ACTIVACION DEL CENTRO DE APOYO LOGISTICO ADELANTADO (CALA)

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL () TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Encargado del V B OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 2/11 1. OBJETIVO Recomendar la activación de un Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA) en zonas cercanas a la zona de emergencia, para la recepción y distribución de grandes volúmenes de ayuda humanitaria que debe ser entregada a los CDC en forma oportuna para que la distribuyan a la población afectada por la emergencia o desastre. 2. ALCANCE El alcance de éste procedimiento es la Dirección Nacional de Operaciones, con sus Módulos de Operaciones, Logística, Evaluador del, la Oficina de Administración y los Comités de Defensa Civil de la zona donde ha ocurrido la emergencia o el desastre. Se inicia con la obtención de la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN) y de la verificación de que la capacidad local ha sido excedida para el análisis del volumen de ayuda humanitaria necesaria que debe ser enviada a la zona de emergencia, hasta el traslado del personal que conforma el Equipo del CALA a la zona donde se instalará el Centro de Apoyo Logístico Adelantado. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia N Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM Decreto Supremo N PCM, aprueba Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI/OET Normas sobre el Funcionamiento del Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Funcionamiento del. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades ocasionados por el fenómeno natural o tecnológico; determinándose que sobrepasa la respuesta local de los Comités de Defensa Civil Recomendación del en coordinación con el Evaluador del para activar el Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA). 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. del Módulo de Operaciones del Evaluador del Encargado del Nacional de Operaciones.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 3/11 6. CONSIDERACIONES 6.1 La instalación de un Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA) será necesaria en las siguientes circunstancias: Cuando la capacidad de respuesta del Comité Distrital o Provincial de Defensa es insuficiente. Cuando se requiera administrar un gran volumen de ayuda humanitaria para atender a la población afectada. Cuando se requiera centralizar la recepción y captación del ayuda humanitaria a fin de lograr una oportuna y eficaz distribución a los Comités de Defensa Civil para su entrega a la población afectada. Cuando no se cuente con almacenes adelantados cercanos a la zona de emergencia, pero se cuente con zonas apropiadas, como pistas de aterrizaje, estadios, otros, para la recepción y distribución de la ayuda humanitaria. Cuando el stock de los almacenes no sea el suficiente para atender la emergencia y no se puede reabastecer en forma oportuna dicho almacén. 6.2 El realizará las coordinaciones necesarias con la Oficina de Administración para cubrir las necesidades del personal que conformará el CALA, durante el período que éstos se encuentren en la zona afectada. 6.3 El servicio de transporte del INDECI deberá atender el traslado del personal que conforma el Equipo del CALA al terminal terrestre o aéreo, así como a los estibadores que realizarán el traslado de la carga del Almacén General al terminal. En los casos en que se ejecute fuera del horario de trabajo (08:30 hasta 20:00 horas) la movilidad deberá recoger de sus domicilios al personal y trasladarlos, al terminal o al Almacén General, según corresponda. 6.4 El en coordinación con el Almacén General, proporcionará al Equipo del CALA toda la información y documentación necesaria para la distribución de los bienes a los Comités de Defensa Civil (PECOSAS, Actas de Compromiso, Planillones de Entrega, otros). 6.5 La Dirección Nacional de Operaciones realizará las coordinaciones necesarias con la Unidad de Comunicaciones de la Oficina de Estadística y Telemática (OET), para que asigne personal que pueda incorporarse al Equipo que conformará el CALA, contando con los equipos de comunicaciones necesarios. 6.6 Los documentos, información y equipos con los que contará el personal del CALA será: Orden de Misión. Documentos de Identificación. Equipamiento de comunicaciones. Equipo y material necesario para establecer el CALA. Mapas de la localidad afectada. Relación de ítems de ayuda humanitaria con sus características de peso y volumen. Relación de los Almacenes Adelantados en la zona de emergencia y de los más cercanos.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 4/11 Información de los Comités Regionales y Locales de Defensa Civil. Manual de Conocimientos Básicos para Comités de Defensa Civil y Oficinas de Defensa Civil. 6.7 El mantendrá una constante comunicación con el Jefe del CALA, para actualizar la información que se encuentra en el SINPAD, sobre la entrega de bienes realizados a los Comités de Defensa Civil, para su distribución a la población afectada. 