AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES

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1 CODIGO: DINALOG VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL TITULO: AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Dirección Nacional de Logística VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 2/22 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de afectación en uso, a título gratuito, de los bienes muebles patrimoniales administrados por el INDECI, en favor de entidades públicas y, a través de las Direcciones Regionales, para abastecer los almacenes adelantados o los requerimientos de los Comités de Defensa Civil. Así mismo se incluyen las acciones que se deben adoptar ante el incumplimiento de devolución de los bienes afectados, en el plazo establecido y en el estado que sólo denote cambios por el uso, propiciando una mayor eficiencia en la administración del mencionado patrimonio. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para la Dirección Nacional de Logística, en su Unidad de Control Patrimonial y las Direcciones Regionales. Describe las actividades desde el envío de la solicitud por parte del solicitante, hasta la devolución del bien, o la ejecución de las disposiciones determinadas en el proceso legal desarrollado por la negativa a la devolución del bien en el plazo y estado convenidos. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo Nº EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimientos s de los Bienes de Propiedad Estatal Decreto Supremo Nº EF, que modifica al Decreto Supremo Nº EF Directiva Nº /DNL-DECP(12.2) - Normas y Procedimientos para la Entrega de Cesión en Uso de Bienes del Activo Fijo y su Recuperación y/o Devolución. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud de bienes afectados en uso por entidades públicas Documentación correspondiente a proceso de entrega de bienes por Afectación en Uso, remitida por las Direcciones Regionales a la Unidad de Control Patrimonial de la Dirección Nacional de Logística.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 3/22 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Unidad de Control Patrimonial de la Dirección Nacional de Logística Direcciones Regionales de Defensa Civil. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Para que la afectación en uso tenga validez se deberá suscribir (firmar) un convenio entre el INDECI (representado por el Director Regional de Defensa Civil) y la entidad solicitante Los bienes muebles pueden afectarse en uso por un plazo máximo de un (1) año, renovable por una sola vez, es decir, se da el bien por un periodo perentorio inicial de 6 meses, luego del cual puede ser renovado por única vez por 6 meses más como máximo. Quince días antes de vencido el periodo de afectación o renovación, la Unidad de Control Patrimonial le comunicará a la entidad afectada, a través de un oficio, este hecho y la correspondiente devolución de bienes al fin del plazo indicado en el convenio. Si no se efectúa la devolución de los bienes, la Oficina de Asesoría Jurídica iniciará las acciones legales convenientes. Después del proceso judicial se ejecutarán las disposiciones dictadas por la entidad judicial correspondiente, y se enviará la documentación de la situación de los bienes a la Superintendencia de Bienes Nacionales Los bienes muebles, otorgados en afectación en uso, deberán poseer un informe técnico en el que se señale las condiciones en que se encuentran, con la finalidad de verificar el estado de los mismos cuando sean devueltos (los bienes deben estar en las mismas condiciones, denotando solo desgaste