GUIA DE SERVICIO AL USUARIO FORMULARIO N 02 FLUJOGRAMA DEL SERVICIO

Transcripción

1 Nombre de la Unidad Organica: Oficina de Tesorería Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Certificado de Retenciones a personal por Servicios no Personales Tiempo de Duración Secretaria General (Trámite Documentario) Oficina de Tesorería Jefe ORA ADMINISTRADO (Usuario) Recepciona Solicitud del Administrado dirigida a la Oficina de Tesorería, adjunta Comprobante de Pago por derecho de servicio según TUPA, registra y deriva con proveído a la Oficina de Tesorería para su atención Secretaria recepciona documento y pone para el Despacho del Jefe de la Oficina. Jefe de la Oficina toma conocimiento y con proveído deriva al responsable para su atención Responsable toma conocimiento, ingresa al Sistema Administrativo y reporta las retenciones efectuadas, las contrasta con la información registrada en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) y proyecta la el Certificado de Retenciones para el VºBº del Jefe de Tesorería. Jefe de Tesorería toma conocimiento, visa el Certificado de Retenciones y lo deriva a Jefe de la ORA para su firma Jefe de ORA toma conocimiento y firma el Certificado de Retenciones Recepciona el Certificado de Retenciones y firma cargo

2 Nombre de la Unidad Organica: Oficina de Tesorería Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Anulación y giro de Cheque Tiempo de Duración Oficina de Tesorería Oficina de Contabilidad Jefe ORA ADMINISTRADO (Usuario) Si la solicitud de anulación de cheque es por causal de vencimiento de plazo para su cobro, el Administrado cancela en Caja el derecho por dicho concepto según el TUPA. Si la causal es por error involuntario el trámite es gratuito Secretaria recepciona cheque para su anulación y posterior giro, da a conocer al Jefe de la oficina quién deriva con proveído al responsable de girar cheques Responsable del giro en el SIAF-SP anula el cheque con fecha vencida ó con error de impresión. Aprobada la anulación del cheque en el SIAF-SP, el responsable del giro puede efectuar un nuevo giro de cheque Aprobada la anulación en el SIAF-SP, el responsable de giros efectúa un nuevo giro que toma en consideración la "mejor fecha" en la cual vencerá la obligación contraída y en la que, según la naturaleza de la obligación, se debe realizar en pago del Gasto Devengado El dato de la "mejor fecha" debe registrarse ne le SIAF-SP en las fases de Gasto Devengado y de Gasto Girado. La Dirección Nacional del Tesoro Público aprueba la Autorización de Giro a través del SIAF-SP, que constituye la aprobación del monto para el giro del cheque, el Jefe de la Oficina de Tesorería firma el cheque y remite a la Oficina de Contabilidad para la firma del Comprobante de Pago Jefe de Contabilidad revisa y firma el Comprobante de Pago y deriva a Jefe de ORA para la firma del cheque Jefe de ORA revisa y firma el Cheque y deriva a la Oficina de Tesorería Responsable de pagos recepciona el Comprobante de Pago y Cheque y entrega el cheque al Administrado, previamente toma en consideración que la entrega está condicionada al Gasto Girado en estado "A" en el SIAF-SP Recepciona el cheque y firma el Comprobante de Pago en señal de cargo.

3 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Recursos Humanos Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Constancia de Haberes a Personal No Activo Tiempo de Duración Secretaria General (Trámite Documentario) Oficina de Recursos Humanos Secretaría General (Archivo Central) Administrado Recepciona Solicitud del Administrado que adjunta Comprobante de Pago por derecho de trámite según TUPA, registra y deriva con proveido a la ORH. Secretaria recepciona la solicitud del Administrado, pone a Despacho del Jefe de la Oficina. Jefe de la Oficina, toma conocimiento y con proveído deriva solicitud al responsable para su atención El responsable, toma conocimiento y procede a la búsqueda de información para la verificación de los datos Existe información en la ORH Si No Responsable de Archivo Central busca información correspondiente y remite a ORH. Responsable procede a elaborar la Constancia de Haberes solicitada. Jefe de la Oficina firma la Constancia de Haberes y ordena su entrega al administrado Recibe la Constancia de Haberes y firma copia para archivo.

