DIRECTIVA REGIONAL Nº DREP-DGI.

Transcripción

1 Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN. DIRECCIÓN DE GESTION INSTITUCIONAL. PUNO DIRECTIVA REGIONAL Nº DREP-DGI. NORMAS PARA LA ASIGNACION DE VIATICOS POR COMISION DE SERVICIO OFICIAL Y RENDICION DE CUENTAS PARA LOS DIRECTIVOS, FUNCIONARIOS Y SERVIDORES PUBLICOS DEL AMBITO DE LA DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION PUNO I. OBJETIVO. Establecer lineamientos técnicos para otorgar viáticos, pasajes en comisión de servicio, así como la rendición de cuentas de los Directivos, funcionarios y servidores públicos del ámbito de la Dirección Regional de Educación Puno. II. FINALIDAD. Contar con un instrumento normativo orientador para el otorgamiento de viáticos, pasajes y rendición de cuentas de los funcionarios y servidores del ámbito de la Dirección Regional de Educación Puno, orientadas a una correcta aplicación de la Programación de Compromisos Anuales que respondan a los objetivos del Proyecto Educativo Regional y/o Local según corresponda y el Proyecto Curricular Regional. III. ALCANCE. Las normas contenidas en la presente directiva son de aplicación y cumplimiento obligatorio por todos los funcionarios y servidores del ámbito de la Dirección Regional de Educación Puno. IV. BASE LEGAL. Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Nº 29812, Ley de Presupuesto del Sector Publico para año Fiscal Ley Nº 28044, Ley General de Educación Ley Nº 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales Ley Nº 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos. Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. Decreto Supremo Nº EF, aprueban TUO de la Ley Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Decreto Supremo Nº EF, Establecen Escala de Viáticos para viajes en Comisión de Servicios en el territorio nacional. Resolución Directoral Nº EF/77.15, Aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/ Resolución de Contraloría Nº CG, Normas de Control Interno. Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT, Reglamento de Comprobante de pago. Resolución Directoral Nº DREP, que aprueba el Plan Operativo Institucional 2012 de la Dirección Regional de Educación Puno. Oficio Múltiple Nº GRPUNO/GGR. 1

2 V. GLOSARIO DE TERMINOS. COMISION DE SERVICIO: Desplazamiento programado o imprevisto que realiza el comisionado hacia lugares donde debe desarrollar funciones y/o labores estrictamente indispensables y relacionadas a las actividades propias de la entidad, debiendo tener carácter eventual o transitorio. En este caso, el desplazamiento deberá realizarse fuera de la sede de trabajo y/o de la región Puno. El desplazamiento se encuentra constituido por el tiempo efectivo en el lugar donde se desarrollan las funciones y/o labores así como el tiempo empleado para los traslados previos y posteriores. VIATICOS: desembolso que tiene por objeto asistir al comisionado, los gastos de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), así como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios. GASTOS VINCULADOS DE VIAJE: Desembolso autorizado que tiene por objeto asistir gastos distintos a los viáticos y que resultan necesarios para el cumplimiento de las funciones del comisionado, tales como fotocopias, comunicaciones entre otros. COMISIONADO: Funcionario y/o servidor que labora en la entidad, que en representación de ella y debidamente autorizado, se desplaza en comisión de servicio, dentro y fuera de la región Puno. COMPROBANTE DE PAGO: Documento que acredita la transferencia de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Solo se consideran comprobantes de pago a aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago: facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, liquidaciones de compra, tickets o cintas emitidas por maquinas registradoras y otros documentos similares que permita su adecuado control tributario y que expresamente esté autorizado por la SUNAT. DECLARACION JURADA. Documento sustentatorio de gasto únicamente cuando se trate de casos de lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. El monto de gastos que se sustenta a través de este documento no debe superar el equivalente al 10% de la UIT. 2