por las condiciones de uso). La Unidad de Control Patrimonial, de la Dirección Nacional de Logística, y/o de la Dirección Regional de Defensa Civil, a través de la división de Almacén velará el cumplimiento de estas actividades Luego de firmado el convenio de afectación en uso, la Dirección Regional de Defensa Civil deberá enviar una copia a la Dirección Nacional de Logística, para que en la Unidad de Control Patrimonial realice un adecuado control de los convenios de afectación en uso y bienes muebles patrimoniales, así como su seguimiento para verificar el periodo de vencimiento y la devolución de los bienes afectados en las mismas condiciones en las que fueron entregados La entidad afectante (INDECI) podrá solicitar la devolución de los bienes antes del vencimiento del plazo, en los siguientes casos: Cuando lo necesite para la consecución de sus fines institucionales. Cuando exista peligro de deterioro o pérdida del bien de continuar éste en poder de la entidad pública afectataria. Cuando no estén siendo utilizados o se hubiera variado el fin para el cual fueron afectados El Especialista de la Unidad de Control Patrimonial, deberá remitir bimestralmente una relación de los bienes del activo fijo que forman parte del Plan Preventivo de 72 horas, los cuales han sido afectados en uso, a la Oficina de Administración, dicha relación deberá presentar las fechas de inicio y fin del convenio, así como las observaciones respectivas.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 4/ La Dirección Nacional de Logística, por intermedio de la Unidad de Control Patrimonial efectuará visitas inopinadas a las zonas de destino de los bienes Afectados en Uso, para lo cual formulará un plan de verificación, con la finalidad de cumplir su cometido De acuerdo a la Disposición Complementaria Décimo Cuarta del Decreto Supremo Nº EF, que modifica al Decreto Supremo Nº EF, se debe informar obligatoriamente a la Superintendencia de Bienes Nacionales, las disposiciones indicadas en la resolución judicial vinculada con la respectiva defensa de la propiedad estatal referente a la Afectación en Uso. 7. SIGLAS 7.1. DDRR: Direcciones Regionales de Defensa Civil DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNO: Dirección Nacional de Operaciones NEA: Nota de Entrada a Almacén OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica OCI: Organo de Control Institucional PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida SBN: Superintendencia de Bienes Nacionales SGII: Secretaría General e Imagen Institucional SG: Unidad de Secretaría General de la SGII UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG UL: Unidad de Logística de la DRDC : Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG. 8. DEFINICIONES 8.1. Afectación en Uso Mobiliaria: Es la entrega de bienes muebles a título gratuito, a favor de entidades públicas por un plazo máximo de un año Cesión en Uso Mobiliaria: Es la cesión de bienes muebles a título gratuito, a favor de entidades privadas sin fines de lucro, previa aprobación de la Superintendencia de Bienes Nacionales por un plazo máximo de un año Libro de registro y control de bienes del activo fijo otorgados en afectación en uso: Este libro es llevado por el Especialista responsable de los convenios de Afectación en Uso en la Unidad de Control Patrimonial, en él se registran todos los convenios firmados por el INDECI y actualizado cada vez que se suscriben nuevos convenios. Mensualmente se envía un cuadro de los bienes afectados en uso a la Oficina de Administración para la conciliación contable, este cuadro deberá contener la siguiente información:

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 5/22 Código SBN, es el código asignado por la SBN a todos los bienes de propiedad estatal. Descripción del bien cedido en uso. Entidad afectada: Es la entidad que solicito que se le cediera el bien en uso, la cual hace uso del bien para las actividades referidas en el convenio correspondiente. Fecha de inicio: Es la fecha en la que se entrega el bien en cesión en uso, es decir la fecha que figura en la PECOSA de salida del bien del almacén, esta misma fecha será consignada en el convenio de cesión en uso. Fecha de término: Es la fecha en la que vence el convenio, esta dependerá del periodo por el cual se haya firmado, esta fecha también estará consignada en la PECOSA y en el convenio. Observaciones: Muestra el estado del convenio, básicamente si esta vencido, o si ha sido renovado, muestra también el número de documento que justifica esta renovación. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Patrimonio Mobiliario: Esta constituido por todos los bienes recibidos mediante adquisición, transferencia o donación, bajo las diversas formas y modalidades establecidas en la normatividad existente PECOSA: Documento formulado en el Almacén donde se da salida el bien, para el caso de cesión en uso la PECOSA deberá contener la siguiente información: Dependencia del solicitante. Lugar y fecha de la solicitud para atención. Nombre de la persona que recibe el bien consignando documento de identidad y teléfono. Destino del bien entregado en cesión en uso. Descripción del bien indicando código, marca, serie, precio. Firma y post firma del solicitante. Tiempo de duración de la cesión en uso y fecha de la devolución Saneamiento: Son las acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades públicas, a fin de regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales con los que cuentan. 10. ANEXOS ANEXO 1: Convenio de Afectación en Uso de Bienes del Plan Logístico. ANEXO 2: Acta De Entrega-Recepción.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 6/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA DRDC DINALOG / SOLICITANTE SGII JEFATURA DINALOG DINALOG / RESPONSABLE Unidad de Logística Responsable Secretaría General Responsable Director Auxiliar Especialista DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Entrega de Bienes del Plan Logístico a los Comités de Defensa Civil, en el que se detalla la entrega de bienes y la suscripción del convenio de afectación en uso a los Comités de Defensa Civil por parte de las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Continúa en la actividad 28. Viene del proceso de Inventario de Bienes Muebles Patrimoniales, de donde se obtienen los listados de todos los bienes que son administrados por el INDECI y que pueden ser afectados en uso. 1. Prepara solicitud o pedido de bienes en afectación en uso, adjuntando documentación sustentatoria correspondiente; o se prepara la solicitud de renovación del convenio vigente. 2. Presenta documentos en mesa de partes de la General del INDECI. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los documentos recibidos en Jefatura. Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la aprobación o desaprobación de la solicitud recibida; si es aprobada se deriva a la Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG. 3. Recibe documentos y firma cargo respectivo. 4. Entrega documentos al Director. 5. Revisa documentos y los deriva a la. 6. Entrega los documentos al Auxiliar de la. 7. Entrega los documentos a de la. 8. Revisa los documentos recibidos. 9. Entrega, instruye y coordina acciones a seguir con el Especialista, para atender la solicitud de bienes. 10. Evalúa la solicitud y la documentación sustentatoria. No se aprueba solicitud 11. Elabora el proyecto de oficio en el que se indican las razones de rechazo u observaciones correspondientes.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 7/22 DINALOG / DINALOG SGII SOLICITANTE / AFECTADO DINALOG / OAJ Especialista Auxiliar Director Secretaría General Responsable Especialista 12. Comunica fecha de recojo de respuesta (oficio) a solicitud, a través del correo electrónico y/o teléfono. Solicitante recibe comunicación y espera hasta la fecha de recojo de oficio. Continúa en la actividad Entrega documento al. 14. Revisa y autoriza envío de documento. 15. Entrega documento a la de la DINALOG y le solicita firma del cargo. le recibe el documento y firma el cargo. 16. Entrega documento al Director. 17. Revisa, de estar conforme, autoriza elevar oficio a la Jefatura. 18. Entrega documento a la General y le solicita firma del cargo correspondiente. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, en el que firma el del INDECI, y concluye con la entrega del oficio al solicitante. 19. Recibe oficio. Es negativa de renovación Continúa en la condicional Se devuelven bienes dentro del plazo fijado en el convenio, después de la actividad 35. No es negativa de renovación Entonces puede ser negativa definitiva a solicitud de afectación de bienes u observaciones o solicitud de información adicional. Es negativa definitiva a solicitud de bienes Fin del proceso. No es negativa definitiva a solicitud de bienes 20. Subsana observaciones y/o prepara información adicional. Ir a la actividad 2. Se aprueba solicitud 21. Elabora proyecto de convenio de afectación en uso o renovación del convenio vigente, y solicita asesoramiento legal en OAJ. Se inicia el proceso de Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal, el que concluye con la devolución del proyecto revisado a la de la DINALOG.