INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS

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1 CODIGO: DINALOG-UA/AL VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE ABASTECIMIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO: INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Logística VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 1/28 1. OBJETIVO Evaluar la instalación de Almacenes Adelantados en localidades apartadas que requieran y justifiquen la necesidad de un almacén en su localidad para depositar los Bienes del Plan Logístico destinados a la atención de las emergencias o desastres. 2. ALCANCE Involucra a las Direcciones Regionales de Defensa Civil, a la Dirección Nacional de Logística, a la Dirección Nacional de Operaciones, y a los Comités de Defensa Civil en sus diferentes niveles. Describe las actividades desde la solicitud del Comité de Defensa Civil a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente para la instalación de un Almacén Adelantado en su jurisdicción, hasta la renovación del Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado entre la Dirección Regional de Defensa Civil y el Gobierno Regional o Local correspondiente. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y sus modificatorias aprobadas mediante Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905. y Ley Decreto Supremo Nº SGMD, Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba la Directiva Nº INDECI/DNL/12.0 Instalación de Almacenes Adelantados y Empleo de los Bienes del Plan de 72 horas Decreto Supremo Nº 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Resolución Jefatural Nº INDECI, que aprueba el Manual de Funcionamiento del Entro de Operaciones de Emergencia-COEN. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud del Gobierno Regional o Municipalidad como entidad que preside el Comité de Defensa Civil dirigido a la Dirección Regional de Defensa Civil para la instalación de un Almacén Adelantado en su jurisdicción Opinión favorable de la Dirección Nacional de Logística y la Dirección Nacional de Operaciones, para que la Jefatura de INDECI autorice la Instalación del Almacén Adelantado por Resolución Jefatural.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 2/28 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Comités de Defensa Civil (en sus diferentes niveles) Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente Dirección Nacional de Logística Dirección Nacional de Operaciones. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La autorización para la Instalación del Almacén Adelantado será otorgada por Resolución Jefatural del INDECI, previamente la Dirección Nacional de Logística en coordinación con la Dirección Nacional de Operaciones evaluarán y determinarán la conveniencia o no de instalar dicho almacén La duración del convenio es por tres años, pudiendo ser renovado a solicitud de la Dirección Regional de Defensa Civil con un mes de antelación al término de la vigencia del Convenio, siempre y cuando la Dirección Nacional de Logística y la Dirección Nacional de Operaciones lo consideren adecuado, se formaliza con una adenda. En caso de que no se considere procedente la renovación del Convenio, se le comunicará a la Dirección Regional de Defensa Civil solicitante para que a su vez coordine con el Comité de Defensa Civil la devolución de los bienes La Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, se encargará de abastecer a los Almacenes Adelantados de su jurisdicción Los bienes con los que se abastecerá a dichos almacenes serán los bienes considerados en el Plan Logístico para Atención y Prevención de Desastres, manteniendo niveles de stock adecuados para la atención de la emergencia o desastres en forma oportuna La Dirección Regional de Defensa Civil en coordinación con el Organo de Control Institucional (OCI) y la Dirección Nacional de Operaciones (DNO) realizarán visitas inopinadas a algunos de los Almacenes Adelantados que cada Dirección Regional de Defensa Civil tiene bajo su jurisdicción. Para ello será necesario primero determinar una muestra aleatoria y representativa de todos los almacenes adelantados instalados y en funcionamiento. Luego se determinará una cantidad de almacenes por cada Dirección Regional de Defensa Civil La resolución del Convenio de Cooperación Interinstitucional podrá darse por los siguientes motivos: Acuerdo entre ambas partes. Decisión unilateral de cualquiera de las partes, debiendo comunicarlo a la otra parte, con anticipación no menor de 45 días calendario. Cuando el Gobierno Regional o Local incumpla las obligaciones estipuladas en el Convenio suscrito. La resolución del Convenio por acuerdo entre ambas partes debe ser formalizada por escrito en 3 ejemplares. Para los tres casos se deberá remitir copia a la Oficina de Asesoría Jurídica y a la Secretaría General.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 3/28 7. SIGLAS 7.1. CDC: Comité de Defensa Civil COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNO: Dirección Nacional de Operaciones : Dirección Regional de Defensa Civil GGLL: Gobiernos Locales GGRR: Gobiernos Regionales NEA: Nota de Entrada al Almacén OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica PECOSA: Pedido Comprobante-Salida RJ: Resolución Jefatural SGII: Secretaría General e Imagen Institucional UA: Unidad de Abastecimiento de la DINALOG UCP: Unidad de Control Patrimonial de la DINALOG UL: Unidad de Logística de la UP: Unidad de Prevención de la. 8. DEFINICIONES 8.1. Adenda: Extensión del Convenio o Contrato suscrito por el INDECI con otra Institución Pública, estando de acuerdo ambas partes, por un período similar al que fue considerado en el Convenio o Contrato inicial Ayuda Humanitaria (atención de una emergencia): Asistencia que se brinda a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que hayan sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo o alimento, así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Afectado: Persona, animal, territorio, o infraestructura que sufre perturbación en su medio ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal Almacén Adelantado: Espacio físico que reúne las condiciones para almacenar los recursos materiales del Plan Logístico, los que son entregados en custodia por el INDECI a los Gobiernos Regionales o a las Municipalidades Provinciales y Distritales, según corresponda, situados en lugares alejados y/o de difícil acceso.