UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS UNIDAD PECUARIA DE CAPACITACION E INVESTIGACION

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1 UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS UNIDAD PECUARIA DE CAPACITACION E INVESTIGACION POLICLINICO FERNANDO CABIESES INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE COLEGIO SISE SERVICIOS CORPORATIVOS MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS 2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL; ASI MISMO CARECE DE VALOR OFICIAL SIN LA FIRMA DEL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO EN CADA UNA DE SUS HOJAS. TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER AUTORIZADO EN FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO.

2 PARA TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS DOCUMENTO: MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS FECHA: ABRIL DEL 2006 En señal de haber revisado, estar conforme y aprobar el presente Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Compra de Bienes y/o Servicios: DIRECTOR DE ADMINISTRACION DIRECTOR DE FINANZAS DIRECTOR DE CONTABILIDAD DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 2

3 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS ÍNDICE I.- ALCANCES...4 II.- BASE LEGAL...4 IV.- TERMINOLOGIA...4 V.- POLÍTICAS DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS...7 VI.- NORMAS PARA LA COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS Normas sobre las Compras de bienes y/o servicios Normas sobre uso de Formatos Normas sobre Activos Fijos Normas sobre los Contratos por Compra de Bienes y/o Servicios Normas Generales...10 VII.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS Proceso de Solicitud de Reposición de Stock Proceso de Solicitud de Compras de Gastos Corrientes Proceso de Solicitud de Compras de Inversión Proceso de Compras de bienes y/o servicios Procedimiento de Recepción de Bienes...20 VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS Formato de Solicitud de Materiales Perecibles y/o Pedidos especiales: Formato Unico de Requisición ( F.U.R.): Formato de Aprobación de Proveedor Fijo: Formato Cuadro Comparativo de Cotizaciones: Formato de Niveles de Autorización de Documentos: Formato de Orden de Compra: Formato de Orden de Servicio: Formato de Adelanto a Proveedores: Formato de Conformidad de Materiales, Equipos y/o Servicio: Cuadro de Responsable de Autorización: Niveles y Montos de Autorización por Productos y/o Servicios: Cuadro de Condiciones de Pago a Proveedores según montos:...34 Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 3

4 MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS I.- ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal del que interviene en el Proceso de de todas las Unidades de Negocios de la organización. II.- BASE LEGAL El presente manual está en marcado en la base legal aprobada. IV.- TERMINOLOGIA Anticipo o Adelanto a Proveedor: Es el desembolso de dinero que se realiza a nombre de un proveedor por condiciones especiales de pagos; ejemplo pago contra entrega (Bien, Servicio, etc.). Boleta de Venta: Comprobantes de Pago emitido por el proveedor. Cotización: Son cada una de las proformas que envían los proveedores por los materiales y/o servicios que se les solicita. Contado: Lo constituye dinero en soles, dólares y puede ser también con cheque. Gastos Corrientes: Son todos aquellos gastos por bienes y/o servicios que son adquiridos por necesidades operativas del negocio; pueden ser por reposición de equipos, repuestos y otros o por Servicios de Mantenimiento. Inversión: Se refiere a la adquisición de bienes y/o servicios que deben estar en un Presupuesto de Inversiones aprobados. Materiales: Lo constituyen todos los ítems que maneja el área de Logística; correspondiente a todas las familias de productos: útiles de oficina, folletería, merchandising, etc. Proveedor Fijo: Son todos aquellos proveedores que por adecuadas condiciones de pago (calidad, garantía, período de pago, etc.) que nos ofrece resulta ser el elegido entre un grupo de proveedores para realizar las compras por un período de tiempo preestablecido (vigencia); anexándose en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones el Formato de Proveedor Fijo. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 4

