REPUBLICA DEL PERÚ GOBIERNO REGIONAL PIURA

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1 I. OBJETIVO. Establecer las disposiciones, procedimientos técnicos administrativos para el manejo, uso, rendición de fondos públicos, constituidos como Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. II. FINALIDAD. Lograr fluidez en la ejecución de gastos menudos y urgentes que de manera prioritaria se requiera para el adecuado funcionamiento de la entidad. III. BASE LEGAL Ley Nº Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico. Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2009 Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Resolución Directoral Nº EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15 NGT.05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo NGT.06 Uso del fondo Fijo para Caja Chica NGT.07 Reposición Oportuna del FPPE y FFCCH NGT.12 Cambio de Cheques Personales DD.SS. Nº 083 y Nº PCM Texto Unico Ordenado y Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolución de Superintendencia Nº SUNAT RM. Nº EFC/76-NSAC Nº 03 Documentación Sustentatoria y NSAC Nº 04 Verificación Interna. Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, art. 11º y 16º respectivamente. IV. LCANCE Comprende a todos los Estamentos Administrativos que conforman la Unidad Ejecutora 001 Sede Piura. V. VIGENCIA. La presente Directiva tiene carácter permanente. VI. DISPOSICIONES GENERALES. 1. La constitución, manejo y reposición del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, será centralizado en la Oficina de Tesorería de la Sede Central del, solo en forma excepcional, el FPPPE o FFCCH, podrá destinarse al gasto referido a actividades que la Unidad Ejecutora tenga necesidad de realizar. 2. El documento sustentatorio para la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, es la Resolución de la Oficina Regional de Administración, que aprueba la apertura de dichos fondos, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos a menudo, la misma que deberá contener:

2 a. La dependencia a la que se asigna el Fondo. b. Nombre del servidor encargado unico y responsable de su manejo y administración. c. Nombre de los servidores a quienes se encomiende el manejo del Fondo asignado, como encargado unico de las oficinas distantes. d. El monto total del Fondo para Pagos en Efectivo, o Fondo Fijo para Caja Chica. e. El monto máximo para cada adquisición. f. El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente Norma. g. El Gasto en el mes, con cargo a dichos fondos no debe exceder de tres (03) veces, el monto constituido, indistintamente del numero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. 3. El Fondo para Pagos en Efectivo y El Fondo Fijo para Caja Chica, serán autorizados únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata, o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados, los gastos deben ser sustentados mediante documentos de pago, reconocidos y aprobados por SUNAT. 4. Las Oficinas que requieren el uso de Fondos para Pagos en Efectivo y/o uso del Fondo Fijo para Caja Chica, estando ubicados en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harán como parte del Fondo asignado al encargado unico. 5. Al monto a pagar en forma individual por documento, no debe exceder de S/ y en el caso de las unidades operativas pertenecientes a la Unidad Ejecutora 001: Sede Piura del Gobierno Regional Piura, se sujetaran a lo establecido en su Resolución Autoritativa de apertura de Fondos, no siendo valido en fraccionamiento por adquisiciones de bienes o servicios de un mismo rubro. 6. No esta permitida, la entrega provisional de recursos con cargo al fondo para pagos en efectivo, y al fondo fijo para caja chica, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el Director General de Administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos ejecutados deben justificarse documentariamente dentro de 48 horas de la entrega correspondiente. 7. La documentación que sustenta el gasto, del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja Chica debe sujetarse a lo siguiente: a) Autorizados por SUNAT, según Resolución de Superintendencia Nº SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago, de acuerdo al Articulo 2º, que a la letra dice: Solo se consideran Comprobantes de pago siempre que cumplan con todas las Características y requisitos mínimos establecidos en el presente reglamento, deben mantener vigencia legal y tributaria, siendo los siguientes: - Facturas - Recibos por honorarios - Boletas de venta - Liquidaciones de compra - Ticket y cintas emitidos por maquinas registradoras