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 4/ Bienes de Distribución Gratuita (BDG): Por su naturaleza física constituyen artículos para uso familiar, comunal y/o de grupos, que deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, mediante PECOSA a los Comités de Defensa Civil (Oficina de Defensa Civil y secretarías Técnicas) para su distribución gratuita a la población afectada y/o damnificada. Se tienen por ejemplo: Frazada de 1 ½ plaza o Colcha de 1 ½ plaza, cama plegable, hamaca, mosquitero o colchón de espuma, cocina de mesa de dos hornillas, bobina de plástico, entre otros Bienes de Maquinaria y Equipos (Bienes MYE): Por su naturaleza constituyen artículos que deben ser entregados eventualmente por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, bajo Convenio de Afectación en Uso a los Comités de Defensa Civil (Oficina de defensa Civil y secretarías Técnicas) para apoyo en las actividades de atención a los afectados y/o damnificados, los cuales por su condición de bienes duraderos deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Grupos electrógenos, motobombas, torres de iluminación, entre otros Convenio: Instrumento contractual celebrado por escrito entre el INDECI a través de sus órganos Desconcentrados con una entidad pública, mediante el cual las parte se obligan a la observancia de acuerdos relacionados con la Defensa Civil Damnificado: Persona afectada parcial o totalmente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales; no tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio Evaluación de Daños y Necesidades (EDAN): Localización, identificación y registro cuantitativo y cualitativo de los daños que ha ocasionado un evento adverso o un desastre en la comunidad, y la identificación de los recursos necesarios para atender dicho evento o desastre. Su finalidad es la de tener la información necesaria para determinar las necesidades y tomar decisiones rápidas y oportunas para atender a la población Materiales para Brigadas y Brigadistas: Constituidos por los artículos para labores de apoyo, rescate y salvamento, los cuales deben ser entregados por las Direcciones Regionales de Defensa Civil con PECOSA a las brigadas o Brigadistas del INDECI Materiales para las Brigadas (MBD): Artículos que deben ser recuperados por la Dirección Regional de Defensa Civil al término de su empleo. Se tiene: Arnés de rescate, anteojos panorámicos, binoculares, botiquín de primeros auxilios, entre otros Materiales para los Brigadistas (MBT): Artículos que anualmente son asignados a los Brigadistas del INDECI, por lo que no es necesario su devolución. Se tiene: Chaleco tela color naranja, Gorro de Defensa Civil y Polo de Defensa Civil.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 5/ Plan Logístico: Norma de gestión del INDECI que contempla la provisión de los bienes para ser entregados en forma gratuita e inmediata a la población damnificada y/o afectada; de los materiales asignados a las brigadas y a los brigadistas, así como de la maquinaria y equipos para apoyo mientras se recupera los servicio básicos o líneas vitales, durante las primeras horas de ocurrido un desastre. 10. ANEXO Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad de Almacén Adelantado.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 6/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES CDC SGII DINALOG / DNO DNO Presidente de la Unidad de Operaciones Secretaría General 1. Solicita a la Dirección Regional de Defensa Civil, la instalación de un Almacén Adelantado en su localidad. Para lo cual suscribirá y remitirá a dicha Dirección Regional de Defensa Civil el Proyecto de Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado. 2. Revisa la solicitud y proyecto de convenio. Deriva a la Unidad de Operaciones. 3. Prepara Informe Técnico que acompaña a la solicitud del Comité de Defensa Civil, sustentando la necesidad de instalación y funcionamiento de un almacén adelantado. En dicho informe se detallará también el área del local (m 2 ), la ubicación detallada del lugar donde se va a instalar el almacén (dirección, ciudad, distrito, provincia y departamento), la entidad cooperante. Se adjunta el proyecto del convenio (en 3 ejemplares). Entrega al. 4. Remite solicitud, Informe Técnico y proyecto de convenio a la Dirección Nacional de Operaciones para evaluar la instalación de un Almacén Adelantado. El proyecto de convenio lo revisará la Dirección Nacional de Logística. Se inicia el Proceso de Administración del Proceso Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los documentos a la Dirección Nacional de Operaciones y a la DINALOG. 5. Recibe documentos, firma cargo correspondiente, registra en cuaderno de cargo y entrega al. En el caso de DINALOG continúa en la actividad Designa al personal encargado para la evaluación y deriva documentos a la. 7. Registra y entrega documentación, solicita firma en el cuaderno de cargo, entrega a Operador del Módulo Operaciones y del Módulo de Logística del (COEN).