5 Responsable: Son aquellas personas a quienes les compete la responsabilidad de dar las autorizaciones, visaciones para la realización de alguna compra de bienes y/o prestación de un servicio; quienes podrán delegar a sus subordinados correspondientes bajo responsabilidad. UCSUR: Director General: a través de la Administración Vicepresidencia Académica: a través de los Directores de Escuela U.N.S.O.: Gerente SISE: Director de Sede CORPORATIVO: Cada Director U.P.C.I.: Coordinador de U.P.C.I. Cuadro Comparativo de Cotización: C.C.C.: Es un documento que permite tomar la decisión a que proveedor se le va a comprar el bien o el servicio; pues indica precio, descuentos, condiciones de pago, garantía, etc. Efectivo: Lo constituye sólo dinero sea en dólares o soles. Facturas: Comprobantes de pago emitido por el proveedor. Formato Unico de Requisición: F.U.R.: Es un formato que permite a los usuarios de la organización solicitar bienes y/o servicios al área de Logística o al área de Servicios Generales respectivamente; el mismo que deberá contar con los respectivos vistos buenos. Logística: Abarca Compras, Almacén y Distribución de todos los materiales requeridos por la organización. Orden de Compra: es un documento que se usa para solicitar la adquisición de bienes. Es un documento en el que se indica la cantidad, especificaciones técnicas y monto de cada uno de los materiales que se va a comprar al proveedor escogido y aprobado; la Orden de Compra tiene un correlativo. Orden de Servicios: Es un documento que se usa para solicitar la contratación de servicios; en él se indica las condiciones del servicio y los precios de cada servicio que se va a solicitar al proveedor escogido y aprobado. Notas de Crédito (Abono): Comprobantes de pago emitido por el proveedor cuando nos concede un descuento. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 5

6 Notas de Débito (Cargo): Comprobantes de pago emitido por el proveedor cuando nos carga un monto. Reposición de Stock: Es el acto a través del cual se reemplaza los materiales que están en su Punto de Pedido ; es decir se compran los materiales en las mismas cantidades en que han sido consumidas para no desabastecerse. Solicitud de Cotización: Es un formato a través del cual se solicita a los proveedores los precios y las condiciones de pago de bienes y/o servicios que requiere la organización. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 6

7 V.- POLÍTICAS DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS La compra de bienes y/o servicios correspondientes a Gastos Corrientes deberá estar sustentado en el Cuadro de Necesidades por área y/o Dirección; el mismo que debe mantener los parámetros establecidos en el Presupuesto Operativo aprobado. La compra de bienes y/o servicios correspondientes a Inversiones deberá estar considerada en el Presupuesto de Inversiones aprobados (ver niveles de autorización, Pág. 33). No está permitido efectuar pagos en efectivo a los proveedores salvo los efectuados a través del Fondo Fijo (según lo estipulado en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Fondo Fijo ). Las áreas de Contabilidad y Finanzas no procesarán el pago de servicios, letras u otros documentos que no cuenten con la Orden de Compra y/o Servicio debidamente Autorizada y revisada en su Conformidad. La Compra de bienes y/o servicios correspondientes a Inversión deberán ser atendidas por la Dirección de Administración de Servicios Corporativos. La Compra de bienes y/o servicios correspondientes a Gastos Corrientes deberán ser atendidas por el área de Logística o de Servicios de cada Unidad de Negocios. El área de Logística o Servicios Corporativos deberá supervisar periódicamente que se cumplan los procedimientos de compras de bienes y/o servicios de las Unidades de Negocios. No se permitirá realizar compras a empresas o personas naturales que tengan una relación de consanguinidad hasta un tercer grado con el Responsable de las Compras en las Unidades de Negocios. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 7

8 VI.- NORMAS PARA LA COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS 6.1. Normas sobre las Compras de bienes y/o servicios El Cuadro de Necesidades por área y/o Dirección será presentado al área de Logística (compra de bienes) y/o al área de servicios (adquisición de servicios) por los responsables o quien haga sus veces de cada Unidad de Negocios treinta (30) días antes del inicio de cada Trimestre, Semestre o año según sea más manejable la realidad operativa de cada Unidad de Negocios; los mismos que deben quedar claramente establecidos para cada una de ellas. Toda compra de bienes y/o servicios correspondientes a Gastos Corrientes deberán sustentarse con el Formato Unico de Requisición, tres (03) Cotizaciones, Cuadro Comparativo de Cotizaciones, Orden de Compra y/o de Servicio, formato de Adelanto a Proveedor y/o Comprobante de Pago respectivo. Toda adquisición de bienes y/o servicios correspondientes a Gastos Corrientes y/o de Inversión deben ser aprobados por el responsable de cada Unidad de Negocios (ver niveles de autorización, Pág. 33). Toda compra de bienes y/o servicios correspondientes a Gastos Corrientes y/o Inversiones deben ser gestionadas con personas naturales y/o jurídicas formalmente constituidas. La Dirección de Finanzas en coordinación con el Director de Administración establecerán el Cuadro de Condiciones de Pago a Proveedores según montos correspondientes al pago por Gastos Corrientes y/o de Inversión; el mismo que debe ser entregado por el Tesorero a cada Jefe de Logística o Jefe de Servicios Generales o quien haga sus veces. Cada Jefe de Logística o Jefe de Servicios Generales de cada Unidad de Negocios o quien haga sus veces; deberá negociar con los Proveedores según los parámetros establecidos en el Cuadro de Condiciones de Pago a Proveedores según montos. Toda compra de bienes y/o servicios correspondientes a Inversión Presupuestadas deberán sustentarse con el Formato Unico de Requisición (Director General de la Unidad de Negocios), tres (03) Cotizaciones, Cuadro Comparativo de Cotizaciones, Contratos, Contrato de Compra Venta de ser el caso, Orden de Compra y/o de Servicio, formato de Adelanto a Proveedor y/o Comprobante de Pago respectivo. Toda compra de bienes y/o servicios correspondientes a Inversiones Presupuestadas o no Presupuestadas mayores a cien mil dólares ($100,000) se realizarán en base a Licitaciones; mediante Contratos, Contratos de Compra - Venta; donde se establezcan las Condiciones Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 8

