REMESAS Y REEMBOLSOS PARA LA SEDE CENTRAL Y LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS DEL INDECI

Transcripción

1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TITULO: REMESAS Y REEMBOLSOS PARA LA SEDE CENTRAL Y LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS DEL INDECI RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración V B por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA:17/08/2005 2/40 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de ejecución financiera de gastos de las Remesas y Reembolsos entregados a la y a los Organos Desconcentrados del INDECI. Establecer las normas complementarias a la Ley de Administración Financiera del Sector Público y sus Directivas, con la finalidad de regular los procedimientos internos para la ejecución financiera, en las etapas de compromiso, devengado y giro. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para las Areas de Contabilidad y de Tesorería de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración en la Sede Central y en la Unidad de Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Describe las actividades desde que la Dirección Regional de Defensa Civil envía a la el requerimiento sustentando la solicitud de remesa o la expedición de la Resolución Directoral de apertura del reembolso en la Sede Central del INDECI, hasta la rendición de cuentas (de las remesas y los reembolsos), la reposición del fondo reembolsable a la Dirección Regional de Defensa Civil y el archivo de los documentos sustentatorios de la remesa. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico Resolución Directoral Nº EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal Directiva Nº INDECI/6.0 Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de la sede central del Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI, aprobada Resolución Administrativa Nº INDECI/ Directiva Nº INDECI/6.0 Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de los órganos desconcentrados del INDECI, aprobada por Resolución Administrativa Nº INDECI/ REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. La aprobación del requerimiento de la Dirección Regional de Defensa Civil por la Dirección u Oficina de la encargada de evaluar el requerimiento.

3 FECHA:17/08/2005 3/ La constitución del Fondo reembolsable mediante Resolución Directoral de la Oficina de Administración en la del INDECI. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. La Unidad de Administración de las Direcciones Regionales de Defensa Civil La Oficina de Administración de la del INDECI. 6. CONSIDERACIONES FONDOS REEMBOLSABLES DE LA APERTURA SEDE CENTRAL 6.1. El manejo del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica será centralizado en el Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración Los cheques son girados únicamente a nombre de los servidores designados como responsables de la administración de los Fondos El encargado responsable será personal nombrado de la Entidad El monto máximo para la adquisición de bienes y servicios será de acuerdo a la Directiva vigente de Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de la sede central del INDECI, para el 2005 es de S/ (SETECIENTOS Y 00/100 NUEVOS SOLES), salvo casos excepcionales debidamente justificados y viáticos, los cuales podrán ser atendidos hasta por la suma de una (1) Unidad Impositiva Tributaria, lo cual deberá contar con la autorización de SubJefatura. ORGANOS DESCONCENTRADOS 6.5. La constitución del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fija para Caja Chica será establecido mediante Resolución de la Oficina de Administración de la, efectuándose el giro mediante cheques a nombre de los servidores designados como responsables de la administración de los Fondos El encargado responsable será personal nombrado de la Entidad, asignado a tales funciones. De no existir personal que pueda efectuar tales funciones la responsabilidad del manejo de los Fondos recaerá en el Administrador de la Dirección Regional y de la Oficina de Defensa Civil El monto máximo para la adquisición de bienes y servicios será de acuerdo a la Directiva vigente de Normas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de los órganos desconcentrados del INDECI, para el 2005 es de S/ (SETECIENTOS Y 00/100 NUEVOS SOLES).

4 FECHA:17/08/2005 4/40 DE LA EJECUCION SEDE CENTRAL 6.8. Los tipos de gastos que pueden ser atendidos por los Fondos, cuidando de no sobrepasar los montos máximos permitidos por vez son: Los viáticos y pasajes urgentes y no programables, según planilla debidamente autorizados (Máx. 4 días). La adquisición de bienes y contratación de servicios de menor cuantía y de carácter urgente. Los gastos de movilidad local y refrigerio, de acuerdo a directivas vigentes La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Cada vale provisional debidamente prenumerado será autorizado por el de la Oficina de Administración Los pagos en efectivo con recursos públicos que no cautele los principios de economía y racionalidad y no se ciña a los procedimientos establecidos en la presente directiva, no serán aceptados como rendición o tramitados para su reembolso, siendo responsabilidad del de la Dependencia los gastos en que se hayan incurrido indebidamente En el caso del pago de una movilidad local, esta deberá acompañarse con la papeleta de requerimiento de movilidad de la institución, en el cual se consignará un sello con la indicación que no puede ser atendida por SSGG y debe contar con la visación del Administrador En la adquisición de combustible, lubricantes y servicios de mantenimiento en general, se deberá consignar en la Factura, Boletas, etc. el número de placa de vehículo oficial al cual se le está asignando el combustible o realizando el mantenimiento Previo al pago al proveedor el usuario firmará el Comprobante de Pago en señal de conformidad del bien o servicio adquirido. ORGANOS DESCONCENTRADOS Los tipos de gastos que pueden ser atendidos por los Fondos, cuidando de no sobrepasar los montos máximos permitidos por vez son: Los viáticos y pasajes, según planilla debidamente autorizados. La adquisición de bienes y contratación de servicios eventuales y de menor cuantía No se aceptarán las adquisiciones o servicios que no estén destinados a cumplir una Actividad o Producto del Plan de Trabajo Institucional para el Año Fiscal 2005, definido en cada Meta, Actividad y Componente que se ejecuta según la programación presupuestaria No podrán efectuarse adquisiciones de mobiliario o bienes de activo fijo con recursos de los Fondos, así como tampoco gastos que sobrepasen el tope máximo establecido, debiendo en tales casos efectuar solo la adquisición en uso de las facultades conferidas mediante la Resolución SubJefatural, remitiendo la documentación sustentatoria a la para su pago mediante abono en Cta. Bancaria del proveedor.