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 8/22 DINALOG / SOLICITANTE DINALOG / DINALOG / / DEPOSITO DINALOG / Auxiliar Responsable Especialista Responsable Especialista Auxiliar 22. Entrega proyecto de convenio y coordina fecha de suscripción con el Director de la DINALOG. Director espera fecha de suscripción pactada, y continúa en la actividad Solicita comunicación con el solicitante al Especialista, para informarle la fecha de suscripción del convenio de afectación en uso. 24. Comunica fecha de suscripción del convenio a través del correo electrónico y/o teléfono. 24. Recibe comunicación y espera hasta la fecha indicada. 25. Revisa convenio y lo suscribe junto al Director de la DINALOG. 26. Instruye y coordina acciones a seguir con el Especialista. 27. Entrega al responsable del Depósito el convenio de afectación en uso y le solicita la entrega de los bienes afectados. 27. Elabora PECOSA, entrega bienes y suscribe con el representante del Afectado la documentación correspondiente (PECOSA, Acta de Entrega-Recepción). 28. Registra convenio y bienes afectados en el libro de control de afectaciones en uso. Espera hasta el fin del convenio de afectación en uso o del plazo de renovación según sea el caso. Se renovará el convenio de afectación en uso Ir a la actividad 1. No se renovará el convenio de afectación en uso 29. Comunica acercamiento de fecha de vencimiento elaborando proyecto de oficio si la afectación fue otorgada directamente por la, o a través del correo electrónico y/o teléfono si se fue otorgado por las DDRR. Comunicación no es a una DRDC 30. Revisa y autoriza envío de documento. 31. Entrega documento a la de la DINALOG y le solicita firma del cargo. recibe documento y firma cargo.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 9/22 DINALOG SGII AFECTADO DINALOG / AFECTADO Director Secretaría General Responsable Especialista Responsable 32. Entrega documento al Director. 33. Revisa, de estar conforme, autoriza elevar oficio a la Jefatura. 34. Entrega documento a la General, y le solicita firma del cargo. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, en el que el del INDECI firma el oficio, y concluye con la entrega del documento al afectado. 35. Recibe oficio. Se devuelven bienes dentro del plazo fijado en el convenio 36. Devuelve bienes en el Depósito que administra la y suscribe Acta de Entrega-Recepción con el responsable del mismo. Sólo se recibirán los bienes si se encuentran en buen estado denotando desgaste sólo por condiciones de uso. Caso contrario se tomarán las acciones legales correspondientes, continuando el proceso en la actividad Registra devolución de bienes en libro de afectaciones en uso y archiva documentación en carpeta correspondiente. Fin del proceso. No se devuelven bienes dentro del plazo fijado en el convenio Se iniciará un proceso legal entablado por el INDECI en contra de la entidad afectataria. Espera hasta que concluya el proceso indicado; continúa en la actividad 54.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/ /22 DRDC SGII DINALOG DINALOG / Unidad de Logística Secretaría General Director Auxiliar Especialista Comunicación NO es a una DRDC 38. Recibe comunicación. 39. Ejecutan acciones a su alcance para solicitar el bien. 40. Envía documentación correspondiente: NEA e informe de estado de bienes recibidos, u oficio enviado 15 días antes del vencimiento del convenio, solicitando devolución de bienes entregados en afectación, adjunto a informe en el que se detalla la situación de incumplimiento de la entidad afectataria. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los documentos en la DINALOG. 41. Recibe documentos y firma cargo correspondiente. 42. Entrega documentos a Director. 43. Revisa y deriva documentos a la. 44. Entrega documentos al Auxiliar de la y le solicita firma del cargo. Auxiliar recibe documentos y firma el cargo. 45. Entrega documentos al de la. 46. Revisa documentos, instruye y coordina acciones a seguir con el Especialista. Documentación recibida corresponde a devolución de bienes Ir a la actividad 37. Documentación recibida NO corresponde a devolución de bienes 47. Elabora proyecto de memorándum informando situación de la no devolución de los bienes en el plazo indicado en el convenio de afectación en uso o en su renovación.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG PAG Sede Central AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/ /22 DINALOG / DINALOG Especialista Auxiliar Director 48. Adjunta documentación correspondiente (convenio de afectación en uso o renovación del mismo y oficio recordatorio de devolución) y envía en un expediente a OAJ. 49. Revisa documentos en expediente y autoriza su envío. 50. Entrega expediente a de la DINALOG y le solicita firma del cargo. recibe documentos y firma cargo. 51. Entrega expediente al Director. 52. Revisa documentos y firma memorándum. 53. Entrega documentos en la General y en el OCI; solicita firma del cargo. OCI 53. Toma conocimiento. Se inicia el proceso de OAJ Representación y/o Defensa del INDECI en Conciliaciones, Arbitrajes o Procesos Judiciales, el que concluye con el envío de los resultados del proceso judicial a la de la DINALOG. 54. Ejecuta Disposiciones Judiciales junto a DINALOG / Especialista representante de la entidad afectataria, bajo la supervisión del de la. Fin del Proceso.