9 de Pago, los servicios de entrega e instalación de bienes y sus plazos máximos, así como las sanciones en caso de incumplimiento de lo estipulado. Las compras que se realicen por las Solicitudes de Materiales Perecibles serán recepcionadas una vez a la semana y atendidas en forma diaria. En el caso de la Universidad las compras por las Solicitudes de Reactivos y/o Fármacos serán recepcionados una vez al mes y atendidos una vez recibido el pedido por el proveedor. En el caso de la Universidad el Responsable de Laboratorio será el encargado de entregar Semestralmente al área de Logística el Catálogo de Materiales con las Unidades de Medidas actualizadas con las que serán atendidas sus solicitudes. Para el abastecimiento de materiales en los hospitales donde los alumnos de Medicina realizan sus prácticas; los Responsables de Hospitales deberán solicitar sus requerimientos de materiales y/o servicios al área de Logística y/o al área de Servicios Generales con una anticipación no menor a siete (07) días; los mismos que serán atendidos a la brevedad posible; siempre y cuando cuenten con los formatos debidamente firmados Normas sobre uso de Formatos Toda visación de documentos (Orden de Compra, Orden de Servicio y otros) por parte de las jefaturas de áreas y/o direcciones no deberán excederse de los tres (03) días útiles. En las Ordenes de Compra o Ordenes de Servicios se deberá precisar que las condiciones de pago transcurrirán a partir de la recepción de la factura en nuestras oficinas. El área de Logística sólo recepcionará los Formatos Unicos de Requisición con las especificaciones técnicas completas de los materiales solicitados y con los respectivos vistos buenos (firma y sello) del personal autorizado. El área de Servicios Generales sólo recepcionará los Formatos Unicos de Requisición con las especificaciones técnicas completas de los servicios solicitados y con los respectivos vistos buenos (firma y sello) del personal autorizado. Todo cambio en los pedidos de bienes y/o de servicios que hagan los usuarios deberá reflejarse en un nuevo Formato Unico de Requisición ; el mismo que volverá a pasar por el Flujo normal de atención. La Jefatura de Logística y la Jefatura de Servicios Generales de cada Unidad de Negocio deberá contar con un Directorio de Firmas Autorizadas ; el mismo que deberá ser actualizado cada vez que ingresa una nueva jefatura. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 9

10 6.3. Normas sobre Activos Fijos Todas las compras de Activos Fijos deberán ser registrados en el Sistema de Activo Fijo por la Dirección de Contabilidad. Se deberá coordinar con el Proveedor para que la entrega de los activos se realice en la sede correspondiente. Los Activos Fijos correspondientes a Equipos de Informáticos serán revisados por los Responsables de Soporte Técnico de cada sede quien firmará la Conformidad de Materiales, Equipos o Servicio. Las Facturas correspondientes a Activos Fijos deberán indicar al reverso el área a la que pertenece dicho activo Normas sobre los Contratos por Compra de Bienes y/o Servicios Todo contrato por compras de bienes y/o servicios deberá estar visados por los Directores Generales de las unidades de negocios involucradas y por el Jefe de Administración (en el caso de la UCSUR) o Directores de Sede (en el caso de SISE) o Gerente U.N.S.O (en el caso de la U.N.S.O). Los contratos por la compra de bienes y/o servicios deberán ser revisados y visados por el área de Coordinación de Asuntos Legales. Será responsabilidad de la Dirección encargada de la negociación de la compra de bienes y/o servicios, manejar la vigencia de los contratos, así mismo deberá informar las actualizaciones a los Directores Generales de las unidades de negocios involucradas y al Jefe de Administración (en el caso de la UCSUR) o Directores de Sede (en el caso de SISE) para su conocimiento a más tardar a las veinticuatro (24) horas de aceptado el cambio, enviado la copia del nuevo contrato y adjuntando un memorando sustentatorio. Los contratos por compra de bienes y/o servicios deberán ser revisados al menos una vez cada dos (02) años. Para el pago a los proveedores de compras de bienes y/o servicios que cuenten con contrato revisar el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Pago a Proveedores Normas Generales Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad capacitar al personal de las áreas de Logística y Servicios Generales para que realice la codificación correcta de los Centros de Costos. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 10