5 FECHA:17/08/2005 5/ La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Cada vale provisional debidamente prenumerado será autorizado por el Director Regional o de las Oficinas de Defensa Civil En el caso del pago de una movilidad local, esta deberá acompañarse con la papeleta de requerimiento de movilidad de la institución, en el cual se consignará un sello con la indicación que no puede ser atendida visada por el Administrador En la adquisición de combustible, lubricantes y servicios de mantenimiento en general, se deberá consignar en la Factura, Boletas, etc. el número de placa de vehículo oficial al cual se le está asignando el combustible o realizando el mantenimiento El administrador llevará un registro computarizado o manual del control de la adquisición de combustible y un registro del mantenimiento de cada vehículo oficial. Dichos registros consignarán: En la adquisición de combustible: Número de Placa del vehículo, número de la factura, fecha, cantidad y tipo de combustible asignado, kilometraje, nombre del comisionado, lugar y objeto de la comisión. En el mantenimiento de vehículo: Número de Placa del Vehículo, número de la factura, fecha, kilometraje, motivo del mantenimiento. Copia de los mencionados registros deberá remitirse a la Sede Central, con la firma del Administrador y Director adjunto a la Rendición de Cuenta En la solicitud de viáticos para comisión de servicio, se indicará si se utilizará vehículo oficial, consignando el número de placa del vehículo de ser el caso Previo al pago al proveedor el usuario firmará el Comprobante de Pago en señal de conformidad del bien o servicio adquirido Los pagos en efectivo con recursos públicos que no cautele los principios de economía y racionalidad y no se ciña a los procedimientos establecidos en la presente directiva, no serán aceptados como rendición o tramitados para su reembolso, siendo responsabilidad del Administrador y del Director los gastos en que se hayan incurrido indebidamente Todos los gastos, sin excepción, deben corresponder a una Meta que ejecuta la Dirección Regional u Oficina de Defensa Civil; en consecuencia en cada Comprobante de Pago se debe consignar la Meta a que se imputa el gasto por el bien o servicio. Las Metas a ejecutarse en el Ejercicio Fiscal por los Órganos Desconcentrados del INDECI, son: Fuente de Financiamiento: Recursos Ordinarios Meta 05: Gestión Administrativa Direcciones Regionales Fuente de Financiamiento: Recursos Directamente Recaudados Meta 13: Inspecciones Técnicas.

6 FECHA:17/08/2005 6/40 DEL REGISTRO SEDE CENTRAL Y ORGANOS DESCONCENTRADOS Cada uno de los comprobantes de pago que sustentan los gastos llevarán impreso un sello consignando el número de registro correlativo, la palabra PAGADO y la fecha de cancelación del mismo al momento de realizar el desembolso El responsable del manejo del Fondo Para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para Caja Chica, obligatoriamente llevará un registro auxiliar contable por cada uno de ellos, debidamente autorizados, en el que anotará todos los gastos reconocidos y aprobados y los reembolsos efectuados consignando número de comprobante de pago, fecha, concepto, importe y número de la Específica del Gasto Dichos libro auxiliar deberá contar con la correspondiente Acta de Apertura y con la firma del de la Oficina de Administración. DE LA RENDICION SEDE CENTRAL Los vales provisionales debidamente autorizados para su gasto en bienes y servicios deben ser rendidos en un plazo máximo de 72 horas de recibido el efectivo tratándose de viáticos máximo es de 8 días Los documentos sustentatorios de la rendición deberán ser girados a nombre del INDECI indicando el número de RUC, los cuales pueden ser : Facturas (Original usuario y copia SUNAT). Boletas de Venta (copia usuario). Tickets. Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a los establecidos por la SUNAT. Rendición de Planilla de Viáticos en el formato establecido en la Directiva de Viáticos del INDECI. Declaración Jurada, únicamente cuando no pueda obtenerse ninguno de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto máximo que permitan las normas legales pertinentes, para el pago de movilidad local o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros Dichos documentos deberán contar con la visación del Director o de la Unidad estructural que genera gastos, el motivo del desembolso y la firma del personal que recibió conforme el bien y/o servicio. En el caso de Rendición de Planilla de Viáticos solo será exigible estos requisitos en el formato en el que se detallan los comprobantes de gastos, siendo solo necesario a su vez que cada uno de los comprobantes detallados sean firmados por el rindente.

7 FECHA:17/08/2005 7/ En los formatos Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo y Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, se detallarán por separado los gastos cancelados y un resumen a nivel de cadena funcional y específica del gasto Cualquier documento observado producto de la rendición será devuelto para su subsanación o devolución del efectivo. ORGANOS DESCONCENTRADOS Los vales provisionales debidamente autorizados para su gasto en bienes y servicios deben ser rendidos en un plazo máximo de 48 horas de recibido el efectivo Los documentos sustentatorios de la rendición deberán ser girados a nombre del INDECI indicando el número de RUC, los cuales pueden ser : Facturas (Original usuario y copia SUNAT) Boletas de Venta (copia usuario) Tickets. Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a los establecidos por la SUNAT. Rendición de Planilla de Viáticos en el formato establecido en la Directiva de Viáticos para los Órganos Desconcentrados del INDECI Declaración Jurada de tallada por día, únicamente cuando no pueda obtenerse ninguno de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto de S/ para el pago de movilidad local (no se aceptara pasaje terrestre) o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros Dichos documentos deberán contar con la visación del Director Regional y Administrador de la dependencia que genera el gasto, el motivo del desembolso y la firma del personal que recibió conforme el bien y/o servicios, además de su identificación como: nombre y apellido y documento de identidad. En el caso de Rendición de Planilla de Viáticos sólo serán exigibles estos requisitos en el formato de Rendición de Gastos de Viáticos en el que se detallan los comprobantes de gastos, siendo necesario a su vez que cada uno de los comprobantes detallados sean firmados por el comisionado En los formatos Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo y Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, se detallarán los gastos cancelados y un resumen a nivel de cadena funcional y específica del gasto por metas y actividades Cualquier documento observado producto de la rendición será devuelto para su subsanación o devolución del efectivo.

