1.1 Normalizar y definir las políticas de compras y contratación de bienes y servicios de todo tipo para Coomeva y sus empresas.

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1 1. OBJETIVOS 1.1 Normalizar y definir las políticas de compras y contratación de bienes y servicios de todo tipo para Coomeva y sus empresas. 1.2 Cumplir oportunamente los requerimientos o necesidades para satisfacer la gestión de Coomeva y sus Empresas. 1.3 Asegurar la transparencia en la gestión de compras de bienes y servicios de todo y la contrataciones externas bajo cualquier modalidad. 2. ALCANCE 2.1 Las políticas definidas en este reglamento deben ser cumplidas estrictamente por todas las personas de Coomeva y sus empresas involucradas en el proceso y por todas aquella que intervengan. 2.2 El Proceso de Compras inicia con la requisición de productos y/o servicios por parte de los usuarios de centros de costos de las empresas de Coomeva y termina con la entrega o prestación del servicio solicitado. 2.3 El proceso cubrirá los siguientes tipos de compras y contrataciones: Compras de Bienes y Suministros (Utiles de oficina, formas preimpresas, productos de aseo, productos de cafetería y productos de botiquín) Compras Medicamentos Quirúrgicos y Hospitalarios Compras de Tecnología Informática Adquisiciones de Servicios de todo tipo Compras de productos de mantenimiento Insumos de medicina prepagada Compras de activos fijos muebles e inmuebles Compras especiales de bienes y/o servicios correspondiente a planes o proyectos de una o varias empresas (ver numeral 6.1.2). 3. RESPONSABLES 3.1 Gerente General de Coomeva y sus Empresas 3.2 Gerente General de Empresa 3.3 Comités de Compras definidos en este documento Página 1 de

2 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. 4.1 Contrato Corporativo: Es el contrato civil o comercial que suscribe el Gerente General de COOMEVA en nombre y representación de la Cooperativa y debidamente concertado por los Gerentes Generales de las Empresas vinculadas. 4.2 Carta de Solicitud de Servicios: Documento formal mediante el cual se suscribe un acuerdo con un Proveedor y se solicita el servicio. Este documento no requiere la formalización de un contrato. 4.3 Orden de Compra: Documento mediante el cual se formalizan y se comunican los requerimientos al Proveedor; generalmente se utiliza en la compra de bienes tangibles. 4.4 Términos de Referencia: Documento en el cual se definen los requerimientos y especificaciones técnicas de un producto o servicio, condiciones comerciales y requisitos administrativos para solicitar propuestas a los proveedores y facilitar el proceso de selección y negociación. Estos podrán ajustarse de acuerdo a las características de los productos y del negocio requerido. 4.5 Requisición Mensual: Hace referencia a los pedidos de suministros que deben ser realizados por los centros de costos en las fechas previamente definidas por el área de Compras de Servicios Compartidos. 4.6 Requisición extraordinaria: Hace referencia a las requisiciones de suministros realizadas en las fechas no programadas por el área de compras. 4.7 Requisición Normal: Hace referencia a los pedidos de productos diferentes a suministros que se requieren en periodos no establecidos. 4.8 Proveedor Unico: Es aquel que dentro del mercado de oferentes proporcionan un tipo único de productos y/o servicios. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 5.1 Manual de Aseguramiento Calidad de Proveedores de Coomeva: MUL-DC-GG Referencial para Evaluación de Proveedores: MUL-DC-GG Flujograma del Proceso General Compras MUL-PR-GG Instructivo de Requisiciones MUL-IN-GG Instructivo de cotizaciones y negociaciones MUL-IN-GG Instructivo de planes y negociaciones especiales MUL-IN-GG Instructivo de recibo de productos MUL-IN-GG Instructivo de adición de productos al catálogo MUL-IN-GG-020 Página 2 de Comentario [c1]: Unificar a uno solo para todas la empresas