3 VI. DISPOSICIONES GENERALES. 6.1 El pago por concepto de viáticos corresponde a funcionarios y/o servidores nombrados, destacados y contratados (mediante Resolución Directoral), cuando desarrollen labores oficiales en comisión de servicio, fuera de su Sede Institucional. 6.2 Los funcionarios y servidores públicos que realizan viajes en comisión de servicio recibirán viáticos y asignaciones, por concepto de alojamiento, alimentación y movilidad local; así mismo, según corresponda percibirán los pasajes, tasa de embarque, entre otros. 6.3 Todo gasto por concepto de viáticos y pasajes, deberá contar con el financiamiento en la Programación de Compromisos Anual de la Unidad Ejecutora. 6.4 En el caso de las Comisiones de Servicios que tenga por objetivo desarrollar acciones de supervisión y control con objetivos comunes y que se requiera la participación de personal de diferentes oficinas, se coordinarán viajes conjuntos (equipos de trabajo), con fines de no duplicar gastos y optimizar el empleo de la capacidad operativa y uso de movilidad. 6.5 Las comisiones de servicios y gestiones realizadas por los funcionarios y servidores, deberán ser inherentes al cargo y la función que desempeñan, debiendo ajustarse estrictamente a las funciones estipuladas en el MOF de la Institución. 6.6 En el caso de transportes interprovinciales o regionales, se hará uso de los servicios públicos o de las salidas regulares, quedando prohibido la utilización de movilidades tipo expreso o de alquiler. VII REQUERIMIENTO DE VIATICO. 7.1 El viático que se otorga al funcionario y/o servidor es para cubrir gastos de desplazamiento a un lugar distinto del ámbito de su jurisdicción. 7.2 Los viáticos serán asignados bajo la modalidad de adelanto, debiendo rendirse los gastos realizados dentro de los 08 días calendarios de su retorno bajo responsabilidad administrativa del solicitante. 7.3 El requerimiento del viatico se presentara a la Oficina de Administración 48 horas antes de que se realice la comisión de servicio, mediante el (Formato 01) solicitud de viáticos y pasajes, adjuntando el documento que sustente la comisión de servicio y la declaración jurada que en el termino de 08 días calendarios realizara la rendición de cuentas de los viáticos otorgados, asimismo en la declaración jurada constara la autorización de descuento por planillas de haberes, el incumplimiento de la rendición cuentas en el plazo establecido. 7.4 La solicitud de pasajes se derivara al Sistema de Abastecimientos y Servicios auxiliares, para su adquisición cuando se trate de pasajes aéreos y cuando se trate de pasajes terrestres se otorgara el valor de los mismos en la solicitud de viáticos y pasajes. 3

4 7.5 La Oficina de Administración realizara la evaluación del Formato 01 presentado por el comisionado, de la solicitud de viáticos, pasajes y otros gastos vinculados al viaje, y asignara el depósito en la cuenta bancaria del comisionado según normas de Tesorería. VIII NIVELES DE AUTORIZACION. 8.1 El Director Regional de Educación, autorizara la comisión de servicio a: los Directores y/o Jefes de Oficina, Funcionarios, Profesionales, Especialistas, Técnicos y Auxiliares de la Sede Administrativa de la DREP. 8.2 Para el Director Regional de Educación, la autorización en comisión de servicio lo realizara el Gerente Regional de Desarrollo Social y/o el Presidente del Gobierno Regional. 8.3 El Director de UGEL autoriza la comisión de servicio a: los Jefes de Área, Profesionales, Especialistas, Técnicos y Auxiliares de la Sede Institucional de la UGEL y a los Directores de las Instituciones Educativas. 8.4 Los Directores de Unidades de Gestión Educativa Local, solicitan autorización escrita al Director Regional de Educación, para salir en comisión de servicio fuera de la Región Puno. 8.5 Los Funcionarios y Servidores de las UGELs, que solicitan salir en comisión de servicio fuera de la Región Puno, solicitan por escrito mediante el Director de UGEL, a la Director Regional de Educación quien realizara la autorización correspondiente. 8.6 Los Directores y/o Jefes de Oficina de la DREP y Directores de UGELs, que autorizan la comisión de servicio, velaran por los Funcionarios y Servidores, cumplan las funciones y fines para el cual fueron autorizado la comisión de servicio. 8.7 El Director Regional de Educación autoriza la Comisión de Servicios de los Directores de Institutos y Escuelas de Educación Superior del ámbito de la región de Educación Puno. 8.8 Todo viaje en comisión de servicio, debe ser autorizado obligatoriamente mediante el FORMATO Nº 02, que autoriza la comisión de servicio, debidamente llenado y firmado por las Jefaturas y Funcionarios correspondientes, adjuntado el documento que sustenta la comisión de servicio. 8.9 Cuando el viaje en comisión de servicio no se realice, el funcionario y/o servidor comunicara por escrito a la Oficina de Administración el motivo y las razones justificando la anulación de la autorización de la comisión de servicio, caso contrario asumirá los costos de pasajes. 4

