1.1 Efectuar el pago a proveedores y contratistas en los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO 1.1 Efectuar el pago a proveedores y contratistas en los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 2. ALCANCE 2.1 Es de aplicación para todas las unidades orgánicas que conforman ELECTROSUR S.A. 3. DEFINICIONES 3.1 Clausulas Generales de Contrataciones: Aquella redactadas, previa y unilateralmente, por una persona o entidad en forma general o abstracta, con el objeto de fijar el contenido normativo de una serie indefinida de futuros contratos particulares, con elementos propios. 3.2 Contratista: El proveedor que celebra un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento. 3.3 Contrato: Es un acto jurídico bilateral, formado o constituido por el acuerdo de voluntades entre dos o más personas naturales o jurídicas sobre un objeto jurídico de interés común, con el fin de crear, modificar o extinguir relaciones jurídicas. 3.4 Incumplimiento: La ejecución incompleta, tardía o defectuosa de las prestaciones de bienes, servicios u obras consideradas en los requerimientos, especificaciones técnicas, términos de referencia, expediente técnico y/o contrato. 3.5 Proveedor: Persona o empresa que provee o abastece bienes o servicios, para un fin determinado. 3.6 Prestación: La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la entrega del bien cuya contratación o adquisición se regula en la Ley y su Reglamento. 3.7 Administrador del Contrato: Trabajador de Electrosur S.A. que ejerce la función de inspeccionar, controlar y efectuar el cumplimiento y seguimiento a los contratos suscritos con proveedores de la empresa.

2 Página 2 de DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1 Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto 4.2 Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. 4.3 Decreto Supremo Nº EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. 4.4 Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerente General: Es responsable de aprobar el presente documento y propiciar su aplicación. 5.2 Gerente de Administración y Finanzas Es responsable de la implementación y verificación del presente procedimiento. 5.3 Gerentes de Área, Jefes de Área, y Administrador de Contrato Son responsables de aplicar y cumplir el presente documento. 6. DESARROLLO 6.1 Aprobación de Expedientes Adquisiciones de bienes El Proveedor cumple con el objeto contractual, consistente en la entrega de bienes El responsable de almacén procede a la recepción de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos, solicitando la emisión del Informe de Evaluación Técnica y Conformidad de Ingreso a Almacén al área usuaria El Administrador del Contrato recibe la Nota de Ingreso documentada, la revisa y si es conforme archiva temporalmente los documentos remitidos por el responsable de almacén El Proveedor presenta en Trámite Documentario el comprobante de pago correctamente emitido, en el que debe constar obligatoriamente el número de contrato u Orden de Compra en virtud del cual está siendo emitido Prestación de servicios El Contratista cumple con la prestación de servicios ó ejecución de obras y emite la valorización e informe que corresponda

3 Página 3 de Seguidamente, el Contratista presenta en Tramite Documentario: a. El comprobante de pago correctamente emitido, en el mismo que debe constar obligatoriamente el número de contrato u orden de servicio en virtud del cual está siendo emitido. b. En caso de tercerización y/o intermediación laboral, deberá presentar en anexo aparte, los documentos referidos a personal y normas laborales c. En otro anexo los documentos inherentes a seguridad y prevención de riesgos. d. El informe técnico, adjuntando otros documentos de sustento que correspondan La Secretaria de Trámite Documentario, procede a verificar si la documentación y el comprobante de pago son conformes, de estar conforme registra en el Sistema de Trámite Documentario, emite cargo de recepción y lo entrega al Mensajero o al Contratista Si existe una disconformidad rechaza el expediente; si el expediente lo presentó el Mensajero, ingresa el documento al Sistema de Trámite documentario, emite la Notificación de devolución por Inconformidad y devuelve los documentos al Mensajero La Secretaria de Trámite Documentario, remite el comprobante de pago original al Analista y/o Asistente Contable según corresponda a la naturaleza de la adquisición de los bienes o servicios y los otros documentos incluyendo copia del comprobante de pago al Administrador del Contrato. En caso se trate de tercerización y/o intermediación laboral, a la par deriva los documentos inherentes a personal al Departamento de Recursos Humanos y los referidos a seguridad y prevención de riesgos a la Oficina de Prevención de Riesgos El personal designado en el Departamento de Recursos Humanos así como el de la Oficina de Prevención de Riesgos, verifican el cumplimiento de obligaciones inherentes a su responsabilidad y emiten opinión y derivan al Analista y/o Asistente Contable, según corresponda. En ambos casos, tienen plazo de dos (02) días hábiles para emitir el informe correspondiente. En caso encuentren una inconformidad remiten el expediente a la Secretaria de Trámite Documentario para que anexe la Notificación de inconformidad y lo devuelva al proveedor En el Departamento de Contabilidad, el Analista y/o Asistente que corresponde (contable o de patrimonio), verifica el comprobante de pago y la naturaleza de la operación.

