equivalente a factura pagos en efectivo.

5 8. Deducciones Se aplicaran deducciones cuando haya lugar por concepto de compras o servicios, se aran descuentos por concepto de Impuestos (Retención en la Fuente, reteiva y reteica). La condición de personas pertenecientes al Régimen Común, Régimen Simplificado, Autorretenedores y Grandes Contribuyentes, debe ser demostrada por los proveedores, bien mediante las facturas que expidan o certificación especial que los acredite como tal. 9. REEMBOLSOS Y LEGALIZACIÓN DE LA CAJA MENOR Con sujeción a lo dispuesto por la Dirección Administrativa los dineros entregados gastos de viaje se legalizarán dentro de los tres (3) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. Las legalizaciones o reembolsos de caja menor se podrán realizar cuando se haya gastado desde el 70% hasta el 80% del fondo de caja menor, o independientemente del monto gastado, se realizará legalización mensual de acuerdo al cierre contable, previo arqueo de la caja menor. Se debe presentar a la Subdirección Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro, acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos para luego realizar el siguiente reembolso autorizado por la Dirección Administrativa. Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Subdirección Administrativa y Financiera. Adicionalmente en el evento en que la Dirección Administrativa al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la correspondiente adición. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: 1. Que los gastos estén agrupados por rubros del PUC emanado por la Superintendencia del Subsidio Familiar, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. 2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los

6 acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía. 3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando. 4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso. 5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto. 6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados en el caso que se hubiere. 10. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por la Administración, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Auditoria. De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. Copia del informe se debe remitir a la Subdirección Administrativa y Financiera. En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Subdirección Administrativa y Financiera informará de ser pertinente, a la Dirección para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a Contabilidad para los registros correspondientes. En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor. Se advierte que el dinero en efectivo, correspondiente a las deducciones efectuadas en cada pago, no hace parte del disponible de la caja menor y por lo tanto no puede ser utilizado para atender gastos.

7 11. PROHIBICIONES Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de la caja menor: 1. Atender gastos personales o préstamos (implementos de aseo, prendas de vestir, dotación, bolsos, morrales para funcionarios entre otros) y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona. 2. Adquirir elementos que existan en la oficina de compras. 3. Adquirir elementos devolutivos. 4. Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito. 5. Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina. 6. Permitir demoras mayores a tres días hábiles para la legalización de recibos provisionales. 7. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad. 8. Atender pagos por servicios públicos, cuando la cuantía sea significativa o mayor al valor autorizado y arrendamiento de inmuebles. 9. Recarga de celulares. 10. Mantenimiento de motos (se realizara a través de convenio con un taller y se autorizara una semestral). 11. Servicios de restaurante no podrá superar el valor de $ por persona. 12. Patrocinios en general. 13. Refrigerios para eventos externos de Comfacasanare. 14. Arreglos florales sin especificar el evento. 15. Gastos de viaje cuando no soporten tiquete de empresa reconocida, cuando el funcionario requiera transportes deberá solicitar el servicio a través de los vehículos de la caja. 16. Poda de árboles, arreglo de jardines, incluidos los jardines sociales (CDI), los cuales se realizaran a través de la oficina de compras de la entidad. 17. Arreglos de infraestructura, muebles e inmuebles. Estos se solicitaran a la oficina de compras. Nota: para la legalización y pago de todo gasto con cargo a las cajas menores, se debe anexar factura, documento equivalente a factura pagos en efectivo, RUT, fotocopia de cedula, recibo de caja diligenciado por el prestador del servicio y no funcionario de la entidad cuando se requiera. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad.

8 12. PÓLIZA GLOBAL DE MANEJO Con cargo a la empresa, la Subdirección Administrativa y Financiera es responsable de gestionar ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los funcionarios a quienes se designe para el manejo de la caja menor GUSTAVO ERNESTO AYALA LEAL Director