UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO OFICINA DE CONTADURIA GENERAL DIRECTIVA N OCG-UNA/P

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO OFICINA DE CONTADURIA GENERAL DIRECTIVA N OCG-UNA/P USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO FUENTE DE FINANCIAMIENTO RECURSOS ORDINARIOS PARA EL EJERCICIO PRESUPUESTAL 2011 I. FINALIDAD Establecer el uso del fondo para pagos en efectivo, constituido por dinero en efectivo de Recursos Ordinarios, para atender el pago de gastos menudos y urgentes que demanden su cancelación inmediata, permitiendo agilizar la gestión administrativa de la Universidad, que permita el cumplimiento de metas conforme a su plan operativo I. ALCANCE Están obligadas al cumplimiento de la presente Directiva las Facultades y unidades operativas de la Universidad Nacional del Altiplano, durante el ejercicio presupuestal del II. BASE LEGAL Ley Marco de la Administración Financiera del sector Público Ley N Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley Ley de Racionalización de los gastos Públicos Ley N Ley de Presupuesto del sector Público para el año Fiscal 2011 Ley N Estatuto vigente de la Universidad Nacional del Altiplano Página 1 de 8

2 Directiva N EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Gobierno Nacional y Regional correspondiente al año fiscal 2011, aprobado por Resolución Directoral N EF/77.15 y Resolución Directoral Nº EF/77.15 disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería. Resolución Directoral No EF/77.15 Normas de Control Interno para el Sector Público, aprobado por Resolución de Contraloría N CG. Clasificador de Gastos para el año fiscal 2011, aprobado por Resolución Directoral N EF/ II. APERTURA La apertura y los montos están determinados por la Resolución Rectoral No R-UNA. III. CONTENIDO 4.1 El Fondo para pagos en Efectivo, en adelante FPPE, debe estar a cargo de un responsable único y esta autorizado mediante Resolución Rectoral. 4.2 El FPPE esta constituido con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios del presupuesto institucional, en la específica del gasto Otros Bienes y Servicios Diversos, y la ejecución será conforme a la disponibilidad del PCA 4.3 Para efectos de la habilitación y rendición de los fondos, las Escuelas Profesionales y/o Unidades Operativas a través del Consejo de Facultad nominará una Comisión Financiera, presidido por un docente nombrado, un docente o administrativo nombrado como responsable del fondo y 01 docente nombrado fiscalizador autorizado según Resolución Decanal y ratificado por Resolución Rectoral. 4.4 Funciones principales de la Comisión Financiera: Determinar mensualmente los gastos a ser ejecutados con FPPE de acuerdo al clasificador de gastos públicos y los Página 2 de 8

3 requerimientos de las actividades consideradas en el Plan Operativo de la Escuela Profesional y/o Unidad Operativa, la misma que debe sujetarse a los limites del PCA Autorizar, supervisar y controlar la utilización del FPPE Preparar la rendición de cuenta documentada de FPPE de acuerdo al clasificador de gastos públicos para el año 2011 y presentar a las instancias correspondientes Presentar un informe detallado de la utilización de fondos a consejo de Facultad, para su aprobación Para el cumplimiento de actividades a nivel de facultades las Escuelas Profesionales, previa disponibilidad destinará hasta un monto del 10% de lo habilitado en forma alterna por escuela, para el funcionamiento de la decanatura y sus dependencias cuya rendición de gastos deberán alcanzar al responsable del comité financiero de la Escuela en las partidas específicas habilitadas. 4.5 El monto de habilitación mensual para cada Escuela Profesional y/o Unidad Operativa, es de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 4.6 De acuerdo al sistema de administración de Tesorería, el FPPE será solicitado al 23 día calendario hábil del mes siguiente; según formato en (ANEXO Nº 01), se girará con cheque a nombre del responsable autorizado por Resolución Rectoral. 4.7 El uso del FPPE, habilitado a las diferentes Escuelas Profesionales y/o Unidades Operativas debe ser exclusivamente para gastos corrientes menudos y urgentes que demanden su cancelación inmediata tales como: SERVICIOS: Movilidad local. Servicios de telefonía móvil (recargas de los miembros del comité y directivos de la escuela). Correos y mensajería. Gastos Notariales. Servicios de impresión, fotocopia, empastado. Página 3 de 8

4 Servicios de publicidad Servicios diversos (florería, reparaciones, mantenimiento, fletes, embalajes, y otros relacionados) BIENES: Materiales de útiles de oficina. Alimentos y bebidas (no alcohólicas) para consumo humano. Vestuario (laboratorio, limpieza, mantenimiento, seguridad y otros relacionados). Combustibles, carburante y lubricantes (para vehículos y equipos de la institución). Materiales didácticos y de enseñanza (libros, revistas, periódicos) Repuestos y accesorios. (para fotocopiadoras, equipos de oficina y otros relacionados) Material de aseo, limpieza y tocador. Material e insumos de laboratorio. Enseres menores a 1/8 de la IUT y dentro del límite de gasto del FPPE. Medicamentos solo para el botiquín. No se aceptará en la rendición de cuentas la adquisición de bienes y/o servicios que no estén consignados en su Plan Operativo Anual 2011 (POA) y que sean superiores a S/ Queda prohibido el uso de estos fondos bajo responsabilidad para: Adquisición de bienes de capital, tales como mobiliario de oficina cuyo valor supere 1/8 de la UIT. Remodelación de inmuebles Viajes al exterior Pago de servicios no personales para labores de naturaleza permanente. Todo tipo de gasto orientado a la celebración de agasajos por fechas festivas. Página 4 de 8

