AUTORIZACION, ANTICIPO Y RENDICION DE VIATICOS

Transcripción

1 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 1. OBJETIVO Establecer normas internas para regular la autorización de viajes al interior y exterior del país, por Comisión de Servicios, Estudios, Capacitación o Entrenamiento y Rendición de Viáticos de los Miembros de la Junta General de Accionistas, Miembros del Directorio, Funcionarios y Servidores de la EPS Moquegua S.A. 2. ALCANCE Las normas contenidas en el presente Instructivo comprenden a los Miembros del Directorio de la Junta General de Accionistas, Funcionarios, y Servidores de la EPS Moquegua S.A. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS - ROF Reglamento de Organización y Funciones - MOF Manual de Organización y Funciones - RIT Reglamento Interno de Trabajo - UIT Unidad Impositiva Tributaria - RR HH Recursos Humanos - OPP Oficina de Planificación y Presupuesto 4. REFERENCIAS - Ley de Presupuesto del Sector Público del año fiscal. - Ley Nº Ley del Sistema Nacional de Tesorería - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº y modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. - Normas Generales del Sistema de Tesorería 05 y 06, aprobadas con Resolución Directoral Nº EF/ RESPONSABILIDADES La responsabilidad de la autorización, anticipo y rendición de viáticos será de responsabilidad de cada servidor que dentro de sus funciones actividades relacionadas a los Viáticos. 6. DESCRIPCION a. DISPOSICIONES GENERALES El pago por concepto de Viáticos, Costo de Actividad y Movilidad Local corresponde a los Miembros de la Junta General de Accionistas, Miembros del Directorio, Funcionarios y Trabajadores Estables y Contratados Sujetos a Modalidad de la EPS Moquegua S.A. que en cumplimiento de sus funciones deben desplazarse temporalmente fuera de la localidad de su centro de trabajo, para desarrollar labores oficiales, con la debida autorización. El pago de Viáticos, Costos de Actividad y Movilidad Local en Comisión de Servicios dentro del territorio nacional por día se calcularán en base a un porcentaje de la UIT vigente a la fecha de la Comisión. Página 1 de 6

2 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 Se entiende por Viático al gasto de alimentación-refrigerio y hospedaje. La asignación de la Movilidad Local, tiene por finalidad sufragar el gasto adicional que demanden las comisiones de servicios, como los pasajes para el desplazamiento del servidor dentro de la ciudad que ha sido comisionado y el traslado de la agencia, comité o estación de la ciudad o viceversa. No se reconocerá ningún gasto entre ciudades intermedias entre el origen y destino, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, con autorización del Gerente General. La asignación por Costo de Actividad tiene la finalidad de cubrir los gastos que no son sufragados por los viáticos cuando se deriven de la participación en eventos donde los gastos de alimentación y hospedaje corren a cargo del ente organizador. El gasto a considerarse por concepto de pasajes terrestres, aéreos y por otros medios de transporte, se calculará en base al costo del mercado local, regional o nacional. No procede el pago de Viáticos como compensación por trabajos realizados, sin que se haya efectuado el viaje correspondiente. Cuando la Comisión de Servicios sea menor a ocho (08) horas, y fuera de la localidad, produciéndose el retorno en el mismo día se abonará: Pasajes, Movilidad Local de la zona el 50% del total establecido y refrigerio equivalente al 1% de la UIT. b. DE LOS NIVELES DE AUTORIZACIÓN Viajes al interior del país: a) Acuerdo del Directorio o autorización del Presidente de la misma para el Gerente General y/o documento requerido el viaje, para la Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio. b) Resolución de Gerencia General, para los Gerentes de Línea, Jefes de Oficina y/o Departamentos y Trabajadores, cuando la Comisión sea más de QUINCE (15) días. c) Autorización o delegación expresa mediante documento de Gerencia General para los Gerentes de Línea, Jefes de Oficina, Trabajadores Estables y Contratados sujetos a modalidad. VIAJES AL EXTERIOR El gasto por comisiones del servicio al exterior se sujetará a las disposiciones legales vigentes. c. DE LAS ESCALAS ESCALA DE VIÁTICOS El pago de Viáticos en Comisión de Servicios dentro del territorio Nacional, por día se sujetará a un porcentaje de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) utilizada como índice de referencia de normas tributarias, vigente a la fecha de la Comisión de Servicio. A) Viáticos fuera de las Regiones de Moquegua, Tacna, Puno y Arequipa: Página 2 de 6