3 6. NORMAS 6.1 ELABORACIÓN Y RECEPCIÓN DE REQUISICIONES Las Requisiciones de bienes o servicios deben ajustarse a necesidades reales y al presupuesto aprobados para cada centro de costos Las compras o contrataciones de productos y/o servicios especiales que obedezcan al cumplimiento de un plan y/o proyecto de una o varias empresas de Coomeva tales como compras de tecnología (software, hardware, comunicaciones, servicios informáticos), insumos médicos, medicamentos, equipos técnicos especializados (mantenimiento, equipo médico quirúrgicos), servicios de consultoría, servicio de vigilancia, servicio de aseo, servicio de correo, remodelaciones, lucimiento y obras civiles, se realizarán de acuerdo con el instructivo de Planes y Negociaciones especiales MUL-IN-GG Las requisiciones de suministros deben ser elaboradas en las fechas preestablecidas Las requisiciones de estos bienes realizadas fuera de las fechas estipuladas (extraordinarias) deberán estar debidamente sustentadas, aprobadas y se tramitarán acorde al acuerdo de servicio establecido con las empresas El modo de operación de productos y/o servicios se realizará de acuerdo a las condiciones definidas en la negociación. 6.2 SOLICITUD DE COTIZACIONES El proceso de cotización realizado para las compras de Coomeva y sus Empresas deberá realizarse en igualdad de condiciones para todos los proveedores registrados, sin embargo, en caso de no haber diferencia en las cotizaciones o propuestas presentadas, la primera opción la tendrá el o los proveedores asociados a Coomeva Las cotizaciones se realizaran solamente a los proveedores que cumplan con los parámetros establecidos en el Manual de Aseguramiento Calidad Proveedores MUL-DC- GG En los casos que se requiera cotizar un producto nuevo o sin precio vigente y si el tipo de productos al cual pertenece dispone de una negociación vigente, se podrá solicitar al mismo proveedor la inclusión en la negociación previo acuerdo de sus condiciones de compra y lo definido en el Manual de Aseguramiento Calidad Proveedores MUL-DC-GG Página 3 de

4 6.2.4 En los casos donde no exista ningún tipo de negociación vigente se realizarán solicitudes de cotización, teniendo en cuenta los criterios de la tabla1: Tabla 1: Criterios para Solicitar Cotizaciones VALOR DE LA COMPRA NUMERO DE COTIZACIONES CUADRO COMPARATIVO Hasta ½ SMMLV 0 NO Superior a ½, hasta 2 1 NO SMMLV Superior a 2, hasta SI SMMLV Más de 300 SMMLV La negociación se tratará como SI compra o contrataciones de productos y/o servicios especiales (ver 6.1.2) En el caso que exista únicamente un sólo proveedor en el mercado del bien o el servicio que se va a adquirir se aplicará únicamente el criterio 1 de la tabla, es decir, una sola cotización independiente del valor de la compra. Comentario [c2]: Revisar con el dr rada Se aceptarán cotizaciones oficiales y pueden ser emitidas por el proveedor a través de fax o medio electrónico En la adquisición de productos de tecnología o productos afines cuya compra se realice en moneda extranjera se debe tener en cuenta lo siguiente: La cotización y negociación podrá efectuarse en la moneda extranjera o en pesos de acuerdo con lo que sea más conveniente para Coomeva y sus empresas u otros clientes La orden de compra se realizará en la moneda correspondiente (nacional o extranjera) con base a la tasa representativa del día de facturación, de acuerdo a las condiciones de negociación establecidas con el proveedor Salvo casos de compras con proveedores únicos, el número de cotizaciones mencionadas se respetarán también en este capítulo Las compras extraordinarias o urgentes debidamente evaluadas se podrán realizar por caja menor acorde con los montos y conceptos autorizados en el procedimiento respectivo A aquellas compras extraordinarias o urgentes que excedan los montos autorizados de la caja menor se aplicará el procedimiento de compras dando prioridad en el trámite y consecución por los diferentes colaboradores que intervengan en el proceso. Página 4 de