11 La vigencia de un Proveedor Fijo de bienes y/o servicios es establecido por el responsable de cada Unidad de Negocios en función al monto y al tiempo. Esta prohibido atender una compra de bienes y/o servicios, sin que se encuentre aprobada y firmadas la Orden de Compra y/o Orden de Servicios respectivamente. Las aprobaciones de compras de bienes y/o servicios, está sujeta al Cuadro de Niveles de Autorización de Gastos Corrientes e Inversiones. Los contratos de bines y/o servicios periódicos o permanentes no requieren ordenes de compra y/o servicios, individuales por cada prestación de servicios, salvo que las condiciones de pago o características de la prestación hayan variado. El Personal del área de compras está prohibido de recibir obsequios de proveedores. Para el pago a los proveedores de servicios básicos revisar el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Pago a Proveedores. Toda situación que se presente que no esté contemplada en el presente manual requiere necesariamente la coordinación de la Dirección General de Servicios Corporativos, permitiendo atender satisfactoriamente los casos excepcionales y/o urgentes; debidamente sustentados. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 11

12 VII.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS Versión 1 laborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 12

13 7.1. Proceso de Solicitud de Reposición de Stock 7.1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE STOCK RESPONSABLE DE ALMACEN JEFE DE LOGISTICA RESPONSABLE DE AUTORIZAR EN LA SEDE Y/O AREA DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE NEGOCIO INICIO VERIFICAR STOCK MINIMOS DE LOS MATERIALES EN ALMACEN Proceso Manual ES NECESARIO REPOSICION DE STOCK MINIMO DE MATERIAL? NO FIN SI REGISTRAR EL PEDIDO EN EL FORMATO UNICO DE REQUISICION F.U.R. POR TRIPLICADO Proceso Manual Los Formatos Unicos de Requisición F.U.R. deberán contener claramente las especificaciones técnicas del material solicitado. ENTREGAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION AL JEFE DE LOGISTICA REVISAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION NO ES NECESARIA LA REPOSICIÓN DELSTOCK? FIN SI INDICAR AL ASISTENTE DE LOGISTICA QUE SOLICITE LAS COTIZACIONES FIN TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS ELABORADO POR : SUPERVISADO POR COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA REVISION : CADA 06 MESES FECHA ELABORACION : ABRIL 2006 VERSION 2 Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 13

14 7.2. Proceso de Solicitud de Compras de Gastos Corrientes. 7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SOLICITUD DE COMPRA DE GASTO CORRIENTE USUARIO INICIO JEFE DE AREA JEFE DE LOGISTICA / JEFE DE SERVICIOS GENERALES RESPONSABLE DE AUTORIZAR EN LA SEDE Y/O AREA REGISTRAR EL PEDIDO EN EL FORMATO UNICO DE REQUISICION F.U.R. POR TRIPLICADO Proceso Manual Los Formatos Unicos de Requisición F.U.R. deberán contener claramente las especificaciones técnicas del material o de servicio solicitado. ENTREGAR EL FORMATO AL JEFE DE AREA PARA QUE LO FIRME REVISAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION F.U.R ESTA CONFORME? SI NO DEVOLVER EL F.UR. AL USUARIO PARA QUE SE CORRIJA DAR VISTO BUENO AL FORMATO UNICO DE REQUISICION ENTREGAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION AUTORIZADO AL USUARIO REVISAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION Revisar las firmas de Niveles de Autorización de Documentos VERIFICAR LA FIRMA DEL JEFE DE AREA EN EL FUR SE REALIZO LA COMPRA DEL BIEN O DEL SERVICIOS SEGÚN EL CUADRO DE NECESIDADES? NO Según el Cuadro de necesidades por área y/o Dirección es presentado 30 días antes del inicio del trimestre, semestre, año según unidad de negocio. ENTREGAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION AL JEFE DE LOGISTICA O JEFE DE SERVICIOS GENERALES SI FUE UNA COMPRA DE UN BIEN O DE UN SERVICIO? Servicio Bienes PROCESO DE ENTREGA DE MATERIALES POR ALMACEN FIN AUTORIZAR EL FORMATO UNICO DE REQUISICION INDICAR AL ASISTENTE DE LOGISTICA O DE SERVICIOS GENERALES QUE SOLICITE LAS COTIZACIONES FIN TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS ELABORADO POR : SUPERVISADO POR COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA REVISION : CADA 06 MESES FECHA ELABORACION : ABRIL 2006 VERSION 2 Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 14

