MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PRESUPUESTO Página 1 de Responsables de la conducción de los Procesos de Presupuesto

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Establecer las pautas y normas institucionales que regulen los procesos y procedimientos vinculados a la ejecución de los ingresos, gastos y metas presupuestarias del Sistema de Gestión Presupuestaria de conformidad con las normas vigentes, determinando las responsabilidades de las diferentes Unidades Orgánicas que intervienen en su ejecución. 2. ALCANCE Las normas y procedimientos establecidos en el Sistema de Presupuesto deben ser aplicadas y cumplidas obligatoriamente por la Dirección Superior, la Oficina de Administración y todas las Unidades Orgánicas que intervengan en el Sistema y supervisado su cumplimiento por el Órgano de Control Institucional. Los funcionarios y servidores de las Unidades Orgánicas que participan en la ejecución de los diferentes procesos y procedimientos de Presupuesto, son responsables de la aplicación y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, técnicas y de control, que los regulan. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES El presente Manual podrá ser modificado y actualizado por efectos de la evaluación periódica de su aplicación, para lo cual las Unidades Orgánicas vinculadas a los referidos procesos y procedimientos presentarán la correspondiente propuesta fundamentada a la Oficina de Administración, la que una vez evaluada será remitida al Área de Presupuesto, para su correspondiente modificación y trámite de aprobación. 4. CONSIDERACIONES GENERALES 4.1. Responsables de la conducción de los Procesos de Presupuesto La más alta autoridad administrativa y ejecutiva de la ENAMM es el Titular de la Unidad Ejecutora, es el, responsable de la gestión presupuestaria de la entidad, estando por tanto encargado de emitir las pautas y lineamientos para la programación, formulación, aprobación, ejecución, modificación y evaluación del Presupuesto Institucional y su presentación al Pliego y los organismos establecidos por Ley. El Órgano responsable de conducir la formulación del Presupuesto y el Plan de Inversiones y proponer al Director para obtener su aprobación es la Oficina de Administración. El Órgano de Apoyo responsable de dirigir y supervisar los procesos de programación, formulación, aprobación, ejecución, modificación y evaluación del Presupuesto Institucional es la Oficina de Presupuesto y Planificación. El Especialista en Presupuesto de la Sección de Presupuesto, es la máxima instancia técnica en materia presupuestal a nivel de la Entidad, responsable de coordinar y

2 Página 2 de 13 ejecutar los procesos de programación, formulación, aprobación, ejecución, modificación y evaluación del Presupuesto Institucional, aplicando las normas vigentes. Es responsabilidad del Jefe de la Sección de Presupuesto de evaluar permanentemente los procesos a fin de recomendar y ejecutar las mejoras continuas, evitando retrasos en la ejecución de los procesos Programación Presupuestaria En la Fase de Programación presupuestaria se efectúan las siguientes acciones: (1) Determinación de la Escala de Prioridades de los objetivos institucionales del año fiscal. (2) Determinación de las Metas Presupuestarias a conseguir compatibles con los objetivos institucionales y funciones que desarrolla la Entidad. (3) Determinación de la Demanda Global de Gastos de conformidad con las pautas establecidas en las normas vigentes. (4) Desarrollo de los procesos para la estimación de los ingresos desagregados por fuente de financiamiento, con el objeto de determinar el monto de la Asignación Presupuestaria Total de la Entidad. Para la programación y formulación del proyecto de presupuesto, se conformará, con Resolución Directoral, una Comisión presidida por el Jefe de Administración y contará con la participación de los responsables de las Unidades Orgánicas de la Entidad y tendrá las siguientes funciones específicas:. (1) Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales previstos para los dos últimos años, a efecto de la determinación de los objetivos para el año fiscal que se proyecta. (2) Analizar y proponer las actividades y proyectos en concordancia con los objetivos institucionales. (3) Estimar los gastos que conlleven las actividades y proyectos y su forma de financiamiento, manteniendo la demanda global de gasto dentro de los límites de la Asignación Presupuestaria Total. (4) Revisar las orientaciones de gasto con el objeto de efectuar reasignaciones de recursos que permitan la mayor cantidad de acciones prioritarias. (5) Proponer los indicadores de desempeño a nivel de los Programas y los indicadores a nivel de Actividades y Proyectos.

