Manual de Control Interno

Transcripción

1 Manual de Control Interno

2 Dirigido al: Consejo de administración Consejo de Vigilancia Comité de crédito Gerencia Personal de apoyo técnico Preparado Por:

3 Lic. Evelin Fabal Introducción Una cooperativa es una institución de carácter económico y social, con la finalidad de mejorar las condiciones socio económico de sus integrantes. La cooperativa debe verse como una empresa desde el punto de vista del logro de metas y objetivos, sus propietarios son un grupo de personas, las cuales no persiguen lucros, pero si procurando su mejoría de vida. El manual de control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos en la empresa, de tal manera que la administración de la cooperativa puede depender de estos elementos para obtener informaciones seguras. Por tanto hemos diseñado este Manual de Control para contribuir a salvaguardar los intereses de la cooperativa como empresa y de sus socios. Así como promover la eficiencia y alentar el apego a las políticas administración establecidas por la empresa.

4 I. Efectivo El objetivo de establecer un sistema adecuado de controles internos en el área de efectivo, es de salvaguardar el mismo como partida de activo y lograr una contabilización precisa. Cuando la cooperativa reciba efectivo por cualquier fuente de pago, como abono a préstamo, pago farmacia, ahorros, aportaciones u otros, se procederá de la siguiente manera. a. Al momento de recibirse efectivo debe extenderse un recibo de caja, el cual debe estar pre-numerada de imprenta en el cual debe detallarse el concepto con claridad y fecha. b. Quien realiza el deposito no debe ser la misma persona que lo prepare ni quien lo revisa. c. Todo dinero recibido debe ser depositado de manera intacta el mismo día o más tardar el día siguiente. d. Las copias de los depósitos deben ser entregadas al tesorero, este a su vez, la remite a contabilidad para su respectivo registro en el libro contable. e. Si se hace por transferencia bancaria debe de hacerse un comprobante de ingreso y anexarle el oficio u autorización de dicha transferencia donde detalle el valor, la fecha, y el concepto claro por lo cual se hace dicho pago. f. Todas las cuentas bancaria de la cooperativa debe estar registrada a nombre de la misma II. control interno de egreso de efectivo

5 La validez de las salidas de efectivo deberá determinarse mediante una evidencia satisfactoria de la autoridad que tiene poder para hacer los desembolsos: Control sobre los cheques: a. Todos los desembolsos, salvo aquellos que se hagan por el fondo de caja chica, deberán hacerse mediante cheques. b. Los cheques deben ser pre-numerados y emitidos en orden secuencial. c. Los cheques que se expidan deberán ser a favor de una persona o compañía específica, nunca al portador. d. La elaboración de los cheques debe estar acompañada por una autorización específica y con unas facturas anexas, comprobantes y demás documentación que justifiquen dicho desembolso. e. Debe llevarse un libro de cheques donde se registre los mismos, con su fecha de expedición, numeración, beneficiario, y el valor. Este debe ser conciliado mensualmente y balanceado cada vez que se realice una transacción bancaria. f. Los cheques deben de estar firmados por las personas autorizada por los estatutos o el consejo de administración. g. Las personas que firman los cheques, no deben ser las mismas encargadas de laborarlos. h. A quien se le entregue un cheque, debe exigírsele que firme la copia y estampe el número de su cedula. Nunca debe expedirse un cheque si no hay seguridad de balance en el banco es suficiente para cubrir el mismo. III. Caja chica Para los fondos fijos, tales como, caja chica, fondos de operaciones y otros se debe disponer de procedimientos, que establezcan sus fines, su máximo desembolso y otras medidas relativas a la documentación, como son: soportes, autorización y reposición de caja chica.

6 Solo debe ser utilizada para cubrir gasto menores como son: a. Compra de materiales gastables que no halla en almacén. b. Gastos de operaciones menores y urgentes. c. Otros desembolsos que eviten entorpecimiento en las actividades de las unidades administrativas. IV. Control de caja chica Limitaciones para desembolso de caja chica: a. No podrán cubrirse del fondo caja chica compras de materiales para reparaciones y mantenimiento de equipos de oficina, que hayan disponibles en almacén. b. No se incluirán gastos personales por servicios prestado a la cooperativa, incluyendo sueldo, compensaciones y otros. c. Queda prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica. d. No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por una sola persona. Rendimiento de control de caja chica: a. Responsabilidad: Los fondos quedaran bajo responsabilidad del encargado del departamento. b. Custodio: El custodio será responsable de cualquier pérdida reportada en la que pueda determinarse su negligencia. Desembolso:

7 Los desembolsos se harán con los justificantes correspondientes y deberán cumplir con los siguientes requisitos: a. Comprobante provisional de desembolso del efectivo. b. Las facturas no deben ser alteradas para eludir el monto autorizado para cada desembolso. c. El total de los justificantes de los desembolsos deberán cancelarse con un sello con la inscripción de pagado y la fecha de desembolso. d. A la hora de presentar las facturas debe ser originales, no copias. e. La caja chica debe tener talonario de comprobante que debe estar prenumerado de imprenta, estar a tinta legible o hecho de maquina sin borrones, ni tachaduras, firmados por las personas que recibe su importe y por la que lo solicita, estar aprobados por el funcionario responsable del departamento. Reposición de caja chica: Las reposiciones deben hacerse cuando se haya agotado el 75% del monto total del fondo. Cuando se haya consumido en forma parcial o total el valor del monto establecido, será confeccionada una relación que contenga en secuencia numérica y el total de los comprobantes, según formulario Reposición de caja chica, en triplicado remitiendo original y copia al gerente o contador para fines de la tramitación de la reposición de caja chica, debiendo indicar los números de los comprobantes que se reponen. Arqueo: Cuando lo considere auditoria interna, procederá a realizar arqueos sorpresivos orientados a mantener los controles establecidos para salvaguardar los fondos de caja chica.

8 Es responsabilidad del consejo de administración del consejo de vigilancia, gerente, auditor interno y contador velar por el cumplimiento de estos controles. V. Préstamos y Cuentas por cobrar a. Las cuentas por cobrar deben ser registradas en un libro auxiliar de cuentas por cobrar en el libro auxiliar de socios. b. Las facturas, contratos de préstamos o pagares, estarán bajo la responsabilidad del encargado(a) de crédito y cobranzas, cuyos documentos serán custodiados por el gerente. c. De cada uno de estos documentos, al momento de ser expedidos, es necesario enviar copia a contabilidad para ser registrados en los libros correspondientes. d. La persona encargada de registrar las cuentas por cobrar, no debe hacer funciones de cajero, o sea, no debe manejar dinero. e. Por los menos cada tres meses debe enviársele al socio su estado de cuentas por pagar. f. Todos los meses debe cuadrarse, el libro auxiliar de cuentas por cobrar con el libro mayor (cuenta control). g. En aquellas cooperativas en donde hayan empleados, si estos solicitan cualquier préstamo o avance a la gerencia o el consejo de administración deben registrar la cuenta por cobrar a funcionarios o empleados. además deben realizarse los descuentos según fue acordado. h. Cuando cualquier empleado que sea notificado basándose en la cesantía, debe descontársele de sus liquidación.

9 VI. Activo fijo a. Debe llevarse un registro auxiliar para los activos fijos de la cooperativa y los mismos deben ser etiquetados. b. El método de depreciación recomendable para las cooperativas es la denominación línea recta. V. Cuenta por pagar a. Debe llevarse un registro de los documentos por pagar donde muestre lo siguiente: 1. Capital 2. Intereses 3. Ahorros efectuados tanto por amortización de intereses como capital. 4. cargos por morosidad. b. cuando se termine de pagar un documento, este debe ser cancelado y archivado para cualquier consulta futura. c. Para cualquier negociación de un documento por pagar que conlleve una firma, el consejo de administración deberá aprobar dicha negociación, o podría delegar en un funcionario específico para que cierre la misma. VI. Compras: 1. La persona interesada realiza la solicitud por medio de una requisición de la mercancía que necesita. 2. De acuerdo a lo solicitado, se envía a cotizar por lo menos en tres proveedores, para tomar aquella cotización que resulte con el mejor precio.

10 3. Después de seleccionar al proveedor se procede a extenderse una orden de compra. 4. La orden de compra debe ser debidamente revisada para verificar: precios, condiciones de compras, etc. 5. Después de aprobar la orden de compra, una copia deberá ser enviada a contabilidad donde se registrara en un libro para tales fines, o la registrara como compra en tránsito hasta tanto se reciba la mercancía, o según como se acostumbre, pero que permita su chequeo cuando reciba la factura, luego se registra como una compra final. 6. El original de la orden de compra va al proveedor, el cual debe presentar la misma anexa a la factura de cobro. b. Cuando sea requerido un pago por parte de un proveedor, debe verificarse lo siguiente: 1. Se verifica en contabilidad que la deuda está registrada como pendiente de pago. 2. Se verifica que la mercancías o servicios fueron recibidos conforme por una persona autorizada de la institución. 3. La compra fue autorizada previamente. Se debe pagar con los documentos originales en que se efectuó la compra de mercancías y servicios. 4. Las facturas que se paguen deben llevar un sello gomígrafo o pre-mojado en donde diga pagado IX. capital social a. Debe tomarse un registro individual por cada socio de manera que en determinado momento se puedan tener sus balances de inmediato b. El pago de excedente debe ser controlado, el mismo se efectuara de acuerdo como los estipulan los estatutos y la ley 127. c. El capital social de la cooperativa debe mantenerse intacto para responderle a sus socios.

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