4 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Recursos Humanos Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Emitir Certificado de Trabajo Tiempo de Duración Secretaria General (Trámite documentario) Oficina de Recursos Humanos Secretaría General (Archivo Central) Administrado Recepciona Solicitud del administrado, registra y deriva con proveido a la ORH. Secretaria recepciona la solicitud del administrado, pone a Despacho del Jefe de la Oficina. Jefe de la Oficina, toma conocimiento y con proveído deriva solicitud al responsable para tomar acción. Solicitud es de Personal Activo ó No Activo Activo Responsable solicita información pertinente y luego extiende el Certificado, colocando el Vº.Bº. Deriva a la Jefatura para la firma correspondiente. No Activo El responsable, toma conocimiento y procede a la búsqueda de información para la verificación de datos El Jefe de la Oficina verifica datos para luego firmar el Certificado de Trabajo y derivar al administrado Existe información en la ORH Si No Responsable de Archivo Central busca información correspondiente y remite a ORH. Responsable procede a elaborar el Certificado de Trabajo solicitado. Jefe de la Oficina firma el Certificado de Trabajo y ordena su entrega al administrado Recibe el Certificado de Trabajo y firma copia para archivo.

5 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Recursos Humanos Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Declaración Jurada de Empleador para Bono de Reconocimiento a Personal Activo Tiempo de Duración Secretaria General (Trámite Documentario) Oficina de Recursos Humanos Secretaría General (Archivo Central) Administrado Recepciona Solicitud del Administrado que adjunta Comprobante de Pago por derecho de trámite según TUPA, registra y deriva con proveido a la ORH. Secretaria recepciona la solicitud del Administrado, pone a Despacho del Jefe de la Oficina. Jefe de la Oficina, toma conocimiento y con proveído deriva solicitud al responsable para su atención El responsable, toma conocimiento y procede a la búsqueda de información para la verificación de datos Existe información en la ORH Si No Responsable de Archivo Central busca información correspondiente y remite a ORH. Responsable procede a elaborar la Declaración Jurada de Bono de Reconocimiento a Personal Activo solicitada. Jefe de la Oficina firma la Declaración Jurada de Bono de Reconocimiento y ordena su entrega al Administrado Recibe la Declaración Jurada de Bono de Reconocimiento y firma copia para archivo.

6 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Recursos Humanos Codigo de la Unidad Organica: SERVICIO Nº Duplicado de Constancia de Liquidaciones de Beneficios Sociales Tiempo de Duración Secretaria General (Trámite Documentario) Oficina de Recursos Humanos Secretaría General (Archivo Central) Administrado Recepciona Solicitud del Administrado que adjunta Comprobante de Pago por derecho de trámite según TUPA, registra y deriva con proveido a la ORH. Secretaria recepciona la solicitud del Administrado, pone a Despacho del Jefe de la Oficina. Jefe de la Oficina, toma conocimiento y con proveído deriva solicitud al responsable para su atención El responsable, toma conocimiento y procede a la búsqueda de información para la verificación de datos Existe información en la ORH Si No Responsable de Archivo Central busca información correspondiente y remite a ORH. Responsable procede a elaborar el duplicado de Constancia de Liquidaciones de Beneficios Sociales solicitado. Jefe de la Oficina firma duplicado de la Constancia de Liquidaciones de Beneficios Sociales y ordena su entrega al Administrado Recibe duplicado de Constancia de Liquidaciones de Beneficios Sociales y firma copia para archivo.