3 Página 3 de Formulación Presupuestaria La Fase de Formulación Presupuestaria se basa en la definición de la Estructura Funcional Programática del Presupuesto Institucional de la Entidad, consistente con los objetivos institucionales, a partir de la selección de las Categorías Presupuestarias (Funciones, Programas, Subprogramas, Actividades y Proyectos) contenidas en el Clasificador Funcional Programático y en las Tablas de Actividades y Proyectos, aprobados por la DNPP. Dicha estructura debe detallarse para efectos del control y seguimiento respectivo a nivel de Metas Presupuestarias. La DNPP proporciona a cada Entidad una propuesta de Estructura Funcional Programática detallada a nivel de Función, Programa, Subprograma y Actividad y la Entidad deberá evaluar la propuesta de Estructura Funcional Programática y plantear los ajustes pertinentes. Una vez diseñada la Estructura Funcional Programática se procede a establecer las Cadenas de Gastos y asignar los créditos presupuestarios por las fuentes de financiamiento que correspondan, a partir de las Actividades y Proyectos, teniendo en cuenta las Metas Presupuestarias contenidas en dichas Categorías Presupuestarias. Se entiende por cadena de gasto a la codificación que asocia: - La Categoría del Gasto, - El Grupo Genérico de Gasto, - La Modalidad de Aplicación y - La Específica del Gasto. Se debe registrar en el Sistema de Información Financiera Presupuestal el resultado de los procesos de programación y formulación presupuestal. Todos los documentos que se presenten en la Fase de Formulación Presupuestaria ante la DNPP, tienen el carácter de Declaración Jurada, y en consecuencia se sujetan a las responsabilidades y consecuencias legales correspondientes Aprobación Presupuestaria Para el caso de la ENAMM es responsabilidad del Titular del Pliego aprobar, mediante Resolución Ministerial, el Presupuesto Institucional de Apertura, ( PIA) de Ingresos y de Egresos en los formatos establecidos en las normas vigentes. Para el caso del Proyecto es responsabilidad de la oficina de Inversiones comunicar a la institución cual es la cifra anual que puede ejecutar. El presupuesto y los Formatos respectivos deberán remitirse a través de la Dirección General de Planificación, Presupuesto e Inversiones del pliego Mindef a la DNPP, el Congreso de la República y la Contraloría General de la República, dentro del plazo establecido en las normas de presupuesto.

4 Página 4 de Ejecución Presupuestaria La ejecución presupuestal se efectúa a través de los procesos de: - Programación de los Ingresos y los gastos y - Ejecución del Ingreso y del Gasto Lineamientos para la ejecución presupuestal de la Institución: La Entidad ejecuta sus actividades y proyectos, orientados al cumplimiento de los objetivos y metas, dentro de los montos máximos que como créditos presupuestarios son aprobados en el Presupuesto Institucional para el año fiscal y de acuerdo a su disponibilidad financiera. La menor captación u obtención de recursos por parte de la Entidad no reduce el marco presupuestario autorizado para el año fiscal, pero sí obliga al Titular de la Entidad a adoptar los mecanismos necesarios para que la ejecución presupuestaria de gastos no supere los ingresos efectivamente captados u obtenidos. La Entidad debe adoptar las acciones necesarias que le permita ejecutar su Presupuesto en el marco de austeridad, racionalidad, disciplina, eficiencia, eficacia y transparencia. Los conceptos contenidos en los Clasificadores Presupuestarios son utilizados, única y exclusivamente, para fines de registro presupuestario y no generan derechos ni obligaciones en su aplicación. Lineamientos para la ejecución presupuestal del Presupuesto: La programación mensual de Ingresos y Gastos es un proceso permanente que permite la fluidez del gasto en función a la proyección de los recursos que se esperan recaudar, captar u obtener; y por lo tanto, debe ser actualizada en forma continua por el Tesorero y el Especialista en Presupuesto. La ejecución de los ingresos administrados por la institución, se sujeta al marco legal y administrativo establecido para cada uno de los recursos que administran. La ejecución de los gastos se enmarca dentro de la Estructura Funcional Programática aprobada en el Presupuesto Institucional y se supedita a los créditos presupuestarios máximos aprobados, así como a la disponibilidad efectiva de los fondos públicos que recauda, capta u obtiene la Institución. La incorporación o supresión de Actividades y Proyectos se efectúa a través de Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional o en el Nivel Funcional Programático. El Calendario de Compromisos, constituye la autorización para la ejecución de los Créditos Presupuestarios, en función del cual se establece el monto máximo para comprometer gastos a ser devengados, con sujeción a la percepción efectiva de los ingresos que constituyen su financiamiento. Son modificados durante el año fiscal de acuerdo a la disponibilidad de los fondos públicos Modificación Presupuestaria