15 7.3. Proceso de Solicitud de Compras de Inversión. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 15

16 7.4. Proceso de Compras de bienes y/o servicios. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 16

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20 7.5. Procedimiento de Recepción de Bienes. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 20

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23 VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS 8.1. Formato de Solicitud de Materiales Perecibles y/o Pedidos especiales: UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR N SOLICITUD DE MATERIALES PERECIBLES Y/O DE PEDIDOS ESPECIALES FECHA DE PEDIDO: DESCRIPCION DEL MATERIAL UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PEDIDA CANTIDAD RECIBIDA FECHA DE ATENCION FIRMA NOTA: El material se solicitará con siete (07) días útiles de anticipación como mínimo. RESPONSABLE DE LABORATORIO DIRECTOR DE ESCUELA Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 23

24 8.2. Formato Unico de Requisición ( F.U.R.): Nro. Nro. FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN FECHA / / FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN FECHA / / ITEM CANT. DESCRIPCION: Especificaciones Técnicas ITEM CANT. DESCRIPCIÓN: Especificaciones Técnicas OBSERVACIONES : FECHA DE ENTREGA: AREA : TENTATIVA CENTRO DE COSTOS POR VENTA POR AREA POR FUNCION SOLICITA : OBSERVACIONES : FECHA DE ENTREGA: AREA : TENTATIVA CENTRO DE COSTOS POR VENTA POR AREA POR FUNCION SOLICITA : FIRMA AUTORIZADA FIRMA AUTORIZADA Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 24

25 8.3. Formato de Aprobación de Proveedor Fijo: FORMATO: APROBACION DE PROVEEDOR FIJO N de Formato: Razón Social del Proveedor : Dirección de la Razón Social : Teléfono de la Razón Social : Contacto : Vigencia del Formato : MOTIVOS POR LOS QUE SE ACEPTA AL PROVEEDOR: Mejor calidad : Precios bajos : Buen Servicio : Buenas Condiciones de Pago: Garantía : DESCRIPCION DE LA FAMILIA DE MATERIALES / O SERVICIOS AREA DE LOGISTICA / SERVICIOS GENERALES RESPONSABLE DE AUTORIZAR EN EL AREA / SEDE Observaciones: DIRECTOR GENERAL Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 25

26 8.4. Formato Cuadro Comparativo de Cotizaciones: ITEM CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION FORMATO : CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES PROVEEDOR (Razón Social) 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 PROVEEDOR 4 PROVEEDOR Precio Unitario Precio Total Precio Unitario Precio Total Precio Unitario Precio Total Precio Unitario Precio Total TOTAL : Condiciones de Pago: Fecha de Entrega: Validez de la Oferta: Garantía : Observaciones: EL PROVEEDOR GANADOR DE LA BUENA PRO ES: Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 26

27 8.5. Formato de Niveles de Autorización de Documentos: FORMATO DE NIVELES DE AUTORIZACION ITEM UNIDAD DE NEGOCIOS DIRECCION / DEPARTAMENTO / AREA CARGO NOMBRE Y APELLIDOS MONTO AUTORIZADO FIRMA Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 27

28 8.6. Formato de Orden de Compra: Señores : Fecha : Dirección : Teléfono : R.U.C. : Atención Sr.: Solicito que nos envie lo siguiente: ORDEN DE COMPRA Nro ITEM CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION: Especificaciones Técnicas PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL Son : Total Fecha de Entrega Lugar de Entrega : Condición de Pago : Tiempo de Garantía : AREA DE LOGISTICA RESPONSABLE DE AUTORIZAR DIRECTOR GENERAL EN EL AREA / SEDE Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 28