8 FECHA:17/08/2005 8/40 DE LA REPOSICIÓN SEDE CENTRAL La reposición de los Fondos en la del INDECI será solicitada por el responsable de su administración al Tesorero, quien lo remitirá al de la Oficina de Administración para ser derivado a Control Previo para su revisión en un plazo no mayor de 2 días hábiles. Vencido dicho plazo y de encontrarlo conforme se remitirá al Area de Tesorería para que proceda a su reembolso, caso contrario lo deriva para la subsanación o reformulación de la rendición La Unidad Ejecutora podrá girar cheques en el mes por el indicado concepto, hasta tres veces el monto constituido para cada Fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho período Referencialmente, la reposición será solicitada por el encargado del manejo de los Fondos, cuando el monto acumulado gastado por cada fondo ascienda al 70% del monto autorizado, teniendo cuidado de la existencia de efectivo para casos de emergencia. ORGANOS DESCONCENTRADOS La reposición del Fondo para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para Caja Chica, será solicitada por el Director al de la Oficina de Administración de INDECI, quien lo derivará al Area de Rendiciones de Cuenta para su revisión en un plazo no mayor de 3 días hábiles. Vencido dicho plazo y de encontrarlo conforme dicha Área, remitirá a las Áreas Administrativas correspondientes para el Control Previo y Ejecución Presupuestaria, Contabilización y Giro del reembolso El Área de Rendiciones de Gastos Regionales del INDECI queda facultado a observar los documentos no aceptados para su reembolso y teniendo en cuenta la distancia procederá a reformular el resumen de rendición a fin de no interrumpir el reembolso, separando los documentos observados para su devolución para que sean subsanados o anulados. Previo al siguiente reembolso la Dirección Regional deberá cumplir con remitir el formato de rendición modificado de acuerdo a lo atendido en la Sede a fin de evitar diferencias en cuanto a lo reembolsado y los saldos controlados La Unidad Ejecutora podrá girar cheques en el mes por el indicado concepto, hasta tres veces el monto constituido para cada Fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho período, previa aprobación del Calendario de Compromisos por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas La reposición será solicitada por el encargado del manejo del Fondo cuando el monto acumulado gastado ascienda aproximadamente al 70% del monto autorizado, teniendo cuidado de la existencia de efectivo para casos de emergencia.

9 FECHA:17/08/2005 9/40 DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS ORGANOS DESCONCENTRADOS No está permitido efectuar pago de gastos de ejercicios anteriores con cargo a los Fondos, debiendo las facturas u otros comprobantes de pago estar emitidos en el Ejercicio vigente. En consecuencia no se puede utilizar la Asignación Específica del Gasto 71 del Clasificador de los Gastos Públicos Se realizarán arqueos sorpresivos y frecuentes, los funcionarios competentes para realizarlos son: El Tesorero, el Contador, el Administrador u otro servidor designado por el de la Oficina de Administración de la ; formulándose el Acta de Arqueo, la que será firmada por el responsable del manejo del Fondo, así como por la persona que realiza el arqueo, informándose de los resultados a la Oficina de Administración de la Debiendo los Fondos estar rodeado de ciertas condiciones que impidan su sustracción o deterioro, generalmente en caja de seguridad u otro medio similar, y en tanto se implemente tal acondicionamiento queda autorizado el titular responsable de los Fondos, como medida de seguridad a mantener en custodia los mismos en el sistema financiero, para lo cual abrirá una cuenta de ahorros individual en el Banco de la Nación para depositar los saldos no utilizados de los fondos. Las Actas de Arqueo reflejarán tal situación La efectuará las reposiciones de los Fondos depositando el cheque a la orden del Encargado de los Fondos en la Cta. de Ahorros individual que éste se sirva comunicar. Los gastos por intereses generados servirán para financiar los cargos por comisiones, impuestos y mantenimiento, cubriendo la diferencia con recursos de los fondos previa liquidación mensual No está permitido efectuar pago de gastos de ejercicios anteriores con cargo a los Fondos, debiendo las facturas u otros comprobantes de pago estar emitidos en el Ejercicio vigente. En consecuencia no se puede utilizar la Asignación Específica del Gasto 71 del Clasificador de los Gastos Públicos Semanalmente el responsable del manejo del Fondo informará a su inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto por la presente Directiva con el fin de tomar medidas correctivas del caso, bajo responsabilidad Los montos autorizados de los Fondos deberán contar con una póliza de seguros Queda prohibido el retiro de dinero en efectivo para acciones distintas a las establecidas en la Directiva INDECI/6.0, bajo responsabilidad de Director Regional o Director de la Oficina de Defensa Civil, del Administrador y del Encargado del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica.