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 7/28 DNO / COEN DNO DINALOG / UA DINALOG DINALOG / UA DINALOG Operador del Módulo de Operaciones/ Operador del Módulo de Logística 8. Revisan el Informe Técnico. 9. Evalúan viabilidad de instalar o mantener un Almacén Adelantado en la localidad que lo solicita y emite opinión técnica. Se tendrá en consideración si en la localidad solicitante existe otro almacén adelantado, si se encuentra cerca de un almacén adelantado ya instalado, estadística de emergencias en la zona, recurrencia de eventos, u otra consideración. Derivan al. 10. Revisa opinión técnica y aprueba, deriva indicación a la para la elaboración de memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Logística. 11. Elabora memorándum, adjunta Informe Técnico y entrega al. 12. Firma y deriva a la. 13. Registra y envía documentos a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 14. Revisa Opinión Técnica de la Dirección Nacional de Operaciones y el Informe Técnico presentado por la Dirección Regional de Defensa Civil. 15. Revisa y evalúa el proyecto de convenio y emite opinión técnica. No procede la solicitud 16. Informa al Nacional de Logística acerca de las razones por las cuales no procede la solicitud. 17. Comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente sobre la no procedencia de la solicitud. La Dirección Regional a su vez informará al Comité de Defensa Civil solicitante. Se da por terminado el proceso. Procede solicitud 18. Prepara proyecto de Resolución Jefatural para la Autorización de la Instalación del Almacén Adelantado en la localidad solicitante, adjunta Informe Técnico y proyecto de convenio con opinión favorable. Presenta al. 19. Revisa, aprueba y deriva el Proyecto de Resolución Jefatural a la para que lo envíe a la Oficina de Asesoría Jurídica. 20. Registra y entrega Proyecto de Resolución Jefatural a la Oficina de Asesoría Jurídica.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 8/28 OAJ DINALOG SGII DINALOG / UCP CDC Secretaría General Presidente Se inicia el Proceso de Trámite de Resoluciones, el que concluye con la firma de la Resolución Jefatural autorizando la instalación y operatividad del Almacén Adelantado en la localidad que se solicitó, y se autoriza al Regional a suscribir el convenio. Se distribuye la Resolución Jefatural a las unidades orgánicas interesadas. 21. Recibe una copia de la Resolución Jefatural, y entrega al para su conocimiento. 22. Recibe copia de Resolución Jefatural y los ejemplares del convenio de Cooperación Interinstitucional para la Instalación y Operatividad del Almacén Adelantado para su firma. 23. Numera y registra el convenio o adenda en forma correlativa, convoca para la suscripción. 24. Firma el convenio o adenda (en 3 ejemplares) por un plazo de 3 años con la autoridad del Gobierno Regional o Municipalidad solicitante como Presidente del Comité de Defensa Civil correspondiente. Archiva un ejemplar del convenio. 25. Envía el convenio o adenda a la Dirección Nacional de Logística y una copia autenticada a la Secretaría General del INDECI. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del convenio a la Dirección Nacional de Logística. 26. Recibe ejemplar del convenio o adenda firmado, y entrega a para su conocimiento. Registra Convenio para Implementación de Almacenes Adelantados en base de datos y archiva. 27. Acondiciona el ambiente del Almacén Adelantado para la recepción de los bienes del Plan Logístico entregados por la Dirección Regional de Defensa Civil. 28. Designa al Almacenero para la supervisión del funcionamiento y operatividad del Almacén Adelantado.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/2005 9/28 Habilitación del Almacén Adelantado de la Unidad de Prevención 29. Coordina con el Presidente del Comité de Defensa Civil la inspección del local del Almacén Adelantado, como paso previo a la entrega de los bienes del Plan Logístico. 30. Realiza la inspección del local para el Almacén Adelantado. 31. En base a la inspección realizada se preparará un informe acerca de las condiciones del local y entrega al. 32. Revisa el Informe de la inspección, autoriza el abastecimiento y coordina con el de la Unidad de Logística. Abastecimiento del Almacén Adelantado SGII DINALOG / UA Almacenero del Almacén Central de la Unidad de Logística Secretaría General Bienes del Plan Logístico NO son suficientes en Almacén Central de la Dirección Regional 33. Informa al de la Unidad de Logística. 34. Realiza requerimiento a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística, solicitando los Bienes del Plan Logístico necesarios para abastecer al Almacén Central de la Dirección Regional y al Almacén Adelantado. Entrega al. 35. Revisa, firma y envía requerimiento a la Dirección Nacional de Logística. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del requerimiento a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. 36. Recibe y revisa el requerimiento para abastecer de bienes a la. 37. Coordina el nivel de stock de los bienes del plan logístico con el del Almacén General. Luego evaluará, de acuerdo al stock del Almacén General, si se abastece directamente al Almacén Central de la Dirección Regional o se se realiza la compra para posteriormente abastecerlo. Se requiere comprar bienes 38. Coordina con la Oficina de Planificación y Presupuesto acerca de la disponibilidad presupuestaria iniciándose el proceso de Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/ /28 DINALOG / UA DINALOG/UA/ ALMACEN GENERAL OA CDC Unidad de Servicios Generales Almacenero del Almacén Central Presidente/ Secretario Técnico Almacenero del Almacén Adelantado Se inicia el Procedimiento Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, que termina con la adquisición de bienes necesarios para abastecer al Almacén General de la Sede Central, al Almacén Central y/o al Almacén Adelantado de la Dirección Regional. Continúa en la actividad 39. No se requiere comprar 39. Formula la PECOSA de los Bienes del Plan Logístico que van a ser trasladados del Almacén General al Almacén Central de la Dirección Regional. Entrega al Encargado del Almacén General para efectuar el transporte. 40. Realiza el requerimiento de transporte dirigido a la Oficina de Administración. Se inicia el Procedimiento de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, el que concluye con el traslado de los Bienes del Plan Logístico al Almacén Central de la Dirección Regional. 41. Formula la Nota de Entrada al Almacén (NEA) de los Bienes del Plan Logístico trasladados desde el Almacén General. Abastecido el Almacén Adelantado se coordinará con el Organo de Control Institucional para realizar inspecciones en forma semestral, para supervisar la administración del almacén. Ir a la actividad 42. Bienes del Plan Logístico son suficientes en Almacén Central de la Dirección Regional 42. Genera y firma PECOSA de los Bienes del Plan Logístico que van a ser entregados al Almacén Adelantado, firma el Almacenero del Almacén Central o el de la Unidad de Logística y es refrendado, en señal de conformidad, por el Regional, y como receptores firman y sellan el Almacenero del Almacén Adelantado y el Secretario Técnico o el Presidente del CDC. 43. Trasladan los Bienes del Plan Logístico al Almacén Adelantado. 44. Formula la Nota de Entrada al Almacén Adelantado (NEA) y verifica estado, contenido y cantidad.