5 Página 5 de 13 Las modificaciones del Presupuesto se realizan de acuerdo a lo siguiente: (1) Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional Son las que varían el monto del Presupuesto Institucional vigente, y se configuran a través de: - Créditos Suplementarios (aprobado por Resolución del Titular del Pliego) y - Transferencias de Partidas (aprobado por Norma Legal o igual rango). (2) Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Funcional Programático Son las que se realizan dentro del Presupuesto Institucional vigente de la Entidad, y se configuran a través de Habilitaciones y Anulaciones que varían los créditos presupuestarios aprobados para las actividades y/o proyectos (aprobado mediante Resolución Ministerial) Evaluación Presupuestaria Lineamientos para la evaluación presupuestal : La Evaluación del Presupuesto Institucional, se desarrolla a nivel financiero y de metas ejecutadas, identificando los logros obtenidos, los problemas presentados, así como las sugerencias de medidas correctivas para la mejora de la gestión presupuestaria. La evaluación del Presupuesto Institucional se efectúa en periodos semestrales sobre la base de la información del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), Presupuesto Institucional Modificado (PIM) y la Ejecución Presupuestaria y expresa los hechos más relevantes que hayan incidido en el resultado alcanzado a nivel de cumplimiento de metas presupuestarias. La Evaluación Presupuestaria al Primer Semestre se efectúa sobre la base de la información correspondiente al avance financiero y los avances de las metas físicas al 30 de junio del año fiscal. La Evaluación Anual del Presupuesto Institucional, se efectúa en base a la información de los avances financieros y de metas presupuestarias, situación financiera y de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, al cierre del ejercicio presupuestario. El Informe Ejecutivo de Evaluación del Presupuesto Institucional se detalla a continuación: I. Aspectos Generales de la Entidad II. Gestión Presupuestaria III. Cumplimiento de Metas IV. Situación Financiera (Se incluye solo en el informe anual) V. Logros, Identificación de Problemas y Medidas Correctivas

6 Página 6 de 13 La Evaluación Presupuestaria semestral que realiza la institución se compone de tres (3) etapas, las cuales deben desarrollarse secuencialmente y formar parte del mismo proceso, siendo éstas las siguientes: Primera Etapa: Análisis de la Gestión Presupuestaria en términos de Eficacia y Eficiencia, comparando la información de la ejecución presupuestaria y los logros de las metas presupuestarias, con lo previsto en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM). Segunda Etapa: Identificación de los problemas presentados durante la ejecución presupuestaria. Tercera Etapa: Determinación de las medidas correctivas internas y formulación de sugerencia a los Sistemas Administrativos, para evitar o superar los inconvenientes y/o deficiencias observadas durante el período evaluado, en base a los resultados de las etapas anteriores. Esquema de Presentación del Informe Semestral de la Evaluación Presupuestaria : I. Comportamiento de los Ingresos, Gastos y cumplimiento de Metas realizados durante el Primer Semestre. II. Resultado de la aplicación de los Indicadores de Eficacia y Eficiencia. III. Enumeración de los problemas presentados durante el semestre. IV. Avances de la ejecución de proyectos de inversión V. Identificación de medidas correctivas internas y formulación de sugerencias a los Sistemas Administrativos. Esquema de Presentación del Informe Anual de la Evaluación Presupuestaria : I: Comprende el detalle de la Escala de Prioridades aplicable al período a evaluar, la explicación del resultado obtenido a nivel de programa, los problemas presentados a nivel de pliego, así como las medidas correctivas y sugerencias. II: Evaluación de Ingresos. III: Evaluación de Gastos, a nivel de actividad y proyecto. IV: Evaluación de Metas Presupuestarias, a nivel de actividad y proyecto. V: Evaluación de la Estructura Funcional Programática y propuesta de modificación presupuestaria efectuada por el pliego. VI: Evaluación de otros indicadores de gestión. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1. Procedimientos de Presupuesto de la ENAMM Fase de Programación Presupuestaria