12 12. DIAGRAMA DE FLUJO

13 AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES SOLICITANTE / AFECTADO JEFATURA SGII SECRETARIA GENERAL Director INDECI DINALOG Auxiliar Especialista DRDC UL f Inicio Inicio 1 Preparan solicitud o pedido de bienes y documentación sustentatoria o renovación de afectación en uso Inventario Físico de Bienes Muebles Patrimoniales Entrega de Bienes del Plan Logístico a los Comités de Defensa Civil 2 Presenta documentos Administración del Proceso de Trámite Documentario a e Trámite de Documentos en la Jefatura 3 Recibe y firma cargo 5 Revisa y deriva 4 Entrega documentos 6 Entrega documentos 6 Recibe 8 Revisa documentos 7 Entrega documentos 9 Entrega, instruye y coordina acciones a seguir 9 Recibe y coordina acciones a seguir 10 Evalúa solicitud Aprueba solicitud? No 11 Elabora proyecto de oficio indicando razones de rechazo u observaciones Si b c 12 Recibe comunicación Fecha de entrega de respuesta 12 Comunica fecha de recojo de documento α...

14 AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES SOLICITANTE / AFECTADO JEFATURA SGII SECRETARIA GENERAL Director INDECI DINALOG Auxiliar Especialista OAJ α 14 Revisa y autoriza envío de documento 13 Entrega documento 15 Recibe y firma cargo 15 Entrega documento y solicita firma 17 Revisa y firma documento 16 Entrega documento Entrega documento Administración del Proceso de Trámite Documentario c 19 Recibe oficio Negativa de renovación? No Si d Es negativa definitiva a solicitud de bienes? No Si Fin 20 Subsana observaciones y/o prepara información adicional e

15 AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES INDECI SOLICITANTE/ AFECTADO JEFATURA OAJ Director DINALOG Auxiliar Especialista DEPOSITO OCI Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal 22 Revisa proyecto de convenio y coordina fecha de suscripción 22 Entrega proyecto de convenio y coordina fecha de suscripción 21 Elabora proyecto de convenio de afectación en uso o su renovación b 24 Recibe comunicación Fecha de suscripción 23 Solicita comunicación de fecha de suscripción a solicitante 24 Comunica fecha de suscripción Fecha de suscripción 25 Revisa y suscribe convenio 25 Suscribe convenio 26 Instruye y coordina acciones a seguir 27 Entrega convenio de afectación y solicita ejecución de entrega de bienes 27 Suscribe documentos de entrega-recepción a 28 Registra convenio y bienes en libro de control de afectación en uso 27 Elabora PECOSA y suscribe documentos de entrega Fin de convenio o renovación Se renovará el convenio de afectación en uso? No 29 Informa acercamiento de fecha de vencimiento de convenio o renovación (15 días antes) Si f β

16 AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES SOLICITANTE / AFECTADO SGII SECRETARIA GENERAL Director DEPOSITO INDECI DINALOG Auxiliar Especialista DRDC UL β 31 Recibe documento y firma cargo 31 Entrega y solicita firma 30 Revisa y autoriza envío de documento No A DRDC? Si 33 Revisa y autoriza elevar documento 32 Entrega documento 35 Recibe oficio Administración del Proceso de Trámite Documentario 34 Entrega documento y solicita firma d No Se devuelven bienes? Si h 36 Devuelve bienes y suscribe Acta de Entrega-Recepción 36 Recibe bienes y registra la devolución 37 Registra devolución en libro de afectaciones en uso 38 Recibe comunicación Ejecutan acciones a su alcance para solicitar el bien Proceso judicial g Administración del Proceso de Trámite Documentario 41 Recibe documentos y firma cargo Fin 40 Envía documentación correspondiente 43 Revisa y deriva documentos 42 Entrega 44 Entrega y solicita firma 44 Recibe y firma cargo Entrega documentos al de la χ

