BOI - Bonos de Incentivos y el SIAF SP

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1 Área Administración Financiera del Sector Público Área Administración Financiera del Sector Público BOI - Bonos de Incentivos y el SIAF SP Ficha Técnica Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : BOI - Bonos de Incentivos y el SIAF SP Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 47 - Setiembre 2012 Sumario 1. Introducción 2. Qué es el BOI? 3. Procedimientos para el cumplimento de metas y la asignación de los recursos del bono de incentivos por la ejecución eficaz de inversiones 4. Del órgano a cargo de la evaluación del cumplimento de metas 5. Uso de los recursos 6. Designación de funcionario responsable 7. Aprueban resultados del cumplimiento de metas del BOI, año Determinan los recursos del BOI, año Aprueban resultados del cumplimiento de metas del BOI, año Determinan los recursos del BOI, año Introducción En el sector público, a diferencia del sector privado, existe poca motivación al personal o a las instituciones por el adecuado y correcto uso de los fondos públicos, un ejemplo claro es el congelamiento de los sueldos y salarios del personal, que debido a las leyes anuales de presupuesto están prohibidos el incremento de estos. Entonces la pregunta es: de qué manera motivamos al personal o a las instituciones incentivándolos con mayores recursos? La respuesta es obvia, está prohibido el incremento de remuneraciones al personal, pero si se puede premiar a las instituciones dándoles mayores recursos siempre y cuando cumplan con invertir en la ejecución de proyectos de inversión pública. * Exconsultor del SIAF del MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario de posgrado. Tal es así, que el Estado peruano, a través del D.U. Nº , en su articulo 3, crea el BOI (bono de incentivos por la ejecución eficaz de inversiones) aplicable a los gobiernos regionales y locales del país. En qué consiste el BOI, qué instituciones tienen derecho a recibirlo y cómo se registra en el SIAF SP? En el presente artículo analizaremos la importancia del BOI. 2. Qué es el BOI? El BOI es un nuevo instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR) que busca fomentar en el corto plazo una mejora en la ejecución de los proyectos en inversión pública de los gobiernos regionales y locales, para así crear condiciones que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local y regional. Este tipo de instrumentos que promueven la rendición de cuentas no son diseñados a partir de acuerdos bilaterales entre las partes involucradas, se diseñan objetivamente recogiendo las necesidades y objetivos para el desarrollo regional y local, así como las diferentes características en términos de potencialidades y carencias que tienen los gobiernos regionales y gobiernos locales. Los mismos criterios para todos. No hay excepciones. Para lograr este objetivo, el BOI incentiva a los gobiernos locales y regionales a: - Mejorar la ejecución de proyectos de inversión pública, considerando los lineamientos de política de mejora en la calidad del gasto público. - Reducir la brecha de infraestructura con un enfoque territorial. 3. Procedimientos para el cumplimento de metas y la asignación de los recursos del bono de incentivos por la ejecución eficaz de inversiones Los procedimientos para el cumplimiento de metas son explicados por el D.S EF De la clasificación de las entidades En el caso de los gobiernos locales la distribución y asignación de los recursos del BOI, así como el establecimiento de metas, se efectuarán teniendo en cuenta la clasificación municipal por registro de viviendas urbanas, la cual agrupa a: - Gobiernos locales de ciudades principales. - Gobiernos locales no pertenecientes a ciudades principales con 500 o más viviendas urbanas. - Gobiernos locales no pertenecientes a ciudades principales con menos de 500 viviendas urbanas. En el caso de los gobiernos regionales, la distribución y asignación de los recursos del BOI, así como el establecimiento de metas, se efectuará teniendo en cuenta que todos ellos conforman un único grupo Determinación de las metas La metodología utilizada para la determinación de las metas de ejecución de los proyectos de inversión para el caso de gobiernos regionales y gobiernos locales se detalla en el Anexo Nº 01 del D.S EF, la cual señala lo siguiente: Indicador: Tasa devengado / PIM de los proyectos de inversión Para el primer trimestre del 2012, la meta de la tasa devengado / PIA es del 15% para todos los gobiernos regionales y locales. Para el cumplimiento de la meta el resultado de la tasa devengado al 31 de marzo del 2012 y PIA al 31 de marzo del 2012 deberá ser mayor o igual a la meta establecida. Medio de verificación: Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFSP) / Dirección General de Contabilidad Pública. Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre

2 3.3. Evaluación del cumplimiento de metas La evaluación del cumplimiento de las metas se realiza en dos periodos. El primero, al 31 de diciembre del 2011; y, el segundo, al 31 de marzo del 2012, conforme se señala en el cuadro del artículo 10º del D.S EF. En cada periodo se distribuyen hasta el 50% de los recursos establecidos en el artículo 4º del D.S EF, entre el total de gobiernos regionales y gobiernos locales de acuerdo con lo establecido en el Anexo Nº 02. Que señala lo siguiente: - Gobiernos regionales Gobiernos locales 59.5 El monto máximo de los recursos que le corresponde a cada gobierno local se determina a partir del índice de distribución del Fondo de Compensación Municipal (Foncomún) vigente, elaborado por la Dirección General de Descentralización Fiscal y Asuntos Sociales, monto que es aprobado mediante Resolución Ministerial del Ministerio de Economía y Finanzas. El monto máximo de los recursos que le corresponde a cada gobierno regional se determina a partir de un índice de distribución que resulta del promedio de otros tres índices: 1) índice poblacional; 2) proporción del devengado en proyectos de inversión pública a agosto del 2011; y 3) Fondo de Compensación Regional (Foncor) vigente, elaborado por la Dirección General de Descentralización Fiscal y Asuntos Sociales, monto que es aprobado mediante resolución ministerial del Ministerio de Economía y Finanzas. 4. Del órgano a cargo de la evaluación del cumplimento de metas La evaluación del cumplimiento de las metas establecidas es realizada por la Dirección General de Presupuesto Público sobre la base del resultado obtenido por cada gobierno regional y gobierno local en cada una de las metas que le corresponden. Los resultados de las evaluaciones son aprobados mediante resolución directoral de la Dirección General de Presupuesto Público, previo informe de la Dirección de Calidad del Gasto, como requisito previo para el otorgamiento de los recursos La asignación financiera de los recursos del BOI para cada gobierno regional y gobierno local, se efectúa en el mes de abril del 2012 para el primer periodo de evaluación y en junio del 2012 para el segundo periodo de evaluación. 5. Uso de los recursos Los recursos del BOI asignados a los Gobiernos locales y regionales son destinados de manera exclusiva al mantenimiento de infraestructura o a proyectos de inversión pública. 6. Designación de funcionario responsable Mediante resolución ejecutiva regional o resolución de alcaldía, según corresponda, se designará un funcionario responsable de coordinar con las distintas áreas del gobierno regional o gobierno local, según corresponda, el cumplimiento de las metas establecidas. 7. Aprueban resultados del cumplimiento de metas del BOI - año 2011 Mediante R.D. Nº EF/50.01 de fecha 18 de abril de 2012, se aprueban los resultados de la evaluación del cumplimiento de las metas del bono de incentivo por la ejecución eficaz de Inversiones (BOI), correspondiente al primer periodo de evaluación, año 2011, conforme al detalle señalado en los anexos Nº 01 y Nº 02, que forman parte integrante de la presente resolución directoral, todo ello con lo dispuesto en el numeral 7.2 del artículo 7º del referido Decreto Supremo Nº EF, los resultados de las evaluaciones son aprobados mediante resolución directoral de la Dirección General de Presupuesto Público, previo informe de la Dirección de Calidad del Gasto Público, como requisito previo para el otorgamiento de los recursos correspondientes; en tal sentido, mediante el Informe Nº EF/50.05, la Dirección de Calidad del Gasto Público informa los resultados del cumplimiento de las metas por parte de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, correspondientes al primer periodo de evaluación, año Determinan los recursos del BOI - año 2011 Según el D.S. Nº EF se determinó los montos de los recursos del Bono de Incentivo por la ejecución eficaz de inversiones (BOI) correspondiente al primer periodo de evaluación, a favor de los gobiernos regionales y los gobiernos locales cuyas metas fijadas al 31 de diciembre de 2011 han sido cumplidas, de acuerdo en la Resolución Directoral Nº EF/50.01, hasta por la suma total de ciento cuarenta y seis millones cuatrocientos ochenta y un mil cuatrocientos veintidós y 00/100 nuevos soles (S/.146,481,422.00), y conforme al detalle señalado en los anexos 1 y 2, que forman parte integrante de la presente norma, para efecto de su asignación financiera respectiva y su posterior incorporación presupuestaria correspondiente. 