7 Página 7 de El Titular del Pliego actualiza y aprueba los Objetivos Institucionales para el año fiscal y los remite visados a las Unidades Ejecutoras. - Resumen de Objetivos Institucionales 2. Conforma la Comisión de Programación y Formulación. Comisión de Programación y Formulación: 3. Evalúa el cumplimiento de los objetivos institucionales previstos para los 2 años anteriores, a efecto de determinar los objetivos para el año fiscal. 4. Analiza y propone las actividades y proyectos en concordancia con los objetivos institucionales. 5. Estima gastos de actividades y proyectos, su financiamiento dentro de los límites de la Asignación Presupuestal Total. 6. Revisa orientaciones de gastos para la reasignación de recursos que permitan mayor cantidad de acciones prioritarias y propone Indicadores de Desempeño a nivel de Programas. Unidad Orgánica: 7. Propone metas presupuestarias para contribuir al logro de los objetivos institucionales. 8. Revisa y analiza propuestas con las Unidades Orgánicas y determina Escala de Prioridades de los objetivos institucionales. Director de la Institución: 9. Aprueba la Escala de Prioridades. 10. Determina las Metas Presupuestarias Unidad Orgánica: 11. El Encargado de Personal, informa al Especialista en Presupuesto el monto que se prevé ejecutar por concepto de Gastos de Personal y Obligaciones Sociales (que incluye los gastos por cargas sociales de la Entidad en su condición de empleador), las obligaciones previsionales, las Gratificaciones y las Bonificaciones, en los casos que corresponda.

8 Página 8 de El Especialista en Adquisiciones y Contrataciones, informa al Especialista en Presupuesto el monto de los gastos, agrupados a nivel de Grupo Genérico de Gasto, de los bienes y servicios, para contemplarse en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PACC). 13. Las demás unidades orgánicas informaran a la sección de presupuesto sus necesidades para el año fiscal según formato. 16. Determina la Demanda Global de Gastos de conformidad con las pautas establecidas en las normas vigentes. 17. Efectúa la estimación de los ingresos desagregados por fuente de financiamiento. - Recursos Directamente Recaudados, - Donaciones y Transferencias. 18. Registrar la estimación de los ingresos en los formatos de Presupuesto de Ingresos. 19. Determina la Asignación Presupuestaria Total como resultado de la estimación de los ingresos a recaudar, captar u obtener y termina el procedimiento Fase de Formulación Presupuestaria Titular del Pliego: 1. Remite a las Unidades Ejecutoras la propuesta de Estructura Funcional Programática proporcionada por la DNPP, detallada a nivel de Función, Programa, Subprograma y Actividad. 2. Evalúa propuesta de estructura y plantea los ajustes pertinentes en base a las normas vigentes. 3. Coordina el diseño de la Estructura Funcional Programática, eligiendo las Categorías Presupuestarias y seleccionando las actividades y proyectos articulados con los Objetivos Institucionales. 4. Una vez aprobado la Estructura Funcional Programática se remite al Pliego para su consolidación y Remisión a la DNP.

9 Página 9 de Determina las Metas Presupuestarias. 6. Coordina elaboración de Indicadores de Desempeño por Programa y por Actividad y/o Proyecto. Unidad Orgánica: 7. Presenta información para elaboración de Indicadores de Desempeño por Programa y por Actividad y/o Proyecto. 8. Determina las Cadenas de Gasto y asigna los correspondientes fondos públicos, especificándose el monto y la fuente de financiamiento respectiva. 9. Registra en el Sistema de Información Financiera Presupuestal el resultado de los procesos de programación y formulación presupuestal y actualiza el perfil de la Entidad. 10. Sustenta ante la Dirección General de Planificación y Presupuesto del Pliego para que este ultimo consolide y remita a la DNPP el Proyecto de Presupuesto Institucional. 11. Efectúa la revisión final del Proyecto de Presupuesto Institucional y elabora la "Exposición de Motivos" y el "Informe Sustentatorio de la Propuesta de Presupuesto Institucional para el año fiscal". Estructura del Informe Sustentatorio de la Propuesta: I. Exposición de Motivos II. Objetivos Institucionales III. Indicadores de Desempeño IV. Ingresos V. Egresos VI. Información Complementaria VII. Información Financiera Jefe de Administración : 12. Revisa y visa Proyecto de Presupuesto, la "Exposición de Motivos" y el "Informe Sustentatorio de la Propuesta de Presupuesto Institucional para el año fiscal".

