Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Dirección Ejecutiva de Administración Judicial

Transcripción

1 Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Dirección Ejecutiva de Administración Judicial C I R C U L A R DEAJC16-33 Fecha: miércoles, 13 de abril de 2016 Para: De: Asunto: FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DE LOS DISTRITOS JUDICIALES, SALAS ADMINISTRATIVAS DE LOS CONSEJOS SECCIONALES, Y DIRECCIONES SECCIONALES DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL DIRECTORA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL Medidas de austeridad viáticos y gastos de viaje y expedición tiquetes aéreos Dentro de las medidas de austeridad del gasto público, el Gobierno Nacional ordenó un aplazamiento equivalente del 2.8%, en los presupuestos de funcionamiento e inversión que fueran aprobados en la Ley No de Esta medida reduce drásticamente la asignación presupuestal en gastos generales, particularmente el rubro de viáticos y gastos de viaje, en la vigencia fiscal 2016 del Presupuesto de la Rama Judicial; ítem presupuestal que respalda la contratación de tiquetes aéreos y el pago de viáticos. Por esta razón, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, promulgó el Acuerdo No. PSAA de fecha marzo 9 de 2016, Por medio del cual se deroga el Acuerdo No. 05 de septiembre 10 de 1992 y se dictan medidas de austeridad en materia de viáticos. Este Acuerdo, en su Artículo Sexto, faculta a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para determinar los lineamientos sobre el reconocimiento y pago de viáticos, pasajes y gastos de viaje en las Direcciones Seccionales. No obstante, los Directores Seccionales incorporarán en sus actos administrativos las Medidas de Austeridad, establecidas por la Sala Administrativa en el Artículo Quinto del Acuerdo citado. En desarrollo de este mandato me permito impartir los lineamientos y directrices que deben adoptarse en las Direcciones Seccionales en el reconocimiento y pago de estos gastos: 1. PROGRAMACIÓN COMISIONES DE SERVICIO Como insumo para la adquisición de tiquetes aéreos y la programación de recursos para el pago de viáticos (Asignación de PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público), se solicita a los despachos judiciales, remitir a las Direcciones Seccionales (Área encargada del manejo de viáticos), con mínimo un (1) mes de anticipación la programación de comisiones de servicio, es decir, el acto administrativo (resolución, decreto, acta, acuerdo), el cual debe contener la siguiente información:

2 Circular DEAJC16-33 Hoja No.2 Nombre, identificación y cargo del comisionado. Lugar de la Comisión. Período de comisión, indicando el número de días pernoctados y sin pernoctar. Objeto de la comisión de servicios. Indicar si el comisionado tiene derecho a viáticos, tiquetes aéreos y gastos de viaje. Si por algún motivo, no es viable remitir el acto administrativo que confiere la comisión en el plazo antes establecido, es indispensable contar con éste, con un mínimo de cuatro (04) días hábiles de antelación, a efectos de que la Dirección Seccional efectúe el registro presupuestal del compromiso y su pago sea por reconocimiento. No puede efectuarse comisión y por tanto reconocimiento alguno si no se tiene registro presupuestal del compromiso previamente. Los Directores Seccionales deberán solicitar sus comisiones a este despacho, con un mínimo de cuatro (04) días hábiles de antelación al inicio de la misma. Notas: El acto administrativo y el registro presupuestal del compromiso debe expedirse con antelación a la fecha de inicio de la comisión. Si el acto administrativo es allegado con fecha posterior al inicio de la comisión y no se cuenta con el registro presupuestal del compromiso, no será posible efectuar el reconocimiento y pago de la comisión. 2. EXPEDICIÓN DE TIQUETES O PASAJES AÉREOS Los tiquetes o pasajes aéreos deben adquirirse en clase económica y cualquier cambio o penalidad debe ser asumida por el pasajero. Las Direcciones Seccionales efectuarán la adquisición de estos pasajes con la debida antelación a fin de acceder a mejores tarifas. 3. VALOR DE LOS VIÁTICOS Y/O RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE. Las Direcciones Seccionales de Administración Judicial, revisarán las resoluciones que establezcan la escala de viáticos para cada Distrito Judicial y las ajustarán a las siguientes directrices: a. En razón a la cercanía y facilidad de desplazamiento a los municipios con distancia igual o inferior a 80 kilómetros, las comisiones para dichos lugares, no generarán reconocimiento de viáticos, únicamente gastos de viaje (peajes y gasolina o transporte). En el evento en que los comisionados a los municipios antes señalados deban pernoctar, se reconocerá el 25% del valor fijado por el Gobierno Nacional, siempre