5 IX. ESCALA DE VIATICOS El pago de viáticos en comisión de servicios se efectuara una duración superior a veinticuatro (24) horas, en caso sea menor a dicho periodo, el viático será otorgado de manera proporcional a las horas de la comisión. a) Escala de viáticos en comisión de servicio a nivel nacional de los Funcionarios y servidores públicos de la Sede de la Dirección Regional de Educación. Viáticos en comisión de servicios a nivel nacional a1 Director Regional de Educación Puno 210 a2 Directivos, Profesionales, Técnicos y Auxiliares 180 b) Escala de viáticos en comisión de servicio a nivel nacional de los servidores de UGELs. Viáticos en comisión de servicios a nivel nacional Escala de Viaticos S/. b1 Director de UGEL 180 b2 Jefes, Profesionales, Técnicos y Auxiliares 150 c) Escala de viáticos en comisión de servicios dentro del ámbito regional, fuera de la localidad de la Sede de trabajo. Viáticos en comisión de servicios a nivel regional Escala de Viaticos S/. Escala de Viáticos S/. c1 Director Regional de Educación Puno 60 c2 Director UGEL 50 c3 Directivos, Jefes, Profesionales, Técnicos y Auxiliares Para el cálculo de viáticos por horas, por más de un día, se utilizaran los siguientes porcentajes: Cuando el retorno de la comisión de servicio se produce dentro del horario normal de trabajo, no se otorgara viático alguno. Si el retorno de la comisión de servicio se produce después de las horas, 20% del viático diario. Si el retorno de la comisión de servicio se produce después de las horas: 50% del viático diario, con pernoctada el 100%. 9.3 Las comisiones de servicios que se efectúen dentro del perímetro urbano de trabajo, utilizando las horas hábiles y que impliquen el retorno del funcionario o servidor público en el mismo día a su residencia habitual no generan pago alguno de viáticos. 9.4 El pago de viáticos sólo será por un máximo de 05 días por mes, para los viajes dentro de la región, están exceptuados del presente numeral el Director Regional de Educación y los Directores de UGELs. 5