12 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/ /28 Vigencia del Convenio próximo a vencer (30 días antes de su culminación) SGII DNO DNO/COEN DNO de la Unidad de Operaciones Secretaría General Operador del Módulo de Operaciones/ Operador del Módulo de Logística 45. Coordina con la Unidad de Operaciones la necesidad de renovación del convenio y el sustento. 46. Elabora informe técnico y entrega al. No procede la renovación del convenio Ir a la actividad 60. Procede la renovación del convenio 47. Coordina con el Presidente del Comité de Defensa Civil y solicita a la Dirección Nacional de Logística la autorización para la renovación del convenio (con un mes de anticipación antes del término del convenio) y adjunta Informe Técnico solicitando su revisión a la Dirección Nacional de Operaciones. Recibe la solicitud y el Informe Técnico, se inicia el proceso de Administración del Proceso Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del informe a Dirección Nacional de Operaciones. 48. Recibe documentos, firma cargo correspondiente, registra en cuaderno de cargo y entrega a. 49. Designa personal encargado para recibir documento. 50. Registra personal designado y solicita firma en el cuaderno de cargo; entrega a Operador del Módulo Operaciones y del Módulo Logística. 51. Revisan el Informe Técnico que justifique la renovación del convenio. 52. Evalúan viabilidad de mantener el Almacén Adelantado en la localidad que lo solicita y emite opinión técnica. Derivan al. 53. Revisa opinión técnica, de estar conforme aprueba, deriva indicación a la para la elaboración de memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Logística. Caso contrario devuelve con observaciones. 54. Elabora memorándum, adjunta Informe Técnico y entrega al. 55. Firma y deriva a la. 56. Registra y envía documentos a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística.