29 8.7. Formato de Orden de Servicio: ORDEN DE SERVICIO 001- Nro. Señores : Fecha : Dirección: Teléfono: R.U.C. : Atención Sr.: Solicitamos el siguiente servicio: Item DESCRIPCION DEL SERVICIO Precio Son: Total Fecha de Termino del Servicio: Condiciones de Pago: Tipo de Garantía : AREA DE SERVICIOS GENERALES RESPONSABLE DE AUTORIZAR DIRECTOR GENERAL EN EL AREA / SEDE Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 29

30 8.8. Formato de Adelanto a Proveedores: ADELANTO A PROVEEDORES (Sólo para pagos contra-entrega) Nro. Monto en Soles : Monto en Dólares : Fecha Requerida : Orden de Compra Nro. Orden de Servicio Nro. Contrato Nro. Razón Social : R.U.C. : Importe en Letras : Motivo : Nota : Este documento sólo es valido para pagos contra-entrega y deberá regularizarse dentro de las 48 horas posteriores de realización. Deberá adjuntarse la documentación que sustente la solicitud, así como la Orden de Compra y/o Orden de Servicio debidamente firmada. Solicitado por : Fecha : Autorizado por : Autorizado por : Director General Director de Administración Fecha : Fecha : Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 30

31 8.9. Formato de Conformidad de Materiales, Equipos y/o Servicio: CONFORMIDAD DE MATERIALES, EQUIPOS Y/O SERVICIOS DATOS DEL USUARIO: AREA DEL USUARIO: N SOLICITUD: INVERSION: MANO DE OBRA: NOMBRE DEL USUARIO: INSUMO: A TODO COSTO: SEDE DEL USUARIO: CENTRO DE COSTO: ACL STA. BEATRIZ IPS LARCO UC SUR CANTUARIAS POR VENTA: ADMINISTRACION IPS SAN JUAN UC SUR CAMPUS POR AREA: OTROS IPS SURCO CLINICA POR FUNCION: FECHA Y HORA EN QUE SE SOLICITA EL SERVICIO: FECHA Y HORA EN QUE SE INICIA EL SERVICIO: FECHA Y HORA DE TERMINO DEL SERVICIO: DIA/MES/AÑO HORA/MIN/PM ó AM PROVEEDOR: CONDICIONES DE PAGO: TIPO DE ACTIVIDAD: COMPRA MANTENIMIENTO ITEMS CANTIDAD DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO FIRMA DEL DIRECTOR O RESPONSABLE FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SERVICIO V B DIRECTOR DEL NEGOCIO V B SERVICIOS GENERALES Y LOGISTICOS CORPORATIVOS CUADRO DE CONFOMIDAD ( A SER LLENADO POR EL USUARIO) : FIRMA DE CONFORMIDAD DEL USUARIO: FECHA Y HORA DE CONFORMIDAD : OBSERVACIONES: Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 31

32 8.10. Cuadro de Responsable de Autorización: Unidad de Negocio Responsable de la Unidad Responsable Autorizar en la Sede / Area Universidad Científica del Sur Director General Jefe de Administración Instituto Tecnológico SISE Director General Director de Sede Unidad de Negocios de Servicios Gerente Gerente Odontológicos Unidad Pecuaria de Ciencia e Director General UCSUR Administrador Investigación Unidad de Servicios Corporativos Director General Director de Administración Colegio SISE Director General del Instituto SISE Director de Colegio Obs. Se hace referencia en el Flujograma del Proceso de Compras de Bienes y Servicios Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 32

33 8.11. Niveles y Montos de Autorización por Productos y/o Servicios: Autorizados - Jefe de Administración Director de Sede - Director de Colegio - Gerente - Director de Administración Corporativa Inversión Inversión No Gastos Corrientes Presupuestada Presupuestada - - Hasta $ 300 dólares Director General Hasta $3 000 dólares Hasta $1 000 dólares Mayor a $300 dólares Hasta $1 000 dólares Vicepresidente Ejecutivo Mayor a $3 000 dólares Hasta $ dólares Mayor a $1 000 dólares Hasta $ dólares Mayor a $1 000 dólares Hasta $ dólares Presidente Ejecutivo Mayor a $ dólares Hasta $ dólares Mayor a $ dólares Hasta $ dólares Mayor a $ dólares Hasta $ dólares Directorio Mayor a $ Mayor a $ Mayor a $ Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 33