7. GLOSARIO DE TERMINOS 7.1. Afectado: Persona, animal, territorio o infraestructura que sufre perturbación en su ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA): Almacén provisional que es instalado en zonas donde: la cantidad de artículos de ayuda humanitaria, existente, no es suficiente para atender las necesidades de la población damnificada o afectada por una emergencia o desastre, y en las que se pueda recepcionar, almacenar y entregar dicha ayuda Damnificado: Persona afectada parcial o íntegramente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en su salud o en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales. No tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio PECOSA: Pedido Comprobante de Salida 7.5. Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres (SINPAD): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página WEB del INDECI, permite el registro y seguimiento del riesgo o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 5/11 8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ORGANICA Emergencia o Desastre supera la capacidad de respuesta local del Comité de Defensa Civil y se requiere trasladar gran cantidad de apoyo logístico a la zona afectada. DRDC Módulo de Operaciones Unidad de Logística Se ejecuta el procedimiento Obtención del EDAN. El EDAN es realizado por los Comités de Defensa Civil e ingresado en el SINPAD para el análisis del Evaluador y los Operadores de los Módulos del. 1. Analiza la información contenida en el EDAN, así como la información obtenida de las coordinaciones con los Comités de Defensa Civil y las Direcciones Regionales de Defensa Civil sobre la capacidad de atención de la emergencia de dichos Comités. Realiza coordinaciones con el. 2. con el Módulo de Operaciones y verifica niveles de stock y cercanía a la zona de emergencia de los almacenes adelantados, determinando si es recomendable activar un CALA. Se cuenta con Almacén Adelantado cercano a zona de emergencia Almacén Adelantado tiene la capacidad suficiente para recibir y entregar gran volumen de ayuda humanitaria Ir al procedimiento Autorización a los Comités de Defensa Civil para la distribución de bienes de los Almacenes Adelantados. Se inicia el procedimiento Autorización a los Comités de Defensa Civil para la distribución de bienes de los Almacenes Adelantados. Almacén Adelantado No tiene la capacidad suficiente para recibir y entregar gran volumen de ayuda humanitaria Ir a la actividad 3. No se cuenta con Almacén Adelantado cercano a zona de emergencia 3. Recomienda activar el CALA y el lugar más apropiado para instalarlo, considerando la cercanía a la zona donde ha ocurrido la emergencia o el desastre, si existen zonas apropiadas para la recepción, almacenamiento y entrega del apoyo logístico, entre otras consideraciones. las recomendaciones con el Módulo de Operaciones, el Evaluador del y con el Nacional de Operaciones, quien a su vez informará y solicitará conformación de un CALA al Jefe del INDECI.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 6/11 DINALOG/ OET DINALOG/ Jefe OET Módulo de Operaciones 4. con el Nacional de Operaciones, el Evaluador del y con el Módulo de Operaciones el personal que conformará el CALA. 5. Designa al personal de la que va a integrar el CALA. Se requiere personal de otra Unidad Orgánica 6. Realiza las coordinaciones con el Jefe de la OET y/o Nacional de Logística, para que su personal se integre al CALA, se requiere incluir necesariamente un Almacenero y un ayudante del Almacén General de la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. 7. Designa personal de su área que va integrar el CALA. El Jefe de la OET designará personal de la Unidad de Comunicaciones y dispondrá que se asigne los equipos de comunicaciones necesarios para que sean trasladados a la zona donde se va a instalar el CALA. 8. Comunica al Nacional de Operaciones, sobre el personal asignado y los equipos que van a ser utilizados (para el caso de personal de la OET), luego ir a la actividad Personal asignado se integra al Equipo del CALA con los equipos necesarios, luego ir a la actividad Comunica al Evaluador sobre el personal designado y el personal de otras Unidades Orgánicas que van a conformar el CALA, si fuera el caso. Asimismo el Evaluador comunicará a los Operadores de los Módulos que brinden la información necesaria al Jefe del CALA. 11. Consolida la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades de las zonas afectadas, a las cuales se entregará el apoyo logístico. Una vez consolidado entrega el EDAN al Jefe del CALA. 12. Prepara el Plan de Viaje, en coordinación con el Jefe del Equipo del CALA, entrega a la secretaria de la para trámite correspondiente. Ir a la actividad 14. Se inicia el proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuentas de viajes en Comisión de Servicios, el que se inicia con la aprobación del Plan de Viaje por parte de la SubJefatura, para que luego los comisionados (Equipo del CALA) reciban los viáticos correspondientes.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 7/11 DINALOG OA DINALOG FF.AA., PNP, Compañía Aérea Secretaria Unidad de Abastecimiento/ Almacén General Unidad de Servicios Generales Unidad de Abastecimiento Responsable Equipo del CALA 13. con la SubJefatura y el Jefe de Administración la atención urgente de la asignación de los viáticos del Equipo del CALA, para su traslado a la zona de emergencia o desastre. 