10 FECHA:17/08/ /40 DE LAS DISPOSICIONES FINALES SEDE CENTRAL El Contador dispondrá que se efectúen arqueos sorpresivos de los Fondos, por lo menos una vez al mes, e informar los resultados al de la Oficina de Administración y disponer las acciones correspondientes. Igualmente esta autorizado a realizar arqueos sorpresivos al Tesorero y al personal AdHoc designado por el de Administración, sin perjuicio de las acciones de Fiscalización y control que sea de competencia del Organo de Control Institucional Semanalmente el responsable del manejo del Fondo informará a su inmediato los casos en que se incumpla con lo dispuesto por la presente Directiva con el fin de tomar medidas correctivas del caso, bajo responsabilidad Los recursos de los Fondos, así como los documentos sustentatorios del gasto, deberán resguardarse en una caja de seguridad que estará rodeada de las condiciones que impidan sus sustracción, por lo que en el transcurso de la jornada laboral y al termino de la misma deberán mantenerse en el Area de de Tesorería Los montos autorizados de los Fondos deberán contar con una póliza de seguros. DE LAS REMESAS Las Direcciones Regionales de Defensa Civil al inicio del pliego presupuestario tienen que enviar el requerimiento a la Dirección correspondiente para la aprobación, para que luego soliciten la remesa que solventará el desarrollo de los temas sustentatorios de remesas Inmediatamente después de aprobada la asignación a través del calendario de compromisos del periodo se determine los conceptos y montos de las transferencias que con cargo a dicho calendario serán efectuadas por la, las mismas que serán realizadas con la debida oportunidad a fin de permitir la adecuada fluidez de las operaciones Las Remesas son fondos para las Direcciones Regionales de Defensa Civil, a diferencia de los fondos reembolsables que son para la como para las Direcciones Regionales de Defensa Civil Las Remesas son programadas cada año para las Direcciones Regionales de Defensa Civil, para ser solicitadas de acuerdo a sus necesidades y luego de aprobadas y recibidas la rendición de realizarse dentro de los treinta (30) días calendarios Los términos a que deben sujetarse las rendiciones de cuenta por parte de la Dirección Regional de Defensa Civil, respecto del cumplimiento de las actividades y/o proyectos encomendados, con indicación de la documentación e información sustentatoria correspondiente Todos los comprobantes de pago que sustenten la ejecución del gasto deben ser remitidos a nombre del INDECI.

11 FECHA:17/08/ / Las reversiones a que hubiera lugar por parte de las Direcciones Regionales de Defensa Civil, por la recuperación de pagos indebidos y/o devoluciones deberán ser depositadas por ellas mediante la papeleta de depósitos a favor del Tesoro Público (T-6), consignándose la denominación y el código de la subcuenta bancaria de gasto de la Unidad Ejecutora de la, con indicación expresa del número de registro de la operación en el SIAF, en virtud de la cual se afectó la ejecución del gasto para efectos de las remesas correspondientes. 7. SIGLAS 7.1. CPN: Contaduría Publica de la Nación DGTP: Dirección General de Tesoro Publico DNPP: Dirección Nacional de Planificación y Presupuesto DNTP: Dirección Nacional de Tesoro Publico DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OA: Oficina de Administración de la RO: Recursos Ordinarios RDR: Recursos Directamente Recaudados SGII: Secretaria General e Imagen Institucional SG: Secretaria General SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera UA: Unidad de Administración de la Dirección Regional de Defensa Civil UE: Unidad de Economía. 8. DEFINICIONES 8.1. Cadena Funcional Programática: Es una secuencia de la Estructura Funcional Programática, la cual se aplica a cada meta presupuestaria según los clasificadores emitidos por la DNPP-MEF. Permite un registro ordenado y uniforme de las operaciones del Sector Publico durante el proceso presupuestario, facilitando el seguimiento de los gastos de cada pliego, La Cadena Funcional Programática y Cadena de Gasto, están considerados en el sello que pone el encargado de Control Presupuestal, luego de la afectación presupuestal en la fase de compromiso, este sello tiene las siguientes siglas: FU: Función. PRG: Programa. SPRG: Subprograma. T/ACT/PROY: Tipo de Actividad o Proyecto. T/COMP: Tipo de Componente. CG: Categoría de Gasto. GG: Grupo Genérico. MA: Modalidad de Aplicación.

12 FECHA:17/08/ /40 EG: Especificas de Gasto. FF: Fuente de Financiamiento Calendario de Compromiso: Es el monto máximo autorizado de gasto mensual que autoriza el Ministerio de Economía y Finanzas MEF, a las unidades ejecutoras Comprometido: Fase en la que se afecta total o parcialmente el Calendario de Compromisos del mes Comisión de Servicio: Encargo para el cumplimiento de tareas y funciones de especificas, con plazos perentorios, en el ámbito del territorio nacional y relacionados con el objetivo institucional Devengado: Fase del gasto donde se registra la obligación de pago luego de haberse recibido la conformidad el bien o servicio 8.6. Documentos Sustentatorios: Son aquellos documentos que los usuarios de los Fondos deben presentar en la rendición para justificar sus gastos, estos deben ser girados a nombre del INDECI indicando el numero de RUC, los cuales pueden ser: Facturas (Original usuario y copia SUNAT). Boletas de Venta (copia usuario). Tickets. Otros originales considerados comprobantes de acuerdo a lo establecido por la SUNAT. Rendición de Planilla de Viáticos (Formato) de acuerdo a Directiva de Viáticos del INDECI. Declaración Jurada, únicamente cuando no pueda obtenerse ninguno de los documentos mencionados precedentemente y hasta por el monto máximo que permitan las normas legales pertinentes, para el pago de movilidad local o por alimentación y/o alojamiento proporcionados por persona natural en caseríos pequeños o centros poblados, entre otros Expediente: Se compagina en rendición de cuentas, luego de aprobar la sustentación de los gastos efectuados en el Organo Desconcentrado respectivo, esta conformado por los documentos sustentatorios, la Resolución Directoral de la Oficina de Administración para designar los fondos reembolsables o oficio de requerimiento de remesa con la aprobación respectiva Fondo Fijo para Caja Chica: Se constituye para la ejecución del gasto con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados Fondo para Pagos en Efectivo: Es aquel establecido con carácter único, con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios Fondos Públicos: Ingresos del estado inherentes a su acción y atributos que sirven para financiar los gastos de los presupuestos anuales y se clasifican a nivel de fuentes de financiamiento Formatos: Se refiere a los formatos que el Administrador de los fondos de la como en los Organos Desconcentrados del INDECI, debe presentar, donde se detallan por separado los gastos cancelados y un