9. Aprueban resultados del cumplimiento de metas del BOI, año 2012 Según la R.D. Nº EF/50.01, de fecha 23 de mayo de 2012, aprueban los 2 Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre 2012 resultados de la evaluación del cumplimiento de las metas del bono de incentivo por la ejecución eficaz de inversiones (BOI), correspondiente al segundo período de evaluación, año 2012, conforme al detalle señalado en los anexos 1 y 2, que forman parte integrante de la presente resolución directoral, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7.2 del artículo 7º del referido Decreto Supremo Nº EF, los resultados de las evaluaciones son aprobados mediante Resolución Directoral de la Dirección General de Presupuesto Público, previo informe de la Dirección de Calidad del Gasto Público, como requisito previo para el otorgamiento de los recursos correspondientes; en tal sentido, mediante el Informe Nº EF/50.05, la Dirección de Calidad del Gasto Público informa los resultados del cumplimiento de las metas por parte de los gobiernos regionales y los gobiernos locales, correspondientes al segundo periodo de evaluación, año Determinan los recursos del BOI, año 2012 Mediante D.S. Nº EF de fecha 29 de junio de 2012, se determinó los montos de los recursos del Bono de Incentivo por la Ejecución Eficaz de Inversiones (BOI) correspondiente al segundo periodo de evaluación, a favor de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales cuyas metas fijadas al 31 de marzo de 2012 han sido cumplidas, de acuerdo con la Resolución Directoral Nº EF/50.01, hasta por la suma total de ciento sesenta y tres millones setecientos setenta y dos mil doscientos sesenta y dos y 00/100 nuevos soles (S/.163,772,262.00), y conforme al detalle señalado en los anexos 1 y 2, que forman parte integrante de la presente norma, para efecto de su asignación financiera respectiva y su posterior incorporación presupuestaria correspondiente. Caso Práctico La Municipalidad Distrital de Ingenio, según lo dispuesto por el D.S. Nº EF, ha recibido la suma de S/.28,800 por concepto de bonos de incentivos (BOI). Dicho monto será destinado para el mantenimiento de vías. Solución: La oficina de Tesorería registra el ingreso por la transferencia recibida del BOI. Fase determinado Clasificador : Participaciones por bonos Tipo de recurso : 10 Subcuenta participaciones BOI Rubro : 18 Canon y sobre canon, participaciones

3 Área Administración Financiera del Sector Público Elegimos la actividad Mantenimiento de infraestructura pública y el sistema automáticamente crea toda la estructura funcional (función, división funcional y grupo funcional) y presionamos la opción de aceptar y grabamos. Después de haber creado la cadena programática, entonces procedemos a crear la meta, para ello ingresamos a la ruta Mantenimiento/Metas presupuestales/creación de meta. Fase recaudado Código : 025 Nota de abono. Banco : Sin banco Así mismo, La municipalidad deberá crear la meta presupuestal para el mantenimiento de vías, para ello ingresaos al módulo presupuestal del SIAF SP. A la opción Mantenimiento/cadena programática. Después de seleccionar la opción de ingresar, estamos en condiciones de crear la finalidad de la meta, la unidad de medida y la cantidad física. Seleccionamos como categoría el código 03: Asignaciones presupuestales que no resultan en productos. Presionamos clic derecho al mouse donde aparece la opción de nueva cadena. Finalmente la oficina de presupuesto procede a realizar la nota de modificación presupuestal, seleccionando el tipo 002 créditos suplementarios. Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre

4 Operaciones de caja chica Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil* Título : Operaciones de caja chica Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 47 - Setiembre 2012 Sumario 1. Antecedentes 2. Base legal 3. Fondo para pagos en efectivo 4. Precisiones respecto al manejo del fondo para pagos en efectivo 5. Prohibición de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a ley 6. Caja chica 7. Sustentación de los gastos 8. Recomendaciones adicionales para el manejo de la caja chica 9. Responsabilidad 1. Antecedentes Mediante Resolución Directoral Nº EF/77-15, se aprobaron las Normas Generales de Tesorería dentro de las cuales la NGT-05 determina el uso del fondo para pagos en efectivo, precisando que este se utilizará para atender el pago de gastos menudos y urgentes, y excepcionalmente, viáticos no programables. Por otro lado, NGT-07, establece los requisitos para la reposición oportuna del fondo para pagos en efectivo y del fondo para caja chica. A través de la Resolución Directoral Nº 007-EF/77.15 se aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15, que establece las disposiciones y procedimientos generales relacionados con la ejecución financiera y demás operaciones de tesorería. Posteriormente, mediante la Resolución Directoral Nº EF/77.15, se dicta disposiciones complementarias para el uso de la caja chica. 