5 6.3 NEGOCIACIONES Las negociaciones en su contenido deben especificar mínimo los siguientes parámetros: Tipo compra (bienes y/o servicios), valores unitarios y totales, fechas de vigencia, modo de operación, condiciones de entrega o prestación del servicio, lugar, fecha, forma de pago, fecha de pago y las garantías funcionales de trabajo realizado En los casos que se requiere dependiendo del producto o servicio, se debe de establecer en la negociación el servicio de mantenimiento por lo menos durante el tiempo de garantía Las condiciones de las negociaciones deben hacer parte de los informes comparativos o actas de comités debidamente firmadas por las personas involucradas en el proceso cuando así se requiera Los Términos de Referencia serán elaborados cuando el o los Entes de aprobación de compras así lo definan, sin embargo se deberá realizar en todos los casos donde se realicen compras de productos especiales definidas en este documento Las propuestas solicitadas a través de Términos de Referencia deben presentarse por los proveedores en sobres cerrados y solo serán abiertas por el Comité de Compras que le corresponda La adquisición de bienes de consumo permanente como suministros, implementos médicos, mantenimiento, activos y servicios en general entre otros, podrán efectuarse a través de negociaciones con una vigencia no mayor a un año Al finalizar la vigencia de la negociación, el Comité de Compras que corresponda, debe evaluar y definir la renovación o cancelación de la negociación de acuerdo al comportamiento del proveedor o por incumplimiento de las condiciones pactadas. La evaluación se realizará teniendo en cuenta el Manual de Aseguramiento Calidad Proveedores: MUL-DC-GG-02 y el Referencial Para Evaluación de Proveedores: MUL- DC-GG Cuando se realicen compras de bienes o servicios que requieran de una definición técnica especializada, ésta deberá estar sustentada y apoyada en el área o unidad de negocio o empresa experta en el manejo del producto para detallar las especificaciones técnicas de dicha compra, el recibo y el manejo respectivo Las negociaciones de equipos y elementos de informática, hardware, telecomunicaciones y software para Coomeva y sus Empresas se realizarán a través del Comité Nacional Corporativo de Compras, teniendo en cuenta condiciones técnicas definidas por la Unidad Página 5 de

6 de Tecnología (ver TI-PR-GI-25 Administración de Infraestructura Tecnológica, TI-PR-GI- 30 Montaje de Infraestructura Tecnológica) Las condiciones de las negociaciones deben hacer parte de los informes comparativos o actas de comités debidamente firmadas por las personas involucradas en el proceso cuando así corresponda Las negociaciones en su contenido deben especificar mínimo los siguientes parámetros: Tipo compra (bienes y/o servicios), valores unitarios y totales, fechas de vigencia, modo de operación, condiciones de entrega o prestación del servicio, lugar, fecha, forma de pago, fecha de pago y las garantías funcionales de trabajo realizado. Dependiendo del producto o servicio definir el servicio de mantenimiento por lo menos durante el tiempo de garantía. 6.4 APROBACIÓN DE LA NEGOCIACION La aprobación de las compras que Coomeva y sus empresas efectúen, deberán ser realizadas únicamente por los Entes o funcionarios autorizados por escrito dentro de los límites establecidos por el Consejo de Administración, las Juntas Directivas y la Gerencia General acorde con la tabla2: Página 6 de

