SALIDA DE ARTICULOS DEL ALMACEN GENERAL POR REQUERIMIENTO

Transcripción

1 CODIGO: DINALOG-UA/AL VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Logística VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 2/13 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento, normas y responsabilidades, que garanticen la correcta atención, en el Almacén General, de los requerimientos de artículos enviados por las distintas unidades orgánicas u órganos desconcentrados. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a la autorización del despacho, acondicionamiento, control y entrega de artículos al usuario, llevados a cabo en el Almacén General. Describe las actividades desde el envío del requerimiento de artículos desde la Unidad de Abastecimiento en la hacia el Almacén General, hasta la entrega de los artículos a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado solicitante. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del stema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo Nº PCM Decreto Ley Nº Ley del stema Nacional de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/PDA, que aprueba las rmas Generales del stema de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Requerimiento de artículos presentado por una Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Almacén General Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El requerimiento de bienes se adjunta al formulario Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), y se formula en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacén.

3 3/ La formulación del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria; y la autorización para la atención, al de la Unidad de Abastecimiento Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, la Unidad de Abastecimiento puede asumir la formulación del Pedido Comprobante de Salida Una vez suscritos por el o Director de la dependencia solicitante los Pedidos Comprobante de Salida serán remitidos al de Abastecimiento para recabar la respectiva autorización de despacho Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director de la Dirección Nacional de Logística, y se atenderá con cargo a los stock de seguridad En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de la ciudad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomara en cuenta los factores siguientes: Destino de la carga. Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía. Características físicas del material a embalarse. Peso y volumen de la carga. Otras condiciones del fabricante o especialistas El encargado del transporte de los bienes, presentará al salir del almacén el Pedido Comprobante de Salida a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificará si el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una copia del mismo En el momento de hacerse la entrega de materiales se cuidará que la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y consciente Será precaución del de Almacén que la dependencia de destino, devuelva el Pedido Comprobante de Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna. 7. SIGLAS 7.1. AL: Almacén General DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil DINALOG: Dirección Nacional de Logística G/R: Guía de Remisión OA: Oficina de Administración PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida SGII: Secretaría General e Imagen Institucional SSGG: Unidad de Servicios Generales de la OA TES: Area de Tesorería de la UE UA: Unidad de Abastecimiento UE: Unidad de Economía de la OA.

4 4/13 8. DEFINICIONES 8.1. Artículo: Se define así a todo material o producto que ingresa al Almacén General Requerimiento: Formato que establece el bien o servicio que es requerido. El requerimiento se gestiona por medio una solicitud de contratación o adquisición acompañado de un informe justificatorio si fuese necesario Solicitante: Persona o entidad que requiere bien o servicio, que puede ser un Consultor, Asistente u Operador de la Unidad Orgánica al que pertenece stema de Almacenes: Se llama así al sistema informático elaborado y utilizado en el Almacén General para llevar el control de movimiento de existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado en entorno DOS, con una aplicación en Fox Pro. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las características fundamentales de las obras, consultoría, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente. 10. ANEXO Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)

5 11. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5/13 UNIDAD ORGANICA DINALOG / UA DINALOG / UA / AL DINALOG / UA RESPONSABLE Responsable Mensajero Digitador PAD Digitador PAD Estibador Digitador PAD Mensajero DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Requerimiento de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la autorización y envío del requerimiento de artículos presentado por una unidad orgánica u órgano desconcentrado al Almacén General. 1. Recibe y lleva requerimiento al Almacén General. 2. Entrega documentos al Digitador PAD. 3. Registra el ingreso de documentos y se los entrega al del Almacén. 4. Recibe y revisa documentos. 5. Solicita preparar artículos para su entrega: elaboración del acta de entrega recepción, PECOSA y ubicación de los bienes en el lugar destinado para el despacho. 6. Elabora acta de entrega recepción de artículos y PECOSA. 6. Ubica y prepara bienes en zona de despacho. es necesario deberá embalar los bienes tomando en cuenta los factores indicados en el numeral Revisa acta de entrega recepción y PECOSA. tuación amerita solicitar transporte 8. Solicita elaboración de solicitud de transporte (requerimiento). 9. Elabora solicitud de transporte (requerimiento). 10. Revisa y de encontrarlo conforme, envía el documento. 11. Recibe y lleva documento a la Sede Central para entregarlo al de la Unidad de Abastecimiento. 12. Revisa documento y de encontrarlo conforme, autoriza su envió al destinatario final. Se requiere contratar servicios de entidad externa Se solicita transporte externo generalmente cuando las unidades de transporte del INDECI están fuera o ya tienen programada una ruta determinada.

6 6/13 DINALOG / UA OA / UE / TES OA / USG DINALOG / UA / AL Responsable Responsable Digitador PAD Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la devolución de los documentos (PECOSA, Acta de Entrega Recepción), suscritos por el solicitante de los artículos, al del Almacén General. Continúa en la actividad 13. Se inicia el proceso de Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos, el que concluye con el pago al transportista luego de que la Unidad de Abastecimiento dé la conformidad al servicio recibido. se requiere contratar servicios de entidad externa Se inicia el proceso de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la, el que concluye con la devolución de los documentos (PECOSA, Acta de Entrega Recepción), suscritos por el solicitante de los artículos, al del Almacén General. 13. Registra ingreso de documentos. 14. Recibe y revisa documentos. Todos los artículos fueron entregados sin ninguna observación Fin del proceso. todos los artículos fueron entregados sin ninguna observación Existen artículos que sufrieron algún daño, fueron sustraídos, etc. durante el viaje y deben ser reemplazados. En la PECOSA y en el Acta de Entrega Recepción se indicará qué artículos no fueron entregados y son devueltos al Almacén General. Existen artículos de reemplazo en Stock Ir a la actividad 5. existen artículos de reemplazo en Stock Espera hasta que se cuente con los artículos de reemplazo en stock, se comunica esta situación al solicitante. Continúa en la actividad 5. tuación NO amerita solicitar transporte 15. Solicita al Digitador PAD que verifique los artículos a enviarse, y de estar conforme, el Estibador procederá a cargar los artículos a la unidad de transporte.

