CIERRE CONTABLE Y PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES A LA CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION

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1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TITULO: ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES A LA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 17/08/2005 2/10 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para el cierre contable mensual y anual y la respectiva presentación de los estados financieros y presupuestales a la Contaduría Publica de la Nación (CPN). 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. Describe las actividades desde la ejecución financiera de ingresos y gastos por las diversas modalidades realizadas en el INDECI, hasta el análisis y presentación de los documentos solicitados por la Contaduría Pública de la Nación. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N , Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM, del 21MAY01, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) Directiva Nº EF/76.01, para la Ejecución del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para el año fiscal 2005, aprobada con Resolución Directoral Nº EF/ Ley Nº 24680, Ley del Sistema Nacional de Contabilidad Resolución de Contaduría Nº EF/93.01, instructivo Nº 6 Periodicidad de Presentación de Estados Financieros y Presupuestarios, la presentación de la información se realiza en forma trimestral y a nivel pliego, instructivo Nº 7 Cierre contable Información contable que deberán presentar las Entidades Públicas a la Cuenta General de la Republica. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Los requerimientos generadores de una ejecución financiera de las Unidades Orgánicas del INDECI, en cuanto a sus solicitudes de adquisiciones y solicitudes de bienes y servicios, pago de planillas de su personal, entre otros Las firmas del del INDECI, el de la Oficina de Administración y el de la Unidad de Economía y el encargado del Area de Contabilidad de los documentos a presentar a la Contaduría Pública de la Nación (CPN).

3 FECHA: 17/08/2005 3/10 5. RESPONSABLE DEL PROCESO Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1. En los cierres contables mensuales los ajustes por corrección monetaria se realizan sobre los saldos no monetarios de la hoja de trabajo y en los cierres contables anuales se aplica sobre los saldos no monetarios del balance de comprobación Los cierres contables se realizan mensualmente, para tener a tiempo los estados financieros y presupuestales que se presentan cada trimestre a la Contaduría Pública de la Nación, también se realiza el cierre contable anual para la elaboración de los estados financieros y presupuestales que se presentan al finalizar el año Los Índices de Corrección Monetaria los establece el Ministerio de Economía y Finanzas, en base a los Indices de Precios al por Mayor proporcionados por el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) La información que se presenta a la Contaduría Pública de la Nación, cada trimestre según el instructivo Nº 6 de esta entidad, esta compuesta por: Información Financiera: Balance General (F-1). Estados de Gestión (F- 2). Anexos Financieros. Información Presupuestal: Balance de Ejecución del Presupuesto (AP-1). Anexos Presupuestales La información que se presenta a la Contaduría Publica de la Nación anualmente según el instructivo Nº 7 de esta entidad, esta compuesta por: Información Financiera: Balance Constructivo (HT-1). Balance General (F-1). Estado de Gestión (F-2). Estado de cambios en el Patrimonio Neto (F-3). Estado de flujos de efectivo (F-4). Anexos Financieros. Información Presupuestal Estado de Ejecución Presupuestaria (AP-1). Estado de Fuentes y usos de Fondos (AP-2).

4 FECHA: 17/08/2005 4/10 Clasificación Funcional (AP-3). Clasificación Geográfica del Gasto (AP-4). Anexos Presupuestales. 7. SIGLAS 7.1. ACM: Ajustes de Corrección Monetaria CPN: Contaduría Pública de la Nación INEI: Instituto Nacional de Estadística e Informática 7.4. IPM: Indices de Precios al por Mayor ITSDC: Inspección Técnica de Seguridad de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OA: Oficina de Administración, del INDECI SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera SGII: Secretaria General e Imagen Institucional UA: Unidad de Abastecimiento UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 8. DEFINICIONES 8.1. Balance General: Junto con los estados de ganancias y pérdidas, cambios en el patrimonio neto y flujos de efectivo, conforman los estados financieros básicos, cuyo propósito general es suministrar información acerca de la situación y desempeño financiero del INDECI Balance Constructivo: Es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del mayor, ajustes, asientos de regularización patrimonial, distribución de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestión y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener información para la formulación de los estados financieros y presupuestarios Estados Financieros: Es la presentación formal de las cuentas que representa la situación económica y financiera de una entidad a una fecha determinada, ( tales como: Balance General, Estado de Gestión, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos en Efectivo, entre otros) Estados Presupuestarios: Son aquellos que presentan la programación y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos por fuentes de financiamiento aprobados y ejecutados, conforme a las metas y objetivos trazados por cada entidad para un periodo determinado dentro del marco legal vigente. Tales como: Estados de Ejecución de Ingresos, Estado de Ejecución de Gastos, entre otros.