34 8.12. Cuadro de Condiciones de Pago a Proveedores según montos: NIVELES DE MONTOS (en soles) DE S/ S/. 1,000 A MAYOR A S/.1,000 HASTA S/. 2,500 MAYOR A S/.2,500 HASTA S/. 5,000 MAYOR A S/.5,000 HASTA S/. 10,000 MAYOR A S/.10,000 HASTA S/. 17,000 CUADRO DE CONDICIONES DE PAGO A PROVEEDORES SEGÚN MONTOS (DESDE S/ A S/. 17, 000 ) TIEMPO MINIMO Y TIEMPO CONDICIONES DE PAGO FAMILIAS DE PRODUCTOS MAXIMO Tiempo Mínimo: 15 días Tiempo Máximo: 30 días Tiempo Mínimo: 30 días Tiempo Máximo: 60 días Tiempo Mínimo: 30 días Tiempo Máximo: 90 días Tiempo Mínimo: 30 días Tiempo Máximo: 120 días Tiempo Mínimo: 30 días Tiempo Máximo: 180 días (Cuando es en más de una factura o letra el monto de cada una de ellas son similares) a. Adelanto a Proveedor. b. Pago contra entrega. c. Una factura a 15 días. d. Una factura a 30 días. e. Una Letra a 30 días. a. Adelanto a Proveedor. b. Pago contra entrega. c.una factura a 30 días. d. Dos facturas: una a 30 días y otra a 60 días. e. Una factura a 30 días y una letra a 60 días. f. Dos Letras: a 30 días y a 60 días. a. Adelanto a Proveedor. b. Pago contra entrega. c. Una factura a 30 días. d. Dos facturas: una a 45 días y otra a 90 días. e. Una factura a 45 días y una letra a 90 días. f. Dos Letras: a 45 días y a 90 días. g. Tres facturas: 30 días, a 60 días y a 90 días. h. Una factura a 30 días, una letra a 60 días u otra letra a 90 días. i. Tres letras: a 30 días, a 60 días y a 90 días. a. Adelanto a Proveedor. b. Pago contra entrega. c. Una factura a 30 días. d. Dos facturas: una a 60 días y otra a 120 días. e. Una factura a 60 días y una letra a 120 días. d. Dos Letras: a 60 días y a 120 días. f. Tres facturas: 40 días,a 80 días y a 120 días. g. Una factura a 40 días, una letra a 80 días y otra letra a 120 días. h. Tres letras: a 40 días, a 80 días y a 120 días. a. Adelanto a Proveedor. b. Pago contra entrega. c. Una factura a 30 días. d. Dos facturas: una a 90 días y otra a 180 días. e. Una factura a 90 días y una letra a 180 días. f. Dos Letras: a 90 días y a 180 días. g. Tres facturas: 60 días,a 120 días y a 180 días. h. Una factura a 60 días, una letra a 120 días y otra letra a 180 días. i. Tres letras: a 60 días, a 120 días y a 180 días. * La taza de interes deberá ser coordinada previamente con la Dirección de Finanzas * En los casos que las Letras necesiten aval, una empresa podrá avalar a otra del grupo (no hay aval personal). * Para los Servicios Generales se aceptará Recibos por Honorarios. Utiles de Oficina / Merchandising / Utiles de Higiene / Impresión de Formatos en general. / Servicios Generales / Muebles /Equipos de Cómputo y componentes / Maquinarias en general. Utiles de Oficina / Merchandising / Utiles de Higiene / Impresión de Formatos en general. / Servicios Generales / Muebles /Equipos de Cómputo y componentes / Maquinarias en general. Utiles de Oficina / Merchandising / Utiles de Higiene / Impresión de Formatos en general. / Servicios Generales / Muebles /Equipos de Cómputo y componentes / Maquinarias en general. Utiles de Oficina / Merchandising / Utiles de Higiene / Impresión de Formatos en general. / Servicios Generales / Muebles /Equipos de Cómputo y componentes / Maquinarias en general. Utiles de Oficina / Merchandising / Utiles de Higiene / Impresión de Formatos en general. / Servicios Generales / Muebles /Equipos de Cómputo y componentes / Maquinarias en general. Versión 1 Elaborado por: Dirección de Procesos y Tecnología Página 34