ATENCION DE SOLICITUD DE DOCUMENTO O INFORMACION

Transcripción

1 CODIGO: COMUN-ARCH VERSION: PRIMERA AREA: DEL INDECI TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Unidades Orgánicas del INDECI V B por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 04/08/2005 2/20 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para la Atención de Solicitud de Documento o Información tanto para usuarios externos como para usuarios internos del INDECI, y atender las solicitudes de documentación o información que produzca o posea el INDECI. Esta documentación puede estar obrante en el archivo de cada unidad orgánica, en el Archivo del INDECI, puede haber sido transferida al Archivo de la Nación, puede haber sido eliminada o haberse declarado como perdida. 2. ALCANCE Es de aplicación para usuarios internos o externos que soliciten documentación a la Unidad Orgánica, quien a su vez solicita al Archivo del INDECI, en caso de haber sido transferida. Describe las actividades desde la solicitud del documento por parte del usuario, hasta la devolución y archivo del mismo. 3. BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú Decreto Ley Nº Ley del stema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Texto Unico de Procedimientos s TUPA del Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI Ley Nº Ley del Procedimiento Ley Nº Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley Nº Ley que modifica la Ley Nº Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba las rmas es del stema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional Decreto Supremo Nº PCM, Acceso a la Información. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud dirigida al Director o Jefe de la unidad orgánica que produce o posee la información.

3 FECHA: 04/08/2005 3/ En el caso de un usuario externo, el solicitante deberá, en los casos establecidos en el TUPA del INDECI, efectuar el pago correspondiente en el Banco de la Nación para tramitar y proporcionársele la información requerida, de acuerdo a la tasa estipulada. El comprobante de pago deberá ser presentado en un plazo máximo de 30 días de haber sido aprobada su solicitud. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Secretaria Ejecutiva o, responsable del Archivo de la Unidad Orgánica Director o Jefe de la Unidad Orgánica que produzca o posea el documento solicitado, quien autoriza el acceso a la información de dicho documento del Archivo del INDECI, en el caso de que hubiera sido transferida la documentación Secretaría, en caso de que el solicitante sea un usuario externo al INDECI. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El solicitante puede pedir información vía correo electrónico a la Unidad de Secretaría de la. En este caso el de SG: Verifica si la información solicitada se encuentra disponible en la Página Web del INDECI y es de libre acceso, entonces le indicará la dirección electrónica al solicitante. Caso contrario, le indicará el procedimiento administrativo que debe realizar, para solicitar dicho documento o información por medio de un Oficio, presentado personalmente a Mesa de Partes del INDECI o por Courier El de la Unidad Orgánica deberá solicitar la aprobación del Director o Jefe de la dependencia que posee el documento solicitado para atender la solicitud de usuario, si la documentación se encuentra en el Archivo del INDECI el documento fue transferido al Archivo, el después de recibir los documentos del personal del Archivo, entregará estos documentos con cargo, si se trata de un usuario interno o sacará las copias fedateadas correspondientes, si se trata de un usuario externo. Una vez que dichos documentos sean devueltos al, éste devolverá los documentos al Archivo, donde se confirmará la devolución de los mismos El solicitante externo tiene un plazo máximo de treinta días para entregar o enviar el voucher o comprobante de pago del Banco de la Nación, por concepto de pago del servicio de acuerdo al TUPA La solicitud de documento o información va dirigida al Director o Jefe de la Unidad Orgánica que produce o posee la información que se solicita.

