I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

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1 I. Técnico Administrativo (Gestión Documental) I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel Jerárquico Técnico Denominación del empleo Técnico Administrativo Código 367 Grado 01 Número de Cargos uno Dependencia DONDE SE UBIQUE EL CARGO Cargo del Jefe Inmediato QUIEN EJERZA LA SUPERVISION DIRECTA Clasificación del empleo CARRERA ADMINSTRATIVA II. PROPOSITO Planificar, desarrollar y mejorar el Sistema de Gestión Documental de la entidad, el archivo central y el archivo de gestión de la Gerencia, acorde con las normatividad expedida por el Archivo General de la Nación. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar y sustentar el programa de gestión documental de la institución 2. Dirigir la actualización de las tablas de retención documental 3. Supervisar la unidad de correspondencia 4. Supervisar y auditar el archivo central de la entidad 5. Apoyar la administración del archivo de historias clínicas 6. Apoyar la Administración del archivo de historias laborales 7. Apoyar y hacer seguimiento a la trazabilidad de los comunicados oficiales 8. Asistir a las reuniones del comité municipal de archivo 9. Diseñar y gestionar proyectos relacionados 10. Promover y supervisar la aplicación de las tablas de retención en todas las áreas 11. Coordinar, dirigir, controlar y supervisar las áreas a su cargo: Unidad de Correspondencia, Ventanilla única, archivo central, Archivo de historias Clínicas, archivo de historias laborales, archivo de gestión de las subgerencias y el archivo de gestión del Gerente. 12. Asesorar a la Gerencia en el diseño de políticas, planes, programas, proyectos y normas relacionadas con gestión documental 13. Asesorar periódicamente a las diferentes áreas funcionales de la Institución sobre gestión documental y su aplicación. 14. Buscar mecanismos para monitorizar y controlar la gestión documental de la entidad. 15. Revisar, analizar y evaluar la información generada por el área. 16. Liderar capacitaciones que se efectúen para el mejoramiento del sistema. 17. Establecer los estándares de los servicios de su Dependencia y los criterios de desempeño de su personal. 18. Velar por el cumplimiento y aplicación de la ley general de archivo en la administración de Historias Clínicas

2 19. Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del Sistema documental 20. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de su Dependencia al igual que la ejecución de los procesos en que interviene en razón de la naturaleza del cargo 21. Participar y dirigir la elaboración de manuales sobre el manejo del proceso a su cargo 22. Coordinar las reuniones del comité de archivo institucional 23. Divulgar, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos mediante los cuales se debe manejar al interior de la entidad la elaboración, radicación, clasificación, conservación y archivo de correspondencia y de los documentos. 24. Realizar los inventarios e índices generales del fondo documental y acumulado de las series documentales. Organizar y leer la correspondencia interna y externa que entra y sale diariamente de la gerencia. 25. Realizar las transferencias documentales de la gerencia. 26. Conservar y organizar las copias de los comunicados oficiales. 27. Elaborar actas de aprobación de las tablas de retención documental, del comité de archivo y de eliminación documental. 28. Realizar el informe de gestión y avance del Programa de Gestión documental 29. Gestionar los recursos físicos y tecnológicos para la implementación del Sistema documental (cajas, carpetas, ganchos, software, hardware etc.) 30. Capacitar periódicamente sobre la organización de archivos y normatividad archivística a los funcionarios de la entidad. 31. Evaluar el desempeño y cumplimiento de metas de los empleados a su cargo 32. Evaluar la eficacia de las capacitaciones Apoyo a la Alta Gerencia 33. Organizar y responder por la eficiencia en las actividades secretariales en la gerencia. 34. Asistir a las instancias superiores en los asuntos administrativos que le competan. 35. Coordinar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deba organizar su jefe inmediato. 36. Tomar dictados y hacer transcripciones en computador de notas, cartas, memorandos, informes, lo mismo que las actas de los asuntos tratados en reuniones y conferencias. 37. Redactar oficios y tramitar correspondencias, de acuerdo con las instrucciones. 38. Atender al público, personal o telefónicamente, e informar al funcionario competente sobre los asuntos donde se deban tomar decisiones de carácter importante en la gestión de la E.S.E Coordinar la agenda del jefe inmediato, informándole oportunamente de los compromisos adquiridos. 40. Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en la Gerencia, de acuerdo con las prioridades recibidas. 41. Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten

3 en la Gerencia. 42. Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo. 43. Procurar la provisión y responder por la racionalización y buen uso de los implementos de trabajo. 44. Velar por la buena imagen de la entidad y la adecuada presentación de la oficina. 45. Velar por el correcto uso y mantenimiento del equipo y los elementos a su cargo. 46. Clasificar y ordenar alfabéticamente y cronológicamente los documentos recibidos 47. Depurar los documentos de expedientes activos, inactivos y pasivos. 48. Llevar control sobre los actos administrativos generados por la Junta Directiva y la Gerencia, en cuanto a su orden cronológico y su adecuado archivo. 49. Llevar control sobre las actas de Junta Directiva y los documentos soporte de cada reunión. 50. Elaborar los informes que sean requeridos por los diferentes entes de control en las fechas estipuladas referentes a información que es generada desde éste puesto de trabajo. 51. Implementar El Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000 y Calidad NTC GP 1000 en el área y su puesto de trabajo. 52. Implementar la cultura del autocontrol en cada una de sus funciones y responsabilidades. 53. Desarrollar todos los pasos del proceso y procedimientos de su competencia. 54. Implementar procedimientos de seguridad a fin de garantizar que la información contenida en el software no se altere o desaparezca (copias de seguridad tanto de los aplicativos como de otros archivos en Word, Excel y otros). Gestión Administrativa 55. Evaluar el desempeño de los funcionarios a su cargo 56. Evaluar la eficacia de los planes y programas desarrollados 57. Participar en la actualización del manual de normas y procedimientos de su área. 58. Reportar oportunamente las anomalías encontradas en el desarrollo de sus funciones. 59. Presentar informes periódicos sobre el desarrollo de las funciones. 60. Verificar el desarrollo del sistema de Calidad y control interno relacionado en su área. 61. Actualizar los procesos y procedimientos inherentes a su Cargo. 62. Aplicar el control interno y administración del riesgo sobre las funciones propias de su cargo. 63. Velar por el buen uso de los recursos y la gestión ambiental. 64. Dar adecuado uso a los archivos y activos institucionales de su puesto de trabajo. 65. Preservar los instrumentos e insumos entregados a su cargo, utilizando de

4 manera eficiente. 66. Acatar las directrices de la gestión documental de la entidad 67. Reportar fallas y anomalías que presente la maquinaria y equipo bajo su responsabilidad 68. Informar sobre necesidades de suministros para el cumplimiento de sus labores 69. Hacer parte integral del diseño y desarrollo de los procesos de calidad de la institución. 70. Aplicar y socializar los conocimientos adquiridos, en virtud de capacitaciones recibidas. 71. Mantener relaciones continuas con el personal del área asistencial, financiera y administrativa, a fin de ejecutar y/o coordinar lo relativo al área. 72. Entregar el cargo por medio de acta firmada. 73. Las demás funciones que le sean asignadas en otros actos administrativos, las que instruya el Gerente, el Subgerente administrativo y financiero, y las necesarias para el cumplimiento eficiente y eficaz del objetivo del área funcional conforme a la naturaleza y nivel del empleo. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: CONTROL INTERNO: Aplicar el control interno y administración del riesgo sobre las funciones propias de su cargo según Realizar autocontrol en el desarrollo de sus actividades, según procedimiento GESTION AMBIENTAL: Segregar los residuos generados por la entidad según norma y procedimiento Realizar acciones de control y vigilancia del medio ambiente, los recursos naturales y el saneamiento siguiendo lineamientos normativos y procedimiento. GESTION DOCUMENTAL Cumplir los lineamientos de Gestión documental, según normatividad vigente y procedimiento. TALENTO HUMANO Cumplir con las directrices Institucionales relacionadas con la jornada laboral, imagen personal, identificación institucional siguiendo lineamientos normativos. Proyectar para la firma del gerente respuestas de solicitudes del área realizadas según procedimiento definido. SISTEMA DE GESTION DE GARANTIA DE LA CALIDAD Cumplir con los estándares de Gestión de la Calidad, según normatividad vigente y procedimientos Institucionales. HABILITACION Cumplir con los estándares de habilitación y/o acreditación de la entidad de su área o proceso, según normatividad vigente y procedimiento. COMUNICACION Abstenerse de dar información o declaraciones a medio de comunicación sin previa