2. Base legal El Sistema de tesorería y las normas que regulan el fondo para pagos en efectivo y del fondo para caja chica se rigen por las siguientes normas: - Texto Único Ordenado de la Ley Nº 28693, Ley del Sistema Nacional de Tesorería, aprobado por el Decreto Supremo Nº EF (el inciso e) establece normas que orientan la programación de caja en el nivel descentralizado). * Consultor de auditoría y sector público. - Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Público y modificatorias. - Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. - Ley Nº 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales. - Resolución Directoral Nº EF/ Resolución Directoral Nº EF/77.15, aprueba Directiva de Tesorería Nº EF/77.15.y modificatorias. - Resolución Directoral Nº EF/77.15, Dictan normas complementarias a la Directiva de Tesorería y modificatorias. 3. Fondo para pagos en efectivo El fondo para pagos en efectivo se constituye con recursos ordinarios y se destina únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados 1. La R.D. Nº EF/77.15 se define al fondo para pagos en efectivo como aquel que está constituido con carácter único, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Público de monto variable o fijo establecido de acuerdo con las necesidades de la entidad. La R.D. Nº EF/77.15, que aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15, establece que el Fondo para Pagos en Efectivo se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 05 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº EF/77.15 y, adicionalmente, a lo dispuesto en la Directiva de Tesorería (R.D. Nº EF/77.15). La Norma General de Tesorería NGT-05, Uso del Fondo para Pagos en Efectivo, determina que este fondo se utilizará para pagos en efectivo de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente para viáticos no programables y jornales. Su manejo queda establecido en los siguientes términos: 1. Será centralizado en el encargado único de cada oficina giradora, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios solo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la oficina giradora y requieran efectuar pagos en efectivo. 2. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas 1 Art. 35º de la Directiva de Tesorería Nº EF/ en el mismo lugar de la oficina giradora, lo harán como parte del fondo para pagos en efectivo, asignado al encargado único. 3. Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante resolución del director general de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos. 4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. 5. Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos, así como el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. 6. La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o mediante rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. 7. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima entrega, a la Dirección General de Administración u Oficina que haga sus veces, en el formato Rendición del fondo para pagos en efectivo (Directiva Nº EF/73.15). La resolución de la Dirección General de Administración aprobatoria del fondo para pagos en efectivo deberá contener: a) Nombre del funcionario encargado único de su manejo. b) Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la oficina giradora a cuyo nombre se giren cheques para el fondo. c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del fondo asignado al encargado único. d) El monto máximo del fondo, según sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. e) El monto máximo de cada pago en efectivo. f) El tipo de gastos por efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las normas para el procedimiento de pagos y en la presente norma. 4 Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre 2012

5 Área Administración Financiera del Sector Público g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo. h) Se informará periódicamente al Tesoro Público del movimiento del Fondo, mediante el envío del Formato de Relación de Giros (T-7). La Norma General de Tesorería NGT-07, respecto a la reposición oportuna del fondo para pagos en efectivo y del fondo para caja chica, señala que deberá reponerse oportunamente previa documentación sustentatoria. Añade que para cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el fondo para pagos en efectivo y el fondo fijo para caja chica se debe desarrollar las acciones siguientes: a) Su oportuna reposición se hará mediante solicitud escrita que formulará el custodio del fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones. b) En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes N. os y 19463, la solicitud de reposición estará acompañada del formato Rendición del fondo para Pagos en Efectivo (Directiva Nº 8-74-EF/73.15). c) La unidad correspondiente procederá, previa verificación, a reponer el fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposición. 