7 Tabla 2: Atribuciones por Ente aprobador, Montos en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes(SMMLV) Cargo / Atribución Sin autorización Comité Regional Comité Junta Nacional de Directiva Empresa Comité Corporativo (*) Consejo de Administración Director de Oficina (para aprobar requisiciones y solicitar a compras) 10 Gerente de Zona (para aprobación de gastos de funcionamiento de la oficina, para aprobar requisiciones y solicitar a compras, no compras), Director Regional de empresa, Gerente Regional de Coomeva Servicios Administrativos, Coordinador Regional de Compras Coomeva Servicios Administrativos Regional Cali. 15 Director Nacional Gerente Regional Gerente Nacional de Empresa o Unidad de negocio Gerente Corporativo, Gerente Nacional Corporativo Gerente General Asamblea Cuando la compra supere el 25% del patrimonio de Coomeva (*) Comité Corporativo operara solo para compras Corporativas Condiciones Generales que deben cumplir los Comités de Compras: Los comités de compra serán quienes orienten y monitoreen el proceso de registro de proveedores y evaluación de proveedores acorde con lo definido en el Manual de Aseguramiento Calidad Proveedores MUL-DC-GG El Comité será quien defina cuando le corresponda, la orientación del proceso de reclutamiento de proveedores, condiciones del producto, de las solicitudes de cotización o elaboración de términos de referencia, tipos de proveedores participantes, condiciones de análisis y apertura de propuestas, calificación de cotizaciones o propuestas, la selección de los proveedores y las negociaciones El Comité coordinará la gestión operativa que demande el proceso antes y después de la negociación, con el Coordinador de Compras de la empresa Coomeva Servicios Administrativos o con la persona que el Gerente General de dicha empresa designe. Página 7 de

8 El Coordinador de Compras o persona asignada, será quien realice la gestión operativa de los requisitos definidos por el Comité de Compras y la consecución de la información que éste requiera para llevar a cabo la definición de negociaciones El Coordinador o persona asignada realizará las solicitudes de cotizaciones o Términos de Referencia cuando así se disponga y presentará al Comité las propuestas de acuerdo como éste lo haya solicitado El Coordinador o persona asignada preparará la logística requerida para la ejecución del proceso El Comité de Compras deberá evaluar y definir la renovación o cancelación del contrato según sea el caso, de acuerdo al comportamiento del Proveedor o por incumplimiento de las condiciones de la negociación El acta de decisiones sobre las compras y contrataciones deberá ser firmada por los participantes del Comité El Comité de Compras determinará si es necesaria la presencia del responsable de la requisición del bien y/o servicio y será invitado para que efectúe la sustentación respectiva Los Comités deberán cumplir con las siguientes responsabilidades: Analizar la oportunidad y eficacia de la compra Evaluar todo el proceso de compras y servicios, garantizando que éste corresponda a un proyecto o plan específico dentro de los lineamientos estratégicos o de funcionamiento de las empresas Definir las características o condiciones que se deben cumplir en las negociaciones Analizar y definir las propuestas presentadas por los Proveedores para compras definidas dentro de su atribución Autorizar la inclusión o exclusión de los Proveedores de Compras en el Registro Unico de Proveedores El Comité Nacional Corporativo de Compras dependerá de la Gerencia General Corporativa, será presidido por el Gerente Corporativo o su delegado y estará conformado por: Página 8 de

9 o su delegado Gerente General Coomeva EPS Gerente General Coomeva Medicina Prepagada Gerente Servicios Administrativos Gerente Nacional Ahorro y Crédito Gerente Nacional Corporativo de Sistemas Contralor Gerente de la Regional Cali de Coomeva Servicios Administrativos (como Secretario del Comité) El Comité Nacional Corporativo deberá definir y controlar el cumplimiento de las políticas generales del proceso de compras de Coomeva y sus Empresas La aprobación y contratación de las compras Corporativas que Coomeva y sus Empresas efectúen, serán definidas por el Comité Nacional Corporativo de compras, acorde con las atribuciones relacionadas en este documento El Comité Nacional de Compras de la Empresa o Unidad de Negocio estará conformado por: Gerente de la Empresa o su Delegado Responsable de la Operación de la Empresa Responsable del Área Financiera en la Empresa Responsable de la tecnología (Asistirá como invitado cuando la compra sea de productos y/o servicios de tecnología) Gerente de la Regional Cali de Coomeva Servicios Administrativos (como Secretario del Comité) Contralor o Auditor de la Empresa El Comité Regional de Compras de Empresa estará conformado por: Gerente o Coordinador Regional Responsable de la Operación de la Empresa en la Regional Gerente de la Regional de Coomeva Servicios Administrativos (como Secretario del Comité) Un representante de Auditoria Interna Todas las solicitudes de compra de bienes o servicios realizadas a un proveedor deben estar soportadas por un documento oficial que garantice el cumplimiento de las condiciones pactadas. Página 9 de