5 autorización de Gerencia. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Gestión Documental 1. Diseña, desarrolla y controla la implementación del programa de gestión documental de la institución 2. Supervisar la unidad de correspondencia y el archivo central de la entidad 3. Apoya la administración del archivo de historias clínicas 4. Apoya la Administración del archivo de historias laborales 5. Apoya y hace seguimiento a la trazabilidad de los comunicados oficiales 6. Asiste a las reuniones del comité municipal de archivo 7. Diseña y gestiona los proyectos relacionados con gestión documental 8. Promueve y supervisa la aplicación de las tablas de retención en todas las áreas 9. Controla y administra el archivo de gestión de las subgerencias y el archivo de gestión del Gerente. 10. Asesora a la Gerencia en el diseño de políticas, planes, programas, proyectos y normas relacionadas con gestión documental 11. Asesora periódicamente a las diferentes áreas funcionales de la Institución sobre gestión documental y su aplicación. 12. Implementa mecanismos para monitorear y controlar la gestión documental de la entidad. 13. Revisa, analiza y evalúa la información generada por el área. 14. Lidera las capacitaciones que se efectúen para el mejoramiento del sistema. 15. Establece los estándares de los servicios de su Dependencia y los criterios de desempeño de su personal. 16. Vela por el cumplimiento y aplicación de la ley general de archivo en la administración de Historias Clínicas 17. Coordina las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del Sistema documental 18. Cumple de manera efectiva la misión y los objetivos de su Dependencia al igual que la ejecución de los procesos en que interviene en razón de la naturaleza del cargo 19. Participa y dirige la elaboración de manuales sobre el manejo del proceso a su cargo 20. Coordina las reuniones del comité de archivo institucional 21. Divulga, cumple y hace cumplir las normas y procedimientos mediante los cuales se debe manejar al interior de la entidad la elaboración, radicación, clasificación, conservación y archivo de correspondencia y de los documentos. 22. Realiza los inventarios e índices generales del fondo documental y acumulado de las series documentales. Organiza y leer la correspondencia interna y externa que entra y sale diariamente de la gerencia. 23. Realiza las transferencias documentales de la gerencia. 24. Conserva y organizar las copias de los comunicados oficiales. 25. Elabora las actas de aprobación de las tablas de retención documental, del

6 comité de archivo y de eliminación documental. 26. Realiza el informe de gestión y avance del Programa de Gestión documental 27. Gestiona los recursos físicos y tecnológicos para la implementación del Sistema documental (cajas, carpetas, ganchos, software, hardware etc.) 28. Capacita periódicamente sobre la organización de archivos y normatividad archivística a los funcionarios de la entidad. 29. Evalúa el desempeño y cumplimiento de metas de los empleados a su cargo 30. Evalúa la eficacia de las capacitaciones Apoyo a la Alta Gerencia 31. Organiza y responde por la eficiencia en las actividades secretariales en la gerencia. 32. Asiste a las instancias superiores en los asuntos administrativos que le competan. 33. Coordina los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deba organizar su jefe inmediato. 34. Toma dictados y hace transcripciones en computador de notas, cartas, memorandos, informes, lo mismo que las actas de los asuntos tratados en reuniones y conferencias. 35. Redacta oficios y tramita correspondencias, de acuerdo con las instrucciones. 36. Atiende al público, personal o telefónicamente, e informa al funcionario competente sobre los asuntos donde se deban tomar decisiones de carácter importante en la gestión de la E.S.E Coordina la agenda del jefe inmediato, informándole oportunamente de los compromisos adquiridos. 38. Recibe, radica, clasifica y distribuye la correspondencia y documentos tramitados en la Gerencia, de acuerdo con las prioridades recibidas. 39. Mantiene actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten en la Gerencia. 40. Participa en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo. 41. Procura la provisión y responde por la racionalización y buen uso de los implementos de trabajo. 42. Vela por la buena imagen de la entidad y la adecuada presentación de la oficina. 43. Vela por el correcto uso y mantenimiento del equipo y los elementos a su cargo. 44. Clasifica y ordena alfabéticamente y cronológicamente los documentos recibidos 45. Depura los documentos de expedientes activos, inactivos y pasivos. 46. Lleva el control sobre los actos administrativos generados por la Junta Directiva y la Gerencia, en cuanto a su orden cronológico y su adecuado archivo. 47. Lleva el control sobre las actas de Junta Directiva y los documentos soporte de cada reunión. 48. Elabora los informes que sean requeridos por los diferentes entes de control en las fechas estipuladas referentes a información que es generada desde éste