3 - Otros documentos que por su contenido y sistema de emisión permitan un adecuado control tributario y se encuentran expresamente autorizados, de manera previa, por la SUNAT; los mismos que deben ser emitidos y a nombre del Sede Central. b) Asimismo es necesario que en el reverso del comprobante de pago rendido, se detalle mediante una glosa la justificación del gasto y firmados respectivamente en el orden que se indica: Por el servidor que efectúe el gasto como Recibí Conforme Autorización del jefe de la Oficina a la cual se destino el bien o servicio. Autorización del jefe de la Oficina Regional de Administración, con excepción a los que cuyos montos son de S/ (Diez y 00/100 Nuevos Soles), o menos. Conformidad mediante visto bueno en el comprobante de Pago, del jefe de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, Control Patrimonial, con excepción a los que por naturaleza no le corresponda tales como: comprobantes de pago por consumo, ticket por peaje, y Declaraciones Juradas por Viáticos. Conformidad mediante visto bueno en el comprobante de Pago, del responsable de transportes, por los conceptos de combustibles, lubricantes, autopartes, repuestos y servicios, para el Pool Vehicular del Gobierno Regional Piura. Visados por el jefe de la Oficina de Tesorería 8. Para poder recibir nuevos Fondos en efectivo, debe presentarse en forma detallada la rendición del fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, mediante el formato Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo, debidamente firmado por el responsable del manejo y custodia del fondo, responsable de la Oficina de Tesorería y con la conformidad de Control Previo (Oficina de Contabilidad) quien revisa y registra en el SIAF. 9. Uso excepcional de Declaración Jurada para sustentar el gasto, únicamente cuando se trate de lugares en los que no es posible obtener facturas, boletas de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo que establece por la SUNAT. La Declaración Jurada será autorizada además por el Jefe Inmediato del servidor comisionado. 10. Para el caso, que la Comisión de servicio se realice en localidades rurales y muy alejadas de la ciudad, en donde las personas que brindan los servicios de alimentación, hospedaje y Transporte no están facultados o en capacidad de emitir comprobantes de pago por no reunir los requisitos tributarios legales, la rendición de cuentas se

4 sustentara con una Declaración Jurada hasta por el 40% del costo por alojamiento y alimentación de la escala de viáticos. VII. NORMAS ESPECÍFICAS. - Los recibos provisionales para requerir dinero en efectivo del Fondo para Pagos en Efectivo, o del Fondo Fijo para Caja Chica, para gastos menudos de bines y servicios deben estar visados y autorizados por el Jefe Inmediato del Usuario, y/o Jefe Superior Inmediato correspondiente, Jefe de la Oficina Regional de Administración, Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, Oficina de Recursos Humanos(según corresponda),y Oficina de Tesorería, los que tienen que ser rendidos y sustentados con comprobantes de pago en un plazo no mayor de 48 horas de recibido - Los recibos provisionales, deben estar libres de enmendaduras, añadidos, adulteraciones, etc., su rendición es por la totalidad del recibo, no se aceptan rendiciones parciales; en el caso de que no se gasto todo el monto solicitado se devuelve la diferencia al momento de realizar la rendición. - Los documentos definitivos de gasto deberán ser debidamente justificados y firmados por el usuario o rindete. - Todo gasto, que sea generado por comisiones de servicio, debe estar acompañado por la papeleta de salida y retorno visada por la Oficina de Recursos Humanos. VIII. NORMAS COMPLEMENTARIAS. Los comprobantes de Pago o documentos sustentatorios de egresos, de acuerdo a lo establecido en la Ley Marco de Comprobantes de Pago Ley Nº 25632, modificado por el Decreto Legislativo Nº 814 y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado con Resolucion de Superintendencia Nº /SUNAT, publicado el ; deben reunir los siguientes requisitos: REQUISITOS DE LAS FACTURAS INFORMACION IMPRESA a. Apellidos y Nombres o Razon Social b. Domicilio del Establecimiento (Casa Matriz y Sucursal, Agencia o Local de Venta que emita el Comprobante de Pago) c. Numero de Registro Unico del Contribuyente d. Numeración correlativa y de serie. e. Datos de la imprenta o empresa grafica (Nombre o Razón Social, Numero de RUC) f. Numero de Autorización de Impresión otorgado por la SUNAT, fecha de impresión. En las copias se consignara además la leyenda COPIA SIN DERECHO A CREDITO FISCAL DEL I.G.V