17 AFECTACION EN USO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES SOLICITANTE / AFECTADO SGII SECRETARIA GENERAL Director DINALOG INDECI Auxiliar Especialista OAJ OCI χ 46 Revisa documentos, instruye y coordina acciones a seguir 46 Coordina acciones a seguir h Si Documentación corresponde a devolución de bienes? No 47 Elabora proyecto de memorándum informando situación 49 Revisa documentos y autoriza envío 48 Adjunta documentación correspondiente y entrega en un expediente 50 Recibe y firma cargo 50 Entrega y solicita firma de cargo 52 Revisa documentos y firma memorándum 51 Entrega Entrega documentos y solcita firma del cargo 53 Toma conocimento g 54 Ejecuta disposiciones judiciales Supervisa cumplimiento de disposiciones judiciales 54 Ejecuta disposiciones judiciales Fin Representación y/o Defensa del INDECI en Conciliaciónes, Arbitrajes o Procesos Judiciales

18 ANEXOS

19 ANEXO 1 CONVENIO DE AFECTACION EN USO DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO CAU N INDECI/... Conste por el presente documento, el Convenio de Afectación en Uso de Bienes del Plan Logístico; que suscriben de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil-INDECI, por intermedio de la Dirección Regional de Defensa Civil de, debidamente representada por el Sr., (Cargo), designado por Resolución Jefatural N identificado con DNI N, con domicilio legal en, a quien en adelante se denominará LA DIRECCION; y por la otra parte el Gobierno Regional o Local (Municipalidad u otra institución) de, representado por el (Presidente del Gobierno Regional, o Alcalde u otro representante debidamente autorizado para suscribir el Convenio), Sr., (Cargo), identificado con DNI N, Provincia de, Departamento de, a quien en adelante se denominará EL USUARIO, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: DE LOS ANTECEDENTES El Perú por su ubicación geográfica, está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente, así mismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Esta situación obliga a la Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones necesarias que permitan desarrollar acciones de prevención y proporcionar la ayuda necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido un desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. CLAUSULA SEGUNDA: DE LAS PARTES EL INDECI, conforme a su normatividad contenida en el Decreto Ley N y Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, es una Entidad Pública dependiente de la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, coordinación, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con Defensa Civil a nivel nacional. LA DIRECCION, es el Organo Desconcentrado del INDECI, responsable de coordinar las actividades que ejecutan los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio de la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. EL USUARIO, de conformidad con el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil aprobado mediante Decreto Supremo N SGMD, es la Entidad que preside el Comité de Defensa Civil de su jurisdicción y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos de desastres, en coordinación con los Sectores Públicos y población involucrada en la problemática creada por la emergencia.

20 CLAUSULA TERCERA: DEL OBJETIVO Es objetivo del presente Convenio, en el marco de la intención y fines comunes, establecer un vínculo formal que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación interinstitucional, entre LA DIRECCION y EL USUARIO, a fin de desarrollar actividades comunes en las tareas de Defensa Civil, garantizando la asistencia y socorro en forma inmediata y oportuna a los damnificados y/o afectados por desastres, así como en la ejecución de programas de prevención y rehabilitación. CLAUSULA CUARTA: DEL COMPROMISO Y OBLIGACIONES DE LA DIRECCION Corresponde a la Dirección: 4.1. Capacitar a los brigadistas de su jurisdicción para el apoyo en la recuperación de los servicios básicos y/o las líneas vitales para la población damnificada, ejecutando acciones de instrucción del personal brigadistas, quienes utilizan los bienes necesarios en labores de rescate y salvamento de la población damnificada Entregar en calidad de Cesión de Uso a EL USUARIO y en óptimas condiciones los siguientes bienes: Marcar con x ITEM MATERIALES CANT MBD Material para Brigadas MBT Material para Brigadistas BIEN MBD BIEN MBT ITEM MAQUINARIA Y EQUIPO MARCA MODELO N SERIE N INVENTARIO 4.3. Constatar en cualquier momento el estado de conservación, mantenimiento y uso de los bienes cedidos a EL USUARIO Dirigir las acciones de rehabilitación de los efectos de los desastres, en coordinación con los Sectores Públicos y la población involucrada en la problemática creada por la emergencia. CLAUSULA QUINTA: DEL COMPROMISO Y OBLIGACIONES DEL USUARIO Comprende a EL USUARIO: 5.1. Utilizar los bienes materia del Convenio, para brindar el servicio específico de, no pudiendo reasignarlos, ni destinarlos a otro fin del establecido.