6 9.5 Las comisiones de servicio al interior del país, no excederán de quince (15) días calendarios, en caso de requerirse mayor tiempo de lo señalado, este deberá ser autorizado mediante resolución directoral del titular de la entidad. X. DE LA RENDICION DE CUENTAS Solo se atenderán viáticos en los formatos establecidos en la presente Directiva que son de uso obligatorio y de estricto cumplimiento en la DREP, UGELs e Instituciones Educativas Para sustentación de viáticos el Funcionario o Servidor deberá presentar los siguientes documentos: Formato Nº 01 Solicitud de Viáticos. Formato Nº 02 Autorización en Comisión de Servicio. Formato Nº 03 Rendición de Cuentas. Formato Nº 04 Listado de Comprobantes de Pago Formato Nº 05 Declaración Jurada de gastos realizados. Formato Nº 06 Informe de Comisión de Servicio El comisionado presentara antes de la comisión de servicio la solicitud de Viáticos a la Oficina de Administración de acuerdo al (FORMATO Nº 01) y declaración jurada de rendir cuentas en el plazo establecido en la presente Directiva tomando en cuenta el numeral La autorización de la Comisión de Servicio (FORMATO Nº 02), debe obligatoriamente tener el visto bueno o la firma correspondiente del lugar donde se ha realizado la comisión de Servicio, caso contrario no tiene validez para el pago de viáticos, bajo responsabilidad administrativa de quien autorice el pago La rendición de cuentas (FORMATO 03) constituye una declaración jurada de exclusiva responsabilidad del funcionario o servidor comisionado que lo ha solicitado. Dicha rendición de cuentas será revisada y verificada por la Oficina de Administración, en tal virtud los documentos o informes que no corresponda o este alterado constituye falta grave, que dará lugar a la aplicación de las sanciones por la instancia correspondiente Se realizara un listado de los Comprobantes de Pago (FORMATO 04-A), de aquellos que cumplan con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, no se aceptaran comprobantes de pago con el detalle por consumo, debiendo de indicarse el detalle del consumo realizado, así mismo ni alterados o con borrones, la rendición de cuentas (deben estar sustentados con boletas de pago, ticket u otros comprobantes originales, deben ser a nombre de la Dirección Regional de Educación Puno), así mismo en el (FORMATO 04-b), los pasajes de ida y vuelta con visto bueno y conformidad del solicitante, debiendo de sustentar los pasajes aéreos y/o terrestres, adjuntando la tarjeta de embarque y/o boarding pass, ticket electrónicos y/o boletos deberán consignar fecha y hora de viaje, tanto de ida como retorno, con relación a los pasajes terrestres y/o fluviales deberán sustentarse con los boletos de viaje o de ruta con evidencia del viaje realizado caso contrario no se reconocerá dicho gasto. 6

7 10.7 La declaración jurada de los gastos realizados (FORMATO 05) es un documento sustentatorio de gastos únicamente cuando se trate de distritos y otros lugares donde no sea posible obtener facturas, boletas de venta, comprobantes de pago u otros y que no deberá exceder de la décima parte de una UIT El Informe del viaje (FORMATO 06) el Funcionario o Servidor público una vez que haya retornado de la comisión de servicio deberá realizar el informe a su Jefe Inmediato, detallando por cada día las acciones cumplidas, debiendo su contenido concordar con el motivo de la comisión de servicio, este informe deberá contener las actividades realizadas, resultados obtenidos y el VºBº de la Jefatura de la Oficina correspondiente al cual pertenece el trabajador La rendición de viáticos se efectuara de acuerdo a los formatos Nº 01, 02, 03, 04, 05 y 06, dentro de los 08 calendarios posteriores al retorno de la comisión de servicios realizado, bajo responsabilidad del solicitante En caso de existir saldo de viático no utilizados, el comisionado procederá de forma inmediata dentro de las 24 horas a efectuar la devolución a caja en cumplimiento al Art. 76 de la Directiva de Tesorería, quienes extenderán el respectivo recibo de Ingreso que a su vez será adjuntado a su Rendición de Cuentas. Cabe señalar que el comisionado deberá adjuntar a dicho expediente el informe respectivo, donde explique los motivos por los cuales se está realizando la devolución de viáticos Para efectos de la sustentación del Gasto Devengado a que se refiere el Art. 08 de la Directiva de Tesorería Nº EF/77.51, aprobada por la RD Nº EF/77.15 y mediante la RD Nº EF/77.15, se dicta disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería, en el Art. 02 literal b) señala Resolución administrativa para sustentar reembolsos de viáticos, únicamente ante situaciones contingentes debidamente justificadas que hubieran motivado la falta de entrega del viático correspondiente antes del inicio de la comisión del servicio, y de ser el caso, se hubiera extendido el tiempo, inicialmente previsto, para el desarrollo de dicha comisión. XI. NORMAS COMPLEMENTARIAS La Autorización de la comisión de servicio se priorizara para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto Educativo Regional (PER), Proyecto Educativo Local (PEL), Proyecto Curricular Regional (PCR) y/o Plan Operativo Institucional (POI) de la Institución Cuando el servidor público que se encuentre en comisión de servicio, requiere de días adicionales al programado previamente deberá solicitar la autorización vía telefónica a su jefe inmediato y la aprobación del Director Regional y/o UGEL según corresponda, debiendo al termino de la comisión presentar el informe justificatorio Queda prohibido la comisión de servicio los días no laborables, salvo autorización expresa del Titular de la Institución. 7