7 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Formato Interno para Listado de Proveedores de la Sede del Gobierno Regional Piura SERVICIO Nº Tiempo de Duración: Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Responsable de Adquisiciones de Bienes y Servicios solicita al proveedor llenar Formato Interno para Listado de Proveedores de la Sede del Gobierno Regional Pi Administrado (Proveedor/Locador de Servicios) Administrado toma conocimiento del requerimiento y procede a llenar el Formato, el mismo que comprende la siguiente información básica: Nombre ó razón social, según RUC Dirección Datos de servicios ó licencias Representante legal Tipo de operación Fabricante: Nacional / Extranjero Comerciante: Mayorista / Minorista Actividad Económica Detalle de los bienes y servicios que comercializa; entre otros Responsable de Adquisiciones de Bienes y Servicios recepciona el Formato, corrobora que se encuentre bien llenado y firmado Ingresa información al Sistema de Administración y Presupuesto de la Sede Imprime Reporte de Listado de Proveedores en General, de acuerdo al rango de fecha requerido El proveedor queda registrado en la Data de Proveedores de Bienes y Servicios de la Sede del Gobierno Regional Piura

8 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Venta de Bases Administrativas para Adjudicación Directa de Bienes y Servicios, Licitación Pública, Concurso Público y Subasta Inversa SERVICIO Nº Tiempo de Duración: (*) 05 (*) No es posible precisar duración, depende de la modalidad y Cronograma del Proceso de Selección Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Oficina de Tesorería Administrado (Postor) Secretaria recepciona las Bases Administrativas para Adjudicación Directa de Bienes y Servicios, Licitación Pública, Concurso Público y Subasta Inversa, propuestas por el Comité de Adjudicación y aprobadas por OASACP, las mismas que serán puestas a la venta según Cronograma establecido y proceso de selección, deriva a responsable de procesos de selección de OASACP para que tome las acciones correspondientes Responsable de procesos de selección de OASACP toma conocimiento de la ejecución de un Proceso de Selección y la venta de sus Bases Administrativas, coordina el acceso y registro del proceso en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE), gestiona la publicación de la convocatoria, según la modalidad, en diarios nacionales, regionales ó en la vitrina de OASACP. Coordina con la Oficina de Tesorería la venta de las mismas, según el precio establecido por el Comité de Adjudicación Jefe de Tesorería toma conocimiento de la Convocatoria a Proceso de Selección y otorga las facilidades del caso para la venta de las Bases Administrativas Cajero(a) recepciona las Bases Administrativas y según Cronograma aprobado por el Comité de Adjudicación las pone para su venta a los postores, previamente apertura un Registro de Postores quienes participarán en el Proceso de Selección Toma conocimiento via página webb del CONSUCODE, publicación en diarios nacionales, regionales ó en la vitrina de la OASACP de la Convocatoria a un Proceso de Selección y venta de Bases Administrativas, se constituye a Caja (Oficina de Tesorería) para efectuar el pago por el derecho de participación Postor cancela el importe de las Bases Administrativas, según el Texto Unico de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la Sede Central; le entregan Comprobante de Pago y las Bases Administrativas, antes de retirarse de Caja, verifica que los datos proporcionados al Cajero(a) sean los mismos que se encuentran en el Comprobante de Pago

9 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Entrega de Bases Administrativas ó Términos de Referencia para Adjudicación Directa de Menor Cuantía de bienes y servicios SERVICIO Nº Tiempo de Duración: (*) 20 (*) No es posible precisar duración, depende de la modalidad del Proceso de Selección Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Administrado (Postor) Responsable de procesos de selección de OASACP mediante invitación directa pone a disposición de los postores sin costo alguno, las Bases Administrativas ó Términos de Referencia para Adjudicación Directa de Menor Cuantía de bienes ó servicios, según Cronograma establecido Toma conocimiento mediante invitación de la Convocatoria a un Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía de Bienes ó Servicios para lo cual debe apersonarse a OASACP a recabar las Bases Administrativas ó Términos de Referencia Responsable de procesos de selección de OASACP solicita identificación del Postor, constata que se encuentre inscrito en el Registro Nacional de Proveedores del Estado del CONSUCODE y hace entrega de Bases Administrativas ó Términos de Referencia Postor recepciona las Bases Administrativas ó Términos de Referencia, antes de retirarse de OASACP verifica que los datos proporcionados al Responsable de Procesos sean confiables y firma el Libro de Registro de invitaciones para Adjudicaciones de Menor Cuantía de Bienes y Servicios TERMIN0

