ATENCION DE SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA JEFATURA

Transcripción

1 CODIGO: JEF AREA: VERSION: PRIMERA TITULO: CITAS E INVITACIONES EN LA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Jefatura del VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 2/17 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de atención a las solicitudes de citas de usuarios internos o externos, e invitaciones dirigidas al Jefe del. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Jefatura del, y en todas las Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados que solicitan cita con el Jefe de la Institución. Describe las actividades desde que el representante de una entidad externa o un miembro del solicita una cita (reunión o entrevista) con el Jefe de la Institución, hasta el envío del documento de respuesta a la entidad externa en el que se da atención a lo solicitado; incluye también la realización de la reunión o entrevista entre el Jefe del o algún representante designado por él, y el Solicitante (usuario interno o externo). 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del stema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos s 442, 735, 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº SGMD, que aprueba el Reglamento del stema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº PCM, del 06ENE REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud de cita con el Jefe del por parte de cualquier miembro de la Institución o del representante de una entidad externa Invitación a algún evento organizado por una entidad externa dirigida al o al Jefe de la Institución. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Jefatura del. 6. CONSIDERACIONES 6.1. La solicitud de cita con el Jefe del se puede realizar de las siguientes formas: acercándose personalmente, a través de la vía telefónica o del correo electrónico, en el caso que el solicitante sea miembro de la Institución; y a través de un oficio, en el caso que sea un representante de una entidad externa.

3 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 3/ Existen reuniones durante todo el año entre el Jefe del y los miembros del alto mando de la Institución, como por ejemplo reuniones con los Directores Nacionales, los Jefes de Oficina, y con el SubJefe, las que se llevan a cabo de acuerdo a lo programado por el Jefe del en coordinación con los involucrados El Jefe del atiende solicitudes de cita a cualquier miembro de la Institución o a cualquier representante de una entidad externa si presentan los fundamentos que justifiquen la entrevista o reunión surge una situación de fuerza mayor en la hora y fecha de una reunión programada, el Jefe del envía a alguien en su representación o instruye a su para que coordine con el Solicitante una nueva cita Cuando el motivo de la solicitud de cita es de carácter administrativo, ésta es derivada para su atención a la SubJefatura Se presentan casos en los que el motivo de las solicitudes de cita con el Jefe del no requieren ser atendidas por él, entonces es la quien dará la solución a criterio propio La central telefónica del se encuentra ubicada en el Area de Comunicaciones, y el número actual es el (511) En el caso que se cambie el número, éste se actualizará en la Página Web del, para conocimiento de los usuarios externos. 7. SIGLAS 7.1. COM: Area de Comunicaciones de la OET : Instituto Nacional de Defensa Civil OD: Organo Desconcentrado del OET: Oficina de Estadística y Telemática SG: Unidad de General de la SGII SGII: General e Imagen Institucional UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII UO: Unidad Orgánica del. 8. DEFINICIONES 8.1. Cita: Fijación de día, hora y lugar para verse y hablarse Consulta: Acción de examinar, tratar un asunto con una o varias personas Entrevista: Reunión de dos o mas personas para tratar un asunto, o visita que se hace para solicitar la opinión de alguien acerca de un tema Instrucción: Acción de dar a conocer a alguien el estado de algo, informarle de ello, o comunicárselo Invitación: Acción de llamar o comunicar formalmente a alguien para un convite o para asistir a algún acto Solicitante: Para este proceso se refiere a la Entidad Externa o a una Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del, quienes solicitan una cita para una entrevista o reunión con el Jefe del.

4 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 4/17 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA EXTERNA / OET / COM SGII EXTERNA EXTERNA / RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Invitación o Solicitud de Entrevista o Reunión Solicitante Secretaría General UII Solicitante Solicitante 1. Solicita entrevista o reunión con el Jefe del, comunicando el fundamento de la solicitud a través del correo electrónico, telefónicamente o personalmente, en el caso de cualquier solicitante, y mediante un oficio o invitación presentada en mesa de partes de la Sede Central del, si los solicitantes son representantes de entidades externas. Es a través de la central telefónica (vía telefónica) 2. Recibe comunicación y la deriva a la Jefatura. Continúa en la actividad 9. es a través de la central telefónica (vía telefónica) Es a través de oficio presentado en mesa de partes Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del documento en mesa de partes o en la UII. Es invitación a un evento organizado por una entidad externa Se inicia el proceso de Coordinación con Directores, Funcionarios y Servidores, que acuden a Eventos en Representación del, el que concluye con la asistencia al evento del Jefe o algún representante designado por él, o el envío de la comunicación informando las razones de inasistencia al evento. Se da fin al proceso. es invitación a un evento organizado por una entidad externa Continúa en la actividad 30. es a través de oficio presentado en mesa de partes Ir al condicional es vía correo electrónico. es vía correo electrónico Continúa en la actividad 9. Es vía correo electrónico Continúa en la actividad 3. Atención de Solicitud de Cita a través del Correo Electrónico 3. Recibe correo electrónico y analiza Jefe del fundamento de solicitud.

5 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 5/17 Atiende asunto de la solicitud a través del mismo medio 4. Redacta correo electrónico atendiendo solicitud y envía al Solicitante. El Solicitante recibe correo electrónico. Jefe del del proceso. atiende asunto de la solicitud a través del mismo medio 5. Instruye a sobre acciones a seguir para atender la solicitud. recibe instrucciones. Solicitud es de carácter administrativo 6. Deriva solicitud a SubJefatura a través del correo electrónico y/o telefónicamente. Se inicia el proceso de Atención de Solicitud SUB SubJefe de Citas e Invitaciones en la SubJefatura, el que concluye con la atención. Se da fin al proceso. Solicitud no es de carácter administrativo Se deriva solicitud a UO u OD 7. Comunica solicitud e instrucciones del Jefe del a Responsable en Unidad Orgánica especializada u Organo Desconcentrado, a través del correo electrónico, telefónicamente o personalmente. 8. Atienden solicitud de acuerdo a Responsable instrucciones del Jefe del. Solicitante recibe atención a su solicitud. del proceso. se deriva solicitud a unidad orgánica especializada u órgano desconcentrado Continúa en la condicional Es necesario concederle cita, antes de la actividad 19. Atención de Solicitud de Cita telefónicamente o personalmente 9. Recibe y atiende comunicación. 10. Solicita información sobre asunto al Solicitante. El Solicitante proporciona información. De acuerdo a la información recibida, la determina si el asunto requiere coordinación con el Jefe del o da la solución más adecuada a criterio propio, como por ejemplo: derivando al Solicitante a una Dirección u Oficina de la Institución. Asunto no requiere coordinación con el Jefe 11. Brinda asesoría o da solución a motivo de solicitud de cita, telefónica o personalmente. Solicitante recibe información. del proceso.

6 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 6/17 EXTERNA / Solicitante Jefe del Asunto requiere coordinación con el Jefe Jefe no se encuentra disponible 12. Comunica situación a Solicitante; si la comunicación es telefónica entonces le sugiere que llame nuevamente luego de un lapso de tiempo prudente, y si la comunicación es personal le consulta si desea esperar. 13. Comunica a la de la Jefatura, decisión de esperar o no si la comunicación es personal, o que volverá a llamar luego, si la comunicación es por vía telefónica. Solicitud es vía telefónica El solicitante puede comunicarse luego del lapso de tiempo indicado por la. Ir a la actividad 1. Solicitud no es vía telefónica Comunicación es personal. Solicitante espera al Jefe del Espera comunicación de la. Se comunica con el Jefe Ir a la actividad 17. se comunica con el Jefe Ir a la actividad 19. Solicitante no espera al Jefe del del proceso. Solicitante no espera al Jefe del del proceso. Solicitante espera al Jefe del Espera hasta la llegada del Jefe del. Continúa en la actividad 14. Jefe se encuentra disponible 14. Comunica solicitud de cita y fundamento expuesto por el Solicitante. Jefe recibe comunicación. 15. Analiza la solicitud y su fundamento, luego instruye a la sobre las acciones que debe seguir. recibe instrucciones. Asunto no requiere comunicación o entrevista inmediata con el Solicitante Deriva atención a UO u OD Ir a la actividad 7. deriva atención a UO u OD Ir al condicional Es necesario concederle cita, antes de la actividad 19.

7 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 7/17 EXTERNA / Jefe del Solicitante Jefe del Asunto requiere comunicación o entrevista inmediata con el Solicitante 16. Transfiere llamada o invita a entrevistarse al Solicitante con el Jefe. 17. Trata asunto de cita con el Solicitante. Comunicación no fue vía telefónica del proceso. Comunicación fue vía telefónica 18. Comunica decisión, si se le concede o no cita al Solicitante, a. es necesario concederle cita 19. Comunica razones de negativa a solicitud y/o instrucciones recibidas del Jefe por vía telefónica, a través del correo electrónico, o verbalmente en el caso que el Solicitante esté presente. Solicitante recibe comunicación. del proceso. Es necesario concederle cita 20. Verifica fechas disponibles en agenda. 21. Coordina hora y fecha con el Solicitante a través del correo electrónico o vía telefónica. Solicitante espera fecha de reunión o comunicación de Jefatura. 21. Coordina hora y fecha con la de Jefatura. Espera la fecha de la entrevista o reunión, o comunicación de la, en el caso de algún imprevisto. Continúa en la actividad Registra en agenda y comunica a Jefe acción realizada. Jefe recibe comunicación. Espera hasta el día de la reunión. Ocurre situación de fuerza mayor que requiere presencia del Jefe del 23. Instruye sobre acciones a seguir a. recibe instrucciones. asiste representante del Jefe 24. Comunica, vía telefónica, al Solicitante las razones de inasistencia a la cita, por parte del Jefe del, y consulta sobre posibilidad de reprogramarla. Solicitante recibe comunicación y responde a consulta.

8 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 8/17 SUB Responsable Director / Jefe Solicitante desea reprogramar cita Ir a la actividad 20. Solicitante no desea reprogramar cita del proceso. Asiste representante del Jefe 25. Comunica situación a la de SubJefatura y solicita saber disponibilidad del SubJefe para representar al Jefe del en reunión o entrevista programada. de SubJefatura recibe comunicación y brinda información solicitada. SubJefe está disponible Se inicia el proceso de Atención de Solicitud de Citas e Invitaciones en la SubJefatura, el que concluye con la asistencia a la reunión o entrevista solicitada del SubJefe en representación del Jefe del. del proceso. SubJefe no está disponible 26. Comunica situación a de Dirección Nacional, Organo Desconcentrado u Oficina del y solicita saber disponibilidad de Director o Jefe de Oficina, según la disposición del Jefe del para representarlo en reunión o entrevista programada. contactada recibe comunicación y brinda información solicitada. Se encuentra disponible 27. Director o Jefe de UO u OD, designado por el Jefe del, asiste a reunión o entrevista programada. del proceso. se encuentra disponible Ir a la actividad 26. ocurre situación de fuerza mayor que requiere presencia del Jefe del 28. Recuerda anticipadamente actividad programada al Jefe del. Jefe recibe recordatorio e instruye sobre acciones a seguir mientras se lleve a cabo la reunión o entrevista.

9 PROCEDIMIENTO: COD: JEF PAG Sede Central CITAS E INVITACIONES EN LA FECHA:28/09/2006 9/17 Reunión o Entrevista 29. Atiende al Solicitante durante la reunión o entrevista. Solicitante Jefe del recibe atención. del Proceso. Atención de Solicitud de Reunión o Entrevista fue presentada mediante oficio SGII EXTERNA Jefe del Jefe del Secretaría General Solicitante 30. Instruye sobre acciones a seguir a la. recibe instrucciones. Se solicita información adicional 31. Solicita información requerida por el Jefe del, a través de la vía telefónica. Solicitante brinda información solicitada. 32. Comunica información recibida al Jefe del. Jefe recibe comunicación. Ir a la actividad 30. se solicita información adicional Se le concede cita 33. Verifica fechas disponibles en agenda. 34. Coordina hora y fecha con el Solicitante vía telefónica. 35. Registra en agenda. Continúa en la actividad 36. se le concede cita 36. Redacta y entrega al Jefe del, oficio indicando respuesta a solicitud. 37. Revisa, firma oficio y devuelve a la para el envío correspondiente al Solicitante. 38. Registra y envía documento a la Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Tramite Documentario, el que concluye con el envío del oficio a la entidad externa solicitante de la cita. 39. Recibe oficio. se aceptó solicitud del proceso. Se aceptó solicitud Espera hasta la fecha de la reunión o entrevista. Ir a la actividad 22.

10 10. DIAGRAMA DE FLUJO

11 CITAS E INVITACIONES EN LA EXTERNA OET AREA DE COMUNICACIONES SGII SG / UII Jefe Inicio Inicio d e Invitación o solicitud de entrevista o reunión Invitación o solicitud de entrevista o reunión 1 Comunica invitación o solicitud de entrevista o reunión... 1 Comunica invitación o solicitud de entrevista o reunión... A través de central telefónica 2 Recibe comunicación y la deriva a Jefatura a Vía teléfonica a A través de oficio entregado en mesa de partes Administración del Proceso de Trámite Documentario Coordinación con Directores, Funcionarios y Servidores, que acuden a Eventos en Representación del Es invitación a un evento organizado por una entidad externa b Vía correo electrónico a Atención de Solicitud de cita a través del Correo Electrónico Vía correo electrónico 3 Recibe correo electrónico y analiza fundamento de solicitud a Atiende asunto a través del mismo medio c α

12 CITAS E INVITACIONES EN LA EXTERNA SGII SUB Jefe α 4 Recibe correo electrónico 4 Recibe correo electrónico 4 Redacta y envía correo electrónico atendiendo solicitud c 5 Instruye a sobre acciones a seguir 5 Recibe instrucciones Atención de Solicitud de Citas e Invitaciones en la SubJefatura Solicitud es de carácter administrativo 6 Comunica solicitud a SubJefatura... 8 Recibe atención a solicitud 8 Atienden solicitud de acuerdo a instrucciones del Jefe del, y la UO/OD solicitante recibe atención Deriva solicitud a UO/OD 7 Comunica solicitud e instrucciones del Jefe del d j Atención de solicitud de cita telefónicamente o personalmente 9 Recibe comunicación a 10 Brinda información solicitada 10 Brinda información solicitada 10 Solicita información sobre asunto de reunión o entrevista β

13 EXTERNA CITAS E INVITACIONES EN LA SGII Jefe β Asunto requiere coordinación con SubJefe 11 Brinda asesoría o solución a solicitud 11 Recibe información 11 Recibe información Jefe se encuentra disponible 12 Comunica situación a Solicitante 13 Comunica decisión 13 Comunica decisión Solicitud es vía telefónica e Solicitud es vía telefónica e Solicitante espera al Jefe Espera al Jefe Espera al Jefe Espera al Jefe 14 Comunica solicitud Comunicación de Comunicación de 15 Evalúa solicitud e instruye sobre acciones a seguir 15 Recibe instrucciones Se comunica con el Jefe f Se comunica con el Jefe f Asunto requiere comunicación o entrevista inmediata con Solicitante h g g i

14 EXTERNA CITAS E INVITACIONES EN LA SGII Jefe h j Deriva atención a UO/OD f 17 Trata asunto f 17 Trata asunto i 17 Trata asunto con Solicitante 16 Transfiere llamada o invita a entrevistarse con el Jefe comunicación vía telefónica 18 Comunica desición 18 Comunica decisión d Es necesario concederle cita g 19 Recibe comunicación g 19 Recibe comunicación 19 Comunica razones de negativa a solicitud y/o instrucciones del Jefe 20 Verifica fechas disponibles en agenda m 21 Coordina hora y fecha de reunión o entrevista 21 Coordinan hora y fecha de reunión o entrevista 21 Coordinan hora y fecha de reunión o entrevista 22 Recibe comunicación 22 Registra en agenda y comunica al Jefe n Fecha de reunión Fecha de reunión Fecha de reunión k k β

15 CITAS E INVITACIONES EN LA EXTERNA Jefe SUB β Ocurre situación de fuerza mayor que requiere presencia del Jefe l 23 Instruye acciones a seguir 23 Recibe instrucciones 24 Recibe comunicación y responde consulta 24 Recibe comunicación y responde consulta 24 Comunica razones de inasistencia a cita y consulta reprogramación Asiste representante del Jefe Solicitante desea reprogramar cita m 25 Comunica situación y solicita disponibilidad de SubJefe para representar a Jefe 25 Recibe comunicación y brinda información solicitada 26 Recibe comunicación y brinda información solicitada 26 Comunica situación y solicita saber disponibilidad de Jefe o Director de UO u OD para representar al Jefe del SubJefe está disponible Se encuentra disponible 27 Asiste a reunión o entrevista Atención de Solicitud de Citas e Invitaciones en la SubJefatura

16 CITAS E INVITACIONES EN LA EXTERNA SGII Jefe 28 Recibe recordatorio e intruye acciones a seguir mientras dure la reunión o entrevista 28 Recuerda al Jefe actividad programada con anticipación y recibe instrucciones l Reunión o Entrevista k 29 Atiende al Solicitante durante la reunión o entrevista 29 Recibe atención k 29 Recibe atención Atención de Solicitud de Reunión o Entrevista fue presentada mediante oficio b 30 Instruye acciones a seguir 30 Recibe instrucciones Se solicita información adicional 31 Brinda información solicitada 31 Solicita información Se le concede cita 32 Recibe comunicación 32 Comunica información recibida b 33 Verifica fechas disponibles en agenda 34 Coordina hora y fecha 34 Coordina hora y fecha 35 Registra en agenda χ

17 CITAS E INVITACIONES EN LA EXTERNA SGII SECRETARIA GENERAL SUB Jefe χ 36 Redacta y entrega oficio indicando respuesta a solicitud 37 Revisa, firma oficio y deriva Administración del Proceso de Trámite Documentario 38 Registra y envía documento 39 Recibe oficio Se aceptó solicitud Fecha de reunión o entrevista n