PROCESO: GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN: 0

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1 PÁGINA: 1 DE 6 FECA: RESPONSABLE: REQUISITOS: NTC GP 1000:2004: LEGALES: SECRETARIO GENERAL 4.1., , , , 5.2., 5.3., , , , , , , , 8.3., 8.4., , 8.5.2, Constitución política de Colombia, Estatuto General de la Universidad del Atlántico, Ley 550, Ley 30 de Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 4436 NTC 5029; Ley 57 de 1985, Ley 594 de 2000; Decreto 2274 de 1980, Decreto 1382 de 1995, Decreto 2150, Decreto 998 de 1997, Decreto 1474 de 1997, Decreto 1571 de 1998, Decreto 254 de 2000, Decreto 4124 de 2004; Resolución 142 de 1996, Resolución 147 de 1997, Resolución 081 de 2001, Resolución Rectoral No de mayo 7 de OBJETIO: Planificar y organizar la documentación producida y recibida por la institución, direccionada a informar y ser utilizada por la comunidad universitaria, las diferentes autoridades y la ciudadanía en general, cumpliendo con la normatividad legal vigente y las políticas institucionales. ALCANCE: Desde la recepción, clasificación, radicación, registro y distribución de la documentación, hasta la conservación, custodia y disposición final de la documentación que reposa en el fondo documental de la Universidad del Atlántico. RECURSOS: UMANOS FISICOS 1 Secretario General. 1 Profesional Universitarios. 1 Secretaria. Contratistas. Oficina dotada de equipos y muebles (computador, impresora, escritorios, archivadores, etc.). Depósito de archivos con las condiciones establecidas en la Ley General de Archivo.

2 PÁGINA: 2 DE 6 FECA: EMISOR ENTRADA ACTIIDADES SALIDA RECEPTOR Plan P Definir y planificar el Plan de Acción del Proceso. Plan de Acción Normativa referente y reglamentación Políticas de gestión estratégico. en relación a la estratégico P Planear estratégicamente la gestión gestión a la gestión Gestión Financiera procesos internos y emisores locales, nacionales e internacionales. Plan, Plan de Acción Solicitud Proyecto de Presupuesto. Plan, Plan de Acción, Estatutos Plan de Acción Plan Comunicaciones oficiales, derechos de petición, tutelas; notificaciones, memorandos, circulares, resoluciones y otros. P P Formular el proyecto de presupuesto del proceso Solicitar contratación y desarrollo de personal Ejecutar los proyectos asociados al proceso contenidos en el Plan de Acción Recepcionar, clasificar, radicar, registrar y distribuir documentos y comunicaciones oficiales internas y externas recibidas. Según procedimiento establecido y políticas institucionales. Proyecto presupuesto proceso Solicitud de contratación y capacitación y bienestar laboral de del Proyecto del Plan de Acción Ejecutado Documentos y Comunicaciones oficiales externas e internas radicadas y distribuidas a las dependencias competentes. Gestión Financiera Gestión umana Comunidad Universitaria procesos procesos internos y remitentes locales, nacionales e internacionales.

3 PÁGINA: 3 DE 6 FECA: procesos procesos Procesos archivísticos identificados el P.G.D. en Necesidades de orientación y verificación de los métodos de manejo de la gestión procesos solicitud procesos procesos Cronograma de transferencias. Procesos archivísticos identificados en el P.G.D. Organizar y custodiar la documentación que reposa en el archivo central e histórico de la universidad. Asesorías y seguimiento a los diferentes procesos de la universidad para que estén organizados según TRD y la normatividad vigente. Controlar el préstamo y consulta de los documentos bajo su custodia; según procedimiento establecido Recepcionar las transferencias documentales provenientes de las oficinas productoras según procedimiento establecido Realizar el proceso de Selección documental; identificación de las series documentales, valoración, retención y disposición final del Fondo documental de la Universidad, según procedimiento establecido Archivos organizados según procedimientos establecidos. Asesorías y verificación realizadas. Archivos organizados según procedimientos establecidos. Guía de afuera y fichas de préstamo de documentos Inventarios documentales Tablas de retención documental Gestión Tecnológica y comunicaciones Gestión de Bienes, Suministros y Servicios Infraestructura tecnológica y medios de comunicación Bienes, Servicios y Suministros Solicitar soporte de infraestructura tecnológica, comunicación y divulgación, conforme a las necesidades del proceso Solicitar bienes, suministros y servicios, conforme a las necesidades del proceso Solicitud de divulgación comunicación, infraestructura tecnológica y soporte Solicitud de bienes, suministros y servicios Gestión Tecnológica y Comunicaciones Gestión de Bienes y Suministros

4 PÁGINA: 4 DE 6 FECA: Procesos Documentos del proceso. Realizar seguimiento al proceso para identificar que los documentos estén archivados conforme a la ley 594 de 2000 (Ley general de archivo). Informe de gestión. estratégico. Control Interno Gestión umana estratégico, control interno y gestión de la calidad. Matriz de Seguimiento Comunicación de Auditoria programada Manual de Funciones y Código de Ética Informe gestión. de A Comparar y controlar la información para determinar la ejecución del Plan de Acción Preparar y presentar la documentación para las auditorias Reportar las conductas contrarias al Código Único Disciplinario. Ley 734 de 2002 Definir e implementar acciones preventivas, correctivas, y de mejora sobre las evaluaciones realizadas al proceso. Informes de Gestión Documentación entregada y auditada Informes o quejas de desempeño de los servidores públicos Plan mejoramiento. de Control Interno Control Interno Disciplinario estratégico, control interno y gestión de la calidad.

5 PÁGINA: 5 DE 6 FECA: DOCUMENTOS SOPORTE Procedimiento para recibir, clasificar y entregar La correspondencia. Procedimiento Para Conservación De La Documentación Procedimiento para la asesoría a los diferentes procesos de la Universidad en el manejo de la gestión Procedimiento de consulta y autenticación de documentos. Procedimiento de transferencia REGISTROS Libros de registros de correspondencia. Presupuesto de gestión. Políticas. Plan de mejoramiento. Registro de comunicaciones externas e internas recibidas. Formato de Inventario Documental Formato de Guía de Afuera PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Plan de Gestión Documental -PGD- Plan de Acción Anual TIPO EFICACIA EFICIENCIA EFECTIIDAD INDICADORES DESCRIPCIÓN CUMPLIMIENTO DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL. CUMPLIMIENTO DE TRANSFERENCIAS. EFICACIA EN LA RADICACION Y ENTREGA DE DOCUMENTOS. RESPUESTA A SOLICITUDES DE DOCUMENTOS PUNTOS DE CONTROL Mantenimiento físico de las instalaciones, para preservar las condiciones ambientales adecuadas. Póliza de seguro de los bienes de la Universidad. acer seguimiento sobre el cumplimiento de las normas de archivística. Establecer un plan de adquisición y mantenimiento de herramientas tecnológicas. RIESGOS Que las condiciones ambientales sean inadecuadas para preservar los documentos. Ausencia de controles necesarios para el manejo de los documentos. Ausencia de herramientas tecnológicas (Softwares y ardwares). Deterioro o Destrucción involuntaria del documento por causas de fuerza mayor o caso fortuito (desastres naturales, incendios,

6 PÁGINA: 6 DE 6 FECA: Dar cumplimiento a las políticas de seguridad y salud ocupacional. etc.) Perdida de documentos. Revisado por: Angel Britton oward Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: Roberto enríquez Noriega Cargo: Secretario General Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009