10 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Constancia de haber prestado servicios como proveedor SERVICIO Nº Tiempo de Duración: Secretaría General (Trámite Documentario) Jefe ORA Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Administrado (Proveedor) Trámite Documentario recepciona solicitud de Constancia de haber prestado servicios como Proveedor de la Sede del Gobierno Regional Piura, con proveído deriva a OASACP para su atención Secretaría recepciona la solicitud, pone al Despacho del Jefe de la Oficina: Jefe de la Oficina con proveído deriva a OASACP Secretaría recepciona la solicitud, pone al Despacho del Jefe de la Oficina: Jefe de la Oficina con proveído deriva al responsable para su atención Responsable toma conocimiento de la solicitud, accede al Sistema de Administración y Presupuesto de la Sede: Verifica en la base de datos el bien ó servicio vendidos por el Administrado y reporta el monto total de lo proveído durante el periodo requerido En base a esta información el Responsable de Adquisiciones de Bienes y Servicios, elabora la Constancia y proyecta documento de envío, deriva al Jefe de la Oficina para su firma Jefe de la Oficina firma la Constancia de haber prestado servicios como proveedor y hace llegar al Administrado Recepciona la Constancia solicitada y firma cargo en señal de entrega y conformidad

11 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Constancia por prestación de servicios (Servicios No Personales y/o Locación de Servicios) SERVICIO Nº Tiempo de Duración: Secretaría General (Trámite Documentario) Jefe ORA Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Administrado (Servicios No Personales/Locador de Servicios) Trámite Documentario recepciona solicitud de Constancia por prestación de servicios (Servicios No Personales y/o Locación de Servicios) en la Sede del Gobierno Regional Piura, con proveído deriva a OASACP para su atención Secretaría recepciona la solicitud, pone al Despacho del Jefe de la Oficina: Jefe de la Oficina con proveído deriva a OASACP Secretaría recepciona la solicitud, pone al Despacho del Jefe de la Oficina: Jefe de la Oficina con proveído deriva al responsable para su atención Responsable toma conocimiento de la solicitud, accede al Sistema de Administración y Presupuesto de la Sede, verifica en la base de datos e tiempo, servicio y modalidad contractual prestada por el Administrado, En base a la información registrada en el Sistema el Responsable de Adquisiciones de Bienes y Servicios elabora la Constancia y proyecta documento de envío para la firma del Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina firma la Constancia por prestación de servicios (Servicios No Personales y/o Locación de Servicios) y autoriza su entrega al Administrado Recepciona la Constancia solicitada y firma cargo en señal de entrega y conformidad

12 Nombre de la Unidad Organica : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial Codigo de la Unidad Organica: Pérdida de Fotocheck de personal visitante a la Sede del Gobierno Regional Piura. SERVICIO Nº Tiempo de Duración: 05 (*) No es posible precisar duración por la naturaleza del servicio. Gerencia Regional de RRNN y Gestión del Medio Ambiente Sub Gerencia Regional de Defensa Civil Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial (OASACP) Oficina de Tesorería Administrado (Usuario) Agente de seguridad es comunicado de la pérdida del Fotochek, instruye al Administrado para que pague el derecho por pérdida de fotochek, según el TUPA de la Sede del Gobierno Regional Piura Usuario se percata de la perdida del Fotochek que le fue entregado por el Servicio de Vigilancia, previa retención de Documento de Identidad, para identificarse dentro de las instalaciones de la Sede del Gobierno Regional Piura. Comunica la pérdida al Servicio de Vigilancia Agente de Seguridad toma conocimiento del pago por el derecho de pérdida de fotochek, solicita al Usuario el Comprobante de Pago y le devuelve el Documento de Identidad dejado en garantía, comunica a OASACP la ocurrencia Toma conocimiento de lo sucedido y en su oportunidad repone el fotochek perdido Cajero(a) recepciona el importe por el derecho a pérdida de fotochek y emite Comprobante de Pago, el Usuario se dirige al Servicio de Vigilancia para recabar su documento de identidad en garantía Toma conocimiento del procedimiento de pérdida de fotochek y se apersona a Caja a cancelar el derecho del mismo