3 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio 4.5% Gerente General 4.2% Gerentes de Línea, Jefe de Oficina 4.0% Jefe de Departamento 3.8% Trabajadores Administrativos y Operativos 3.6% B) Viáticos para las Regiones de Tacna, Puno y Arequipa: Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio 3.5% Gerente General 3.2% Gerentes de Línea, Jefes de Oficina 3.0% Jefe Departamentos 2.8% Trabajadores Administrativos y Operativos 2.5% C) Viáticos dentro de la Región Moquegua: Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio 3.3% Gerente General 3.2% Gerentes de Línea, Jefes de Oficina 3.0% Jefe Departamentos 2.8% Trabajadores Administrativos y Operativos 2.5% DEL COSTO DE LA ACTIVIDAD Para el pago del costo de la actividad, cuando los gastos de alimentación y hospedaje son sufragados por el ente organizador, se concederá los pasajes de traslado y movilidad local según escala. ESCALA DEL COSTO DE MOVILIDAD LOCAL A) Fuera de las Regiones de Moquegua, Tacna, Puno y Arequipa: Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio 1.5% Gerente General 1.5% Gerentes de Línea y Jefe de Oficina 1.5% Jefe de Departamento 1.5% Trabajadores Administrativos y Operativos 1.5% Traslado Aeropuerto Provincia Aeropuerto 0.6% Traslado Aeropuerto Lima Aeropuerto 2.0% B) Dentro de las Regiones de Moquegua, Tacna, Puno y Arequipa: Junta General de Accionista y Miembros del Directorio 0.8% Gerente General 0.8% Gerentes de Línea y Jefe de Oficina 0.8% Jefe de Departamento 0.8% Trabajadores Administrativos y Operativos 0.8% Página 3 de 6

4 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 d. DEL OTORGAMIENTO Y RENDICIÓN DE VIÁTICOS Para el otorgamiento de Viáticos por Comisión de Servicios, participación en Cursos o Programas de Capacitación, entrenamiento y/o Becas, deberá existir el requerimiento previo o la necesidad de la comisión debidamente justificada con anticipación no menor de 24 horas, teniendo en cuenta las previsiones presupuestarias y la disponibilidad financiera de la Empresa. Deberá contar con la autorización de Gerencia General. El Departamento de Recursos Humanos se encargará de elaborar y tramitar el Registro ANTICIPO DE VIÁTICOS, de acuerdo a las escalas y normas establecidas en el presente Instructivo Operativo; la que será refrendada por el Jefe de Recursos Humanos, Jefe de Oficina de Administración y Finanzas, Gerente General. A esta planilla se adjuntarán los documentos sustentatorios de la comisión, siendo función y responsabilidad del comisionado la separación y compra de sus pasajes y otros gastos relacionados con la Comisión La rendición de cuentas por concepto de Viáticos y otros gastos se efectuara a la Oficina General de Administración y Finanzas en un plazo no mayor de ocho (08) días calendarios contados a partir de la fecha de retorno, mediante un informe que sustentan los resultados de la Comisión, en caso el último día sea no laborable se trasladará al primer día laborable siguiente. La rendición de cuentas a que se refiere el numeral anterior se efectuará utilizando los registros RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS y DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS, que proporcionará el Departamento de Recursos Humanos acompañando la documentación sustentatoria de los gastos efectuados. No se reconocerá ningún concepto diferente a pasajes, movilidad local, alimentación y hospedaje; salvo gastos debidamente justificados y autorizados previamente por el Jefe de Oficina de Administración y Finanzas. Los funcionarios y servidores que reciban viáticos por comisión de servicios deberán rendir cuenta con comprobantes de pago aprobados por la SUNAT; pudiendo sustentarse con Declaración Jurada hasta el 100% del importe asignado por movilidad local y hasta el 20% de la asignación del viático (alimentación y hospedaje) cuando sea imposible obtener comprobantes de pago, no procede presentación de Declaración Jurada por concepto de Pasajes. En ningún caso la Declaración Jurada podrá ser superior al 10% de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) de acuerdo a lo establecido en Directiva Nacional de Tesorería. El funcionario o Servidor hará devolución del monto correspondiente del viático cuyo gasto no se encuentren debidamente sustentados en el plazo máximo de 8 días calendarios. No se tramitará rendiciones de viáticos pasado los 08 días calendarios de terminada la comisión de servicios. Por lo que posterior al plazo establecido el trabajador deberá efectuar la devolución a Tesorería el integro del anticipo de viáticos asignado, pasajes, movilidad local y otros conceptos; de lo contrario se efectuara el descuento correspondiente en la Planilla de Remuneraciones o Planilla de Dietas. El otorgamiento de viáticos es únicamente por los días de la comisión de servicios. Cuando se tenga que asistir a ciudades fuera de las regiones de Moquegua, Tacna, Puno y Arequipa en horas muy temprano hasta las 09:00 horas o estar hasta pasado las 18:00 horas se abonará medio día de viático antes y después de la comisión. Si el Comisionado por razones personales Página 4 de 6