4 Página 4 de En caso que todo esté conforme registra el comprobante de pago en el Sistema de Contabilidad: a. Si corresponde, calcula la detracción, efectúa el depósito vía Internet, imprime cuatro (04) constancias de detracción, una para el proveedor, una para el archivo de detracciones, una para el expediente de pago y la última la codifica y remite a Tesorería adjuntando copia de los comprobantes de Pago para la emisión del voucher de Caja Bancos. b. En caso encuentren una inconformidad, remiten el expediente a la Secretaria de Trámite Documentario para que anexe la Notificación de inconformidad y lo devuelva al proveedor Tesorería recibe la constancia de detracción y emite el voucher de Caja por la salida de dinero A partir de la recepción del comprobante de pago e informe, el Administrador del Contrato tiene un plazo de tres (03) días hábiles para emitir el informe de conformidad respectivo, previa verificación de la documentación y cumplimiento del objeto y de cada una de las cláusulas contractuales, incluyendo plazos de entrega. Determinará si corresponde la emisión de facturas por alquileres de bienes, etc. y/o aplicación de penalidades por incumplimientos contractuales. Cuando se trate de penalidades, deberá notificar al proveedor y otorgar plazo de respuesta de un (01) día hábil, caso contrario dentro del plazo deberá obligatoriamente tramitar el expediente de pago El Administrador del Contrato, debe remitir copia de su conformidad, de la hoja de control del contrato y del cálculo de la penalidad (si existe), a su Gerente de área para conocimiento. En caso encuentre una inconformidad remite el expediente a la Secretaria de Trámite Documentario para que anexe la Notificación de inconformidad y lo devuelva al proveedor De existir penalidad, el Administrador del Contrato notificará al Contratista, el mismo que deberá verificar y dar respuesta a la notificación, en caso ello no ocurra dentro del plazo establecido o comunique la aceptación de la misma, el Administrador del Contrato solicitará al Jefe del Servicio de Facturación la emisión de la Nota de Débito, por el importe de la penalidad calculada El Jefe del Servicio de Facturación emitirá las facturas por los alquileres y/o Notas de Debito por las penalidades informadas, en un plazo máximo de un (01) día hábil, remitiendo los comprobantes al Administrador del Contrato.

5 Página 5 de Una vez completado el expediente y la conformidad del caso, el Administrador del Contrato, remite el expediente para pago al Analista y/o Asistente responsable de la contabilización de la operación (Contabilidad o Patrimonio) En Contabilidad, el Analista y/o asistente recepciona el expediente completo conforme y procede a verificar: información legal, cumplimiento de los plazos, coordina con el Administrador del contrato en caso existiese algún documento faltante, alguna duda u observación; adjunta las dos constancias de detracción (una para el expediente de pago y otra para ser entregada al proveedor) de corresponder, codifica el comprobante de pago y lo remite a Tesorería en un plazo máximo de dos (02) días hábiles Tesorería informa en el Sistema de Embargos Electrónicos de la SUNAT y verifica: a. Si el proveedor no tiene deuda en cobranza coactiva emite el voucher de Caja Bancos y gira el cheque respectivo o programa el abono directo en cuenta del proveedor vía internet a través del sistema bancario b. De corresponder, emite el comprobante de retención del IGV y remite el expediente de pago completo al Analista de Costos y Tributos. c. En caso de notificación de deuda, procede según la normativa de SUNAT, es decir espera un día (1) hábil a que llegue la Resolución de Cobranza Coactiva con el monto a retener y procede con la entrega del monto embargado a la SUNAT, vía depósito directo por internet en las cuentas de la Administración Tributaria, imprime tres (3) Constancias de entrega de Importes Retenidos por Terceros, una para la emisión del voucher Caja Bancos respectivo por la salida de dinero, una para entregar al proveedor y otra para el expediente de pago. d. De no llegar ninguna resolución coactiva en el plazo indicado continúa con el trámite normal de pago Tesorería elabora cargo de expediente de pago y remite a la Analista de Costos para proseguir con el trámite normal de firmas El Analista de Costos firma cargo de recepción y verifica la conformidad del expediente de pago, coloca sellos y datos de cheque en comprobantes de pago; si es conforme lo remite al Contador General, previo retiro de los Comprobantes de Retención, Constancias de Detracción, Facturas, Notas de Débito, Constancias entrega de Importes retenidos por terceros, Resoluciones Coactivas, etc De no estar conforme, se devuelve a tesorería para la corrección y/o subsanación correspondiente.