13 FECHA:17/08/ /40 resumen a nivel de cadena funcional y especifica de gasto, estos formatos son: Rendición del fondo para pagos en efectivo y Rendición paradle fondo fijo para caja chica Giro: Fase del gasto donde se cancela total o parcialmente la obligación devengada mediante el giro de un documento valorado (cheque, carta de transferencia, etc.). Se registra el número de cheque, monto y beneficiario. Para las operaciones de la fuente Tesoro Publico (recursos ordinarios), los cheques requieren autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Publico del MEF, la misma que es transmitida electrónicamente al Banco de la Nación para su atención a nivel nacional Pago: Fase que corresponde a la cancelación de la obligación por parte de las unidades ejecutoras. Se registra para el caso de las operaciones del Tesoro Público Resolución Directoral de Administración: Es la Resolución que se formula en la Oficina de Administración, en este caso se expide para aprobar la Directiva para la apertura y reembolso de los Fondos para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, donde se establece las dependencias, titulares y montos para los órganos desconcentrados del INDECI Rendición de Cuenta: Es el informe documentado con los pasajes y/o comprobantes de pago que presenta el Comisionado o el Director Regional o de Defensa Civil respecto a los reembolsos recibidos Reembolso: Son aquellos fondos que no han sido programados, se refiere a los fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica Remesa: Es una transferencia de recursos económicos a las Direcciones Regionales de Defensa Civil debidamente calendarizado para el gasto de acuerdo a los planes institucionales Sistema Integrado de Administración Financiera-Sector Público: Es un sistema ligado a la Gestión Financiera del Tesoro Publico con relación a las denominadas Unidades Ejecutoras. El registro esta organizados en 2 partes: Registro Administrativo: Fases de Compromiso, Devengado y Girado. Registro Contable: Contabilización de las fases así como las Notas Contables Tema sustentatorio de remesa: Son aquellas actividades y/o proyectos que se realizaran para cumplir con los objetivos de la institución Unidad Ejecutora: Es aquella dependencia Orgánica, que cuenta con un nivel significativo de desconcentración administrativa, para contraer compromisos, devengar gastos y ordenar pagos e informar sobre el avance y/o cumplimiento de metas, cuya identificación presupuestaria requiere la autorización pertinente por parte de la Dirección Nacional de Presupuesto Público. 9. ANEXOS ANEXO N 01: Formato Rendición de Fondo para Pagos en Efectivo. ANEXO N 02: Formato Rendición de Fondo Fijo para Caja Chica.

14 FECHA:17/08/ / DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1 UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DRDC / UNIDAD ORGANICA DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO DRDC Inicio de Trámite de Remesa Responsable MESA DE PARTES / Responsable Secretaria Ejecutiva Director 1. Formula y entrega requerimiento para la aprobación de tema sustentatorio de remesa. 2. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, registra ingreso, adjunta hoja de trámite y entrega a la Secretaria Ejecutiva del Director Regional. 3. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, firma cargo y entrega al Director Regional. 4. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, toma conocimiento y decreta. DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO DRDC / UNIDAD ORGANICA DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO Secretaria Ejecutiva MESA DE PARTES / Responsable Responsable MESA DE PARTES / Responsable 5. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, decretado y entrega. 6. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, registra salida y revisa. No es un requerimiento para la No es para la Unidad de Administración 7. Entrega requerimiento aprobado a la Unidad Orgánica. 8. Recibe requerimiento aprobado. 9. Formula requerimiento para solicitar remesa a la Oficina de Administración de la Sede Central, en base al tema aprobado anteriormente y envía. Luego ir a la actividad 2. Si es para la Unidad de Administración Ir a la actividad 17. Si es un requerimiento para la Si requerimiento es para aprobación de tema sustentatorio de remesa 10. Envía requerimiento a la Unidad Orgánica en la, para la aprobación de tema. 1 Nota: Para efectos del relato de actividades, en la descripción del procedimiento cuando se hace referencia a Fondos, se esta haciendo mención al Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica.