7 7/13 DINALOG / UA / AL UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE DINALOG / UA / AL Técnico Administrativo Estibador Técnico Administrativo Digitador PAD Chofer Responsable Chofer Digitador PAD 16. Verifica que los artículos que fueron separados en la zona de despacho estén de acuerdo a la PECOSA. Artículos NO están conforme a PECOSA 17. Comunica no conformidad. 17. Evalúa la no conformidad e instruye al Estibador para que cargue sólo los artículos que corresponden al requerimiento. Además le solicita al Digitador PAD que supervise esta actividad. Artículos están conforme a PECOSA 18. Coloca artículos en la unidad de transporte. 18. Supervisa actividad de estibador. 19. Comunica fin de la actividad al del Almacén General. 20. Entrega documentos para envío de artículos al chofer (PECOSA, Guía de Remisión, Acta de Entrega Recepción). 21. Registra entrega de documentos al chofer 21. Recibe documentos y transporta los artículos hacia el solicitante. 22. Entrega (descarga) los artículos. 22. Recibe y revisa artículos. Artículos NO están de acuerdo al PECOSA 23. Anota razones de inconformidad y devuelve artículos observados. Artículos están de acuerdo al PECOSA 24. Firma, entrega documentos de recepción de artículos y recibe una copia del PECOSA. 25. Recibe documentos suscritos y vuelve a almacén. 26. Entrega documentos. 27. Registra documentos y se los entrega al del Almacén. 28. Recibe y revisa documentos. Entrega de artículos NO tiene observaciones 29. Archiva documentos. Fin del Proceso. Entrega de artículos tiene observaciones Existen artículos de reemplazo en stock Continúa en la actividad 5.

8 8/13 DINALOG / UA / AL existen artículos de reemplazo en stock Espera hasta que los artículos se encuentren en stock. Continúa en la actividad 5.

9 12. DIAGRAMA DE FLUJO

10 Inicio INDECI DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Digitador PAD/ Mensajero Técnico Administrativo Estibador SSGG OA UE TES Requerimiento de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 1 Recibe y lleva requerimiento 2 Entrega 3 Registra recepción de documentos 4 Revisa requerimiento b 5 Solicita preparar artículos para entrega 7 Revisa Acta de Entrega y PECOSA 6 Elabora Acta de Entrega y PECOSA 6 Ubica y prepara artículos en zona de despacho tuación amerita solicitar transporte a 8 Solicita elaboración de solicitud de transporte 9 Elabora solicitud de transporte 10 Envía documento 12 Revisa documento y autoriza su envío 11 Recibe y lleva documento Se requiere contratar servicios de entidad externa Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 14 Recibe y revisa documentos 13 Registra ingreso de documentos Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos Fin Todos los artículos fueron entregados Existen artículos de reemplazo b Artículos estén en stock b

11 INDECI DINALOG ALMACEN GENERAL Digitador PAD/ Técnico Administrativo Estibador Chofer UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE a 15 Solicita carga de artículos en unidad de transporte y verificación 16 Verifica artículos separados en zona de despacho Artículos conforme a PECOSA 17 Evalúa y solicita subsanación 17 Comunica no conformidad 18 Supervisa carga de artículos 18 Coloca artículos en unidad de transporte 20 Entrega documentos para envío de artículos 19 Comunica fin de actividad 21 Registra entrega de documentos 21 Recibe documentos y transporta artículos Cargo Entrega artículos 22 Recibe y revisa artículos Artículos están de acuerdo al PECOSA 23 Anota razones de inconformidad y devuelve artículos observados 25 Recibe documentos y vuelve a Almacén 24 Firma, entrega documentos de recepción y recibe una copia del PECOSA 28 Recibe y revisa documentos 27 Registra documentos 26 Entrega documentos Entrega de artículos tiene observaciones 29 Fin Existen artículos de reemplazo en stock b Artículos estén en stock b

12 ANEXO

13 ANEXO (mbre del Organismo) CODIGO DE LA DEPENDENCIA DEPENDENCIA SOLICITANTE: Solicito entregar : Con destino : LUGAR Y FECHA CTA. MAYOR PROGRAMA SUBPROGRAMA PRENUMERADO POR LA IMPRENTA CODIGO CANTIDAD SOLICITADO DESCRPCION ESPECIFICACIONES CANTIDAD DESPACHADA UNIDAD DE MEDIDA UNITARIO TOTAL REFERENCIA: Persona que recibe NOTA: Cualquier enmendadura invalidará este documento Formulario utilizado hasta el reglón Nº Inclusive (En Letras) SOLICITANTE JEFE DE LOGISTICA JEFE DE ALMACEN RECIBI CONFORME