10 Página 10 de Coordina con la Dirección General de Planificación y Presupuesto del Pliego las observaciones que hubiere lugar y termina el procedimiento Fase de Aprobación Presupuestaria Titular del Pliego: 1. Remite a las Unidades Ejecutoras el reporte "Aprobación Institucional de Apertura para el año fiscal", recibido de la DNPP. 2. Desagrega la información complementaria en los Formatos y Anexos establecidos. 3. Elabora la "Resolución de Aprobación del Presupuesto". 4. Adjunta los Formatos establecidos en las normas vigentes. 5. Registra la Información Presupuestaria en el Sistema de Información Financiera Presupuestal". 6. Remite documentación de Presupuesto para su conformidad. Titular del Pliego: 7. Aprueba mediante Resolución el Presupuesto Institucional de Apertura, con el PIA de Ingresos y el PIA de Egresos y los formatos establecidos en las normas vigentes. 8. Remite el presupuesto y los Formatos establecidos en las normas al Congreso de la República, la Contraloría General de la República y la DNPP y termina el Procedimiento Fase de Ejecución Presupuestaria 1. Programa trimestralmente los gastos y lo registra en el Sistema. Tesorero: 2. Registra en el Sistema la recaudación, captación y obtención mensual de ingresos.

11 Página 11 de 13 Unidad Orgánica: 3. Ejecuta los proyectos y/o actividades dentro de los montos máximos aprobados en el Presupuesto Institucional y orientados al cumplimiento de los objetivos y metas. 4. Registra y verifica la data de la ejecución de ingresos y gastos en el Sistema de Información Financiera Presupuestal. 5. Efectúa el cierre electrónico e imprime los formatos de ejecución presupuestal. 6. Elabora información presupuestaria trimestral sobre el avance experimentado en la ejecución de las Metas. 7. Elabora "Nota informativa" sobre acciones y hechos significativos del trimestre vinculados con los principales rubros del Presupuesto. Jefe de Administración: 8. Revisa y Visa formatos de ejecución presupuestal. Director Ejecutivo: 9. Aprueba Nota Informativa y formatos de Ejecución Presupuestal y lo remite a la Dirección de Planificación y Presupuesto del Pliego para su consolidación y remisión a la DNPP y termina el procedimiento Fase de Modificación Presupuestaria 4. Elabora Información sustentatoria e Informe Técnico en coordinación con las Unidades Ejecutoras. 5. Proporciona información técnica para modificación presupuestal. 6. Elabora las Notas para las Modificaciones presupuéstales. Director Ejecutivo: 8. Revisa, da conformidad y remite oficio al pliego para solicitar opinión favorable de la DNPP. Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP):

12 Página 12 de Emite informe favorable para la modificación presupuestal. Titular del Pliego: 10. Recibe informe favorable de la DNPP. 11. Elabora informe y remite trimestralmente a la Dirección General de Planificación y Presupuesto del Pliego las Resoluciones que aprueban los Créditos suplementarios. Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP): 12. Sobre la base de las Resoluciones propone el Proyecto de Decreto Supremo que modifica el Presupuesto Institucional Fase de Evaluación Presupuestaria 1. Recibe información de avance físico de las Unidades Orgánicas. Evaluación: Primer Semestre: 2. Efectúa la Evaluación del Primer Semestre sobre la base de la información del avance financiero y avances de las metas físicas al 30 de junio. 3. Elabora y firma el Informe Ejecutivo de Evaluación del Primer Semestre y continúa en el Paso 9. Evaluación: Anual: 4. Efectúa la Evaluación Anual en base a la información de los avances financieros y de metas presupuestarias, situación financiera y de cumplimiento de los objetivos y metas, al cierre del ejercicio presupuestario. 5. Elabora y firma el Informe Ejecutivo de Evaluación del Presupuesto (Anual). 6. Registra la Evaluación Presupuestal en el el módulo Evaluación Presupuestal del Sistema de Información Financiera Presupuestal. Unidad Orgánica: 7. Revisa y visa el Informe Ejecutivo de Evaluación del Presupuesto.

13 Página 13 de 13 Director Ejecutivo: 8. Aprueba el informe de Evaluación Presupuestal y lo remite al Pliego para su consolidación y remisión al Congreso de la República, a la Contraloría General de la República y a la DNPP. 6. DISPOSICIONES FINALES El presente Manual entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación. 7. ANEXOS Procedimientos de Presupuesto de la ENAMM: Anexo 1: Diagrama: Procedimiento para la Programación Presupuestal Anexo 2: Diagrama: Procedimiento para la Formulación Presupuestal Anexo 3: Diagrama: Procedimiento para la Ejecución Presupuestal