3 Circular DEAJC16-33 Hoja No.3 y cuando se establezca la necesidad de pernoctar en el acto administrativo que autorice la comisión. b. Cuando la distancias está entre 81 y 100 km dentro del Departamento o Distrito Judicial, se reconocerá por día pernoctado el 25% del valor autorizado por el Gobierno Nacional, si no pernocta el 12.5%. y gastos de viaje (peajes y gasolina o transporte). c. Con distancias superiores a 101 km dentro del Departamento o Distrito Judicial, se cancelará por día pernoctado el 50% del valor fijado por el Gobierno Nacional; cuando el comisionado no pernocte se cancelará el 25%. Igualmente, se reconocerán los gastos de viaje (peajes y gasolina o transporte). d. Cuando la comisión tenga lugar fuera del Departamento o Distrito Judicial (nacional y/o exterior), se cancelará el 90% del valor fijado por el Gobierno Nacional; cuando el comisionado no pernocte se cancelará el 45%. Igualmente, se reconocerán los gastos de viaje (peajes y gasolina o transporte). 4. LIQUIDACIÓN Y PAGO DE COMISIONES DE SERVICIO CON VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE: Como quiera que la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial debe programar el PAC mensualmente (Circular DEAJC15-6 del 26 de enero de 2015), éste se proyectará, en lo concerniente a viáticos y gastos de viaje, con los actos administrativos que hayan llegado oportunamente. El pago de las comisiones de servicio se realizará mediante las siguientes modalidades: a. Pago Anticipado de Comisiones de Servicio Una vez la Dirección Seccional cuente con el acto administrativo autorizando la comisión y con el PAC programado para realizar el respectivo pago, el funcionario o empleado comisionado debe comunicarse con el Área encargada de viáticos de la Seccional respectiva, quince días antes de iniciar la comisión para confirmar la comisión y solicitar el pago de la misma, con el fin de que la Dirección Seccional pueda realizar las gestiones administrativas y presupuestales para garantizar el pago oportuno. El pago anticipado de comisiones de servicio se realizará a través de Resolución que autorice este pago expedida por la Dirección Seccional, la cual demanda los respectivos trámites administrativo (elaboración, liquidación y firmas) y presupuestales (registro presupuestal, cuenta por pagar, obligación y orden de pago) por el aplicativo SIIF - Nación, y se realizará por transferencia electrónica a la cuenta bancaria reportada por el Servidor Judicial que realiza la comisión, en el aplicativo Kactus, donde se hace el pago de nómina. Sólo se cancelará el valor de los viáticos conforme a lo establecido en el Acto Administrativo correspondiente. En caso de existir gastos de viaje (peajes,