6 Página 6 de Cuando se trate de proveedores de ciudades distintas a Tacna y Moquegua o se trate de pagos directos mediante abono en cuenta por internet, para el posterior envío a los proveedores, estos se efectuaran mediante documentos emitidos por la Gerencia de Administración y Finanzas La Secretaria de Gerencia de Administración y Finanzas elabora documentos de remisión de los comprobantes de retención y/o constancias de detracción, para firma del Gerente de Administración y Finanzas y remite al proveedor mediante Trámite Documentario El Contador General, revisa, visa y/o firma documentos, devuelve el expediente a la Analista de Costos para proseguir trámite regular Tesorería recibe el expediente de pago y lo remite a la Secretaria de Gerencia de Administración y Finanzas, para proseguir con el trámite regular de firma de cheques Una vez firmado por el Gerente de Administración y Finanzas, remite para la firma de la Gerencia General Una vez firmado por la Gerencia General, la Secretaria de Gerencia General, revisa firmas y remite el expediente a Tesorería Tesorería una vez recibido el expediente de pago procede a: a. Depositar el cheque en cuenta corriente y/o efectiviza el depósito en cuenta vía internet b. Entregar el cheque al proveedor, para tal efecto, el proveedor firma voucher y comprobantes al momento de recepcionar el cheque. c. Si el pago fue con depósito en cuenta corriente o por internet, Tesorería adjunta al voucher Caja Bancos el comprobante bancario correspondiente. d. Simultáneamente al pago con cheque al proveedor, en el horario previamente establecido, de corresponder entrega el comprobante de retención, constancia de detracción, facturas, Notas de Débito, Constancias entrega de Importes Retenidos por terceros, Resoluciones Coactivas, etc. al proveedor e. El expediente con el cheque debe ser tramitado desde Tesorería a Contabilidad y Gerencias y retornar en un plazo máximo de un (01) día hábil. f. Remite el expediente de pago al Analista Logístico para su digitalización, en el plazo establecido.

7 Página 7 de 14 g. Procede a archivar los voucher Caja Bancos de los expediente de pago de manera correlativa. h. El pago a proveedores se efectuará los días viernes a partir de las hrs. Hasta las hrs. Si un proveedor no llegó el día y hora señalada, deberá apersonarse el día martes siguiente en el mismo horario. En caso se presenten días feriados, el pago se efectuará el anterior día hábil al establecido. Excepcionalmente, en casos debidamente justificados el pago se efectuará en oportunidad distinta. 7. ANEXOS Y REGISTROS 7.1 Informe de Conformidad 7.2 Informe de Conformidad con Penalidades 7.3 Informe de Conformidad sin Penalidades 7.4 Constancia de Detracción 7.5 Voucher de Caja 7.6 Formato Cartilla De Obligaciones Contractuales 7.7 Formato Notificación Devolución por Inconformidad 7.8 Hoja de control de Contrato 7.9 ANEXO Nº 01: Informe De Conformidad Con Penalidades 7.10 ANEXO Nº 02: Informe de Conformidad sin Penalidades 7.11 ANEXO Nº 03: Cálculo de Penalidades 7.12 ANEXO Nº 04: Formato Cartilla de Obligaciones Contractuales 7.13 ANEXO Nº 05: Formato de Notificación Devolución por inconformidad 7.14 ANEXO Nº 06: Hoja de Control de Contrato 7.15 ANEXO Nº 07: Diagrama de flujo de Gestión de Pago a Proveedores