4. Precisiones respecto al manejo del fondo para pagos en efectivo Adicionalmente a lo previsto en la Resolución Directoral Nº EF/77.15 que acabamos de señalar la Directiva de Tesorería 2 establece las siguientes precisiones para el manejo de pagos en efectivo: a) El documento sustentatorio para la apertura del fondo para pagos en efectivo es la resolución del director general de Administración, o de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna el fondo, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo, el monto total del fondo el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos b) El gasto en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. c) Los cheques se giran a nombre del responsable de la administración del Fondo para Pagos en Efectivo o de 2 R.D. Nº EF/77.15, aprueba la Directiva de Tesorería Nº EF/ los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo. d) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo al fondo para pagos en efectivo, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el director general de administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. e) El director general de Administración, o quien haga sus veces, debe aprobar una directiva para la administración del fondo para pagos en efectivo, en la misma oportunidad de su constitución, y disponer la realización de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional. 5. Prohibición de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a ley Se encuentra prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características similares al del fondo para pagos en efectivo o del fondo fijo para caja chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento, con excepción de aquellos que estén expresamente autorizados de acuerdo a Ley. En forma excepcional, el pago de planillas de jornales puede efectuarse en efectivo, atendiendo a la ubicación de las obras, los montos y su periodicidad, adoptándose las medidas de seguridad pertinentes. Dicho pago requiere la previa autorización del Director General de Administración o de quien haga sus veces y su rendición de cuentas no debe exceder el plazo de 72 horas Caja chica La Resolución Directoral Nº EF/77.15, que dicta disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería, define a la caja chica como un fondo en efectivo que puede ser constituido con recursos públicos de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados. Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la unidad ejecutora, en este último caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del encargo a personal de la institución a la que se contrae el artículo 3 Art. 38º y 39º de la Directiva Nº EF/77.15 aprobada por R.D. Nº EF/ de la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15 y modificatorias. Las unidades ejecutoras y municipalidades pueden constituir solo una caja chica por fuente de financiamiento. Debe estar rodeada de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar. Se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobada por la Resolución Directoral Nº EF/77.15, que fueron descritas en la parte correspondiente y, adicionalmente, a lo dispuesto en la Directiva de Tesorería: a) El documento que sustenta la apertura de la caja chica es la resolución del director general de Administración, o de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna la caja chica, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la caja chica, el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos. b) El monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe exceder del veinte por ciento (20%) de una UIT. (S/ ); Resolución Directoral Nº EF/77.15, Publicada el 08 de febrero de Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la unidad ejecutora, en este último caso, cuando se determine no utilizar la modalidad del encargo a personal de la Institución a que se contrae el artículo 40 de la Directiva de Tesorería Nº EF/77.15 y modificatorias. c) El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo. d) Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la administración de la caja chica o de los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho fondo. e) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada caja, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por el director general de Administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre

6 documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. f) El Director General de Administración, o quien haga sus veces, debe aprobar una directiva para la administración de la caja chica, en la misma oportunidad de su constitución, y disponer la realización de arqueos inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Órgano de Control Institucional. g) Parte de las acciones que deben desarrollarse en los arqueos debe reflejarse en un estado mensual de las entregas a las que se refiere el inciso precedente, con indicación de la persona receptora, montos, finalidad, periodo transcurrido entre su entrega y rendición o devolución y nombre del funcionario que la autorizó, estableciéndose las medidas correctivas pertinentes. Esta norma precisa que la denominación caja chica es aplicable indistintamente para el fondo para pagos en efectivo o el fondo fijo para caja chica. 7. Sustentación de los gastos Los gastos efectuados con cargo al fondo para caja chica serán sustentados mediante comprobantes de pago original de conformidad con su reglamento de comprobantes de pago y modificatorio vigente emitidos por la Sunat como son: - Facturas - Recibo por honorarios profesionales. - Boletas de venta. - Liquidación de compra - Ticket o cinta emitidas por maquinas registradoras - Boletos de pasaje de transporte terrestre y aéreo. - Declaración jurada de gastos, etc. - Cuando la facturación se realice en dólares americanos o moneda extranjera, y deberá anotarse el tipo de cambio vigente a la fecha de realizado el gasto y realizar su respectiva conversión a moneda nacional. - Los documentos sustentatorios de gastos que se adjuntan a la rendición de cuentas, deberán cumplir ciertos requisitos como; estar completamente legibles, sin enmendaduras, ni borrones ni el uso respectivo del corrector. 8. Recomendaciones adicionales para el manejo de la caja chica Todo manejo o el uso de caja chica en las entidades se realizan por razones de agilidad, oportunidad y costo, cuando demora la tramitación de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico. - El fondo debe ser administrado por un funcionario con vínculo laboral y probada responsabilidad. - La asignación para el manejo de los fondos de caja chica se formaliza mediante la respectiva resolución del titular de la institución. El manejo negligente del fondo puede acarrear responsabilidades administrativas civiles y penales de acuerdo a su gravedad. - Los gastos deben ser sustentados mediantes documentos de pago debidamente autorizados por los cuales se haya entregado dinero en efectivo en los formatos establecidos. - El control debe ser supervisado por el Jefe de la Oficina Ejecutiva de Administración o quien haga sus veces. - implementar medidas de seguridad que impiden la sustracción o deterioro de la documentación sustentatoria del fondo, previniendo que las instalaciones físicas respectivas tengan ambientes seguro con llave y caja fuerte de seguridad y otro medio similar. - El contador de la dependencia de la entidad dispondrá se efectúen Arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo, por lo menos una (1) vez al mes, e informar los resultados al jefe inmediato superior, para disponer las acciones administrativas pertinentes. - El encargado responsable del manejo del fondo de caja chica será una persona independiente del cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectué funciones contables. - Los responsables del manejo de caja chica deben informar semanalmente a su jefe inmediato los casos de incumplimiento a las normas establecidas, con el objeto de tomar las medidas correctivas del caso bajo responsabilidad. - Se deberán mantener debidamente archivadas las resoluciones de aprobación o modificación del fondo. 9. Responsabilidad La Oficina General de Administración o la que haga sus veces es la encargada de hacer cumplir las disposiciones que rigen para la administración del fondo, cualquier anormalidad que se detecte en el manejo del fondo será comunicado por escrito al jefe de esta Oficina General para la acción correctiva pertinente. Como mecanismos de control se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo, el resultado debe ser levantado en acta con la firma del responsable de la administración del fondo y el encargado del arqueo. Las responsabilidades recaen en los encargados del manejo del fondo, son responsables de la administración y el control de dicho Fondo, así como mantener su permanente liquidez. Todos los usuarios del fondo son responsables del fiel cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Directiva. El encargado de la Oficina de Control Interno efectuará los controles sorpresivos Modelo: Fondo de caja chica, vale provisional y declaración jurada Gobierno regional, o munic de XXXX Proyecto especial..xxxx Programa:.. Proyecto:.. Componente:... Meta:.. Rendición de cuenta Nº. Fondo de caja chica N Documento Detalle Importe Resumen: Fecha Clase Nº Lima,..de.del 200 Partida específica Total habilitado S/. Total rendición S/.. Saldo por rendir S/ Encargado del FPPE Unidad de Contab. y Tesor Oficina de Adm.y Finz. 6 Actualidad Gubernamental N 47 - Setiembre 2012