DIRECTRICES PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE FACTURAS DE PROVEEDORES FINA_DOCI_002

Transcripción

1 FACTURAS DE PROVEEDORES FINA_DOCI_002 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 25/07/2007 Emisión Inicial 02 31/01/2010 Actualización 03 04/02/2014 Actualización del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Auxiliar Facturación Proveedores Director Financiero Gerente Tesorería

2 Página: 2 de 7 OBJETIVO Establecer las directrices que le permitan al personal interno conocer los requisitos para recibir facturas o documentos equivalentes de los proveedores. ALCANCE. Este documento aplica a todos los proveedores que hagan negociaciones con la empresa. 1. EXPEDICION DE FACTURAS Los proveedores que negocien con la empresa pueden o no estar obligados por ley a expedir facturas. A continuación se describen los requisitos para éstos dos tipos de proveedores PROVEEDORES QUE NO ESTAN OBLIGADOS A FACTURAR Y SUS REQUISITOS Dentro de este grupo se encuentran proveedores de régimen simplificado o contribuyentes que determine el gobierno como no obligados a facturar y se debe tener en cuenta la siguiente información: a. Identificación completa del proveedor que consta de: Apellidos y nombres b. Numero de Cedula o NIT, con el Digito de Verificación c. Fotocopia del Rut (por primera vez) d. Diligenciamiento completo del formato de equivalentes FINA_FO_014_equivalente, cuando el proveedor no emita la factura o presente cuenta de cobro. De acuerdo al artículo 2 del decreto 1001 de 1997 a. Los bancos, las corporaciones financieras, de ahorro y vivienda, otras b. Todo organismo cooperativo de ahorro y crédito c. Los responsables del régimen simplificado d. Los distribuidores minoristas de combustible derivados del petróleo y gas natural. e. Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros. f. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado g. Las personas naturales no obligadas a expedir factura, si optan por expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados.

3 Página: 3 de REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES QUE ESTAN OBLIGADOS A FACTURAR: Los proveedores que cuenten con las siguientes características deben emitir facturas por la prestación de su servicio. a. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al RÉGIMEN COMÚN, se encuentren inscritos en este régimen o no. b. Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes. c. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas d. Los importadores e. Prestadores de servicios f. En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales. 2. FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE En caso de que el proveedor este obligado o no a expedir facturas o documentos equivalentes, en necesario que estos documentos cuenten con la siguiente información REQUISITOS DE LA FACTURA DE PROVEEDORES DEL RÉGIMEN COMÚN: Toda factura que genere un proveedor del régimen común debe cumplir con los requisitos contenidos según el Art.617 del Estatuto Tributario: a. Estar denominada expresamente como Factura de Venta. b. Apellidos y nombres o razón social, dirección, teléfono y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. c. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios (CONSTRUVICOL S.A.), junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta. d. Fecha de su expedición. e. Descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios prestados. f. Valor total de la transacción. g. Resolución de facturación vigente. h. Nombre o razón social y NIT del impresor litográfico. i. Indicar la calidad del agente retenedor de IVA.

4 Página: 4 de 7 Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los puntos a, b, d y h deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. En la factura se referencia el número de la orden de compra, servicio o contrato, suministrado por el área de compras o el departamento jurídico. No se aceptan facturas de proveedores en fotocopia. En el caso que las facturas sean impresas en papel químico (fax), adjuntar una copia adicional de la factura. ANEXOS A LAS FACTURAS. Para ser recibida la factura por parte del auxiliar de facturación, el proveedor debe anexar los siguientes documentos. COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA U ORDEN DE SERVICIO DE CONSTRUVICOL. Con las respectivas firmas autorizadas (Gerente de tesorería, Director Administrativo, líder de compras o líder de negociaciones). SOPORTE ORIGINAL DE LA RECEPCIÓN DE LA MERCANCIA O DEL SERVICIO: (remisiones, orden de pedido, acta de entrega, etc.), firmado por un responsable de Construvicol que recibe la mercancía o el servicio indicando el nombre legible, firma, identificación, cargo, proyecto, fecha y hora de recepción. En caso que la mercancía sea enviada directamente por el proveedor al proyecto, el proveedor debe adjuntar la remisión expedida por la empresa transportadora y la constancia de entrega en el lugar indicado por Construvicol DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA Son documentos expedidos por aquellos contribuyentes que no están obligados a facturar o por Construvicol, dentro de estos documentos se clasifican: Los documentos de tiquetes de máquinas registradoras, boletas de ingreso a eventos públicos, tiquetes de pasajeros, pólizas de seguro, títulos de capitalización, factura electrónica, contratos de medicina pre pagada (planes y las afiliaciones), cámaras de comercio o notarias y cobro de peajes y los expedidos internamente por la empresa, deben tener como mínimo los siguientes requisitos: REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA EXPEDIDOS POR EL PROVEEDOR: a. Nombre o Razón social y NIT del vendedor. b. Numero consecutivo de la transacción