5 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 extiende su viaje fuera de la comisión de servicios, no se le reconocerán gastos que no fueran exclusivamente de pasajes de retorno. La rendición de los pasajes será únicamente por los montos señalados en el anticipo de viático, salvo documentación debidamente sustentado. No se admite declaración jurada por la diferencia de los pasajes. Los pasajes son otorgados al comisionista, no admitiéndose más de un pasaje en ida o vuelta. El uso de declaración jurada para sustentar gastos es de carácter excepcional debiendo el comisionado hacer los esfuerzos necesarios para obtener comprobantes de pago autorizados. e. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Los pasajes aéreos serán adquiridos por la y Finanzas, a los precios vigentes con la debida anticipación. En caso de utilizarse medios de transporte en los cuales no existen tarifas establecidas, estas se calcularán sobre la base de costos estimados. No se otorgará el monto por movilidad local del y al aeropuerto cuando la empresa proporcione un vehículo oficial para su traslado. Cuando el comisionista no haya realizado la rendición dentro de los días establecidos en el presente Instructivo, es obligación del Departamento de Contabilidad emitir un informe del caso para que el Departamento de Recursos Humanos proceda al respectivo descuento en la planilla más próxima. El gasto por Comisión de Servicio al Exterior se sujetará a las disposiciones legales vigentes. En caso de que el costo de la Comisión de Servicios sea mayor o menor a lo asignado al presentar la rendición de gastos deberá acompañar la correspondiente justificación, la misma que será visada por su jefe inmediato y aprobado por Gerencia General. L a Comisión de servicios no será mayor de QUINCE (15) días naturales, todo tiempo adicional requerirá autorización de Gerencia General. Se exime a los miembros de la Junta General de Accionistas y Miembros del Directorio de la presentación del informe escrito. Dicho informe será puesto en conocimiento en sesión de Directorio o Junta General de Accionistas. XI. DISPOSICIONES FINALES Las resoluciones de autorización de viajes al exterior de los Directivos y Personal de la EPS MOQUEGUA S.A., deberá indicar expresamente todos los conceptos y montos correspondientes autorizados, así como el tiempo de duración del viaje. Página 5 de 6

6 Revisión: y Finanzas Fecha: 14/07/09 Es responsabilidad del Gerente General la autorización de las comisiones de servicio a funcionarios y servidores, cuando estos se realicen y sean estrictamente indispensables y velando por que la misión encomendada cumpla sus objetivos. La Oficina de Auditoria Interna, efectuará las acciones de su competencia en observancia a las normas de control. Los Gerentes, Jefes de Oficina y/o Departamentos, orientarán a los servidores a efecto de cumplir del mejor modo posible, lo establecido en el presente Instructivo. El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Instructivo dará lugar a las acciones correspondientes. Queda prohibido en la Rendición de Viáticos los gastos de golosinas, snacks y otros de índole personal. 7. INDICADORES DE GESTION No aplicable 8. REGISTROS APLICABLES Código Nombre Responsable Lugar Archivo Tiempo Archivo RIO OA Anticipo de Viático Recursos Humanos RR HH Tesorería OPP 3 años RIO OA Rendición de Cuentas de Viáticos Comisionado Tesorería OPP RIO OA Declaración Jurada de Gasto Comisionado Tesorería OPP 3 años 3 año 9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Responsables del manejo del fondo Departamento de Recursos Humanos Departamento de Contabilidad Tesorería Oficina de Planificación y Presupuesto. Comisionado 10. ANEXOS No aplicable. Página 6 de 6