4 Circular DEAJC16-33 Hoja No.4 gasolina, pago de transporte), estos se cancelarán después de realizada la comisión, para lo cual se deben remitir los originales de las facturas, comprobantes y/o recibos correspondientes al Área encargada de viáticos de la Dirección Seccional. Nota: Se pagarán de forma anticipada los viáticos siempre y cuando se cuente con el PAC programado para realizarlos; en caso contrario, el pago se hará por reconocimiento, previo registro presupuestal del Acto Administrativo correspondiente, trámite que durará como aproximadamente15 días. b. Pago por Reconocimiento. Si una comisión se reporta sin haberse solicitado PAC, este reporte debe hacerse mínimo con cuatro (4) días hábiles de anticipación al desplazamiento a efectos de efectuar el registro presupuestal. De no efectuarse registro previo a la comisión, no se podrá reconocer o cancelar pago alguno. Con este pre requisito y una vez cumplida la comisión el funcionario y/o empleado beneficiario allegará a la Dirección Seccional, original o copia del cumplido o el certificado de permanencia, copia del informe de comisión, los pasabordos y los soportes originales de los gastos de viaje (cuando haya lugar). El pago se tramitará con la resolución de reconocimiento y pago y se abonará a la cuenta bancaria reportada por el Servidor Judicial que realiza la comisión, en el aplicativo Kactus, donde se hace el pago de nómina. 5. LEGALIZACIÓN DE LA COMISIÓN La legalización de la comisión debe efectuarse, como máximo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la misma; para el efecto, debe entregar a la Dirección Seccional, los siguientes documentos: Pasa bordo o certificación de la aerolínea. Certificado de permanencia o cumplido suscrito por el funcionario o empleado de la entidad visitada; por el Superior Inmediato o Secretario General de la Corporación. Comprobantes de gastos de viaje (peajes, combustible, pago de transporte terrestre), según el caso. Copia del informe de comisión. Nota: No se puede liquidar o reconocer viáticos para una nueva comisión, al funcionario o empleado que no haya legalizado el gasto de una comisión anterior.

5 Circular DEAJC16-33 Hoja No.5 6. REINTEGRO DE VIÁTICOS Si por alguna razón no es posible realizar la comisión, el funcionario o empleado estará en la obligación de informarlo por escrito y remitir el acto administrativo que deroga o modifica la comisión a la Dirección Seccional, para los trámites a que haya lugar. Si los viáticos y gastos de viaje ya fueron cancelados, el Servidor Judicial deberá reintegrarlos de manera inmediata y mediante consignación en el Banco de la República, cuenta , a nombre de DIRECCION DEL TESORO NACIONAL REINTEGRO GASTOS GENERALES VIGENCIA ACTUAL, relacionada a continuación: Corporación Código de Portafolio Consejo Superior de la Judicatura 280 Tribunales y Juzgados 284 En el territorio de las Direcciones Seccionales que no cuenten con sucursal del Banco de la República, informarán cuál es la cuenta bancaria a la que deben consignar el reintegro de los recursos. Una vez realizada la consignación por parte de los Servidores Judiciales, debe remitir el original a la Dirección Seccional, para los trámites administrativos y presupuestales respectivos. 7. GLOSARIO Términos relacionados con el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de viaje: Viáticos: Reconocimiento que se realiza a un funcionario o empleado para atender los gastos de alojamiento, manutención y demás que se presentan con el desplazamiento fuera de la sede habitual de trabajo en ejercicio de una comisión. Gastos de viaje: Son los valores correspondientes al pago por desplazamiento, entre los cuales se encuentran los peajes y combustible y pago de transporte (aéreo, terrestre, fluvial, marítimo). Los recibos deben presentarse en original. El comprobante de gastos de viaje deberá presentarse en papel membretado de la compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte inusuales, chalupa o vehículos particulares que ofrezcan este servicio, en zonas de difícil acceso donde no haya transporte público. Dicho comprobante deberá contener: nombre, NIT o cédula de ciudadanía, firma de quien prestó el servicio y fecha y hora del desplazamiento. Cumplido o Certificado de permanencia: Debe ser expedido por el funcionario o autoridad competente tal como: El director, jefe o servidor público del sitio donde se realizó la comisión; el Superior Inmediato o Secretario General, mediante el cual se hace constar que el Servidor Judicial (nombre e identificación), hizo presencia en el lugar de comisión, el tiempo de duración, mencionando que se cumplió con el objeto de la comisión. Copia del Informe de comisión: Documento a través del cual, el funcionario o empleado presenta a su superior inmediato y relaciona de manera breve y clara

6 Circular DEAJC16-33 Hoja No.6 las actividades que ejecutó durante su permanencia en el destino o destinos de la comisión indicando día tras día sus actividades, (Art. 137 Ley 270 de 1996). Cordialmente, CELINEA ORÓSTEGUI DE JIMÉNEZ Anexo: Acuerdo No. PSAA de Marzo 9 de 2016 Elaboró: Elsa Mejía Revisó: Juan Hernández Martínez Aprobó: AD/Pablo Enrique Huertas Porras