15 FECHA:17/08/ /40 SGII UNIDAD ORGANICA SGII UNIDAD ORGANICA SGII DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION SG / Responsable Secretaria Director o SG / Responsable Director o SG / Responsable MESA DE PARTES / Responsable Técnico Administrativo Contador Ir al proceso de Administración del proceso de trámite documentario, el que finaliza con la entrega del requerimiento a la Unidad Orgánica de la. 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega al Director o de la Unidad Orgánica. 12. Recibe requerimiento, toma conocimiento y revisa tema. No aprueba tema Se da fin al proceso. Si aprueba tema 13. Pone visto bueno y entrega a la secretaria para que continúe con el proceso. 14. Recibe requerimiento aprobado. 15. Formula oficio de contestación y solicita firma del Director o de la Unidad Orgánica y envía. Ir al proceso de Administración del proceso de trámite documentario, el que concluye con la entrega del requerimiento a mesa de partes de la DRDC, luego ir a la actividad 2. Requerimiento No es para aprobación de tema sustentatorio de remesa 16. Envía requerimiento de remesa a la Oficina de Administración en la, luego de que el tema sustentatorio de remesa ya fue aprobado en la. Se inicia el proceso de Administración del proceso de trámite documentario, el que concluye con la entrega del requerimiento en la Oficina de Administración de la. Luego ir a la actividad Recibe requerimiento, remesa o reembolso y entrega a la Unidad de Administración. 18. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, firma cargo y entrega al Administrador. 19. Recibe requerimiento, remesa o reembolso, toma conocimiento y decreta. 20. Recibe requerimiento, remesa o reembolso y revisa. Si es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios 21. Corrige documentos sustentatorios, formula requerimiento y envía a la, para luego ir a la actividad 43.

16 FECHA:17/08/ /40 DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION DRDC / UNIDAD DE LOGISTICA DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION Es una Remesa No es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios No es un Reembolso Remesa No es de la fuente de RDR 22. Verifica depósito bancario que le realizaron a la DRDC por remesa con fuente de financiamiento diferente a RDR. Luego Ir al Contador proceso Adquisición de menor cuantía en la DRDC. Si remesa es de la fuente de RDR Ir al proceso de Ingresos por Recursos Directamente Recaudados, el que finaliza con el depósito bancario del cheque en la cuenta de RDR, de la remesa recibida. Se da inicio al proceso de Adquisición de menor cuantía en las DRDC, el que concluye con la entrega de todas las órdenes de compras y servicios a la Responsable Unidad de Administración para el pago a los proveedores, con cargo a las fuentes de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados u otros. Luego ir al proceso de Pago de Remuneraciones y Proveedores, el que concluye con la entrega de los cheques a los proveedores de bienes o Contador servicios a favor de la DRDC, luego se archiva todos los documentos sustentatorios de gastos como el comprobante de pago, facturas, actas de conformidad y recepción de bienes. Antes de los 30 días, luego de Recepcionar la Remesa 23. Revisa y elabora el consolidado de los documentos sustentatorios de los gastos. 24. Formula requerimiento, adjunta documentos sustentatorios y envía Contador para la firma del Director. Luego ir a la actividad número 43, donde la secretaria del Director Regional recibe los documentos para la firma del Director. Apertura de Reembolso

17 FECHA:17/08/ /40 OA SGII OA Secretaria AREA DE TESORERIA/ Técnico en Finanzas AREA DE TESORERIA/ Técnico en Finanzas SG / Responsable AREA DE TESORERIA / Técnico en Finanzas Se inicia el proceso de Formulación y Aprobación de Resoluciones Directorales, el que finaliza con la expedición de la Resolución Directoral de Apertura de fondos. 25. Entrega Resolución Directoral de apertura de fondos a la secretaria para que realice su distribución a los encargados de los fondos. 26. Recibe requerimiento de remesa o Resolución Directoral de apertura de reembolso. Ir al proceso de Ejecución financiera de gastos, etapas de compromiso, devengado y giro con la documentación generada en la OA y en OPP, el que finaliza con la entrega de los cheques de las remesas o reembolsos al encargado de realizar los pagos de remesas y reembolsos. Luego ir al proceso de Transferencia de fondos y trámite de pagos, el que finaliza con la recepción de los cheques de las remesas o reembolsos y los comprobantes de pago respectivos. Si son Remesas Remesas son de la Fuente de RDR 27. Envía cheque de remesa a la DRDC. Luego ir al proceso de Administración del proceso de trámite documentario, el que finaliza con la entrega de la remesa y los documentos adjuntos a mesa de partes de la DRDC. Luego ir a la actividad número 2, en donde mesa de partes recibe la remesa y los documentos sustentatorios. Remesas No son de la Fuente de RDR 28. Realiza depósito bancario en la cuenta de la DRDC y comunica, luego ir al proceso Administración del Proceso de Tramite Documentario

18 FECHA:17/08/ /40 OA / AREA DE TESORERIA Técnico en Finanzas Técnico Administrativo No son Remesas Si Reembolso es para la DRDC 29. Envía reembolso a la DRDC. Luego ir al proceso de Administración del proceso de trámite documentario. Reembolso No es para la DRDC 30. Entrega reembolso al Técnico Administrativo encargado de los fondos designado por Resolución Directoral de la Oficina de Administración. 31. Recibe fondos del reembolso, firma cargo y revisa. Ir al proceso de Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, en el que se archivan todas las facturas que justifican los gastos realizados con los fondos, que luego van a ser los documentos sustentatorios del requerimiento de reembolso. Luego ir al proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicio, el que concluye con el archivo de los documentos sustentatorios de las comisiones de servicio realizadas en la que después serán los documentos sustentatorios para solicitar el reembolso de los fondos. 32. Anota los egresos en el libro auxiliar y solicita VºBº del del Area de Tesorería, quien da su VºBº al libro auxiliar.