13 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/ /28 DINALOG/UA DINALOG CDC DINALOG / UA Presidente Almacenero del Almacén Adelantado Almacenero del Almacén Central 57. Evalúa la renovación del convenio de acuerdo al buen cumplimiento de las funciones especificadas en el convenio correspondientes al Gobierno Regional o Gobierno Local y emite opinión técnica. No procede la renovación del convenio 58. Informa al Nacional de Logística sobre improcedencia de la renovación del convenio. 59. Comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente la improcedencia de la renovación del convenio. 60. Comunica y solicita al Presidente del Comité de Defensa Civil la devolución de Bienes del Plan Logístico. 61. Revisa solicitud de devolución de bienes, coordina con el Almacenero del Almacén Adelantado. 62. Formula y firma PECOSA con el Presidente del Comité de Defensa Civil de los bienes del Plan Logístico del Almacén Adelantado para llevar los bienes hacia el Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil. 63. Realiza devolución de bienes hacia el Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil en coordinación con el Presidente del Comité de Defensa Civil. En caso de no cumplir con el plazo establecido (30 días) para la devolución de los bienes, la Dirección Regional de Defensa Civil iniciará los procedimientos administrativos, civiles o penales correspondientes. 64. Elabora Acta de Devolución de Bienes y firma PECOSA de los bienes del Almacén Adelantado y el Acta, junto con el Regional de Defensa Civil en señal de recepción de los bienes devueltos. 65. Genera Nota de Entrada al Almacén (NEA) y archiva. Se da por finalizado el proceso. Procede la renovación del convenio 66. Informa al Nacional de Logística sobre la procedencia de renovar el convenio.

14 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS FECHA: 01/07/ /28 DINALOG 67. Autoriza y comunica a la Dirección Regional de Defensa Civil acerca de la procedencia de la renovación del convenio. 68. Prepara adenda o nuevo convenio. Ir al paso 23. Fin del proceso.

15 12. DIAGRAMA DE FLUJO

16 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL CDC Presidente INDECI SGII DINALOG UNIDAD DE OPERACIONES SECRETARIA GENERAL UA DNO COEN Operador Módulo Operaciones/Logística Inicio 1 Solicita a la instalación de almacenes adelantados 2 Revisa solicitud y deriva 3 Prepara informe técnico sustentando necesidad de instalación y funcionamiento de un Almacen Adelantado, especificando area, lugar, entidad cooperante y otros 4 Remite informe técnico, proyecto de convenio y entidad cooperante Administración del Proceso de Trámite Documentario 5 Recibe documentos, firma cargo, registra en cuaderno y entrega 6 Designa personal encargado y deriva 5 Recibe documentos, firma cargo, registra en cuaderno y entrega 7 Registra personal designado y entrega 8 Revisa informe técnico 10 Revisa opinión técnica, aprueba y deriva indicación 11 Elabora memorándum dirigido a DINALOG, adjunta informe técnico y entrega 9 Evalúa viabilidad de instalar almacén adelantado y emite opinión 12 Firma y deriva 14 Revisa opinión técnica de la DNO 13 Registra y deriva 13 Registra y envía 15 Revisa y evalúa el proyecto de convenios y emite opinión técnica α

17 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL CDC Presidente UNIDAD DE OPERACIONES OAJ SGII SECRETARIA GENERAL INDECI UCP DINALOG UA α Procede solicitud? Si 17 Recibe comunicación 17 Recibe comunicado sobre no procedencia de solicitud 17 Comunica a sobre no procedencia de solicitud, justificando decisión No 16 Informa al Fin 18 Trámite de Resoluciones 20 Registra y envía proyecto RJ 19 Revisa, aprueba proyecto RJ, firma memorándum y deriva Prepara proyecto RJ para instalación de Almacenes Adelantados y memorándum, entrega al 22 Recibe RJ y convenio 21 Recibe copia RJ y entrega 21 Recibe RJ 23 Numera, registra y convoca para suscribir convenio o adenda d 24 Firman convenio 24 Firman convenio con tres ejemplares 27 Acondiciona ambiente para instalación de almacen adelantado 25 Envía dos ejemplares del convenio 26 Administración del Proceso de Trámite Documentario Recibe y entrega ejemplares de convenio, registra convenio para implementación de Almacenes Adelantados 28 Nombra almacenero y Secretario Técnico para supervisar operatividad del almacén adelantado β

18 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL INDECI COEN SGII DINALOG CDC Presidente/ Secretario Técnico UP UL ALMACEN CENTRAL Encargado Almacenero Operador Módulo Logística SECRETARIA GENERAL UA β Habilitación del Almacén Adelantado 29 Coordina 29 Coordina inspección del local del Almacén Adelantado 30 Realiza la inspección al local 32 Revisa informe, autoriza y coordina abastecimiento 31 Prepara informe sobre condición del local 32 Coordina Abastecimiento del Almacén Adelantado No Bienes suficientes en Almacén Central de la? 35 Firma y envía requerimiento 34 Realiza requerimiento a DINALOG para abastecer su almacén 33 Informa Si a Administración del Proceso de Trámite Documentario 36 Recibe y revisa requerimiento χ

