ENTREGA DE AYUDA HUMANITARIA A LOS COMITES DE DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO LOGISTICO ADELANTADO (CALA)

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1 CODIGO: DNO-COEN VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL (COEN) TITULO: ENTREGA DE AYUDA HUMANITARIA A LOS COMITES DE DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO LOGISTICO ADELANTADO () Formulado por: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: VºBº OPP: Encargado del COEN Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 30/12/2004 2/17 1. OBJETIVO Entregar desde el Centro de Apoyo Logístico Adelantado (), instalado en zonas cercanas a la emergencia, el apoyo logístico humanitario a los representantes de los Comités de Defensa Civil, para su distribución a la población afectada o damnificada. El apoyo logístico humanitario puede estar conformado por bienes reasignados de los almacenes adelantados cercanos a las zonas de desastre (transportados al ) y también por las donaciones recibidas de los Organismos Nacionales e Internacionales. 2. ALCANCE El alcance de éste subproceso es la Dirección Nacional de Logística con sus Unidades de Abastecimiento y Unidad de Control Patrimonial, el Centro de Operaciones y Emergencia Nacional (COEN) de la Dirección Nacional de Operaciones y las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Se inicia con los subprocesos de Activación del, Obtención del EDAN, Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento, Recepción de Donación producida la Emergencia y Gestión de la Comunicación para la entrega del apoyo logístico a los Comités de Defensa Civil hasta el registro de la información sobre la ayuda humanitaria y su seguimiento acerca del uso y destino final por parte de la población afectada o damnificada. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia N Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI/OET: Información sobre el funcionamiento del Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres - SINPAD Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional Resolución Jefatural N INDECI, Plan Logístico para la Atención de Emergencias Directiva Normas y Procedimientos para la correcta y oportuna Administración de los bienes donados con carácter asistencial y/o destinados a apoyar acciones por desastres a favor del Instituto Nacional de Defensa Civil, en vías de aprobación.

3 FECHA: 30/12/2004 3/17 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Activación del Centro de Apoyo Logístico Adelantado Recepción de donación producida una emergencia. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN) Dirección Nacional de Operaciones Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Centro de Apoyo Logístico Adelantado () se instalará cuando la capacidad de respuesta local ante la emergencia ha sido superada y se requiere del apoyo directo del INDECI El apoyo logístico humanitario asignado al se realizará de acuerdo a la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades correspondiente El funcionará como un Almacén Provisional en Emergencia del INDECI, por lo tanto cuando se recepcionen las donaciones procedentes tanto del extranjero como de diversos puntos del país, será necesario que el Especialista en Administración del Almacén Provisional en Emergencia formule una Nota de Entrada al Almacén y cuando los bienes donados sean entregados a los Presidentes o Representantes de los Comités de Defensa Civil formulará un Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) El Comité de Defensa Civil llevará un control del apoyo logístico humanitario que está distribuyendo a la población afectada o damnificada, por medio de planillones (padrones) o a través de una Declaración Jurada (de todo el Comité), documentos con los cuales se sustentará la entrega realizada El Comité de Defensa Civil luego de distribuir el apoyo logístico a la población damnificada o afectada por la emergencia tendrá un plazo máximo de 60 días para remitir copia de los padrones (planillones) o Declaración Jurada a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, para que esta a su vez las remita a la del INDECI, a la Dirección Nacional de Logística El equipo del recepcionará de la Dirección Nacional de Logística toda la información y documentación necesaria para la entrega de los bienes a los Comités de Defensa Civil (PECOSAS, Actas de Compromiso, Planillones de Entrega, otros) El Acta de Compromiso 1 será suscrita por un representante del INDECI y por el Presidente o un Representante acreditado del Comité de Defensa Civil, en caso de ser necesario, también será empleado entre Presidentes o Representantes acreditados del Comité de Defensa Civil que entrega y el que recepciona el Apoyo Logístico. El Comité de Defensa Civil que recepciona se compromete a distribuir la donación a la comunidad que ha sido afectada por el desastre, y remitirá los planillones o Declaración Jurada correspondiente dentro de los 60 días de haberse realizado la entrega a los damnificados. 1 Según formato del Anexo 1 de este procedimiento.

4 FECHA: 30/12/2004 4/17 7. SIGLAS 7.1 NEA: Nota de Entrada al Almacén. 7.2 PECOSA: Pedido Comprobante de Salida. 8. DEFINICIONES 8.1 Atención de una Emergencia: Asistencia que se brinda a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que haya sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo o alimento, así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales. 8.2 Centro de Apoyo Logístico Adelantado (): Almacén provisional que es instalado en zonas donde: la cantidad de artículos de ayuda humanitaria, existente, no es suficiente para atender las necesidades de la población damnificada o afectada por una emergencia o desastre, y en las que se pueda recepcionar, almacenar y entregar dicha ayuda. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1 Afectado: Persona, animal, territorio, o infraestructura que sufre perturbación en su medio ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal. 9.2 Damnificado: Persona afectada parcial o totalmente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio a su salud o en sus bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales; no tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio. 9.3 Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres (SINPAD): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página WEB del INDECI, permite el registro y seguimiento del peligro o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia. 10. ANEXO Anexo: Acta de Compromiso (documento que deberá ser impreso en la parte posterior de la PECOSA con la finalidad de no agregar más papeles en una situación de emergencia).

5 FECHA: 30/12/2004 5/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA DNO DINALOG RESPONSABLE COEN Unidad de Abastecimiento/ Almacén General Unidad de Control Patrimonial/ Donaciones DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Se inicia el subproceso Obtención del EDAN, el que concluye con información consolidada sobre las necesidades básicas de la población afectada o damnificada, así como restablecer los servicios básicos de la zona en emergencia. Se inicia el procedimiento Activación del Centro de Apoyo Logístico Adelantado (), el que concluye con la puesta en operación de un Almacén Provisional en Emergencia en la zona afectada. Se Activó el GIRED: Se inicia el subproceso de Activación del Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres. 1. Cita a las autoridades de los Comités de Defensa Civil para la recepción del Apoyo Logístico en la zona de instalación del, luego ir a la actividad 3. No se Activó el GIRED: Se inicia el subproceso de Gestión de la Comunicación el que concluye con la citación a las autoridades de los Comités de Defensa Civil para la recepción del Apoyo Logístico en la zona de instalación del, luego ir a la actividad 3. Se inicia el procedimiento Salida de artículos del Almacén General por Requerimiento, para ser trasladados al, y concluye con la entrega al Almacén Provisional en Emergencia de los bienes de apoyo logístico humanitario con la documentación conforme y la Nota de Entrada al Almacén (NEA) para luego emitir el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA). Se inicia el procedimiento Recepción de Donación producida la Emergencia, para ser trasladados al, y concluye con la entrega al Almacén Provisional en Emergencia de los bienes de apoyo logístico humanitario con la documentación conforme y la Nota de Entrada al Almacén (NEA) para luego emitir el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA).

6 FECHA: 30/12/2004 6/17 SPCCC DNO/ COEN/ Director Encargado Logístico Se inicia el procedimiento Gestión de Ayuda Internacional, en el que se gestionan donaciones con países extranjeros paraa ser trasladados al, y concluye con la entrega al Almacén Provisional en Emergencia de los bienes de apoyo logístico humanitario con la documentación conforme y la Nota de Entrada al Almacén (NEA) para luego emitir el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA). Generada la Nota de Entrada al Almacén (NEA) para ingresar apoyo logístico al. 2. Analiza la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN) para la entrega del apoyo logístico a los Comités de Defensa Civil para que estos a su vez los distribuyan a la población afectada por la emergencia o desastre. Presidente o Representante del Comité de Defensa Civil de la zona afectada se apersona al lugar donde está instalado el 3. El Presidente del Comité de Defensa Civil o su Representante, se traslada a la zona donde se encuentre instalado el, presentan su credencial como miembro Comité de Defensa Civil Presidente o Representante del CDC (Carta de Presentación en caso de ser Representante designado por el Comité de Defensa Civil) al Encargado Logístico del, quién verificará sus datos, e iniciará la entrega del apoyo logístico. DNO/ COEN/ Comité de Defensa Civil Encargado Logístico del Presidente o Representante 4. Formula el Pedido Comprobante Salida (PECOSA) y firma Acta de Compromiso (en cuatro copias). 5. Entrega apoyo logístico y PECOSA con Acta de Compromiso (suscrita) al Presidente o Representante del Comité de Defensa Civil, solicita la firma de la documentación entregada. 6. Contrasta apoyo logístico recepcionado con la PECOSA. 7. Firma PECOSA y el Acta de Compromiso (cuatro copias) en señal de conformidad, se queda con una copia, devuelve las tres copias restantes al Encargado Logístico del. Luego ir al Procedimiento Entrega de apoyo logístico con padrones a pobladores afectados o damnificados.

7 FECHA: 30/12/2004 7/17 DNO/ COEN/ Comité de Defensa Civil Dirección Regional de Defensa Civil Comité de Defensa Civil Encargado Logístico del Presidente o Representante Unidad de Logística/ Unidad de Operaciones Presidente o Representante 8. Recibe las tres copias de la PECOSA con el Acta de Compromiso firmadas por el Presidente o Representante del CDC. 9. Archiva temporalmente las copias de la PECOSA y Acta de Compromiso firmadas por el CDC. Falta entregar apoyo logístico Entrega apoyo logístico a los CDC, conforme a EDAN. Ir a la actividad 2. No falta entregar apoyo logístico Ir a la actividad 16. Se inicia la distribución del apoyo logístico con padrones a pobladores afectados o damnificados. En los padrones se dejará constancia del afectado o damnificado, el tipo de bien recibido y cantidad. El CDC por medio de los padrones llevará el control del apoyo logístico entregado a las personas afectadas o damnificadas (DNI, firma ó huella digital). 10. Supervisa la distribución del apoyo logístico por parte del Comité de Defensa Civil a la población que ha sido afectada o damnificada. 11. Actualiza en el SINPAD, la información sobre la distribución del apoyo logístico a la población afectada o damnificada. Comité de Defensa Civil puede remitir los padrones 12. Remite copia de los padrones a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, dentro de los 60 días de haber recibido el apoyo humanitario entregado por el INDECI, luego ir a la actividad 15. Comité de Defensa Civil No puede remitir los padrones 13. En caso de que el Comité de Defensa Civil no pueda remitir copia de los padrones, por diversos motivos: pérdida, deterioro, otros; el Comité de Defensa Civil, en pleno, deberá firmar y presentar una Declaración Jurada (justificando los motivos por los cuales no remitió los padrones en el plazo establecido) a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, para que ésta la remita a la Dirección Nacional de Logística. 14. Remite Declaración Jurada a la DRDC correspondiente.

8 FECHA: 30/12/2004 8/17 Dirección Regional de Defensa Civil Secretaría General e Imagen Institucional Unidad de Logística Secretaría General 15. Recibe Padrones o Declaración Jurada de los Comité de Defensa Civil, y los remite a la Dirección Nacional de Logística, adjuntando el Informe de Supervisión de la distribución del apoyo logístico a la población afectada o damnificada, el cual toma como base la documentación generada en el Almacén Provisional en Emergencia, como son las NEAS y PECOSAS. Recibe Padrones o Declaración Jurada, se inicia el Procedimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la documentación a la Dirección Nacional de Logística (UCP área de donaciones). Ir a la actividad 20. Retorno del Equipo del DNO/ COEN/ DNO/ COEN Encargado Logístico del Encargado Logístico del 16. Prepara memorándum dirigido a: la DINALOG-Unidad de Control Patrimonial (UCP), en el caso de haberse recepcionado donaciones, nacionales e internacionales desde el, y memorándum dirigido a la DINALOG - Unidad de Abastecimiento (UA), en el caso de haberse recepcionado apoyo logístico desde los Almacenes del INDECI (general, central o adelantado), adjuntando los documentos generados por la recepción y entrega del apoyo logístico (NEAS, PECOSAS, Actas de Compromiso, otros) desde el, lo presenta al Director Nacional de Logística (quién lo derivará a UCP o UA) con copia al Director Nacional de Operaciones, luego ir a la actividad Coordina con el Módulo de Logística el registro de apoyo logístico (correspondiente a donaciones nacionales o extranjeras) entregado desde el. Además, coordinará con el Módulo de Asistencia Humanitaria el registro de dichas donaciones.

9 FECHA: 30/12/2004 9/17 DINALOG Módulo de Logística/ Módulo de Asistencia Humanitaria UCP/ UA 18. Actualiza información en el SIGAO sobre el apoyo logístico (correspondiente a donaciones y bienes de los Almacenes del INDECI) recibido y entregado desde el, registrando las NEAS y las PECOSAS generadas. Se continúa con el procedimiento Monitoreo de Ayuda Humanitaria brindada a la población en zonas de emergencia. 19. La UCP / UA, según corresponda, recibe documentación generada en la entrega del apoyo logístico a los CDC desde el. Si se han aceptado donaciones, UCP espera la llegada de los padrones o Declaración Jurada (hasta 60 días después que el Comité de Defensa Civil ha recibido el apoyo logístico por parte del INDECI o por otro Comité de Defensa Civil). DINALOG Unidad de Control Patrimonial/ Donaciones Es documentación de recepción de donación en el Prepara expediente de donación para cada donación recepcionada de Organismos o Instituciones Nacionales o Internacionales y prosigue con el procedimiento de Aceptación de Donación a favor del INDECI efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana o Aceptación de Donación a favor del INDECI, efectuada por Entidad Extranjera. No es documentación de recepción de donación en el 20. Recibe los padrones o Declaración Jurada, remitidos por los CDC a la DRDC, así como el Informe de Supervisión de la DRDC, correspondiente. Padrones o Declaración Jurada NO están completos 21. Coordina con la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente para que solicite al Comité de Defensa Civil que complete la remisión de los padrones o declaración jurada por la distribución de la ayuda humanitaria a la población afectada o damnificada.

10 FECHA: 30/12/ /17 Dirección Regional de Defensa Civil DINALOG/ Unidad de Control Patrimonial/ Área de Donaciones DINALOG/ Unidad de Control Patrimonial/ Organo de Control Institucional Unidad de Logística Encargado de Donaciones Jefe UCP/ Director Secretaria Jefe de Comisión de Auditoria 22. Solicita al Comité de Defensa Civil, correspondiente, que remita los padrones faltantes. Ir a la condicional Comité de Defensa Civil Puede Remitir los Padrones, después de la actividad 11. Padrones o Declaración Jurada SI están completos 23. Revisa si son conformes los padrones o declaraciones juradas y contrasta con el Informe de Supervisión de la DRDC correspondiente, acerca del uso y destino de las donaciones canalizadas por el INDECI. Para el caso de donaciones recibidas, mediante estas acciones se verificará que las donaciones entregadas a los Comités de Defensa Civil hayan tenido como destino final a la población que haya sido afectada por una emergencia o desastre, así como el uso adecuado de dichos bienes. 24. De estar completa la información prepara Memorándum dirigido al OCI adjuntado las declaraciones juradas o los padrones de la donación entregada desde el. 25. Encargado de donaciones coordina con el Jefe de UCP y el Director el memorándum formulado y la documentación a ser remitida al OCI. Si es conforme el Jefe UCP da VºBº y el Director firma el memorándum. 26. Recibe memorándum y padrones o declaraciones juradas adjuntas, registra y entrega al OCI, solicita firma del cargo. Se inicia el Procedimiento Ejecución de las Acciones de Control, referente a la donación recibida y entregada a los CDC desde el y distribuida por los CDC a la población afectada, verificando la documentación generada (PECOSAS, NEAS, Carta de Donaciones, otros). Se da por concluido el subproceso.

11 11. DIAGRAMA DE FLUJO

12 DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO CDC Presidente o Representante del CDC Evaluador DNO COEN Encargado Logístico del I N D E C I DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL UCP DONACIONES OAJ Inicio Otención del EDAN Activación del Centro de Apoyo Logístico Adelantado Activación del Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres-GIRED Si Esta activado el GIRED? 1 Recibe citación Gestión de Comunicación 1 EIRO cita a las autoridades del CDC para la entrega del apoyo logístico No Gestión de la Comunicación Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento Recepción de Donación producida la Emergencia Presidente o Representatnte del CDC de la zona afectada se apersona al lugar donde esta instalado el Generada la nota de entrada al Almacén General a 2 Analiza EDAN para entrega de apoyo logístico 3 Presenta documentos de acreditación 3 Recibe Documentos de acreditación de CDC 4 Formula PECOSA, firma Acta de Compromiso (2 copías) α

13 POBLACION AFECTADA/ DAMNIFICADA DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO CDC Presidente o Representante del CDC SGII SECRETARIA GENERAL DRDC UO/UL I N D E C I DNO COEN Encargado Logístico del α 5 Recibe apoyo logístico, firma Pecosa y Acta de Compromiso 5 Entrega apoyo logístico y solicita firma de PECOSA y Acta de Compromiso 6 Contrasta apoyo logístico VS. PECOSA 7 Firma PECOSA y Acta de compromiso en señal de conformidad (devuelve 3 copias) 8 Recibe 3 copias firmadas de PECOSA y Acta de Compromiso Entrega de Apoyo Logístico con Padrones a Pobladores Afectados o Damnificados Entrega de Apoyo Logístico con Padrones a Pobladores afectados o Damnificados 10 Supervisa distribución final de apoyo logístico Copias 11 Actualiza información en el SINPAD 9 No 13 Prepara Dec.Jurada con motivos que justifiquen no envio de padrones c CDC puede remitir Padrones? Si 12 Remite copia padrones a DRDC 60 días Falta entregar apoyo logístico? No Si a 14 Remite Dec.Jurada a DRDC. β 60 días b Administración del Proceso de Trámite Documentario 15 Recibe y remite padrones o Dec.Jurada a con informe de supervisión

14 DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO COEN MODULO DE ASISTENCIA HUMANITARIA/ MODULO DE LOGISTICA DNO Encargado Logístico del Director Secretaria I N D E C I UCP/UA DONACIONES DINALOG Director β Retorno a la del equipo que conforma el 16 Prepara memorándum, adjunta documentos generados en la entrega del apoyo logístico y entrega a la DINALOG 16 Recibe y deriva 17 Coordina 18 Actualiza información en el SIGAO 17 Coordina con Módulo de Logística el registro de apoyo logístico recibidos y entregado desde el 19 Recibe documentos generados en distribución de apoyo logístico desde el Monitoreo de Ayuda Humanitaria Brindado a la Población en Zona de Emergencia Aceptación de Donación a Aceptación de Donación favor del INDECI, a efectuada favor del INDECI por efectuada una entidad Extranjera por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana Si Son documentos de recepción donación en el? No 20 Recibe padrones o Declaración Jurada de los CDC e información, supervisión de la DRDC b χ

15 DEFENSA CIVIL DESDE EL CENTRO DE APOYO I N D E C I DNO DINALOG DRDC MODULO DE ASISTENCIA HUMANITARIA COEN Encargado Logístico del Director Secretaria UCP DONACIONES UNIDAD DE LOGISTICA OCI χ Si Completos? No 21 Coordina DRDC para que los CDC completen información 21 Coordina DRDC para que los CDC completen información 23 Revisa si son conformes Padrones o Declaración Jurada 22 Solicita a CDC remita Padrones faltantes c 24 Prepara meorándum para OCI, adjunta Padrones o Declaración Jurada de los CDC 25 Coordina con Jefe UCP y Director memorándum y documentos adjuntos, si es conforme Jefe UCP visa y Director firma memorándum 26 Secretaria DINALOG entrega memorándum y Padrones o Declaración Jurada de CDC a OCI 26 Recibe memorándum y padrones o Declaración Jurada de CDC Ejecución de Acciones de Control Fin

16 ANEXO

17 ACTA DE COMPROMISO Conste por el presente documento, el compromiso suscrito por el Presidente del Comité de Defensa Civil, en su calidad de Alcalde, y el INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL INDECI 2, para la distribución de ayuda humanitaria a damnificados de la Comunidad de, a través de planillones de distribución de ayuda humanitaria, los que serán remitidos a la Dirección Regional de Defensa Civil mediante el Gobierno Regional de, dentro de los 60 días de realizada la distribución de los bienes recepcionados de acuerdo a la PECOSA N que forma parte del presente documento. Habiéndose verificado físicamente los bienes materia de la ayuda humanitaria, firman la presente en señal de conformidad bajo responsabilidad civil y penal, a los días del mes de del año 200, en el Departamento de, Provincia de, Distrito de SR. SR. DNI: DNI: REPRESENTANTE ENTREGUE RESPONSABLE RECIBI Instituto Nacional de Defensa Civil/ Comité de Defensa Civil (Comité de Defensa Civil) NOTA: El Acta de Compromiso debe estar exenta de errores y enmendaduras. 2 En lugar de INDECI puede ser suscrito con otro Presidente del Comité de Defensa Civil, en su calidad de Alcalde.