MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ENVIO DE COMISIONES AL EXTERIOR MINISTERIO COORDINADOR DE LOS SECTORES ESTRATEGICOS

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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ENVIO DE COMISIONES AL EXTERIOR MINISTERIO COORDINADOR DE LOS SECTORES ESTRATEGICOS Elaborado por: Dirección de Gestión Institucional (Internacional) Vigente Desde: 01/03/2016

2 INTRODUCCIÓN El Manual de Comisiones al Exterior es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas y la Dirección de Gestión Institucional Internacional. El Manual, contiene los elementos fundamentales que permitirán al funcionario identificar y describir el proceso de Comisiones al Exterior ejecutado en el Ministerio Coordinador de Sectores Estratégicos. Cabe destacar que los conceptos de viáticos y pasajes es manejado directamente por la Coordinación Administrativa y Financiera por ende, el cálculo y cancelación de los viáticos que se derivan de la autorización y cumplimiento de misiones oficiales o comisiones de trabajo, deben realizarse directamente con dicha Coordinación. OBJETIVO Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de comisiones al exterior, para los funcionarios del Ministerio Coordinador de Sectores Estratégicos. ALCANCE DEL MANUAL Este manual involucra a todo el personal que conforma el Ministerio Coordinador de Sectores que participen en cualquier comisión al exterior. DOCUMENTOS NECESARIOS A continuación se detallan todos los documentos necesarios para poder completar de comienzo a fin la gestión de viajes al exterior: 1. Informe de Justificación Previo al Viaje: Documento donde se debe identificar: delegación, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, y la ruta aérea. 2. Itinerario de Viaje: Itinerario de vuelo enviado por la agencia de viajes o institución que patrocina la comisión (de ser el caso) donde se detalla fechas, horas y números de vuelo. 3. Invitación al evento: Invitación/documento que motive el viaje a. Este documento puede ser una invitación de la institución que invita o patrocina el viaje y debe estar dirigido a la máxima autoridad b. El documento debe indicar fecha de desplazamiento, o fecha del evento, y comisión que participará (nombre de funcionarios y/o autoridades) c. En el caso de no contar con este documento, se debe anexar el oficio/ memorando de solicitud de viaje de la máxima autoridad de esta Cartera de Estado

3 4. Memorando: Memorando de la máxima autoridad de la Institución mediante el cual se autoriza el desplazamiento del funcionario al exterior y en donde se detalla el motivo del viaje y fechas de desplazamiento. 5. Agenda Tentativa: Detalla de manera tentativa con días y horas, las actividades que se realizarán durante la comisión al exterior. 6. Certificación Presupuestaria: Documento donde se detalla el valor y la aprobación de los viáticos y pasajes antes de realizarse el viaje. (Coordinación General Administrativa Financiera) 7. Solicitud de Licencia con Remuneración: Documento del Ministerio del Trabajo, donde se detalla el motivo del viaje, itinerario e información personal para pago de viáticos (previo al viaje) a. Documento del Ministerio de Trabajo que debe ser llenado y firmado por el funcionario que viaja. 8. Informe de Licencia con Remuneración: Documento del Ministerio del Trabajo, que informa las actividades y productos alcanzados en la comisión al exterior (al retornar del viaje) a. Documento del Ministerio de Trabajo que debe ser llenado y firmado por el funcionario que viajo y aprobado por el jefe inmediato. b. El documento contiene un resumen ejecutivo de las actividades realizadas por día, el detalle del itinerario y la fecha y hora Inicio de labores el día de retorno. c. El documento original debe ser remitido a la Coordinación General Administrativa Financiera. 9. Informe de Participación Internacional: Documento que detalla los logros alcanzados, compromisos, agenda e itinerario a la comisión internacional (al retornar del viaje) TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES FUERA DEL PAÍS Todo viaje al exterior en misión oficial deberá ser autorizado por la (el) Ministra (o) de Sectores Estratégicos, mediante Memo y/u Oficio, el cual debe presentarse por parte de la Unidad solicitante de acuerdo al procedimiento autorizado por la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP), con un máximo de tres (3) días hábiles, previo a su tramitación ante la Coordinación General Administrativa Financiera. PROCEDIMIENTO 1. Recopilación de documentos previos al viaje: a. Se deben recopilar los siguientes documentos previos a la comisión del exterior: i. Informe de Justificación Previo al Viaje, Itinerario de Viaje, Invitación al evento, memorando, Agenda, solicitud de Licencia con Remuneración. 1. Informe de Justificación Previo al Viaje:

4 a. El documento debe ser llenado y firmado por el funcionario que viaja. 2. Itinerario de Viaje 3. Invitación al evento 4. Memorando 5. Agenda Tentativa 6. Certificación Presupuestaria 7. Solicitud de Licencia con Remuneración 2. Carga de documentos previos al viaje a. Una vez recopilado los documentos listados en numeral 1, se debe proceder a la Cargar documentos en el sistema de viajes de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. i. Los documentos previos al viaje son cargados al sistema por medio de un navegador web a la siguiente página web: ii. La carga de documentos de debe hacer con un máximo de tres días laborales previos a la fecha de desplazamiento, caso contrario no se podrá ingresar el viaje. iii. Una vez terminado el ingreso de documentos e información solicitada por el sistema, el mismo automáticamente solicitará la validación del jefe inmediato del funcionario. iv. Cualquier duda sobre el proceso a seguir para cargar los documentos al sistema de viajes favor referirse al Manual de funcionario Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior de la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP) emitido en marzo de *Manual adjunto a este documento. 3. Recopilación de documentos posteriores al viaje: a. Una vez finalizada la comisión al exterior se deberá obtener los siguientes documentos: i. Informe de participación internacional con la siguiente información: 1. Informe ejecutivo donde se detalla por día las acciones realizadas y reuniones mantenidas 2. Agenda con información específica sobre el día, la actividad y comentarios relevantes. 3. Aportes presentados por el grupo o comisión, el documento que fue entregado y en qué espacio: actividad/reunión/foro, etc. Por ejemplo: Se entregó un Catálogo de Inversiones de Sectores Estratégicas durante una reunión bilateral con un inversionista interesado. 4. Logros alcanzados durante la comisión. 5. Recomendaciones y sugerencias para futuros viajes

5 6. Se debe adjuntar/entregar a la Dirección de Gestión Institucional Internacional cualquier documento original o material recibido durante el viaje (ej: folletería, libros, MOU s o NDA s suscritos) 7. Este documento debe ser firmado por el funcionario que realizó el viaje y aprobado por la máxima autoridad del Ministerio o por el delegado de la máxima autoridad. 8. Una copia del documento firmado y aprobado deberá ser entregado a la Dirección de Gestión Institucional Internacional para su revisión y seguimiento. 9. El documento original debe ser remitido a la Coordinación General Administrativa Financiera. ii. Comprobante Único de Registro (CUR) 1. Documento emitido por la Coordinación Financiera Administrativa, que detalla la aprobación de la liquidación de gastos. iii. Informe de Licencia con Remuneración 4. Carga de documentos posteriores al viaje a. Una vez recopilado los documentos listados en numeral 3, se debe proceder a la Cargar documentos a sistema de viajes de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. i. Los documentos posteriores al viaje son cargados al sistema por medio de un navegador web a la siguiente página web: ii. Una vez terminado el ingreso de documentos e información solicitada por el sistema, mismo que automáticamente solicitará la validación del jefe inmediato del funcionario. iii. Una vez aprobado por el jefe inmediato se dan por finalizados los trámites de la comisión de servicios al exterior. iv. Cualquier duda sobre el proceso a seguir para cargar los documentos al sistema de viajes favor referirse al Manual de funcionario Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior de la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP) emitido en marzo de *Manual adjunto a este documento. 5. Viajes Extemporáneos a. Se debe seguir el mismo procedimiento detallado en los apartados 1 y 2 de este manual b. Se debe llenar el documento Justificación de Ingreso Extemporáneo, mismo que debe ser llenado y firmado por el funcionario que integra la comisión. i. Este documento es necesario cuando el funcionario no ingresa su documentación con la anticipación mínima de 3 días antes del viaje. ii. La justificación de un ingreso extemporáneo debe ser debidamente justificado y la máxima autoridad deberá ser notificada al respecto.

6 ANEXOS Con el fin de facilitar la representación visual de los procedimientos, a continuación se indican todos los documentos necesarios para la realización efectiva de la comisión de servicios al exterior. 1. Informe de Justificación Previo al Viaje, 2. Itinerario de Viaje

7 3. Carta de invitación

8 4. Memorando de delegación 5. Agenda 6. Certificación Presupuestaria

9 7. Solicitud de Licencia con Remuneración

10 8. Informe de Licencia con Remuneracion 9. Informe de Participación Internacional

11 10. Comprobante Único de Registro (CUR)

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