TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA SUBJEFATURA

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1 CODIGO: SUB AREA: VERSION: PRIMERA TITULO: TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por. SubJefatura del INDECI VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG Sede Central TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA FECHA:28/09/2006 2/9 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de trámite de documentos en la SubJefatura del INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la SubJefatura, las Unidades Orgánicas del INDECI y Entidades Externas que realizan algún trámite con la Subjefatura del INDECI. Describe las actividades desde que el representante de una entidad externa o un miembro del INDECI envía un documento físicamente o a través del fax para ser tramitado en la SubJefatura, y concluye con la distribución o seguimiento de los documentos según corresponda. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del stema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nºs 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Dirección Nacional de Prevención, aprobado por Resolución Jefatural N INDECI. 4. REQUISITO DEL PROCESO Envío de documentos, para ser tramitados en la SubJefatura del INDECI, por parte de cualquier miembro de la institución, o el representante de una entidad externa. 5. RESPONSABLE DEL PROCESO SubJefatura del INDECI. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Los Organos Desconcentrados (OD) del INDECI, pueden faxear los documentos antes de enviarlos formalmente, cuando son documentos urgentes que ameriten ir adelantando su proceso La respuesta a los documentos que son materia de seguimiento puede ser por vía telefónica o por medio de un documento, esto se da para las Unidades Organicas del INDECI y las entidades externas al INDECI En el caso de documentos urgentes las Unidades Orgánicas del INDECI pueden entregar los documentos directamente a SubJefatura sin pasar por secretaria general, con el compromiso de una regularización posterior.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG Sede Central TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA FECHA:28/09/2006 3/9 7. SIGLAS 7.1. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil OD: Organo Desconcentrado del INDECI SG: Unidad de General SGII: General e Imagen Institucional UO: Unidad Orgánica del INDECI. 8. DEFINICIONES 8.1. Entidad Externa: Se refiere a todas las entidades Públicas o Privadas que no pertenezcan al INDECI y que realizan algún trámite con la SubJefatura del Instituto Trámite: Cada uno de los estados, diligencias y resoluciones de un asunto hasta su terminación en la administración Pública o Privada.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG Sede Central TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA FECHA:28/09/2006 4/9 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA JEFATURA ENTIDAD EXTERNA / SGII RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso Trámite de documentos en la Jefatura, el que concluye con la entrega del Jefe documento derivado de Jefatura a la secretaria de la SubJefatura. Continúa en la actividad Responsable de una entidad externa prepara documento dirigido a SubJefatura y entrega a Responsable mesa de partes del INDECI y/o responsable de una UO u OD del INDECI prepara documento dirigido a SubJefatura. es un Organo Desconcentrado 2. Entrega documento a General, luego ir al proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario. es un Organo Desconcentrado Responsable es urgente Ir a la actividad 4. es urgente 3. Envía el documento vía fax, luego ir a la actividad 5. Luego de enviar el documento vía fax Responsable Secretaría General 4. Envía documento a mesa de partes de la sede central del INDECI. Luego ir al proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario el que concluye con la entrega del documento a la secretaria de SubJefatura. 5. Recibe documento, firma cargo. Subjefe se encuentra disponible Espera disponibilidad del Subjefe. Subjefe se encuentra disponible 6. Entrega documento. 7. Recibe documento, toma conocimiento. Documento es para ser atendido en SubJefatura 8. Deriva a Unidad Orgánica especializada, luego ir al proceso Despacho de SubJefatura. Documento es para ser atendido en Subjefatura es una Resolución SubJefatural Ir al proceso Tramite de Resoluciones, el que culmina con la aprobación de la Resolución SubJefatural. Dando fin al proceso. es una Resolución SubJefatural es un documento para ser visado 9. Revisa, firma y entrega, luego ir a la actividad 11.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SUB PAG Sede Central TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA FECHA:28/09/2006 5/9 ENTIDAD EXTERNA / Responsable es un documento para ser visado 10. Instruye acciones a seguir. 11. Recibe instrucciones o documento visado. es un documento para redactar 12. Redacta documento según instrucciones, luego ir a la actividad 14. es un documento para redactar es un documento para el archivo de SubJefatura 13. Archiva documento. es un documento para el archivo de SubJefatura 14. Envía documento. Luego ir al proceso Despacho de SubJefatura, el que finaliza con el envío de los documentos derivados o atendidos en SubJefatura hacia las Unidades Orgánicas del INDECI o hacia una Entidad Externa. se hace seguimiento al documento Se da fin al proceso. Se hace seguimiento al documento Espera un lapso de tiempo sugerido por el. 15. Solicita información sobre atención de documento remitidos. 16. Recibe comunicación y entrega la información. respuesta es mediante documento físico En la entidad externa ir a la actividad 1. En las UO u OD del INDECI ir a la actividad 1. Respuesta es mediante documento físico 17. Brinda información solicitada. 18. Recibe información y comunica. 19. Recibe información e instruye acciones a seguir. 20. Recibe instrucciones. continua con el seguimiento Ir al condicional Se hace seguimiento al documento, antes de la actividad 15. continua con el seguimiento Se da fin al proceso.

6 10. DIAGRAMA DE FLUJO

7 TRAMITE DE DOCUMENTOS EN LA ENTIDAD EXTERNA SGII INDECI JEFATURA Inicio Inicio Inicio 1 Prepara y entrega documento 1 Prepara documento b Trámite de Documentos en la Jefatura c e Es un Organo Desconcentrado 2 Entrega documento Es urgente 3 Envía el documento vía fax Luego de enviar el documento vía fax Administración del Proceso de Trámite Documentario 4 Envía documento e 5 Recibe documento, firma cargo se encuentra disponible Disponibilidad del 7 Recibe documento, toma conocimiento 6 Entrega documento Documento es para ser atendido en SubJefatura 8 Deriva a Unidad Orgánica especializada a α

8 TRAMITE DE DOCUMENTOS EN ENTIDAD EXTERNA SGII INDECI OAJ α Es una Resolución SubJefatural Trámite de Resoluciones Fin Es un documento para ser visado 9 Revisa, firma y entrega 10 Instruye acciones a seguir 11 Recibe instrucciones o documento visado Es un documento para redactar 12 Redacta documento según instrucciones Es un documento para el archivo de SubJefatura Documento Envía documento Despacho de SubJefatura a d Fin Se hace seguimiento al documento Lapso sugerido por el β

9 TRAMITE DE DOCUMENTOS EN INDECI ENTIDAD EXTERNA SGII β 15 Solicita información sobre atención de documentos remitidos 16 Recibe comunicación y entrega la información 16 Recibe comunicación y entrega la información Respuesta es mediante documento físico c Respuesta es mediante documento físico b 17 Brinda información solicitada 17 Brinda información solicitada 18 Recibe información y comunica 19 Recibe información e instruye acciones a seguir 20 Recibe instrucciones d Continua con el seguimiento Fin