19 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL CDC Presidente/ Secretario Técnico ALMACEN ADELANTADO Almacenero UL ALMACEN CENTRAL Almacenero OPP INDECI DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMENTO ALMACEN GENERAL OA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES χ 37 Coordina 37 Coordina stock Se requiere comprar? No Si Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria 38 Coordina disponibilidad presupuestaria Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 40 Realiza requerimiento de transporte, firma y adjunta PECOSA 39 Formula, firma PECOSA y entrega Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central 42 Firman PECOSA 43 Trasladan los bienes del Plan Logístico al Almacen Adelantado a 42 Firma PECOSA 43 Trasladan los bienes del Plan Logístico 41 Formula NEA 42 Genera y firma PECOSA, solicita refrendar al Regional y entrega a Almacenero del Almacén Adelantado δ

20 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL INDECI SGII DNO CDC Presidente/ Secretario Técnico UNIDAD DE OPERACIONES ALMACEN ADELANTADO Almacenero SECRETARIA GENERAL COEN Operador de Módulo de Logística/Operaciones δ 44 Genera y firma NEA del ingreso de los bienes Vigencia de Convenio está por terminar 45 Coordina renovación 45 Evalúa renovación del convenio y coordina 46 Elabora informe técnico y entrega b No Procede renovación de convenio? Si 47 Coordina renovación de convenio 47 Coordina y solicita renovación de convenio 30 días antes del término del convenio Administración del Proceso de Trámite Documentario 48 Recibe informe, firma cargo, registra en cuaderno y entrega a 49 Designa personal encargado 50 Registra personal encargado de entregar documento 51 Revisa informe técnico que justifique la renovación del convenio 52 Evalúan renovación del convenio y emite opinión técnica ε

21 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL DINALOG INDECI DNO CDC Presidente/ Secretario Técnico ALMACEN ADELANTADO Almacenero UA COEN Operador de Módulo de Logística/Operaciones ε 54 Elabora memorándum, adjunta informe técnico y entrega 53 Revisa opinión técnica y aprueba, deriva indicación 57 Evalúa renovación de convenio y emite opinión técnica 56 Registra y envía 55 Firma y deriva c Si Procede renovación de convenio? No 59 Comunica a sobre improcedencia de renovación de convenio 58 Informa sobre improcedencia de renovación de convenio 30 días 61 Revisa solicitud de devolución de bienes y coordina 61 Coordina devolución de bienes 60 Comunica y solicita a GGRR / GGLL devuelva bienes b 62 Firma PECOSA 62 Formula y firma PECOSA φ

22 INSTALACION DE ALMACENES ADELANTADOS GGRR/GGLL INDECI DINALOG DNO CDC Presidente/ Secretario Técnico ALMACEN ADELANTADO Almacenero ALMACEN CENTRAL Almacenero UA COEN Operador de Módulo de Logística/Operaciones φ 63 Realiza devolución de bienes 63 Realiza devolución de bienes 64 Firma PECOSA y elabora acta de devolución de bienes 64 Firma documentos c 65 Genera NEA 66 Informa procedencia para renovar convenio Fin 67 Autoriza y comunica a procedencia para renovar convenio 68 Prepara adenda o nuevo convenio d Fin

23 ANEXO

24 ANEXO CONVENIO DE COPERACION INTERINSTITUCIONAL PARA LA INSTALACION Y OPERATIVIDAD DEL ALMACEN ADELANTADO EN LA CIUDAD DE PROV. DPTO. N /INDECI/... Conste por el presente documento, el Convenio de Cooperación Interinstitucional para la instalación y operatividad del Almacén Adelantado en la ciudad de ; autorizado con Resolución Jefatural N -200_/INDECI, de fecha ; que suscriben de una parte el Instituto Nacional de Defensa Civil-INDECI, por intermedio de la Dirección Regional de Defensa Civil de, debidamente representada por el Sr., (Cargo), designado por Resolución Jefatural N identificado con DNI N, con domicilio legal en, a quien en adelante se denominará LA DIRECCION; y por la otra parte, el Gobierno Regional o Local (Municipalidad u otra institución) de, representado por el (Presidente del Gobierno Regional, o Alcalde u otro representante debidamente autorizado para suscribir el Convenio), Sr., (Cargo), designado por identificado con DNI N, con domicilio legal en, Ciudad de, Provincia de, Departamento de, a quien en adelante se denominará LA AUTORIDAD, en los términos y condiciones siguientes: CLAUSULA PRIMERA: DE LOS ANTECEDENTES El Perú por su ubicación geográfica, está expuesto a la acción de fenómenos naturales, que por su magnitud e intensidad pueden originar desastres que atentan contra la vida, el patrimonio y el medio ambiente, así mismo está propenso a sufrir otros tipos de desastres ocasionados o inducidos por el hombre. Las primeras horas después de producido un desastre, constituyen una etapa sumamente crítica y apremiante, lo cual exige que la asistencia y socorro se brinden en forma inmediata y oportuna durante este período de tiempo. Esta situación obliga a las Entidades a unir esfuerzos para adoptar las acciones que permitan desarrollar proporcionar la ayuda necesaria a la población afectada y/o damnificada inmediatamente después de producido el desastre, resultando por ello imperativo contar con los recursos materiales indispensables. CLAUSULA SEGUNDA: DE LAS PARTES EL INDECI, conforme a su normatividad contenida en el Decreto Ley N y Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, es una Entidad Pública dependiente de la Presidencia del Consejo de Ministros y constituye el órgano central, conductor y rector del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), encargado del planeamiento, dirección, coordinación, asesoramiento, supervisión y control de las actividades relacionadas con Defensa Civil a nivel nacional.