5 Página: 5 de 7 c. Fecha de la compra de bienes y/o servicios d. Descripción de los bienes o servicios e. Valor total de la transacción REQUISITOS DE DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA EXPEDIDO POR LA EMPRESA La empresa expedirá a su proveedor documentos equivalentes a la factura con los siguientes Requisitos: a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios b. Apellidos, nombre o razón social y NIT de la persona natural beneficiaria del pago. c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. d. Fecha de la operación. e. Concepto f. Valor de la operación g. Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación. CONSIDERACIONES PARA TENER EN CUENTA AL EXPEDIR EQUIVALENTE UNA FACTURA O DOCUMENTO a. Cuando se trate de tiquetes de viajes y cuando se utilicen sistemas especiales de impresión como en papel químico o sobreflex que impide la entrega del original, se entenderá cumplida esta obligación, con la copia. b. Los obligados a expedir factura o documento equivalente, no podrán suplir la expedición con documentos como: contratos, escrituras públicas, cuenta de cobro, órdenes de trabajo, recibos de pago u otros. c. Se puede optar por diversas clases de factura por talonario o computador siempre y cuando se observen los requisitos legales. d. Puede aceptarse que un obligado utilice diversos sistemas de facturación. e. Los proveedores podrán facturar varios pedidos en una sola factura o documento equivalente siempre y cuando sean del mismo centro de costos. 3. PROHIBICIONES EN LAS FACTURAS EXPEDIDAS POR LOS PROVEEDORES. No se aceptaran documentos o comprobantes con tachaduras, enmendaduras o datos alterados y facturas correspondientes a meses anteriores que ya se hayan cerrado en la contabilidad.

6 Página: 6 de 7 4. FECHAS LÍMITES PARA RECEPCIÓN DE FACTURAS. Sólo se recibirán facturas por concepto de compras y prestación de servicios, de acuerdo a las fechas establecidas en la circular de proveedores. Será responsabilidad del área de Compras y los proyectos entregar la información y documentos pendientes de facturación teniendo en cuenta las fechas emitidas por el área de Contabilidad para los cierres mensuales. 5. DEVOLUCIONES Y NOTAS CRÉDITO Y DEBITO EXPEDIDA POR PROVEEDORES. Cuando se generé una devolución de mercancía por cambio, por error en envío, u otras razones, el área de compras deberá enviar al proveedor con copia al área de contabilidad, una comunicación en la que indique la descripción y el valor del artículo a devolver, para que el área de contabilidad haga seguimiento del envío de la nota débito o crédito por parte del proveedor y descargue el valor de la cuenta por pagar. 6. LIQUIDACIÓN DE RETENCIONES EN LAS CONSTRUVICOL S.A. se encuentra clasificado como agente retenedor de impuesto a la renta e IVA, es por esto que para no incurrir en el incumplimiento con la obligación de retener lo debido, en el caso de renta se practicarán las retenciones en la fuente sin tener en cuenta los topes establecidos por el gobierno nacional, a excepción de la retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas, donde es obligatorio respetar las bases mínimas, de acuerdo con lo establecido en el decreto 2224 del 13 de julio de INFORMACIÓN A PROVEEDORES Será responsabilidad del Departamento de contabilidad la custodia de las cuentas por pagar, igualmente el brindar el soporte necesario a los proveedores cuando estos requieran información sobre los siguientes temas: Aclaraciones sobre el pago de Facturas Soportes de pago Consulta de detalle sobre facturas anteriores El área de Contabilidad realizará una revisión de los proveedores que no estén cumpliendo con las normas establecidas y a través de medio escrito o correo electrónico dará a conocer al proveedor las correcciones pertinentes e informara al departamento de Compras para su conocimiento.

7 Página: 7 de 7 8. DESCRIPCIÓN RECEPCION DE FACTURAS La recepción de las facturas, está a cargo de la auxiliar de facturación y los pasos que se deben tener en cuenta para esta actividad son: N TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 1. Recibir las facturas por correo certificado y/o por ventanilla. 2. Revisar que cuenten con los requisitos legales establecidos para la radicación de facturas y anexar la documentación necesaria para la legalización.(actas de entregas, recibidos de almacén y /o proyecto, entradas al sistema) Artículo 617 del E.T 3. Enviar a la persona encargada para el registro de la factura en el sistema de información. Causación factura proveedor. 4. Archivar las facturas que son a crédito y las que son pagos de contado se pasa a tesorería. Facturas