10 6.4.8 El Estamento autorizado para la aprobación de la compra definirá el documento y mecanismo de negociación requerido con el que se oficializará la negociación acorde con las características de la misma y aplicando los criterios definidos en numeral 6.5.3, el cual puede ser: Orden de Compra: Esta será firmada por el Gerente de cada Empresa o Unidad de Negocio. A excepción donde el acuerdo de servicio estipule que puede ser firmada por la Empresa de Servicios Administrativos Contrato o convenio de adquisición o prestación de un servicio: Para la ejecución de contratos se debe seguir lo definido en el procedimiento Gestión Legal de Contratación MUL-PR-GG Carta de Solicitud de Servicios, su tratamiento se realizará igual que la orden de compra Una vez definida una negociación, el Ente aprobador respectivo debe informar a los gerentes de las empresas y personas involucradas en su ejecución sobre las decisiones tomadas en el proceso El trámite de los documentos para legalizar las negociaciones será realizado por el Coordinador de compras o persona asignada Las oficinas aprobarán y realizarán las compras dentro del monto autorizado para el pago de servicios públicos, arrendamientos y/o administraciones, mantenimiento En la Orden de Compra deben quedar registradas o anexas las condiciones definidas en la negociación, según los siguientes parámetros: Códigos y/o especificaciones de los productos o servicios en un cuadro consolidado de las requisiciones. Cantidades y precios de los productos por unidad y totales. Condiciones de pago (tiempo de pago, anticipos, forma de pago) Condiciones de entrega (lugar y fechas) 6.5 ADQUISICION DE SERVICIOS Las necesidades de compra de servicios podrán ser realizadas a través de solicitudes escritas (actas, correo electrónico) Las adquisiciones de servicios por valores superiores a 25 salarios mínimos mensuales legales vigentes y que requieran anticipos se realizarán a través de contrato. Página 10 de

11 6.5.3 La formalización de las negociaciones menores a 25 SMMLV debe realizarse a través del documento Carta de solicitud de servicio la cual se aprobará por los Entes definidos en este documento. Esta no requiere de tramites jurídicos y hará las veces de una Orden de Compra o Servicio. No obstante, el ente aprobador de la compra podrá tomar la decisión de realizar un contrato acorde con las siguientes condiciones: Periodicidad con la cual se requiere el servicio. Duración de la prestación del servicio. Especificaciones especiales, complejas y detallada de los requerimientos de Coomeva y sus empresas para obtener mayor seguridad en la calidad y garantía del bien o servicio. Anticipo negociado En la adquisición de servicios se realizan las cotizaciones, negociaciones y aprobaciones según lo definido en las normas de los capítulos anteriores. Estas compras no se procesarán por medio del sistema de información de compras, sin embargo se aplicarán los criterios y etapas definidas en el proceso El cobro de los servicios se realizará con factura legal o cuenta de cobro si es persona natural en la cual se indiquen los datos del proveedor (cédula, valor, descripción del concepto de cobro y el área donde se prestó el servicio, firmada por la persona encargada del proceso). 6.6 RECIBO DE LA COMPRA En general la recepción de productos o servicios se realizará acorde con las condiciones y modo de operación definidas en la negociación. El área encargada de la compra será responsable de que se cumplan tales condiciones Para el recibo de servicios se debe utilizar el documento del Proveedor (orden de trabajo o servicio) donde el jefe de área usuaria en la cual se prestó el servicio, haya firmado en señal de recibido a conformidad. En caso de no existir este documento debe haber un acta firmada por el usuario del área 0en señal de recibo La recepción de papelería preimpresa y bienes de uso debe ser realizada por el funcionario encargado del Centro de Costos. Este deberá revisar las especificaciones y verificar las cantidades utilizando como soporte el Formato de Remisión del Proveedor, de esta forma el área de Compras hará la validación del proceso La recepción de un Activo Fijo deberá ser realizada por el Centro de Costos Solicitante. Este será responsable de revisar las especificaciones físicas y se apoyará en el área especializada para la validación técnica del activo fijo, cuando así se requiera. Página 11 de