25 LA DIRECCION, es el Organo Desconcentrado del INDECI, responsable de coordinar las actividades que ejecuten los Comités de Defensa Civil, Sectores e Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en beneficio de la población afectada y/o propensa a desastres en el ámbito de su jurisdicción. LA AUTORIDAD, de conformidad con el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil aprobado mediante Decreto Supremo N SGMD, es la Entidad que preside el Comité de Defensa Civil de su jurisdicción y tiene a cargo la ejecución de las acciones de prevención y rehabilitación en casos de desastres, en coordinación con los Sectores Públicos y población involucrada en la problemática creada por la emergencia. CLAUSULA TERCERA: DEL OBJETIVO Es objetivo del presente Convenio establecer un vínculo formal que permita afianzar las acciones de reciprocidad y cooperación interinstitucional en materia de Defensa civil, especialmente en la intención de las emergencias, garantizando la asistencia y socorro en forma inmediata y oportuna a los afectados y/o damnificados por desastres, durante las primeras horas de producido el evento; sin que ello genere obligaciones económicas, ni de ningún otro tipo para las partes. En este contexto, LA DIRECCION y LA AUTORIDAD acuerdan la INSTALACION Y OPERATIVIDAD DE UN ALMACEN ADELANTADO PARA LOS BIENES DEL PLAN LOGISTICO, dotándose recíprocamente de los recursos humanos y logísticos necesarios según sus posibilidades, para su funcionamiento en beneficio de la población, desarrollando un programa vinculado a la prevención y atención de emergencias. CLAUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DE LA AUTORIDAD Son obligaciones de LA AUTORIDAD: 4.1. Nombrar y mantener un Secretario Técnico debidamente calificado para supervisar el funcionamiento del almacén adelantado materia del presente convenio y asesorar en los asuntos relacionados con Defensa Civil Habilitar y acondicionar un ambiente adecuado (cerrado y techado) de m 2, para ser usado como ALMACEN ADELANTADO DEL PLAN LOGISTICO, el mismo que estará ubicado en la Av./Calle, ciudad de, provincia de, departamento de. El referido ambiente debe contar, entre otros, con estructuras apropiadas, anaqueles para el almacenamiento, ordenamiento, control y disposición de los bienes, instalaciones eléctricas, equipos contra incendio, espacio físico suficiente y accesos que cumplan con las normas de seguridad pertinentes Dotar al Almacén con personal para el servicio de almacenero y contratar guardianía externa, durante las 24 horas Ejercer el control de los bienes depositados en custodia y velar por su conservación, así como por el mantenimiento del ambiente, debiendo tomar las acciones de reparación que fueran necesarias.

26 4.5. En caso de acciones de prevención de desastres, la Dirección autorizará la entrega de los Bienes necesarios para cumplir los objetivos de dichas acciones, previo informe de la Unidad de Prevención En caso de desastres efectuar la distribución de los bienes requeridos a la población damnificada y/o afectada, debidamente empadronada, a través del Comité de Defensa Civil respectivo, para ello deberá contar previamente con la autorización de LA DIRECCIÖN Asumir los gastos de transporte de los bienes desde el Almacén Central de la Dirección Regional para el abastecimiento del Almacén Adelantado. Excepcionalmente, cuando el caso lo amerite, LA DIRECCION podrá apoyar en esta gestión LA AUTORIDAD no podrá habilitar bajo cualquier otra denominación, otros Almacenes Adelantados dentro de su jurisdicción o fuera de ella. Los bienes entregados para los fines del presente Convenio, son únicas y exclusivamente para ser depositados en el Almacén Adelantado objeto del presente Convenio. CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA DIRECCION LA DIRECCION asume las siguientes obligaciones: 5.1. Depositar en calidad de custodia en las instalaciones habilitadas por LA AUTORIDAD, denominado ALMACEN ADELANTADO, los bienes del Plan Logístico-INDECI, manteniendo niveles de atención que permitan actuar en forma inmediata y oportuna en situaciones de prevención y/o desastres Inspeccionar el Almacén Adelantado, previa comunicación a LA AUTORIDAD con una anticipación no menor de 48 horas, en forma inopinada y semestralmente como mínimo, y supervisar la toma de inventarios de los bienes materia del Convenio En caso de emergencia, asumir los gastos de transporte de los bienes del Almacén del INDECI hasta el Almacén Adelantado o de ser necesario hasta la zona afectada para la atención y socorro a la población afectada y/o damnificada. CLAUSULA SEXTA: AUTORIZACION PARA LA DISTRIBUCION DE LOS BIENES La autorización para la distribución de los bienes corresponde exclusivamente a LA DIRECCION, quien dará cumplimiento al Plan Logístico de conformidad con la normatividad vigente sobre procedimiento y políticas para la utilización de los bienes del Plan Logístico y atención de emergencias. CLAUSULA SEPTIMA: PROCEDIMIENTO 7.1. Los bienes del Plan Logístico deberán ser utilizados única y exclusivamente para atender a los afectados y/o damnificados por desastres de toda índole y/o acciones de prevención, debidamente justificadas.