14. Recopila documentación necesaria para recepción y entrega de apoyo logístico, tales como: PECOSAS, Actas de Conformidad, Planillas de Entrega, otros. 15. Entrega documentación al Jefe del CALA. 16. con la Dirección Nacional de Logística preparación de requerimiento de transporte Ayuda Humanitaria y prepara requerimiento de transporte al terminal de embarque del Equipo del CALA, entrega para la firma del. 17. Recibe requerimiento de transporte, revisa y firma. 18. Entrega requerimiento a la Oficina de Administración, Unidad de Servicios Generales. 19. Prepara y envía requerimiento de transporte de Ayuda Humanitaria, y entrega a secretaria para la firma del. Se inicia el proceso Servicio de Transporte para las Unidades Orgánicas de la, el que concluye con el traslado del Equipo del CALA al lugar de embarque, así como el traslado de la Ayuda Humanitaria al CALA. En el caso de los Estibadores si esta actividad se realiza fuera del horario diurno se les trasladará de sus casas al lugar donde deberán realizar el acopio de la carga (Almacén General u otro) para llevarla al terminal de embarque. Se inicia el proceso Requerimiento de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios. 20. Trasladan al personal que integra el Equipo del CALA a zona cercana a la zona afectada. Se inicia el subproceso Entrega de Ayuda Humanitaria desde el Centro de Apoyo Logístico Adelantado CALA. 21. Realiza el monitoreo de las acciones logísticas ejecutadas para la atención de la emergencia, así como la ayuda humanitaria que se está brindando a la población afectada o damnificada.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG FECHA: 01/07/2005 8/11 Evaluador 22. Prepara informe para el Evaluador, sobre ayuda humanitaria recibida (donaciones) y entregada a los CDC para su distribución a la población afectada o damnificada. 23. Recibe información, la proporciona al Encargado del y al Nacional de Operaciones, la registra en Cuaderno de Novedades del. Se continúa con el procedimiento Atención de Emergencias.

9 9. DIAGRAMA DE FLUJO

10 ACTIVACION DEL CALA CDC (Distrital, Provincial, Regional) DRDC UNIDAD DE LOGISTICA Módulo de Logística Módulo de Operaciones INDECI Evaluador EQUIPO DEL CALA Secretaria JEFATURA Inicio Emergencia o Desastre supera capacidad de respuesta local del CDC y se requiere trasladar gran cantidad de apoyo logístico a la zona afectada Obtención del EDAN 1 Analiza información sobre emergencia o desastre 2 Verifica niveles de stock y cercanía de Almacenes Adelantados a zona afectada 2 nivel de stock y cercanía de Almacenes Adelantados Se cuenta con Almacén Adelantado cercano a zona de emergencia? No Si Autorización a los Comites de Defensa Civil para la distribución de bienes desde los Almacenes Adelantados Autorización a los Comites de Defensa Civil para la distribución de bienes desde los Almacenes Adelantados Si Capacidad suficiente para recibir y entregar ayuda humanitaria de acuerdo al EDAN? No 3 Recomienda activar CALA en zona cercana a emergencia y solicita al Jefe del INDECI la conformación de un CALA 3 Toma conocimiento y dispone 4 con, Evaluador y Operador de Módulo de Operaciones sobre personal que va a conformar el CALA Designa personal de la que va a conformar CALA α

11 ACTIVACION DEL CALA FF.AA/PNP Módulo de Logística Módulo de Operaciones Evaluador INDECI EQUIPO DEL CALA Encargado Secretaria DINALOG/OET SUBJEFATURA OA α 6 integración de personal al CALA 6 7 Designan personal, preparan equipo 8 Comunica a 10 Recibe comunicado de personal designado 10 Recibe comunicado de personal designado 10 Toma conocimiento 10 Comunica personal designado 9 Personal de Unidades Orgánicas se integra al CALA 11 Consolida EDAN y entrega a Jefe CALA 11 Recibe EDAN consolidado b 12 Prepara plan de viaje 12 Prepara plan de viaje 14 Recopila información para entrega apoyo logístico (PECOSA, Actas, Planillas) Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicios 13 atención urgente 13 n 13 n 15 Entrega información Logistica a Jefe de CALA 15 Recibe información, viáticos, se completa equipo CALA 16 con la DNL la preparación de ayuda humanitaria, prepara y entrega al requerimiento de transporte al terminal de embarque del equipo del CALA 18 Entrega documentos 17 Revisa, firma requerimiento de transporte 16 prepararción de requerimento de transporte de ayuda humanitaria y recibe requerimiento de transporte del equipo-cala 19 Prepara requerimiento de transporte de ayuda humanitaria y entrega 19 Recibe requerimiento de transporte de ayuda humanitaria b 20 Trasladan a personal a lugar donde se va a instalar CALA 21 Monitorea envío de apoyo logístico Entrega Ayuda Humanitaria Centro de Apoyo Logístico-CALA Requerimiento de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios Servicio de Transporte para las Unidades Orgánicas de la Sede Central 22 Prepara informe para Evaluador 23 Recibe información, registra en Cuaderno de Novedades del y entrega Atención de Emergencias 23 Recibe informe y toma conocimento 23 Recibe informe y toma conocimento