ADMINISTRACION DEL PROCESO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

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1 CODIGO: SGII-SG VERSION: PRIMERA AREA: E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 09/08/2005 2/23 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de trámite de documentos internos y externos que ingresan a través de Mesa de Partes de Secretaría General del INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la recepción y trámite de documentos que llegan de entidades u órganos externos e internos al INDECI. Describe las actividades a desarrollar desde el ingreso de los documentos por Mesa de Partes para su decreto por Secretaría General o la Alta Dirección, la derivación para su respectivo trámite en INDECI y el envío del documento respuesta al interior o exterior del mismo. 3. BASE LEGAL 3.1. Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, artículos 51, 52 y Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del artículo 103 al 191, publicada el 11MAR Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada el 03AGO Ley Nº 27927, que modifica la Ley Nº 27806, publicada el 07AGO Resolución Jefatural Nº /AGN-J-31MAY85, que aprueba las rmas Generales del stema de Archivos para el Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Los documentos entregados a Mesa de Partes para su recepción, los que deberán cumplir con los requisitos previstos en la Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nº 27444, acompañados de todos sus antecedentes e información adicional que se requiera según la naturaleza del procedimiento administrativo o trámite. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Secretario General Coordinador Administrativo. 6. CONSIDERACIONES SISCO 6.1. El actual stema de Correspondencia SISCO tiene deficiencias en relación a la estabilidad, dado que no ha sido diseñado para manejar grandes volúmenes de información y soportar la interconexión de varias estaciones usuarias. El hecho de cargar la Base de Datos con la información de ingreso y salida de documentos hace que colapse y genere en ciertos casos la pérdida de información.

3 FECHA: 09/08/2005 3/ Los documentos tanto internos como externos que inician el trámite y que contienen una referencia deberían adjuntar la misma antes de ser presentados por Mesa de Partes. Sólo deberían ser exentos el caso de documentos reiterativos, dado que el documento inicial ya tiene una referencia adjunta en el área respectiva y la solicitud de adjuntarles referencia demora el proceso y lo hace redundante El registro auxiliar será impreso y legalizado a partir de este año siguiendo lo establecido en las rmas Generales para el resguardo de archivo físico en los stemas de Archivo del Sector Público Nacional. Se están evaluando nuevas normas para en coordinación con el Archivo General de la Nación darles aplicación y realizar las modificaciones en el stema de Archivo actual del INDECI si fuera necesario Se debe de tener en cuenta para el sistema que se viene desarrollando que cuando el documento es destinado a una determinada Unidad Orgánica, el usuario de dicha unidad debe tener la autorización de registrar la ruta que tiene el documento dentro de la Unidad Orgánica así como el imprimir un reporte de la ruta anterior dando detalle de la ubicación, responsable, acciones tomadas y del destino. Asimismo se debe considerar que una vez que se haya registrado la salida del documento, la unidad que le dio trámite no debe estar autorizado para cambiar la información ingresada al sistema. Cualquier variación se ejecutará a través de la Unidad de Secretaría General. La unidad orgánica será responsable de la información registrada en el sistema y de los documentos que emite o destina a través de la Unidad de Secretaría General. MESA DE PARTES 6.5. Los documentos que no cumplan con los requisitos exigidos por el INDECI no podrán iniciar el trámite, siendo observados en Mesa de Partes, los que deben ser subsanados por el usuario dentro del plazo de dos 1 días hábiles A todo documento que ingresa por Mesa de Partes se le asigna una Hoja de Trámite por ello es necesario tener en cuenta que si un documento ha sido observado por la Alta Dirección y llega luego de ser reformulado para su aprobación debe conservar el número de Hoja de Trámite que fue asignado la primera vez que ingresó, evitando de esta manera confusiones que podría traer el hecho de asignarles una nueva Hoja de Trámite con un número diferente. Esta consideración también se haría efectiva para el caso de visado de resoluciones Jefaturales, dado que el proyecto de resolución entra primero por Mesa de Partes de Secretaría General para ser aprobado y por último para ser visado Las Unidades Orgánicas deberán remitir copia informativa a las Direcciones Regionales de Defensa Civil, de los Oficios dirigidos a los Gobiernos Regionales referentes a temas que se encuentren dentro del ámbito de acción de los mismos. La Unidad de Secretaría General deberá verificar que el documento emitido por la Unidad Orgánica incluya copia informativa para la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente. 1 Ley N Ley del Procedimiento Administrativo General, artículo N 125.

4 FECHA: 09/08/2005 4/23 7. OBSERVACIONES 7.1. Actualmente el SISCO no funciona interconectado a nivel de las Unidades Orgánicas. Este problema se presentó aparentemente desde la realización de modificaciones para la actualización de los sistemas operativos de los computadores personales El hecho de que no funcione interconectado obliga a las Unidades Orgánicas a registrar nuevamente los documentos que ingresan y salen de cada Unidad Orgánica, duplicando el tiempo que se emplea en digitar la información, además de producir acumulación de los mismos. 8. RECOMENDACIONES 8.1. Con relación al sistema SISCO, es conveniente evaluar la actual infraestructura de tecnología para poder implementar un sistema que optimice tanto el ingreso de información como la ejecución de consultas simultáneas e interconecte a todas las unidades orgánicas de manera que se agilice el trámite administrativo y se pueda realizar un seguimiento de los documentos en trámite, permitiendo brindar información Online al usuario acerca del estado de su trámite En el Registro de documentos en la Unidades Orgánicas, sería recomendable el uso de códigos de barras que permitan mediante un lector óptico o similar ingresar el código del documento y registrar el destino para proseguir con el trámite. El ingreso de información se realizaría en Secretaría General, quienes le asignarán la numeración correspondiente a los documentos que llegan al INDECI por Mesa de Partes El stema debe de tener la flexibilidad para soportar consultas múltiples o en todo caso trabajar a nivel local el ingreso de documentos y en un momento determinado realizar la réplica para actualizar el stema. La utilización de esta tecnología facilitaría la labor de seguimiento de documentos dado que el stema se encuentra actualizado El nuevo stema de Trámite Documentario, el que estará operativo durante el 2do. Semestre del 2004 deberá tener en cuenta las consideraciones, observaciones y recomendaciones Debe de tenerse en cuenta la incorporación de tecnología y políticas de información para la conservación y recuperación en medios magnéticos a través de copias de seguridad (backup) En la asignación de los niveles de seguridad se deberá de tener en cuenta de que no sólo se debe establecer privilegios por usuario sino también por documento, dado que los documentos confidenciales sólo deben ser visualizados por usuarios autorizados. 9. DEFINICIONES 9.1. Administrado: Sujeto de Derecho, institución u organismo externo a la Sede Administrativa del INDECI, que participa y/o inicia el procedimiento Cuaderno de Cargo: Cuaderno que se utiliza para registrar los documentos recibidos por el usuario o destinatario, quien firma en señal de cargo.

5 FECHA: 09/08/2005 5/ Decretado: que contiene la disposición de la acción respectiva, con firma y/o sello del Jefe, SubJefe o Secretario General, Jefe de Dirección u Oficina Externo: proveniente de un destinatario exterior del INDECI Interno: que pertenece a una determinada unidad orgánica del INDECI Referencia: que se presentó con anterioridad; que fue procesado y numerado; al que se hace referencia con la finalidad de continuar o sustentar un trámite Respuesta: que emiten las Unidades Orgánicas del INDECI, contestando o atendiendo un documento (externo, interno y/o decretado), considerando como el producto final del Proceso de Trámite Documentario (en algunos casos) Visado: que lleva el visto bueno del Jefe, Subjefe, Director Nacional o Jefe de Unidad Orgánica del INDECI Hoja de Trámite: Hoja que adjunta el área de Trámite Documentario de la Secretaría General, a todo documento que ingresa por la Mesa de Partes, que contiene el número de ingreso del documento (o número de expediente), la descripción del documento y que sirve de base para la tramitación posterior del documento Registro Auxiliar: Registro de datos de documentos respuesta que fueron tramitados por el INDECI stema de Correspondencia (SISCO): Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos. 10. TIPO DE DOCUMENTOS Actas de Reunión: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una reunión, cuenta con la firma de los asistentes a la reunión Convenio: Acuerdo vinculante entre dos o más personas o entidades determinadas Directiva: Disposición de rango superior que han de cumplir todos los miembros del organismo o institución. En el INDECI las directivas se aprueban mediante Resolución Jefatural Informe: Descripción escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Dictamen o dicho de un funcionario o servidor en un asunto de su competencia Memorándum: mediante el cual se expone, comunica o sustenta una solicitud, acción o en determinado asunto al interior de la entidad. Se utiliza sólo al interior del INDECI y son de dos tipos: Memorándum mple: Va dirigido a un solo funcionario o trabajador. Memorándum Múltiple: Va dirigido a varios funcionarios o trabajadores.

6 FECHA: 09/08/2005 6/ Oficio: Comunicación oficial hacia el exterior de una entidad en el que se manifiesta o expone un hecho o asunto determinado, a otra administración pública, entidad y/o administrado. Son de dos tipos: Oficio mple: Va dirigido a un destinatario. Oficio Múltiple: Va dirigido a varios destinatarios Resolución: Son actos administrativos, normativos, declarativos y/o de organización interna que producen efectos jurídicos sobre los administrados o al interior de la entidad. Tipos de Resoluciones: Resolución Jefatural: Autorizada y suscrita por el Jefe del INDECI. Resolución SubJefatural: Autorizada y suscrita por el SubJefe del INDECI, como máxima autoridad administrativa que depende directamente del Jefe del INDECI. Resolución Directoral: Autorizada y aprobada por Directores Nacionales y/o regionales, dentro del ámbito de su competencia. Resolución de Jefatura de Oficina: Autorizada y aprobada por un Jefe de Oficina, entro del ámbito de su competencia Otros documentos: Cargos de tificación, notas de atención, etc.

7 FECHA: 09/08/2005 7/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA ADMINISTRADO ADMINISTRADO / UO RESPONSABLE Responsable Mesa de Partes Responsable Mesa de Partes Trámite de s Externos DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Presenta documento a INDECI. Lo remite por Courier 2. a INDECI y espera por voucher. El Mesa de Partes recepciona el documento con el voucher y verifica la conformidad con relación a la presentación formal y a los antecedentes del mismo. El documento no cumple con los requisitos fue observado en Mesa de Partes 3. Envía el documento a Coordinador Administrativo, continúa en la actividad 28, pero realiza la actividad 5. Caso contrario 4. Coloca observaciones en el voucher, informándole acerca del plazo de subsanación y anexa una nota con dichas observaciones al documento. Continúa en la actividad 5. El documento cumple con los requisitos 5. Sella, firma y devuelve el voucher al Courier. El Courier recibe el voucher para ser entregado al Administrado. Continuar después de la actividad 9. lo remite por Courier (entrega es en Mesa de Partes) 6. Presenta documento con cargo. El Encargado de Mesa de Partes recibe los documentos (presentados por los Administrados o unidades orgánicas del INDECI), verifica los requisitos con relación a la presentación formal y a los antecedentes del mismo. Para el caso de las Unidades Orgánicas el procedimiento continúa en el actividad 9. El documento no cumple con los requisitos fue observado en Mesa de Partes 7. Envía el documento a Coordinador Administrativo, ir al actividad 28. Luego continúa en el actividad 9. Caso contrario 8. Coloca observaciones en el cargo y una nota en el documento.

8 FECHA: 09/08/2005 8/23 ADMINISTRADO / UO Mesa de Partes Responsable Mesa de Partes Coordinador Administrativo Archivo Mesa de Partes el documento cumple con los requisitos 9. Sella, firma y devuelve el cargo al Administrado o al responsable de la Unidad Orgánica. El Administrado recibe el cargo. El documento no tiene observaciones de Mesa de Partes Espera respuesta. Para el caso del Administrado continúa en la actividad 71 y para el caso de las Unidades Orgánicas en la actividad 60. Caso contrario 10. Revisa, corrige y/o completa. 11. subsanado a Mesa de Partes del INDECI. El Mesa de Partes recepciona el documento y verifica los plazos, luego continúa en el condicional Plazo vencido, después de la actividad 11. El documento tiene observaciones 12. Envía el documento al Coordinador Administrativo, quien recibe el documento. 13. Archiva temporalmente el documento con observaciones y espera un plazo perentorio de 48 horas. Pasado dicho plazo sin que el Administrado o la Unidad Orgánica no lo subsane se dará por no presentado al INDECI. Continúa en el actividad 14. El documento se encuentra fuera de plazo 14. Comunica el vencimiento del plazo al Administrado o a la Unidad Orgánica en el que indica que el documento se considera no presentado. El Administrado o la Unidad Orgánica recibe el comunicado del Coordinador Administrativo a través de un documento o correo electrónico y finaliza el proceso. 15. Envía el documento a Archivo. El Archivo recibe el documento con observaciones. 16. Archiva el documento definitivamente, dándose como no presentado y finaliza el proceso. El documento no se encuentra fuera de plazo 17. Recibe el documento proveniente del Administrado o de la Unidad Orgánica.

9 FECHA: 09/08/2005 9/23 ADMINISTRADO Mesa de Partes Responsable Mesa de Partes Archivo Mesa de Partes 18. Ingresa a SISCO y registra lo siguiente: a. Tipo de documento. b. Número de documento y fecha de ingreso. c. Seguridad. d. Prioridad. e. Asunto de documento f. Anexos. g. Remitente. no existe remitente en la base de datos lo registra como uno nuevo. 19. Imprime y recoge Hoja de Trámite en Secretaría General. 20. Revisa número de referencia de documento. existe número de referencia Ir a la actividad 28. Existe número de referencia El número de referencia no es correcto 21. Llama a remitente y pide número correcto. El remitente recibe la llamada y verifica el número de referencia. 22. Envía número correcto de referencia, que es recibido por el Mesa de Partes. El número de referencia es correcto 23. Busca documento referencia en la oficina de Secretaría General. Encuentra referencia en Secretaría General 24. Fotocopia documento referencia. Continúa en el actividad 27. encuentra referencia en Secretaría General 25. Envía número de referencia a Encargado de Archivo, quien lo recibe y busca el documento en el archivo de la Unidad de Secretaría General o en los archivos de las Unidades Orgánicas del INDECI. 26. Fotocopia documento de referencia y envía la copia. El Mesa de Partes recibe la copia del documento de referencia. 27. Adjunta al documento con el que ingresó la referencia. 28. con Hoja de Trámite. el documento que ingresa no hace referencia a ningún documento, se envía sin referencia. El Coordinador Administrativo recibe el documento que cumple con los requisitos y los documentos que no fueron observados en Mesa de Partes.

10 FECHA: 09/08/ /23 UO Coordinador Administrativo Archivo Coordinador Administrativo Distribución Responsable Distribución el documento no cumple con los requisitos 29. Prepara oficio. 30. Envía el oficio a Técnico Administrativo para que lo numere, ir a la actividad Archiva temporalmente el documento con observaciones y espera un plazo perentorio de 48 horas. pasado ese plazo el Administrado o las Unidades Orgánicas no presentan el documento conforme se dará por no presentado. Plazo no está vencido Regresa al actividad 28. Plazo esta vencido 32. Envía comunicado del vencimiento del plazo al usuario en el que indica que el documento se considera como no presentado. Continúa luego de la actividad a Archivo. El Encargado de Archivo recibe el documento. 34. Archiva el documento con observaciones definitivamente dándose como no presentado y finaliza el proceso. El documento cumple con los requisitos El documento es urgente 35. Envía el documento para fotocopiarlo. El Distribución recibe el documento. 36. Fotocopia documento. 37. Devuelve documento. El Coordinador Administrativo recibe el documento para destinarlo a la autoridad correspondiente. Continúa después de la actividad Envía copia que será recibida por la Unidad Orgánica. El responsable de la Unidad Orgánica recibe la copia y firma el Cuaderno de Cargos como anticipo al trámite. 39. Envía el cuaderno de cargos firmado. El Distribución recibe el cuaderno de cargos. 40. Avanza procedimiento administrativo y espera el documento original. Continúa en el actividad Envía el cuaderno de cargos para el descargo. El Técnico Administrativo recibe el cuaderno de cargos.

11 FECHA: 09/08/ /23 Técnico Administrativo Coordinador Administrativo Secretario General Coordinador Administrativo 42. Ingresa a SISCO y registra la entrega del documento a la Unidad Orgánica. 43. Retorna el cuaderno de cargos al Distribución y finaliza el proceso de distribución de documentos. El documento no es urgente El documento va dirigido a Jefatura 44. a Jefatura y espera documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. En Jefatura el documento entra al proceso de Trámite de s en la Jefatura. Continúa en la actividad 50. El documento va dirigido a SubJefatura 45. a SubJefatura y espera documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. En SubJefatura el documento entra al proceso Trámite de s en la SubJefatura. Continúa en la actividad 50. El documento va dirigido a Secretaría General 46. a Secretaría General y espera documento decretado y/o visado, según la naturaleza del trámite. El Secretario General recibe y revisa el documento. 47. Decreta y/o visa el documento. Es documento interno a Secretaría General 48. Toma acciones sobre el documento. es documento interno a Secretaría General 49. decretado, firmado o visado. 50. Recibe el documento proveniente de la Alta dirección o de la Oficina del Secretario General. El documento es interno a Secretaría General El documento ingresa al Subproceso interno de Secretaría General, se dará respuesta con un documento según sea la naturaleza del trámite. genera un documento respuesta 51.. El Archivo recibe el documento.

12 FECHA: 09/08/ /23 UO Archivo Coordinador Administrativo Técnico Administrativo Distribución Archivo Responsable 52. Ingresa a SISCO y registra descargo de documento. 53. Archiva documento interno en legajo correspondiente y finaliza el proceso documentario para documentos internos a Secretaría General. Genera un documento respuesta 54. al Mesa de Partes para que lo registre, imprima la Hoja de Trámite y se proceda al trámite correspondiente, dado que es un documento externo. Retorna a la actividad 18. El documento no es interno a Secretaría General 55. Envía el documento decretado o no. El Técnico Administrativo recibe el documento. 56. Coloca numeración correlativa. 57. Envía el documento. El Distribución recibe el documento. 58. Fotocopia documento. Esta copia la utiliza para control interno, como evidencia de que llegó. El documento no es externo a la Sede del INDECI 59. Fotocopia la Hoja de Trámite, la que será usada como cargo del documento. 60. Reparte documento con cargo. El responsable la Unidad Orgánica recibe el documento y firma el cargo. 61. El Responsable de la Unidad Orgánica devuelve el Cuaderno de Cargos al Distribución. 62. Envía el cargo devuelto por la Unidad Orgánica al Técnico Administrativo. Ir a la actividad 72, continúa en la actividad Envía la copia del documento. El Archivo recibe la copia del documento. 64. Archiva temporalmente el documento y espera el cargo para archivar la copia definitivamente. Ir a la actividad Analiza y toma las acciones necesarias. El documento es sólo para conocimiento de la Unidad Orgánica El documento sigue el subproceso correspondiente que puede ser: Solicitud de combustible, Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal (para órganos

13 FECHA: 09/08/ /23 UO ADMINISTRADO Responsable Distribución Técnico Administrativo Responsable Técnico Administrativo descentralizados), Aceptación de Donación a favor del INDECI, efectuada por una Entidad Extranjera, etc. 66. El producto de esos procesos es el Respuesta, que será enviado a Mesa de Partes de Secretaría General para su aprobación y/o distribución. Regresar a la actividad 6. Caso contrario 67. Toma conocimiento del documento y envía la Hoja de Trámite para que en la Unidad de Secretaría General se realice el descargo. El Técnico Administrativo recibe la Hoja de Trámite. Continúa en el actividad 74. El documento es externo a la Sede del INDECI 68. Envía el documento. El Técnico Administrativo recibe el documento. Va a provincia 69. Remite a través del Courier. Continúa en el actividad 71. Caso contrario (va al interior de la ciudad) 70. Prepara cuaderno de cargos para enviar con Mensajero el documento. 71. con cargo y espera. El Administrado recibe el documento con cargo. 72. Sella (empresa pública o privada), firma y entrega el cargo del INDECI. El Técnico Administrativo recibe el Cargo. Continúa en el actividad 74. El documento no fue aprobado 73. Corrige y/o completa el documento. Retorna al actividad 1. fue aprobado El Administrado se encarga de continuar el trámite fuera de la sede y se da fin al proceso. 74. Ingresa a SISCO y descarga el documento con voucher u Hoja de Trámite. 75. Envía a Archivo la Hoja de Trámite con la copia del documento y el cargo; y espera hasta fin de año, luego ir al actividad 78. El Archivo recibe el documento.

14 FECHA: 09/08/ /23 Archivo Técnico Administrativo 76. Busca Legajo correspondiente. 77. Archiva Hoja de Trámite con copia de documento tramitado y cargo de forma definitiva. Legalización de Registro Auxiliar 78. Imprime el Registro Auxiliar. 79. Lleva el Registro Auxiliar a un tario Público para que lo legalice. 80. Archiva Registro Auxiliar, y el proceso se da por finalizado.

15 12. DIAGRAMA DE FLUJO

16 ADMINISTRADO INDECI SGII Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Técnico Administrativo UNIDAD ORGANICA INICIO Trámite de s Externos v 1 Define presentar Remite por Courier 2 2 Recepciona documento V D Voucher cumple requisitos Observa 3 a 4 Coloca observaciones 5 Recibe voucher 5 Sella, firma y devuelve voucher b c C D Trámite de s Internos t 6 Presenta documento 6 Recepciona documento 6 Presenta documento con cargo α d

17 ADMINISTRADO INDECI SGII UNIDAD DE Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Archivo UNIDAD ORGANICA α cumple requisitos 7 e Observa 8 Coloca observaciones d 9 Recibe cargo c 9 Sella, firma y devuelve cargo b 9 Recibe cargo Doc. con Doc. con Observaciones Observaciones Doc. con Observaciones 10 Revisa, corrige y/o completa Respuesta f Temp Horas Respuesta g 10 Revisa, corrige y/o completa 11 conforme 11 Recibe y verifica plazo 11 conforme Plazo vencido 14 Recibe comunicado 14 Comunica vencimiento de plazo 14 Recibe comunicado FIN FIN β 16 FIN

18 ADMINISTRADO INDECI SGII UNIDAD DE Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Distribución Archivo β r 18 Ingresa a SISCO y registra 19 Imprime y recoge Hoja de Trámite HT 20 Revisa N de Referencia h Existe N referencia 21 Recibe llamada y verifica 21 Llama y pide N correcto N es correcto 22 Envía N correcto 22 Recibe N correcto 23 Busca documento en referencia 25 Envía Nº de referencia Encuentra referencia 24 Fotocopia referencia 25 Recibe N y busca referencia 26 Recibe referencia Ref 26 Fotocopia y envía referencia χ

19 ADMINISTRADO INDECI SGII UNIDAD DE Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Distribución Archivo χ 27 Adjunta referencia h a e j cumple con requisitos 29 Prepara oficio 30 Envía oficio i Temp Horas j Plazo vencido 32 Envía comunicado de vencimiento k Es Urgente Copia documento FIN Devuelve documento l δ

20 INDECI SGII UNIDAD DE JEFATURA Coordinador Administrativo Secretario General Técnico Administrativo Distribución SUBJEFATURA UNIDAD ORGANICA δ 38 Envía copia con cuaderno de cargos 38 Recibe copia y firma cuaderno de cargos 39 Recibe cuaderno de cargos 39 Envía cuaderno de cargos 41 Recibe cuaderno de cargos 41 Envía cuaderno de cargos 40 Avanza procedimiento administrativo 42 Ingresa a SISCO y registra decretado l 43 Regresa cuaderno de cargos 43 Recibe cuaderno de cargos m va a Jefatura 44 FIN Trámite de s en la Jefatura s va a SubJefatura va a Secretaría General n 46 Envía documento o Trámite de s en la SubJefatura p n 47 Decreta documento q ε

21 INDECI SGII UNIDAD DE Mesa de Partes Coordinador Administrativo Secretario General Técnico Administrativo Distribución Archivo ε o p Es interno a Secretaría General 48 Toma acciones q interno a Secretaría General SP Interno de Secretaría General FIN Genera documento respuesta s 54 respuesta r i 52 Ingresa a SISCO y registra FIN 56 Coloca N correlativo φ

22 ADMINISTRADO INDECI SGII UNIDAD DE Técnico Administrativo Distribución Archivo UNIDAD ORGANICA φ 58 Copia documento k externo a la Sede Copia Hoja de Trámite g m va a Provincia 60 Reparte documento con cargo 60 y firma cargo 70 Prepara cuaderno de cargos 69 Remite con courier 61 Recibe cargo 61 Devuelve cargo f 62 Envía cargo 65 Analiza y toma acción 71 con cargo 71 s Cargo 63 Envía copia de documento 63 Recibe copia de documento Temp 64 Proceso sólo para conocimiento 72 Firma y entrega cargo 72 Recibe cargo Cargo 66 respuesta FIN Aprobado u t 73 Corrige o completa 67 Recibe Hoja de Trámite 67 Envía Hoja de Trámite v γ

23 ADMINISTRADO INDECI SGII UNIDAD DE Mesa de Partes Técnico Administrativo Coordinador Administrativo Secretario General Distribución Archivo γ 74 Ingresa a SISCO y descarga u 75 Envía a Archivo 75 Recibe Hoja de Trámite o copia cargo Fin de año 76 Busca legajo Hoja de Trámite 77 Legalización de Registro Auxiliar FIN 78 Imprime registro auxiliar 79 Legaliza registro Registro Auxiliar 80 FIN