27 7.2. Pasadas 72 horas de la atención de una emergencia, LA DIRECCION, bajo responsabilidad, solicitará a LA AUTORIDAD el Inventario del stock del Almacén, conteniendo la información detallada de los artículos que fueron entregados, documentos de recepción, artículos sobrantes, así como los que permanecen en el Almacén Adelantado. Esta información deberá coincidir documentaria y físicamente con el total de existencia antes de producirse la emergencia. En caso de existir observaciones, LA AUTORIDAD será la responsable de levantarlas, caso contrario, el INDECI podrá requerirlo de acuerdo a Ley Los bienes del Plan Logístico son de distribución gratuita. No pueden ser enajenados, vendidos, ni prestados, excepto los bienes de Afectación en USO, de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin. La recuperación de los bienes se produce solamente en los caso de afectación en uso, los bienes que constituyen materiales para las Brigadas y en aquellas situaciones expresamente autorizadas por LA DIRECCION. Los bienes del Plan Logístico no deben ser usados en situaciones diferentes de aquellas a las que están destinados; bajo responsabilidad Constituye responsabilidad de LA AUTORIDAD, el negarse a poner a disposición los bienes bajo su custodia o administración El incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente Convenio; genera las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales a que hubiere lugar, para los funcionarios, servidores o personal, según corresponda El Presidente del Comité de Defensa Civil es responsable solidario con los funcionarios en quienes delegue sus funciones o representación, respecto a la entrega física de los bienes en forma oportuna y adecuada. CLAUSULA OCTAVA: JURISDICCION Teniendo en cuenta que para el apoyo a los damnificados no existen fronteras jurisdiccionales, en caso que la emergencia se produjese fuera del ámbito de competencia del Almacén Adelantado, LA DIRECCION coordinará con LA AUTORIDAD la entrega de los bienes del Almacén Adelantado a otros Comités de Defensa Civil, para ser destinados en la atención y socorro a la población afectada y/o damnificada por desastres fuera de la jurisdicción, siendo de aplicación lo dispuesto en la cláusula sexta del presente Convenio. CLAUSULA NOVENA: VIGENCIA El presente convenio entra en vigencia a partir del día siguiente de su suscripción y tendrá una duración de tres (03) años, pudiendo ser renovado de común acuerdo entre las partes, mediante la suscripción de una Addenda o firmando nuevo Convenio, de acuerdo al procedimiento establecido para tal efecto.

28 CLAUSULA DECIMA: RESOLUCION DEL CONVENIO El presente Convenio puede ser resuelto: Por acuerdo de las partes Por decisión de una de las partes, a cuyo efecto le comunicará a la otra parte mediante carta simple, con una anticipación no menor de cuarenta y cinco (45) días calendario En caso de que LA AUTORIDAD incumpla las obligaciones establecidas en el presente Convenio. CLAUSULA DECIMO PRIMERA: MODIFICACIONES El presente convenio podrá ser modificado por las partes, en cualquiera de las condiciones establecidas dentro de los parámetros de las normas vigentes, suscribiendo a este efecto la addenda correspondiente. CLAUSULA DECIMO SEGUNDA: DISPOSICIONES GENERALES Los aspectos no previstos en el presente Convenio, así como las controversias que se deriven de su ejecución, se solucionarán de común acuerdo entre las partes. De persistir el conflicto se recurrirá a la Conciliación Extrajudicial, de acuerdo a las normas pertinentes. Toda comunicación entre las partes, se realizará en los domicilios consignados en la introducción del presente documento. Concluida la lectura del presente documento, en señal de conformidad, las partes proceden a suscribirlo en tres ejemplares, en, a los días del mes de del año 200. LA AUTORIDAD Presidente del Gobierno Regional (o Alcalde Provincial o Distrital según corresponda) LA DIRECCION Regional de Defensa Civil