8 Página 8 de 14 ANEXO 01 INFORME DE CONFORMIDAD CON PENALIDAD Tacna, Siglas (XXXXXXXXXXXXX) PARA : Jefe Dpto. de Contabilidad De : ASUNTO : CONFORMIDAD CONTRATO (O/C) (O/S) Nro. Valorización Nro. Proveedor: Comprobante de Pago Nro.: Nota de crédito Nro. Mediante el presente, cumplo con otorgar conformidad para el trámite de pago del expediente que se indica en el asunto. El Contratista ha cumplido a satisfacción e integralmente con las obligaciones contractuales pactadas, habiéndose incumplido los plazos y/o habiendo incurrido el proveedor en faltas establecidas en el contrato, se procedió al cálculo de la penalidad correspondiente, por lo cual, es procedente continuar con el trámite regular que corresponde. Adjunto al presente: a) Informe del proveedor. b) Copia del calendario de ejecución, en que se verifica el avance a la fecha reportada. c) Expediente de pago. d) Hoja de Control del Contrato. e) Hoja de Cálculo de penalidades y Nota de crédito. Asimismo, informo a usted que la hoja de control de contrato está actualizada y registrada en la carpeta: Admincontrato en Electrodex. Atentamente, c.c. Gerencia de área, archivo.

9 Página 9 de 14 ANEXO 02 INFORME DE CONFORMIDAD SIN PENALIDAD Tacna, Siglas (XXXXXXXXXXXXX) PARA : Jefe Dpto. de Contabilidad De : ASUNTO : CONFORMIDAD CONTRATO (O/C) (O/S) Nro. Valorización Nro. Proveedor: Comprobante de Pago Nro.: Mediante el presente, cumplo con otorgar conformidad para el trámite de pago del expediente que se indica en el asunto. El Contratista ha cumplido a satisfacción e integralmente con las obligaciones contractuales pactadas, dentro de los plazos establecidos, por lo cual, es procedente continuar con el trámite regular que corresponde. Adjunto al presente: a) Informe del proveedor. b) Copia del calendario de ejecución, en que se verifica el avance a la fecha reportada. c) Expediente de pago. d) Hoja de Control del Contrato. Asimismo, informo a usted que la hoja de control de contrato está actualizada y registrada en la carpeta: Admincontrato en Electrodex. Atentamente, c.c. Gerencia de área, archivo.

10 Página 10 de 14 ANEXO 03 FORMATO DE CALCULO DE PENALIDAD

11 Página 11 de 14 ANEXO 04 FORMATO CARTILLA DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES Nro. (Contrato), (O/C), (O/S) : Proveedor: RUC: I. Documentos relacionados a obligaciones laborales Constancia de inscripción al MTPE (Al inicio del servicio) Relación de trabajadores (Al inicio del servicio) Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo Salud (Al inicio del servicio) Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo Pensiones (Al inicio del servicio) Contrato celebrado entre Electrosur y la empresa de Intermediación laboral debidamente registrado ante el MTPE Contrato celebrado entre la empresa de Intermediación laboral y/o tercerización y el trabajador debidamente registrado ante el MTPE Boletas de Pago Planilla de Pago AFPs Constancia presentación y pago SUNAT (Salud) Pago CTS (Mayo y Noviembre) Gratificaciones (Julio y Diciembre) Liquidaciones de trabajadores II.- Documentos obligatorios relacionados a Seguridad y Prevención de Riesgos: Estudio de Riesgos Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo (PASST) Reglamento interno de Seguridad y Salud en el trabajo ( RISST) Plan de contingencias Programa de simulacro de incendios y sismos Resumen de riegos críticos de acuerdo al Formato 1 Nómina de personal asignado a actividades eléctricas Formato 3 Nómina de Supervisores directos asignados actividades eléctricas Formato 4 Cumplimiento y avance del PASST de acuerdo a Formato 2 III.- Otros documentos Comprobante de pago Guías de remisión de bienes Copia de la ficha RUC Designación de cuenta corriente para depósito de pago Información de si están sujetos a régimen de retenciones o detracciones