12 6.6.5 En los casos en que el centro de costos solicitante se encuentre localizado en la misma sede donde opera la unidad de compras de Coomeva Servicios Administrativos, ésta última será la responsable de realizar esta actividad Cuando se trate de un servicio la Jefatura del área solicitante será quien realice el recibo y calificación del mismo Para recepción de compras de productos o servicios especializados se debe realizar el recibo por el área experta o conocedora del producto, acorde con lo definido en la negociación, aplicando si es del caso, las metodologías o instrucciones técnicas necesarias que se requieran para garantizar la satisfacción en la adquisición, tal como en la implantación de tecnología La recepción de productos o servicios se pueden realizar según el caso o la negociación en los siguientes formatos: Remisiones Orden o solicitud de servicio Actas de recibo En el formato utilizado para la recepción de productos o servicios debe quedar consignado si se recibió a conformidad, teniendo en cuenta calidad, especificaciones y cantidades; si quedó faltando algún producto o si por el contrario hay que devolver al proveedor. 6.7 PAGO A PROVEEDORES Las Solicitudes de pago serán firmadas por el gerente o Ente de cada empresa o Unidad de Negocio debidamente autorizado, a excepción de los casos donde el acuerdo de servicio estipule que puede ser firmada por la empresa de Servicios Administrativos La forma de pago a los proveedores se realizará con base en las políticas aprobadas. Para el respectivo pago se contará a partir de la fecha de entrega de la factura Coomeva y sus empresas autorizarán el pago al proveedor únicamente en el momento en que éste haga entrega del bien o prestación del servicio a completa satisfacción y simultáneamente haga entrega de la factura El plazo del pago pactado con el proveedor empezará a regir desde el momento en el cual este haga entrega de las facturas en el área de Compras respectiva, a excepción de los casos donde se haya realizado un acuerdo diferente en la negociación. Página 12 de

13 6.7.5 Para la recepción del cobro se deberá exigir al proveedor: Formato de Remisión, orden o solicitud de servicio, acta de recibo, debidamente firmada por el área que recibo los productos y/o servicios Factura o cuenta de cobro en original y una copia La factura debe llevar la siguiente información: Razón Social (Nombre completo del proveedor) NIT Régimen al cual pertenece, simplificado o común. Número consecutivo preimpreso de la factura. Fecha de Facturación. Fecha de vencimiento de la factura. Condiciones de pago Valor facturado (total a pagar) 6.8 SUSPENSIÓN O DISMINUCIÓN DE ATRIBUCIONES La Gerencia General Corporativa y/o Gerencias Generales de cada empresa pueden suspender o disminuir las atribuciones de compras a los Entes de aprobación de compras en los siguientes casos: Extralimitación de atribuciones Omisión de información importante en el acta de Comité Delegación no justificada de atribuciones en otros funcionarios Incumplimiento reiterado en el envío de sustentaciones Fraccionamiento o atomización de compras Desvío de información o los registros contables correspondientes a las compras La alteración de información en el proceso de compra, será considerada como falta grave e incumplimiento a las normas y procedimientos y se sancionará conforme al reglamento interno de trabajo y las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo. Página 13 de

14 7 ANEXOS No aplica 8 FLUJOGRAMA DEL PROCESO Flujograma Proceso de Compras 9 DESCRIPCION DEL PROCESO (NO APLICA) 10 FORMATOS A UTILIZAR EN EL PROCESO 10.1 Orden de Compra (Automática) 10.2 Solicitud de Pago TES Carta solicitud de servicio MUL-FT-GG Formato Registro de Proveedores MUL-FT-GG Formato Reclamaciones a Proveedores MUL-FT-GG Formato de Devoluciones MUL-FT-GG-073 ****** Página de