5 RECIBOS POR HONORARIOS INFORMACION IMPRESA b. Domicilio de quien presta el servicio c. Numero de Registro Unico del Contribuyente (RUC), once (11) dígitos. d. Numeración correlativa y de serie. e. Datos de la imprenta o empresa grafica (Nombre o Razón Social, numero del RUC, domicilio del establecimiento, Numero de autorización de Impresión otorgado por la SUNAT, fecha de impresión. f. Destino del Original y copias: 1.- En el Original : ADQUIERENTE O USUARIO 2.- En la Primera copia : EMISOR 3.- En la segunda copia : SUNAT (Esta debe ser entregada al comprador con el original) BOLETA DE VENTA INFORMACIÓN IMPRESA b. Domicilio del Establecimiento (Casa Matriz y Sucursal, Agencia o Local de Venta que emita el Comprobante de pago) c. Numero de RUC d. Numeración Correlativa y de serie e. Datos del original y copias 1. En el Original : EMISOR 2. En la primera copia : ADQUIRIENTE LIQUIDACION DE COMPRA INFORMACION IMPRESA b. Domicilio del establecimiento (Casa Matriz y Sucursal, Agencia o Local de Venta que emita el Comprobante de pago) c. Numero de Registro Unico del Contribuyente (RUC) d. Numeración Correlativa y de serie e. Datos de la Imprenta o empresa grafica( Nombre o Razon Social, numero del RUC, domicilio del establecimiento, numero de autorización de impresión otorgada por la SUNAT, fecha de impresión. f. Destino del Original y copias: 1.- En el Original : COMPRADOR 2.- En la Primera copia : VENDEDOR 3.- En la segunda copia : SUNAT (Esta debe ser entregada al comprador con el original) En las copias se consignara además la leyenda COPIA SIN DERECHO A CREDITO FISCAL DEL I.G.V

6 TICKETS O CINTAS EMITIDAS POR MAQUINAS REGISTRADORAS b. Domicilio del establecimiento (Casa Matriz y sucursal, agencia o local de venta que emita el comprobante) c. Numero del registro Unico del Contribuyente (RUC) d. numeración Correlativa y autogenerada por la maquina registradora y numero de la maquina registradora. e. Importe total de venta o cesión en uso. f. Fecha y hora de emisión En los casos que el usuario necesite sustentar Crédito Fiscal, Gasto o Costo para efecto tributario o crédito dedicible, deberán cumplir adicionalmente los requisitos siguientes: - Se consignara el número de RUC del adquiriente o usuario en el original, copia y la cinta testigo. - El original y la copia deben ser identificables como tales. Según Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT publicada el , Segunda Disposición Final, ha dispuesto la vigencia de los comprobantes de pago de la forma siguiente: - Facturas, Recibos por Honorarios y Liquidaciones de Compra autorizados con anterioridad al 01 de julio 2002, podrán seguir siendo usados hasta que se agoten. Asimismo los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT con posterioridad al 01 de julio 2002 y cuyo vencimiento no se hubiera producido al 16 de diciembre 2004, podrán seguir siendo usados hasta que se terminen. - Los boletos de viaje que emiten las empresas de transporte terrestre publico nacional autorizados por la SUNAT con posterioridad al 17 de agosto 2003, podrán seguir siendo usados hasta que se agoten. MECANISMOS DE CONTOL - El Fondo para pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja chica, debe estar rodeado de ciertas condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo, manteniéndose en caja de seguridad. - La Oficina de Tesorería efectuara arqueos sorpresivos, debiendo informar a la Oficina Regional de Administración. - La Oficina Regional de Administración, Oficina Regional de Control Institucional, cuando lo crea conveniente efectuaran o dispondrán la realización de Arqueos de Fondos inopinados de acuerdo a su función. - Se mantendrán debidamente archivadas las Resoluciones Administrativas de aprobación o modificación del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja Chica. - El responsable del manejo de fondos bajo esta modalidad, debe estar respaldado por una fianza y suficiente, como requisito indispensable para efectuar la referida función.

7 RESPONSABILIDAD - De mantenerse Recibos Provisionales que sobrepasen los plazos señalados, será responsabilidad del encargado del fondo y del trabajador que recibió los fondos, monto que se retendrá, en pagos posteriores que pudiera percibir el usuario, así como sujeto a la aplicación de intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva - Cancelar recibos provisionales sin la debida autorización, será responsabilidad del encargado del Fondo - El encargado del Fondo esta prohibido de cambiar en efectivo cheques personales de ejecutivos, funcionarios, empleados y/o terceros. - El encargado del manejo y custodia del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, es el responsable de mantener actualizado el registro de cada documento cancelado en el Fondo y de la presentación de las rendiciones de cuentas en forma oportuna, para su reembolso. - El encargado del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo de Caja Chica, previo al pago deberá verificar en la pagina de la SUNAT, que están autorizados, además de ponerles el sello restrictivo: PAGADOS CON FPPEE o PAGADO CON FF CAJA CHICA - Los comprobantes de pago deben revelar NITIDEZ, con su escritura, debiendo constar el monto del mismo en números y letras, debiéndose rechazar aquellos que presenten enmendaduras o no sean ediles. CUMPLIMENTO Esta norma es de observancia obligatoria, estricta aplicación y escrupuloso cumplimiento por parte de directivos, funcionarios y servidores de la Unidad Ejecutora 001 Sede Piura-.

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