8 11.4 Las Rendiciones de Cuentas que no tengan adjunto los comprobantes de pagos originales, carecerá de validez. El pasaje aéreo o el ticket electrónico y/o pasaje terrestre, etc. deberá incluirse dentro de la rendición de cuentas En caso de incumplimiento de la rendición de cuentas dentro del plazo establecido en el numeral 10.9, la Oficina de Administración aplicara el descuento por planillas, sin perjuicio de que el sistema de personal evalué la falta administrativa u otras a las que hubiera lugar Queda terminante mente prohibida el pago de pasajes y viáticos por comisión de servicios, cuando estos sean financiados por entidades distintas a la Institución La Oficina de Administración mediante los Sistemas de Tesorería y Abastecimientos deberán cautelar el otorgamiento y aplicación del pago de viáticos y la rendición de cuentas por Comisión de Servicios en estricto cumplimiento a las medidas de Austeridad y Racionalidad en el Gasto Público que se establece en la Ley de Presupuesto 2012 y la Directiva Interna de Austeridad emitida por la DREP El Sistema de Tesorería de la DREP y/o UGEL, en aplicación del control posterior podrá observar los documentos sustentatorios del gasto que no reúnan los requisitos exigidos de acuerdo a Ley, en cuyo caso el comisionado está obligado a subsanar las observaciones bajo responsabilidad, en el plazo máximo de 48 horas Las Comisiones de Servicio que salgan con movilidad de la Institución, el pago de peaje será abonado por el chofer que conduce y formara parte de la rendición de cuentas de viáticos para su desembolso Los Directores y/o Jefes de Oficina velaran para que las comisiones de servicios que generen pago de viáticos se enmarquen dentro de las normas de austeridad, evitando generar duplicidad de labores o acciones por parte del personal Las Unidades de Gestión Educativa Local del ámbito de la región Puno, de ser necesario adecuaran la presente Directiva a su realidad operativa, debiendo remitir una copia de la misma a la Dirección de Gestión Institucional De manera excepcional, se podrán aceptar reembolsos de viáticos debidamente sustentados y autorizados por el Jefe Inmediato y Director Regional y/o UGEL No se otorgara una nueva planilla de viáticos mientras el personal no presente su rendición de cuentas En caso de cancelación de la comisión de servicio, en un plazo de 24 horas el comisionado procederá a devolver el importe del viatico depositado en su cuenta al sistema de tesorería y/o caja y comunicar a la empresa que ha expedido los pasajes, la suspensión de la comisión de servicio, caso contrario los costos de los mismos serán asumido por el comisionado. 8

9 11.15 El incumplimiento a las normas establecidas en la presente Directiva, constituye falta de carácter disciplinario, sujeta a sanción administrativa correspondiente, dentro del marco del DL Nº 276 y su Reglamento el D.S. Nº PCM, Ley Nº y su modificatoria por la Ley Nº y el D.S. Nº ED y demás disposiciones complementarias vigentes Los viajes al exterior de servidores o funcionarios públicos y representantes del estado con cargo a recursos públicos se tomara en cuenta el Art. 10 numeral 10.1 de la Ley Cuando se realice la comisión de servicios con vehículo oficial, se asignara el combustible teniendo en cuenta el kilometraje del lugar de destino (ida y vuelta), previa coordinación con el responsable de Servicios Auxiliares para los casos en que el costo beneficio supere al pago de los pasajes El Sistema de Contabilidad, llevara el registro y control de los viáticos otorgados, debiendo comunicar a los comisionados el incumplimiento de la rendición de cuentas Los aspectos no contemplados en la presente Directiva, serán resueltos por la Dirección Regional de Educación Puno. Puno, febrero del ECM/DREP JDPV/DGI LTCH/JOADM. FZP/JOAJ. OAA/ERAC. C.c.Arch. FIRMADO EN ORIGINAL PROF. EDMUNDO CORDERO MALDONADO DIRECTOR REGIONAL DE EDUCACION PUNO 9