4 FECHA: 04/08/2005 4/ El documento solicitado será enviado al usuario externo (solicitante) por medio del Servicio de Mensajería del INDECI. El solicitante puede acercarse a mesa de partes de la Secretaría a recoger lo solicitado Toda unidad orgánica deberá poseer una base de datos de inventario de los documentos que posee, tanto en el archivo de documentos en giro que se encuentra en la unidad orgánica, como de los documentos transferidos al Archivo del INDECI. Se deberá efectuar el control y seguimiento de la documentación archivada, en giro o prestada. 7. SIGLAS 7.1. BD: Base de Datos INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil SG: Unidad de Secretaría de la : Secretaría e Imagen Institucional SISCO: stema de Correspondencia TUPA: Texto Unico de Procedimientos s UIT: Unidad Impositiva Tributaria. 8. DEFINICIONES 8.1. Documento Público: Es documento público: a) El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones. b) La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por un notario público Documento Privado: Es el que no tiene las características del documento público. La legislación o certificación de un documento privado no lo convierte en público SISCO (stema de Correspondencia): Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos. 9. GLOSARIO DE TERMINOS Documento: Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades.

5 FECHA: 04/08/2005 5/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO SUBPROCESO: DOCUMENTO O INFORMACION A USARIOS S / SG / SG RESPONSABLE Secretario Secretario DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Elabora solicitud de documento o información (vía correo electrónico u oficio). Solicita por correo electrónico 2. Envía solicitud vía correo electrónico. 3. Recibe y lee solicitud enviada por correo electrónico. Información solicitada se encuentra disponible o tiene libre acceso 4. Indica la dirección electrónica en donde puede conseguir dicha información o le envía la información vía correo electrónico. 5. Recibe la información. del proceso. Información solicitada NO se encuentra disponible o NO se tiene libre acceso 6. Indica el procedimiento administrativo que debe realizar, regresa a la actividad 1. NO lo solicita por correo electrónico 7. Envía oficio solicitando el documento o la información. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación en la. 8. Recibe, conoce la solicitud y analiza pedido. autoriza 9. Solicita la elaboración de un oficio indicando la denegación de acceso a la información y lo firma. 10. Elabora oficio de denegación y solicita firma del Secretario. 11. Registra oficio y envía al solicitante. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del oficio de denegación por parte del solicitante. 12. Recibe oficio y conoce denegación. del proceso. Autoriza 13. Autoriza entrega de información, deriva solicitud al.

6 FECHA: 04/08/2005 6/20 en Archivo en Archivo 14. Verifica si el documento solicitado se encuentra en el SISCO. Documento se encuentra en el Archivo 15. Solicita documento al en Archivo. UO Fedatario 22. Certifica la copia. en Archivo 16. Busca documento en la Base de Datos, y si se encontrara, verifica ubicación del legajo, file, caja, anaquel. se encontró el documento 17. Informa inexistencia del documento (documento no encontrado o eliminado) y/o señala que se encuentra en el Archivo de la Nación. 18. Elabora oficio indicando su inexistencia en los archivos del INDECI, solicita firma del Secretario. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del oficio informando inexistencia por parte del solicitante. 19. Recibe oficio y conoce. del Proceso. Se encontró el documento 20. Registra salida de documento, y entrega al. 21. Recibe documento y prepara la copia correspondiente. Copia requiere ser fedateada 22. Solicita certificación del fedatario. 23. Elabora oficio de disponibilidad, liquidación y el plazo máximo para presentar su comprobante de pago. Luego ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del oficio por parte del solicitante. Continúa en la actividad Devuelve documento original al en Archivo. 25. Recibe documento, registra ingreso y archiva. Se inicia el proceso de Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo del INDECI. del proceso 26. Recibe oficio y conoce. NO efectúa el pago de la tasa correspondiente del Proceso. Efectúa el pago de la tasa correspondiente 27. Paga la tasa correspondiente en el BN.