5 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD RESPONSABLE FECHA: 17/08/2005 5/10 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Ir al proceso Ejecución Financiera de Ingresos, en el que se registran contablemente todos los recibos de ingreso generados en el Area de Tesorería por las diversas modalidades ingresos (venta de bases, ITSDC, devoluciones, entre otros). Sigue el proceso Contabilización de la Rendición de Cuentas por Comisiones de Servicio en el que se contabiliza las comisiones de servicio que se realizaron con fondos reembolsables. Luego va al proceso Ejecución financiera de gastos, etapas de Compromiso, Devengado y Giro, con la documentación generada en la Unidad de Abastecimiento, el que culmina con contabilización del compromiso, devengado y giro de las ordenes de compra y servicio. Luego ir al proceso Ejecución financiera de gastos, etapas de compromiso, devengado y giro, con la documentación originada en la OA y OPP, el que finaliza con la contabilización del compromiso, devengado y giro de los pagos por planillas, los desembolsos, entre otros). Para luego activar el proceso Registro y Revisión de las Operaciones realizadas con la documentación generada por la DINALOG, donde se registra contablemente todos los movimientos de los bienes y muebles del INDECI. 1. Extrae información del SIAF, para actualizar y acumular movimientos, de los libros diario, libro mayor, libro bancos., entre otros. Luego se inicia el proceso Conciliación Presupuestal Contable, donde se realiza la comparación de lo presupuestado con los gastos e ingresos contabilizados durante el mes. Formulación de Estados Financieros y Presupuestales 2. Revisa en el SIAF la información para la CPN y da inicio al cierre contable, con la coordinación y autorización del del Area de Contabilidad.

6 FECHA: 17/08/2005 6/10 OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD MEF / CPN OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD MEF / CPN Responsable Responsable Si es cierre contable mensual 3. Imprime hoja de trabajo del SIAF y analiza, luego va al condicional tiene saldos no monetarios. No es cierre contable mensual No es cierre contable anual Se da fin al proceso. Si es cierre contable anual 4. Imprime balance de comprobación del SIAF y analiza. No tiene saldos monetarios 5. Realiza el ajuste por corrección monetaria a los saldos no monetarios, según los Indices de Precios al por Mayor (IPM), luego va a la actividad 6, para sacar los reportes del SIAF, de los estados financieros y presupuéstales. Si tiene saldos monetarios 6. Imprime reportes de los estados financieros y presupuéstales finales para presentarlos a la CPN. 7. Revisa reportes, en caso de que esta conforme le pone su visto bueno y solicita las firmas del del Area de Contabilidad, el de la Oficina de Administración y el del INDECI, quienes luego de tomara conocimiento firman la documentación que será entregada a la CPN. 8. Formula oficio dirigido al contador general de la nación, hace firmar oficio con el de Oficina de Administración. 9. Se apersona a la CPN y entrega oficio adjuntando documentos con la información contable, todos con las firmas respectivas. 10. Recibe documentos del contador designado para llevar personalmente los estados financieros y presupuéstales del INDECI a la CPN. 11. Firma cargo y entrega cargo al contador. 12. Recibe cargo. 13. Archiva el cargo dando fin al proceso. 14. Revisa la información de los documentos recibidos. Si esta de acuerdo con la información Da fin al proceso.

7 FECHA: 17/08/2005 7/10 MEF / CPN SGII OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD Responsable Responsable No esta de acuerdo con la información 15. Realiza observaciones a las deficiencias consignada en los documentos. 16. Envía oficio y adjunta la documentación observada. Va al proceso Administración del proceso de trámite documentario, el que finaliza con la entrega del oficio y los documentos observados por la Contaduría Pública de la Nación (CPN), a la Oficina de Administración para que se derive al Area de Contabilidad, donde se realizará las correcciones pertinentes. 17. Recibe oficio y documentos adjuntos, firma cargo. 18. Toma conocimiento y decreta. 19. Recibe documentos decretados. 20. Corrige observaciones realizadas, luego va a la actividad número 6, para imprimir los reportes de los estados presupuéstales y financieros corregidos, para luego ser entregados a la Contaduría Pública de la Nación (CPN), como documentos adjuntos en un oficio dirigido al contador general de la nación.

8 10. DIAGRAMA DE FLUJO

9 ESTADOS FIANCIEROS Y PRESUPUESTALES A LA JEFATURA INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Inicio SGII Ejecución Financiera de Gastos Contabilización de la Rendición de Cuentas por Comisiones de Servicio Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la Documentación Originada en la Undad de Abastecimiento Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la Documentación Originada en la OA y OPP Registro y Revisión de la Operaciones Realizadas con la Documentación Generada por DINALOG 1 Extrae información del SIAF para actualizar y acumular movimientos Conciliación Presupuestal-Contable Formulación de Estados Fiancieros y Presupuestales 2 Revisa en el SIAF la información para la CPN y da inicio al cierre contable 2 Coordina el inicio del cierre contable 3 Imprime la hoja de trabajo del SIAF y analiza Si Es cierre contable mensual? Fin No No Es cierre contable anual? Si 4 Imprime el balance de comprobación del SIAF y analiza Tiene saldos monetarios? Si No 5 Realiza el ACM α

10 ESTADOS FIANCIEROS Y PRESUPUESTALES A LA CPN SGII JEFATURA INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD α 6 Imprime reportes de los estados financieros y presupuestales finales para presentarlos a la CPN a 7 Firma documentos 7 Firma documentos 7 Revisa reportes diarios 8 Firma oficio 8 Formula oficio 10 Recibe documentos 9 Se apersona a la CPN y entrega oficio adjuntando documentos con las firmas respectivas 11 Firma cargo y entrega 12 Recibe cargo Cargo Revisa la información de los documentos Esta de acuerdo con la información? No Si Fin Fin 15 Realiza las observaciones a las deficiencias 16 Envía oficio y adjunta la documentación observada Administración del Proceso de Trámite Documentario 17 Recibe oficio, firma cargo Oficio 19 Recibe documentos decretados 18 Toma conocimiento y decreta 20 Corrige observaciones realizadas a