19 FECHA:17/08/ /40 OA / AREA DE TESORERIA Técnico Administrativo Si los gastos son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Ir a los procesos Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica y Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicio, para seguir haciendo uso de los fondos reembolsables hasta llegar o exceder el 70% del monto recibido. Los gastos No son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Gastos No son con el Fondo Fijo para Caja Chica Gastos son con Fondos para Pagos en Efectivo. 33. Llena formato de Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo, donde se registra el resúmen de la ejecución de gasto y el detalle de documentos sustentatorios de la ejecución de gastos, con fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios. Si Gastos son con Fondo Fijo para Caja Chica 34. Llena formato de Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, registrándose el resumen de la ejecución de gasto y el detalle documentos sustentatorios de la ejecución de gastos, con fuente de financiamiento que provienen de los Recursos Directamente Recaudados. 35. Formula requerimiento dirigido al Administrador solicitando reembolso y coordina con el del Area de Tesorería.

20 FECHA:17/08/ /40 OA DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION Técnico Administrativo Contador 36. Envía requerimiento y adjunta formatos de rendición y entrega a la secretaria de la Oficina de Administración. Luego ir a la actividad 47. Si es un Reembolso (Viene luego del condicional es un requerimiento para corregir los documentos sustentatorios, después de la actividad 20). Ir al proceso Compras y Servicios con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, el que concluye con el archivo de las facturas por las compras y servicios realizados en la Dirección Regional de Defensa Civil con carácter de urgente y no programable, que formaran parte de los documentos sustentatorios para solicitar el reembolso respectivo. Luego ir al proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuentas de los Viajes en Comisión de Servicio, el que finaliza con el archivo de los documentos sustentaorios de las comisiones de servicio realizadas en la Dirección Regional de Defensa Civil, con cargo a los fondos reembolsables. 37. Anota egresos en el libro auxiliar, y solicita VºBº del administrador, quien pone el visto bueno al libro auxiliar. Si los gastos son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Ir a los procesos Compras y Servicios con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica y Autorización, Control y Rendición de Cuentas de viajes en Comisión de Servicio en la DRDC, para seguir haciendo uso de los fondos reembolsables hasta llegar o exceder el 70% del monto recibido.

21 FECHA:17/08/ /40 DRDC / UNIDAD DE ADMINISTRACION Contador Los gastos No son menores del 70% del monto total del reembolso recibido Gastos No son con fondo fijo para caja chica Gastos son con fondos para pagos en efectivo. 38. Llena formato de Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo. donde se registra el resumen de la ejecución de gasto y el detalle de documentos sustentatorios de la ejecución de gastos en la DRDC, con cargo a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios. Si gastos son con fondo fijo para caja chica 39. Llena formato de Rendición del Fondo Fijo para Caja Chica, registrándose el resumen de la ejecución de gasto y el detalle documentos sustentatorios de la ejecución de gastos en la DRDC, con fuente de financiamiento que provienen de los Recursos Directamente Recaudados. 40. Formula requerimiento dirigido a la Oficina de Administración, de la Sede Central del INDECI, solicitando el reembolso y coordina con el de la Unidad de Administración, quien coordina para luego dar el VºBº al requerimiento. 41. Adjunta al requerimiento formatos de Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo y Rendición del Fondo para Caja Chica y documentos sustentatorios del reembolso. 42. Envía requerimiento y adjuntos para la firma del Director.

22 FECHA:17/08/ /40 DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO DRDC DRDC / APOYO ADMINISTRATIVO SGII OA OA / UE OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD Secretaria Ejecutiva Director Secretaria Ejecutiva MESA DE PARTES / Responsable SG / Responsable Secretaria UE / Secretaria AREA DE CONTABILIDAD / RENDICION DE CUENTAS / Contador 43. Recibe documentos firma cargo y entrega al Director. 44. Recibe documentos, toma conocimiento firma requerimiento y documentos y entrega a la secretaria ejecutiva para que continúe con el proceso. 45. Recibe documentos firmados del Director y entrega a mesa de partes, para sean entregados en la Sede Central del INDECI. 46. Recibe documentos, registra salida, coloca en un sobre y entrega a mesa de partes de la del INDECI. Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega del requerimiento a la Oficina de Administración de la. 47. Recibe documentos, firma cargo y entrega al Administrador. 48. Recibe documentos, toma conocimiento, designa y entrega al de Economía para que tome conocimiento. 49. Recibe documentos, toma conocimiento y entrega a la secretaria para que continúe con el proceso. 50. Recibe los documentos del de Economía y entrega al del Area de Contabilidad. 51. Recibe documentos, toma conocimiento, decreta y entrega. 52. Recibe documentos decretados, firma cargo. 53. Analiza documentación sustentatoria.

23 FECHA:17/08/ /40 OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD SGII OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD OA RENDICION DE CUENTAS / Contador SG / Responsable RENDICION DE CUENTAS / Contador Documentos No están conformes 54. Realiza observaciones, formula requerimiento, solicita firma del de la Oficina de Administración, quien firma requerimiento, luego envía requerimiento a la DRDC con la documentación observada. Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega del requerimiento a mesa de partes de la DRDC. Si Documentos están conformes Si es un Reembolso 55. Elabora hoja de liquidación. donde todos los gastos realizados con los fondos, coinciden con la documentación sustentatoria. 56. Formula memorándum dirigido al de Administración, para la ejecución financiera de gastos, con la firma del del Area de Contabilidad y envía el expediente y la hoja de liquidación. 57. Recibe documentos, toma conocimiento. Ir al proceso de Formulación y Aprobación de Resoluciones Directorales, el que finaliza con la expedición de la Resolución Directoral de Administración, para habilitar el reembolso a las DRDC solicitantes, después de no haber tenido ningún inconveniente con las rendiciones de cuentas correspondientes.