21 5.2. Organizar a los brigadistas de su jurisdicción para el apoyo en la recuperación de servicios básicos y/o las líneas vitales para la población damnificada Asumir todos los costos y gastos que irrogue el uso, conservación y mantenimiento de los bienes que se le cede, comprometiéndose a devolver a LA DIRECCION los bienes en buenas condiciones de operatividad, salvo el deterioro normal producto de su utilización Devolver a LA DIRECCION los bienes afectos, al vencer la vigencia del presente Convenio o cuando LA DIRECCION lo solicite, formulando un Acta de Devolución. El incumplimiento de la devolución de los bienes cedidos dentro del plazo establecido, faculta a LA DIRECCION para la instauración de los procesos administrativos, civiles o penales a que hubiera lugar. CLAUSULA SEXTA: VIGENCIA El presente convenio entra en vigencia a partir de la firma de las partes y tendrá una duración de meses. CLAUSULA SEPTIMA: DE LA RESOLUCION Es causal de Resolución al presente Convenio la decisión unilateral de una de las partes, para lo cual bastará que ésta lo comunique a la otra mediante carta simple, con una anticipación mínima de siete (07) días calendarios. De la misma manera, el Convenio quedará resuelto en el caso de que EL USUARIO incumpla las cláusulas establecidas. CLAUSULA OCTAVA: DISPOSICIONES GENERALES 8.1. Las partes podrán revisar cuando lo estimen necesario, los alcances del presente Convenio y asimismo, efectuar los ajustes y modificaciones que crean convenientes, debiendo constar estos en una adenda Los asuntos no previstos en el presente Convenio, así como las controversias que se deriven de su ejecución, se solucionarán de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto se recurrirá a la Conciliación Extrajudicial, de acuerdo a las normas pertinentes Toda comunicación entre las partes, se realizará en los domicilios consignados en la introducción del presente documento. Concluida la lectura del presente documento, en señal de conformidad, las partes proceden a suscribirlo en tres ejemplares, en, a los días del mes de del año 200 LA AUTORIDAD Presidente del Gobierno Regional (o Alcalde Provincial o Distrital según corresponda) LA DIRECCION Director Regional de Defensa Civil

22 ANEXO 2 ACTA DE ENTREGA-RECEPCION DE BIENES DEL PLAN LOGISTICO SIENDO LAS. HRS. DEL DIA...DE DEL 200, EN EL DISTRITO DE, PROVINCIA DEPARTAMENTO, LA DIRECCIÓN DE DEFENSA CIVIL, DEBIDAMENTE REPRESENTADO POR..IDENTIFICADO CON DNI Nº.., CON DOMICILIO LEGAL EN.. DISTRITO DE, PROVINCIA DE., DEPARTAMENTO DE.., HACE ENTREGA EN CALIDAD DE AFECTACION EN USO, POR UN PERIODO DE.., DEBIDAMENTE REPRESENTADO POR.., IDENTIFICADO CON D.N.I Nº.., CON DOMICILIO LEGAL EN, DISTRITO DE., PROVINCIA DE., DEPARTAMENTO DE., EL SIGUIENTE ARTICULO QUE FORMA PARTE DEL BIEN PATRIMONIAL DEL INDECI. - PECOSA Nº.. DE FECHA. - CONVENIO DE AFECTACION EN USO Nº.. DE FECHA.. DE DEL 2004: ITEM ARTICULO MARCA MOD. Nº Nº SERIE INVENTARIO DICHOS ARTICULOS SE ENTREGAN, PARA BRINDAR. ESTANDO CONFORME CON EL DOCUMENTO AMBAS PARTES PROCEDEN A FIRMAR A LOS. DIAS DEL MES DE DEL 200. ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME