SUBPROCESO CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL () TITULO: SUBPROCESO CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Encargado del V B OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 2/12 1. OBJETIVO Reclutar personal de las unidades orgánicas del INDECI con un perfil determinado, para entrenarlos y capacitarlos en el desarrollo de funciones de Evaluador u Operador de Módulo en el Centro Operaciones de Emergencia Nacional (). 2. ALCANCE Este procedimiento involucra al Encargado del, es o Jefes de las Unidades Orgánicas, Personal de las Unidades Orgánicas que pueden cumplir con la función de Evaluador u Operador en el. Describe las actividades desde el reclutamiento de personal que realiza la Dirección Nacional de Operaciones - Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (), hasta la reunión de coordinación por parte de los integrantes del. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI/OET: Información sobre el funcionamiento del Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres - SINPAD Resolución Jefatural N INDECI, aprueba Manual de Funcionamiento del. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Solicitud de la Dirección Nacional de Operaciones - a las Unidades Orgánicas del INDECI para proponer personal que pueda desarrollar funciones de Evaluador u Operador en el. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Nacional de Operaciones Encargado del es o Jefes de Unidades Orgánicas que proponen Evaluadores u Operadores de Módulos.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 3/12 6. CONSIDERACIONES 6.1. El Encargado del solicitará a las Unidades Orgánicas una relación del personal que se haya incorporado y que reúna condiciones para hacer servicio en el como Evaluador u Operador de Módulo El reclutamiento debe partir de las Unidades Orgánicas, invitando al personal recién incorporado para presentarse al Centro de Operaciones de Emergencia Nacional de la Dirección Nacional de Operaciones para realizar servicio como Evaluador u Operador de Módulo del La capacitación de los nuevos Evaluadores u Operadores se realiza en cinco (05) sesiones (dos teóricas y tres prácticas). Las sesiones teóricas están a cargo del Encargado del y las sesiones prácticas a cargo del Evaluador de turno del. 7. DEFINICIONES 7.1. Encargado del : Es el responsable de dirigir y administrar el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional () Evaluador del : Encargado de conducir, supervisar y coordinar todas las actividades de funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (), durante un período determinado (turno) Módulo del : Componente del que evalúa, coordina y recomienda acciones al Evaluador o Encargado del relacionado a riesgos y emergencias a fin de apoyar a los Comités de Defensa Civil (Regionales, Provinciales o Distritales), en el monitoreo de los peligros, acciones de respuesta y en la toma de decisiones. Los Módulos del son: Módulo de Comunicaciones, Módulo de Operaciones, Módulo de Monitoreo y Análisis, Módulo de Logística, Módulo de Coordinación Intersectorial, Módulo de Asistencia Humanitaria, Módulo de Prensa y están a cargo de un Operador. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (): Es el espacio físico utilizado por el Instituto Nacional de Defensa Civil, como componente del Sistema Nacional de Defensa Civil, y en el cual se reúne, procesa, monitorea y analiza la información sobre peligros inminentes o emergencias ocurridas. Contribuye a la integración de todos los esfuerzos nacionales, facilita la toma de decisiones técnicas para la prevención y atención de desastres contribuyendo a que la respuesta a la emergencia o peligro sea eficiente y eficaz Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres (SINPAD): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página WEB del INDECI, permite el registro y seguimiento del peligro o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 4/12 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Apoyo Administrativo Encargado Candidato a Evaluador u Operador en el Encargado Captación 1. Prepara las memoranda dirigida a cada cuyo personal puede participar como Evaluador u Operador del. Entrega al Nacional de Operaciones para la firma. 2. Recibe, revisa y firma las memoranda. 3. Registra cada memorándum, entrega a la de la correspondiente. 4. Recibe el memorándum, comunica al personal de su área que aún no participa en el servicio del resaltando el compromiso con la institución. Toma nota de los candidatos para realizar la función de Evaluador u Operador en el. 5. Prepara y entrega memorándum de respuesta a la de la con la relación de personal que puede cumplir funciones de Evaluador u Operador en el. 6. Recibe documento registrado por la, asigna atención de documento. 7. Registra personal asignado, entrega con cargo a Encargado del. 8. Coordina horarios y fechas de capacitación (en 05 sesiones) con candidatos para Evaluador u Operador en el. 9. Prepara sesiones de capacitación. 10. Coordina con el Evaluador y los Operadores de los Módulos acerca de la capacitación que se le debe brindar a los nuevos Evaluadores y Operadores. Capacitación 11. Se apersona al en las fechas programadas para la capacitación, teórico práctica. 12. Brinda capacitación teórica, exponiendo todo lo relacionado al Centro de Operaciones de Emergencia Nacional y los Módulos que la componen, entrega un ejemplar del Manual de Funcionamiento del a cada uno de los candidatos y coordina con el Evaluador del y los Operadores de los Módulos para la capacitación práctica.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 5/12 Evaluadores/ Operadores de Módulo Candidato a Evaluador u Operador en el Encargado del 13. Brindan la capacitación práctica a los candidatos para Evaluadores u Operadores en el. 14. Desarrolla las actividades que le corresponden como Evaluador u Operador, bajo la supervisión del Encargado, del Evaluador y los Operadores de los Módulos del, quienes evaluarán su desempeño. 15. Programa el servicio del nuevo Evaluador u Operador para el mes siguiente. Programación del Rol de Servicio (una semana antes del inicio de nuevo mes) Apoyo Administrativo 16. Prepara las memoranda para las Unidades Orgánicas que cuenten con personal que apoyará en un Módulo del : Dirección Nacional de Logística: Módulo de Logística. Oficina de Estadística y Telemática- Unidad de Comunicaciones: Módulo de Comunicaciones. Secretaría General e Imagen Institucional Unidad de Imagen Institucional: Módulo de Prensa. 17. Eleva las memoranda al. 18. Recibe, revisa y firma memoranda. 19. Registra, entrega a la de la Apoyo, correspondiente, solicita Administrativo firma del cargo. o Jefe de Encargado 20. cuenta con personal que Opera un Módulo en el. 21. Prepara la programación de personal que va a realizar las funciones de Operador del Módulo respectivo del. 22. Cada de la que cuenta con personal que hace servicio de Operador de Módulo entrega memorándum de respuesta con la programación del personal. 23. Recibe las memoranda, asigna atención de documentos. 24. Registra personal asignado, entrega al Encargado del con cargo. 25. Recibe cada uno de los memorándum con la programación de los Operadores de Módulos. Prepara la Programación de Servicio del, incluyendo al personal de la que cumplen funciones de Evaluadores u Operadores.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 6/12 No existen cambios sobre incorporaciones, desplazamientos o salidas de personal que cumple servicio en el 26. Entregará al Nacional de Operaciones para que vise la Programación de Servicio del mes y al SubJefe del INDECI para que lo firme. Luego ir a la actividad 30. Existen cambios sobre incorporaciones, desplazamientos o salidas de personal que cumple servicio en el No es por Incorporación de Personal No es por salida definitiva del Personal 27. Personal se encuentra asignado en Comisión de Servicio o se encuentra destacado en una Dirección Regional de Defensa Civil. Ir a la actividad 28. Es por salida definitiva del Personal 28. Modifica programación excluyendo en forma permanente al personal que se encuentra fuera del INDECI, luego ir a la actividad 30. Es por Incorporación de Personal 29. Considera a nuevo personal que cumple con perfil de Evaluador para que reciba la capacitación y lo programa para el mes subsiguiente, luego ir a la actividad Remite programación a las Unidades Orgánicas que cuentan con personal que hace servicio de Evaluador u Operador en el, vía correo electrónico. No existen motivos de fuerza mayor por los que no puede cumplir el servicio en el Realizará el servicio en el de acuerdo a la fecha programada. Evaluadores u Operadores de Módulo Existen motivos de fuerza mayor por los que no puede cumplir el servicio en el 31. El personal considera que no pueda cumplir con el servicio en el una vez recibida la programación, por motivos de fuerza mayor (comisión de servicio, motivos de salud, fallecimiento de familiar, otros de fuerza mayor) debe coordinar con otro Evaluador u Operador para que lo reemplace.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES Y OPERADORES FECHA: 01/07/2005 7/12 Encargado Apoyo Administrativo Encargado del Encargado del / Evaluador/ Operadores de los Módulos 32. En el caso de Evaluadores, formula memorándum dirigido al Nacional de Operaciones o al Encargado del, exponiendo los motivos por los que no puede realizar el servicio en la fecha programada y la persona que lo va a reemplazar, luego ir a la actividad En el caso del Operador del Módulo en el, el o Jefe de la Unidad Orgánica tomará conocimiento y firmará memorándum donde se justifica la ausencia del personal y la persona que lo reemplazará. 34. Entrega memorándum al Encargado del. 35. Recibe memorándum registrado por el personal de apoyo administrativo y dispone sobre el documento. 36. Modifica programación de Evaluadores u Operadores. 37. Registra cambios en la programación. Reunión 38. Los viernes de cada semana o en día anterior a un feriado el Encargado del convoca a una reunión de coordinación en el para los Evaluadores y Operadores de Módulos del que les corresponda servicio el fin de semana o el(los) días(s) feriados. 39. Presenta información sobre los peligros o emergencias ocurridos durante la semana y se coordina sobre el servicio que deben realizar los Evaluadores u Operadores los días sábados, domingos o feriados. Se da por finalizado el proceso.

8 10. DIAGRAMA DE FLUJO

9 CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES UNIDAD ORGANICA CANDIDATOS A /Jefe EVALUADOR U OPERADOR EN EL INDECI Encargado el / Apoyo Administrativo Inicio Evaluador Operador del Módulo Captación 3 Recibe memorándum, entrega 3 Registra, entrega a 2 Revisa y firma memoránda 1 Prepara las memoránda dirigida a cuyo personal puede participar como Evaluador u Operador del 4 Invita a Personal que se ha incorporado apersonarse al Respuesta 5 Prepara y entrega memorándum de respuesta con personal que puede cumplir servicio de Evaluador u Operador de Módulo en el 5 Recibe memorándum 6 Asigna atención de documento 7 Recibe, registra, entrega con cargo 7 Recibe lista de posibles Evaluadores u Operadores de Módulos 9 Coordina horarios y días de capacitación 8 Coordina horarios y fechas de capacitación a Fecha de capacitación 9 Prepara sesiones de capacitación Capacitación 10 Coordina sobre capacitación que se va a dar a nuevos Evaluadores y Operadores 10 Coordina 10 Coordina 11 Se apersona al en fechas programadas para capacitación teórico-práctica α

10 CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES /Jefe UNIDAD ORGANICA CANDIDATOS A EVALUADOR U OPERADOR EN EL INDECI Encargado el / Apoyo Administrativo Evaluador Operador del Módulo α 12 Recibe capacitación teórica 12 Brinda capacitación teórica y coordina capacitación práctica 12 Coordina 12 Coordina 13 Recibe capacitación práctica 13 Brinda capacitación práctica 13 Explica actividades que realiza 14 Desarrolla actividades que le corresponden como Evaluador u Operador 14 Supervisa desempeño 14 Supervisa desempeño 14 Supervisa desempeño 15 Programa el servicio de los Evaluadores u Operadores para el mes siguiente Programación del Rol de Servicio (1 semana antes del inicio de nuevo mes) 16 Prepara las memoránda para unidades orgánicas que cuenten con personal que apoyará en un Módulo en el 20 cuenta con personal que opera en Módulo en el 19 Recibe memorándum 19 Registra, entrega a unidad orgánica 18 Revisa y firma memorándum 17 Eleva los memoránda 21 Prepara programación de personal para el Módulo asignado 22 Envía memorándum de respuesta con programación de Operadores 22 Recibe memorándum β

11 UNIDAD ORGANICA EVALUADORES U OPERADORES DE MODULO CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES INDECI Encargado el β SUBJEFATURA 24 Registra, entrega con cargo 23 Asigna atención de documento 25 Recibe memorándum con programación de Operadores, prepara o actualiza programación incluye personal de la Si Existen cambios sobre incorporaciones, desplazamientos o salidas de personal que cumple servicio en el? No Es por incorporación de personal? Si 26 Aprueba y visa No 26 Entrega al de la para su VºBº y al SubJefe del INDECI para su firma de la programación de servicio 26 Aprueba y firma Es por salida definitiva de personal? No 27 Desplazamiento de personal Si 28 Modificar programación excluyendo temporal o definitivamente al personal ausente 29 Considera a personal nuevo que cumple requisitos de Evaluador para el mes subsiguiente a 30 Recibe programación 30 Recibe programación 30 Remite programación vía correo electrónico con personal que cumplirá servicio en el χ

12 /Jefe UNIDAD ORGANICA CAPTACION, CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE EVALUADORES INDECI Apoyo Administrativo Encargado del Evaluador Operador del Módulo χ Existen motivos de fuerza mayor por los que no puede cumplir el servicio en el? Si No Fecha de Servicio 31 Consigue personal que lo reemplace esa fecha como Evaluador 33 Toma conocimiento 34 Entrega memorándum 34 Recibe y registra memorándum, entrega 35 Dispone sobre el documento 32 Formula memorándum dirigido a exponiendo los motivos que impiden realizar Servicio e indicando la persona que lo reemplazará, firman ambos 33 Formula memorándum señalando reemplazo y solicita firma del o Jefe de la U.O 37 Registra cambios en la programación 36 Modifica programación de Evaluadores u Operadores Reunión 38 Convoca a Evaluadores y a Operadores del que les toque servicio el fin de semana o feriados a la reunión del 39 Presenta información sobre los peligros o emergencias ocurridos durante la semana y coordina a cerca del servicio de fin de semana o de feriados 39 Presenta información sobre los peligros o emergencias ocurridos durante la semana y coordina a cerca del servicio de fin de semana o de feriados 39 Presenta información sobre los peligros o emergencias ocurridos durante la semana y coordina a cerca del servicio de fin de semana o de feriados Fin Fin Fin