24 FECHA:17/08/ /40 OA SGII OA / UE / AREA DE CONTABILIDAD OA / UE Secretaria AREA DE TESORERIA / Tesorero SG / Responsable RENDICION DE CUENTAS / Contador AREA DE CONTABILIDAD / Luego ir al proceso de Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la documentación generada en la OA y en OPP, el que culmina con el giro del cheque y comprobante de pago correspondiente al reembolso y se entrega al encargado de realizar los pagos y transferencias. Se inicia el proceso de Transferencia de Fondos y trámite de Pagos, el que culmina con el envió del cheque, comprobante de pago y demás documentos sustentatorios a la DRDC. Ir al proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega del reembolso y demás documentos a mesa de partes de la DRDC. Luego ir a la actividad número 2. No es un Reembolso Es una Remesa 58. Elabora nota de rendición correspondiente a esa remesa. 59. Registra en el SIAF rebaja por lo rendido y entrega al de Contabilidad. Luego ir al proceso Cierre Contable y Presentación de los Estados Financieros y Presupuéstales a la CPN, el que culmina con la elaboración de la nota contable en base a la nota de rendición de la remesa. Dando fin al proceso.

25 11. DIAGRAMA DE FLUJO

26 INDECI UNIDAD ORGANICA Director DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL APOYO ADMINISTRATIVO MESA DE PARTES Secretaria Ejecutiva SGII SECRETARIA GENERAL SEDE CENTRAL UNIDAD ORGANICA Secretaria Director / Inicio Inicio del trámite de Remesa b 1 Formula y entrega requerimiento para aprobación de tema sustentario de remesa 2 Recibe requerimiento, remesa o reembolso, registra ingreso adjunta hoja de trámite y entrega 3 Recibe requerimiento, remesa o reembolso, firma cargo y entrega 4 Recibe requerimiento, remesa o reembolso, toma conocimiento y decreta 6 Recibe requerimiento remesa o reembolso, registra salida y revisa 5 Recibe requerimiento remesa o reembolso decretado y entrega No Es un requerimiento para la? a Si Es para la Unidad de Administración? No Si 8 Recibe requerimiento aprobado 7 Entrega requerimiento a la Unidad Orgánica 9 Formula requerimiento para solicitar remesa a la Oficina de Administración de la Sede central y envía b α

27 INDECI DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL SEDE CENTRAL APOYO ADMINISTRATIVO MESA DE PARTES Técnico Administrativo UNIDAD DE ADMINISTRACION Contador SGII SECRETARIA GENERAL UNIDAD ORGANICA Secretaria Director / α No Es para aprobación de tema sustentatorio de remesa? Si 10 Envía requerimiento a la Unidad Orgánica de la Sede Central para aprobación de tema Administración del Proceso de Trámite Documentario 11 Recibe requerimiento, firma cargo y entrega Fin 12 Recibe requerimiento, toma conocimiento y revisa tema No Aprueba tema? Si 14 Recibe requerimiento aprobado 13 Da VºBº y entrega a la Secretaria b Administración del Proceso de Trámite Documentario 15 Formula oficio, solicita firma y entrega 15 Firma 16 Envía requerimiento de remesa a la Oficina de Administración de la Sede, luego de que el tema sustentatorio de remesa ya fué aprobado Administración del Proceso de Trámite Documentario 17 Recibe requerimiento remesa o reembolso y enrtrega 18 Recibe requerimiento remesa o reembolso, firma cargo y entrega 19 Recibe requerimiento, remesa o reembolso, toma conocimiento y decreta 20 Recibe requerimiento, remesa o reembolso y revisa c a Es un requerimiento para corregir documentos sustentatorios? Si e Si No Es un Reembolso? No d 21 Corrige, formula requerimiento y envía β

28 INDECI DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL SEDE CENTRAL APOYO ADMINISTRATIVO UNIDAD DE ADMINISTRACION UNIDAD DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION MESA DE PARTES Técnico Administrativo Contador Responsable Secretaria β Es una remesa Es de la fuente de RDR? Si No 22 Verifica depósito bancario que le realizaron a la DRDC por remesa con fuente de financiamiento diferente a RDR Adjudicación de Menor Cuantía en las DRDC Ingresos por Recursos Directamente Recaudados Pago de Remuneraciones y Proveedores Antes de 30 días, luego de Recepcionar la Remesa Apertura de Reembolso 23 Revisa y elabora el consolidado de los documentos sustentatorios de los gastos c Formulación y Aprobación de Resoluciones Directorales 24 Formula requerimiento, adjunta documentos sustentatorios y envía para la firma del Director 26 Recibe requerimiento o Resolución Directoral 25 Entrega a la Secretaria d Ejecución Finaciera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la Documentación originada en la OA y OPP χ

29 SGII DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL UNIDAD DE ADMINISTRACION Técnico Administrativo Contador χ INDECI Técnico en Finanzas SEDE CENTRAL OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA Técnico Administrativo Trnsferencia de Fondos y Trámite de Pagos Son remesas? Si No Administración del Proceso de Trámite Documentario Si Son Remesas de la Fuente de RDR? 27 Envía cheque de remesa No a la DRDC b 28 Realiza depósito bancario en la cuenta de la DRDC y comunica 31 Recibe fondos del reembolso, firma cargo y revisa Reembolso es para la DRDC? No Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica Si 29 Envía reembolso a la DRDC 30 Entrega reembolso al encargado de los fondos designados en la Resolución Directoral Si Autorización, Control y Rendición de Cuentas de Viajes en Comisión de Servicio 32 Anota los egresos en el libro auxiliar y solicita VºBº del del Area de Tesorería Gastos son menores al 70% No 32 VºBº al libro auxiliar δ