5 4.9 La Rendición del FPPE deberá de efectuarse como máximo hasta el décimo (10) día calendario del mes siguiente, para tal efecto, el responsable del FPPE recabará de la página Web UNA PUNO el formato Rendición de Fondo Para pagos En Efectivo para efectuar la rendición. Se adjunta modelo en (ANEXO N 02). Cuya documentación sustentaroria del gasto deberá corresponder al mes habilitado El usuario que incumpla tal disposición se le aplicará lo especificado en la Nota que está consignada al pie del Recibo de Habilitación: Fecha de rendición 10 días hábiles de otorgado la habilitación, en caso de no cumplir será descontado de mi planilla de haberes Todo gasto debe ser sustentado con comprobantes de pagos autorizados por SUNAT, conforme al Reglamento de comprobante de pagos, los cuales serán visados al reverso, por los miembros de la Comisión Financiera de la Escuela Profesional y los usuarios de la Unidad Operativa Las Facturas y/o Boletas de venta deberá emitirse a nombre de la UNA PUNO; documentos que no deberá presentar borrones, enmendaduras o alteraciones en su contenido conforme a las normas tributarias El monto máximo para cada adquisición de bienes y/o servicios no deberá exceder al diez por ciento (10%) de una UIT (TRESCIENTOS SESENTA CON 00/100 NUEVOS SOLES), los gastos que excedan este limite deberá ser tramitado por la Unidad de Abastecimientos u la unidad pertinente Las declaraciones juradas serán autorizadas excepcionalmente para casos debidamente justificados solo por movilidad local siempre que la Escuela Profesional y/o Unidad Operativa, no cuente con una unidad móvil asignada por la UNA y no podrá exceder del 2% de la Unidad Impositiva Tributaria vigente El FPPE de cada Escuela Profesional y/o Unidad Operativa es renovable, siempre que exista disponibilidad presupuestal no Página 5 de 8

6 pudiendo exceder el monto máximo autorizado para el mes (01 UIT); previa rendición de la primera habilitación Para el caso de adquisición de muebles y textos, el usuario oficiara a la Unidad de Patrimonio la relación de dichos bienes adquiridos quién dará el VºBº, adjuntando fotocopia de la Boleta de Venta y/o Factura al momento de la adquisición, asimismo indicara la persona y área responsable del uso y custodia de dichos bienes El Área de Inventarios Permanentes asignará el código patrimonial correspondiente, la que será etiquetado o codificado debiendo ser firmado por el usuario responsable el correspondiente cargo personal, de dichos bienes, lo que servirá como documento fuente para el Registro Patrimonial correspondiente El responsable del manejo del FPPE de las Escuelas Profesionales y/o Unidades Operativas llevará un registro de control del movimiento preferentemente el Auxiliar Standar, donde registrará en forma diaria para demostrar oportunamente el saldo existente, 4.19 El responsable del monitoreo y manejo del FPPE verificara el correcto uso de los gastos. IV. DE LOS DEMAS FPPEE Las demás habilitaciones de FPPE con fuente de financiamiento Recursos Ordinarios que soliciten, serán a través de Resolución Rectoral y deberán cumplir las mismas normas establecidas en la presente Directiva y estas son: Oficina de Control Interno. R.R. Nº R-UNA Oficina General de Planificación y Desarrollo R.R. Nº R-UNA Oficina Universitaria de Investigación R.R. Nº R-UNA Página 6 de 8

7 Oficina Universitaria de Proyección Social R.R. Nº R-UNA Oficina de Arquitectura y Construcciones R.R. Nº R-UNA R.R. Nº R- UNA Entre otros que se autoricen oportunamente. V. DEL CONTROL Y RESPONSABILIDAD. 5.1 El Vicerrector Administrativo o el jefe de la Oficina de Gestión Financiera o el Contador General, podrán disponer la realización de arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional de la Universidad. En cada arqueo se levantará el Acta de Arqueo que se derivará a las instancias correspondientes para tomar las acciones correctivas si hubiera. Para el caso de bienes muebles, materiales de escritorio y otros se efectuará la verificación de dichos bienes. 5.2 Son responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva los que ejecutan el gasto, los que autorizan el gasto, los que visan el gasto y controlan la ejecución del gasto. 5.3 El fondo debe estar rodeado de condiciones que impidan su sustracción, pérdida o deterioro del dinero en efectivo bajo responsabilidad del encargado del manejo del fondo. 5.4 Se encuentra prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características similares del fondo para pagos en efectivo o del fondo fijo para caja chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento con excepción de aquellos que estén expresamente autorizados de acuerdo a Ley, bajo responsabilidad de quien lo autorice. Puno, Enero del Página 7 de 8

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