12 Página 12 de 14 ANEXO 05 FORMATO DE NOTIFICACION DEVOLUCION POR INCONFORMIDAD

13 PAGO A Código GA Aprobado GG Fecha Página 13 de 14 ANEXO 06 HOJA DE CONTROL DE CONTRATO

14 INICIO RECEPCION DE CONTRATOS- ORDEN DE COMPRA-ORDEN DE SERVICIO ENTREGA DE BIENES INFORMES O VALORIZACIONES PRESENTACION DE DOCUMENTOS Y/O FACTURA RECEPCION DE DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR CONFORME REMITE FACTURA A CONTABILIDAD REMITE DOCUMENTOS A REVISAR A RRHH REMITE DOCUMENTOS DE SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS si REMITE INFORMES O VALORIZACION AL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO 1 no RECEPCION DE DOCUMENTOS Y/O FACTURAS PARA DEVOLUCION PROVEEDOR EMITE NOTIFICACION DE INCONFORMIDAD PARA SUBSANACION DE DOCUMENTOS AL PROVEEDOR RECEPCIONA DOCUMENTOS A REVISAR no DEVOLUCION DOCUMENTO A MESA DE PARTES 1 CONFORME si EMITE INFORME DE CONFORMIDAD RECEPCIONA DOCUMENTOS A REVISAR no DEVOLUCION DOCUMENTO A MESA DE PARTES 1 CONFORME si EMITE INFORME DE CONFORMIDAD no RECEPCIONA INFORMES O VALORIZACION A REVISAR DEVOLUCION DOCUMENTO A MESA DE PARTES 1 CONFORME si GENERA HOJA DE CONTROL EMITE INFORME DE CONFORMIDAD no RECEPCION Y REVISION DE FACTURA DEVOLUCION DOCUMENTO A MESA DE PARTES 1 CONFORME si REGISTRA FACTURA ARCHIVO TEMPORAL DE DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD RECEPCIONA LOS TODOS LOS DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD EN UN SOLO EXPEDIENTE REMITE EXPEDIENTE A TESORERIA RECEPCIONA EXPEDIENTE DE PAGO REVISION EXPEDIENTE Y CHEQUE DEVOLUCION DE EXPEDIENTE A TESORERIA RECEPCIONA EXPEDIENTE DE CONTABILIDAD ELABORA EXPEDIENTE DE PAGO REVISION DEL EXPEDIENTE DE PAGO EMITE CHEQUE ENVIA EXPEDIENTE DE PAGO A CONTABILIDAD, G. GENERAL, G. ADMINISTRATIVA RECEPCION DE DOCUMENTOS DEPOSITA MONTO DEL CHEQUE OBTIENE VOUCHER DEL DEPOSITO ENVIA A LOGISTICA COPIA DE EXPEDIENTE COMPLETO RECEPCIONA EXPEDIENTE DE PAGO AGREGA EL VOUCHER FIN RECEPCIONA EXPEDIENTE DE PAGO REVISION EXPEDIENTE - FIRMA DE DOCUMENTOS Y CHEQUE DEVOLUCION DE EXPEDIENTE A TESORERIA RECEPCIONA EXPEDIENTE DE PAGO REVISION EXPEDIENTE - FIRMA DE DOCUMENTOS Y CHEQUE DEVOLUCION DE EXPEDIENTE A TESORERIA RECEPCIONA EXPEDIENTE DE PAGO DIGITALIZA EXPEDIENTE DE PAGO REMITE EXPEDIENTE DE PAGO A TESORERIA PROCEDIMIENTO PAGO A Código GA Aprobado GG Fecha Página 14 de 14 ANEXO 07 FLUJOGRAMA PROCESO PAGO A Y CONTRATISTAS PROVEEDOR MESA DE PARTES RECURSOS HUMANOS SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS ADMINISTRADOR DEL CONTRATO CONTABILIDAD TESORERIA GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATICA LOGISTICA