7 FECHA: 04/08/2005 7/20 UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Secretaria o Director / Jefe 28. Presenta copia del comprobante de pago y solicita documento. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del comprobante de pago u oficio de vencimiento, por parte de la. 29. Recibe copia del documento solicitado. 29. Entrega documento u oficio de vencimiento del plazo, según el caso. 30. Registra el cargo y archiva. del proceso. Documento NO se encuentra en el Archivo 31. Envía solicitud a la unidad orgánica correspondiente y archiva cargo. 32. Recibe solicitud, registra y entrega al Jefe o Director. 33. Recibe solicitud, conoce y asigna al o responsable. 33. Recibe solicitud y conoce. 34. Verifica si se encuentra en la Base de Datos de documentos obrante en el archivo de la unidad orgánica. se encontró el documento 35. Elabora memorándum de inexistencia. Director / Jefe 35. Firma el memorándum. 36. Entrega memorándum a Secretaría y archiva cargo. 36. Recibe memorándum, conoce y firma cargo. Regresar a la actividad 18. Se encontró el documento 37. Solicita autorización del Director o Jefe. 38. Verifica el contenido del documento. Director / Jefe Concede la autorización 39. Autoriza préstamo del documento. 40. Recibe autorización, registra y entrega documento al de la SG, regresar a la actividad 21. concede la autorización Director / Jefe 41. Solicita la elaboración de un oficio sustentando la denegación de entrega de dicho documento y firma. Secretaria 41. Elabora el oficio y solicita firma del Director o Jefe. 42. Registra el oficio respectivo y envía a la Secretaria. 43. Recibe, registra oficio y envía. UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO

8 FECHA: 04/08/2005 8/20 Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del oficio por parte del solicitante. 44. Recibe oficio, firma cargo, y toma conocimiento. del Proceso.

9 FECHA: 04/08/2005 9/ SUBPROCESO: DOCUMENTO O INFORMACION A USARIOS INTERNOS UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Define que documento o información requiere. NO lo solicita a través de Secretaría 2. Solicita documento o información. Solicita por correo electrónico 3. Envía por correo electrónico la solicitud de información. 4. Recibe y lee correo electrónico. Información se encuentra disponible para enviarla por correo electrónico 5. Envía información solicitada por correo electrónico. 5. Recibe y conoce información. del Proceso. Información se encuentra disponible para enviarla por correo electrónico 6. Verifica en Base de Datos. 7. Hace de conocimiento del solicitante, si el documento se encuentra disponible en el archivo de la unidad orgánica o no lo tienen. 7. Recibe y conoce respuesta. NO tienen el documento Documento lo tiene la Secretaría Ir a la actividad 19. Documento NO lo tiene la Secretaría Lo tiene otra Unidad Orgánica Ir a la actividad 2. lo tiene ninguna Unidad Orgánica del proceso. NO solicita por correo electrónico 8. Solicita documento al de la Unidad Orgánica que le corresponde dicho documento. 8. Verifica en Base de Datos, o busca documento. NO encontró documento 9. Comunica inexistencia de documento o nombre del personal de otra UO que lo tiene actualmente.

10 FECHA: 04/08/ /20 UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Director / Jefe Director / Jefe 9. Recibe comunicado. Busca en Secretaría Ir a la actividad 19. NO busca en Secretaría Busca en otra Unidad Orgánica Regresa a la actividad 2. NO busca en otra Unidad Orgánica del proceso. Encontró documento 10. Ubica documento. Necesita autorización Continúa en la actividad 14. Necesita autorización 11. Solicita autorización al Director o Jefe. 11. Verifica contenido. autoriza 12. Indica inaccesibilidad de información al usuario interno. 12. Recibe respuesta de inaccesibilidad a la información confidencial o privada. del proceso. Autoriza 13. Comunica acceso a la información al. 13. Recibe autorización. 14. Registra salida de documento y solicita firma de cargo. 14. Recibe documento y firma cargo. NO requiere sacar una copia del documento Ir a la actividad 17. Requiere sacar una copia del documento 15. Prepara una copia del documento. NO requiere ser fedateada Ir a la actividad 18. Requiere ser fedateada 16. Solicita al Fedatario la certificación de la copia.

11 FECHA: 04/08/ /20 Fedatario UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Secretario Secretario 16. Certifica la copia del documento, continúa en la actividad Utiliza el documento solicitado. 18. Devuelve documento original. 18. Recibe documento y registra entrada, dando fin al proceso. 19. Solicita a Secretaría documento. Lo solicita a través de Secretaría 19. Recibe solicitud de documento. 20. Verifica en el stema de Correspondencia y busca documento. NO encuentra el documento en el SISCO 21. Comunica su inexistencia, eliminación o transferencia al Archivo de la Nación. 21. Recibe comunicado. del proceso. Encuentra el documento en el SISCO Se encuentra en el archivo de la Unidad de Secretaria 22. Entrega documento al Secretario y solicita autorización. 23. Verifica contenido del documento. NO autoriza 24. Indica inaccesibilidad de la información al usuario interno. 24. Recibe la indicación. del proceso. Autoriza 25. Comunica autorización al. 26. Registra salida de documento, y entrega al usuario interno, continúa en la actividad 33. NO se encuentra en el archivo de la Unidad de Secretaria 27. Informa al Secretario que el documento solicitado se encuentra en el Archivo del INDECI, y solicita autorización al Secretario para el préstamo del documento.

12 FECHA: 04/08/ /20 Fedatario Secretario en Archivo en Archivo en Archivo 27. Autoriza préstamo. 28. Solicita documento al en Archivo, indicando autorización. 28. Busca el documento en la Base de Datos y en el anaquel correspondiente. encontró el documento 29. Informa inexistencia, eliminación o transferencia al Archivo de la Nación. 30. Elabora memorándum o comunica al la inexistencia, eliminación o transferencia del documento solicitado. 31. Recibe memorándum o comunicación. del proceso. Encontró el documento 32. Registra la salida, y entrega documento solicitado. 32. Recibe documento, deriva y solicita firma de cargo. 33. Recibe documento solicitado, firma cargo. Requiere sacar copia 34. Prepara copia del documento. Requiere ser fedateada 35. Solicita a Fedatario la certificación del documento. 35. Certifica la copia. Continúa en la actividad 37. NO requiere ser fedateada Ir a la actividad 37. requiere sacar una copia 36. Hace uso del documento. 37. Devuelve el documento original. 37. Recibe documento original, y deriva al en Archivo para su archivo. 38. Recibe y registra ingreso de documento. Se reinicia el proceso Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo del INDECI, dando fin al proceso.

13 11. DIAGRAMA DE FLUJO

14 A S S Inicio Secretario MESA DE PARTES INDECI DE SECRETARIA GENERAL en Archivo 1 Elabora solicitud de documento o información a Solicita por correo electrónico 2 Envía solicitud 3 Recibe y lee solicitud Información disponible o de libre acceso 5 Recibe información 4 Indica la dirección electrónica en donde puede conseguir dicha información o le envía la información 6 Recibe indicación 6 Indica procedimiento administrativo a 7 Envía oficio Administración del Proceso de Trámite Documentario 8 Recibe, conoce solicitud y analiza pedido Autoriza 9 Solicita elaboración de oficio de denegación de acceso a información solicitada 10 Elabora oficio de denegación y solicita firma al SG 12 Recibe oficio y conoce Administración del Proceso de Trámite Documentario 11 Registra oficio y envía al solicitante 13 Autoriza y deriva indicación 14 Verifica en el SISCO b Documento se encuentra en el Archivo 15 Solicita documento 16 Busca documento d c Se encontró documento 18 Firma oficio 18 Elabora oficio de inexistencia 17 Informa inexistencia de documento α

15 A S S MESA DE PARTES DE SECRETARIA GENERAL α INDECI en Archivo Fedatario 19 Recibe oficio y conoce Administración del Proceso de Trámite Documentario c e 21 Recibe documento y prepara copia 20 Registra y entrega Requiere ser fedateada 22 Solicita certificación a Fedatario 22 Certifica la copia Administración del Proceso de Trámite Documentario 23 Elabora oficio de disponibilidad, liquidación y plazo 26 Recibe oficio y conoce Efectúa el pago 27 Paga la tasa correspondiente en el Banco de la Nación 24 Devuelve documento original para su archivo 25 Recibe documento, registra y archiva Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo 28 Presenta copia del comprobante de pago y solicita documento 29 Recibe documento Administración del Proceso de Trámite Documentario 29 Entrega documento u oficio de vencimiento de plazo 30 Registra cargo Cargo 30 b 31 Envía solicitud a la Unidad Orgánica correspondiente Cargo 31 β

16 A S S DE SECRETARIA GENERAL INDECI Director / Jefe UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Secretaria / β 32 Recibe, registra y entrega 33 Recibe, conoce y deriva 33 Recibe solicitud y conoce 34 Verifica BD Se encontró documento 35 Firma memorándum 35 Elabora memorándum de existencia 36 Recibe, conoce y firma cargo 36 Entrega memorándum a Secretaría d Cargo Verifica documento 37 Solicita autorización del Director o Jefe Concede autorización 39 Autoriza el préstamo de documento 40 Registra y entrega documento a la SG e 41 Solicita elaboración de oficio sustentando la denegación y firma 41 Elabora oficio 42 Registra oficio y envía 44 Recibe y firma cargo Administración del Proceso de Trámite Documentario 43 Registra oficio y envía

17 A S INTERNOS INDECI UO QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Secretario Director / Jefe Secretaria Inicio 1 Define que documento solicitar Solicita a SG a b 2 Solicita documento o información Vía correo electrónico 3 Envía solicitud... 4 Recibe y lee Información disponible... 5 Recibe y conoce 5 Envía información Verifica BD 7 Recibe y conoce 7 Envía indicaciones Tienen el documento Lo tiene SG a Lo tiene otra Unidad Orgánica b 8 Solicita documento 8 Verifica BD α

18 A S INTERNOS UO INDECI QUE CORRESPONDE EL DOCUMENTO Director / Jefe en Archivo α Fedatario Encontró documento 9 Recibe comunicado 9 Comunica inexistencia b a Busca en SG Busca en otra UO 11 Verifica contenido 10 Ubica documento Necesita autorización 11 Solicita autorización Autoriza 12 Recibe respuesta 12 Indica la inaccesibilidad de la información 13 Comunica autorización 13 Recibe autorización 14 Recibe documento y firma cargo 14 Registra documento, solicita firma de cargo Requiere sacar copia 15 Prepara copia Requiere ser fedateada 16 Solicita a Fedatario 16 Certifica la copia 17 Utiliza documento 18 Devuelve documento 18 Registra y recibe documento

19 A S INTERNOS UO INDECI DE SECRETARIA GENERAL Secretario en Archivo Fedatario a 19 Solicita a SG documento 19 Recibe solicitud 20 Verifica en SISCO Encuentra documento en el SISCO 21 Recibe comunicado 21 Comunica inexistencia Se encuentra en el Archivo de SG 23 Verifica contenido 22 Entrega al Secretario y solicita autorización Autoriza 24 Recibe indicación 24 Indica inaccesibilidad 25 Comunica autorización 26 Registra documento y entrega c 27 Autoriza 27 Se encuentra en el Archivo, solicita autorización al Secretario 28 Solicita documento 28 Busca documento 31 Recibe memorándum o comunicación y toma conocimiento 30 Elabora memorándum o comunica Encontró documento 29 Informa inexistencia de documento 32 Recibe y deriva 32 Registra y entrega β

20 A S INTERNOS UO INDECI DE SECRETARIA GENERAL Secretario en Archivo Fedatario β 33 Recibe documento, firma cargo c Requiere sacar copia 34 Prepara copia Requiere ser fedateada 35 Solicita a Fedatario 35 Certifica copia 36 Hace uso de documento 37 Devuelve documento 37 Recibe y deriva 38 Recibe documento, registra Internamiento y Transferencia de Documentos al Archivo