7 puesto de trabajo. 49. Implementa El Modelo Estándar de Control Interno MECI y Calidad NTC GP 1000 en el área y su puesto de trabajo. 50. Implementa la cultura del autocontrol en cada una de sus funciones y responsabilidades. 51. Desarrolla todos los pasos del proceso y procedimientos de su competencia. 52. Implementa procedimientos de seguridad a fin de garantizar que la información contenida en el software no se altere o desaparezca (copias de seguridad tanto de los aplicativos como de otros archivos en Word, Excel y otros). Gestión Administrativa 53. Evalúa el desempeño de los funcionarios a su cargo 54. Evalúa la eficacia de los planes y programas desarrollados 55. Participa en la actualización del manual de normas y procedimientos de su área. 56. Reporta oportunamente las anomalías encontradas en el desarrollo de sus funciones. 57. Presenta los informes periódicos sobre el desarrollo de las funciones. 58. Verifica el desarrollo del sistema de Calidad y control interno relacionado en su área. 59. Actualiza los procesos y procedimientos inherentes a su Cargo. 60. Aplica el control interno y administración del riesgo sobre las funciones propias de su cargo. 61. Vela por el buen uso de los recursos y la gestión ambiental. 62. Da un adecuado uso a los archivos y activos institucionales de su puesto de trabajo. 63. Preserva los instrumentos e insumos entregados a su cargo, utilizando de manera eficiente. 64. Acata las directrices de la gestión documental de la entidad 65. Reporta las fallas y anomalías que presente la maquinaria y equipo bajo su responsabilidad 66. Informa las necesidades de suministros para el cumplimiento de sus labores 67. Hace parte integral del diseño y desarrollo de los procesos de calidad de la institución. 68. Aplica y socializa los conocimientos adquiridos, en virtud de capacitaciones recibidas. 69. Mantiene relaciones continuas con el personal del área financiera y administrativa, a fin de ejecutar y/o coordinar lo relativo al área. 70. Entrega el cargo por medio de acta firmada. Acata las demás funciones asignadas por el Gerente y el Subgerente administrativo y financiero, y las necesarias para el cumplimiento eficiente y eficaz del objetivo de la Dependencia conforme a la naturaleza y nivel del empleo. V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

8 Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Ley 1341 de 2009 Ley TIC Decreto 019 de 2012 Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios Manejo avanzado de las herramientas de Windows Manejo de los equipos de oficina VI. RANGO O CAMPO DE APLICACION Categoría. Empresa Social del Estado de primer Nivel VII. EVIDENCIAS De desempeño: Cumplimiento de Indicadores de desempeño (se incluye la evaluación de las conductas éticas en el ejercicio de sus funciones) y ejecución de planes y programas del proceso a cargo. Cumplimiento de Indicadores de impacto de la ejecución de planes y programas a su cargo. Cumplimiento de los indicadores de mejora en la calidad. Cumplimiento de los indicadores de gestión ambiental. Cumplimiento de los indicadores de oportunidad en el programa de gestión documental. Cumplimiento de indicadores de Efectividad o eficacia de los Controles Internos de Gestión en los procesos. Cumplimiento de los Indicadores de oportunidad y calidad en la entrega y reporte de informes. Cumplimiento de indicadores de Impacto de la ejecución de los programas y actividades a su cargo. Observación real o simulada de los criterios de desempeño descritos en el Campo IV de este perfil. De producto: Informes de Gestión y ejecución de planes y programas de Sistemas de Gestión Documental, Planes de mejora e informe de avance en planes de mejoramiento, Informe de evaluación a sus colaboradores, Informe de Gestión by desempeño de las actividades a su cargo, Informe de evaluación de la eficacia e impacto de la ejecución de los programas y proyectos a su cargo, Proyectos, Procedimientos, Manuales e instructivos actualizados del sistema de Gestión Documental. Manual de inducción especifico de los empleados a su cargo, Proyectos. De conocimientos: Entrevista estructurada o prueba escrita para evaluar el nivel de Conocimiento en: Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Ley 1341 de 2009 Ley TIC Decreto 019 de 2012 Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios Manejo avanzado de las herramientas de Windows Manejo de los equipos de oficina VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES COMUNES Servicio-Orientación al usuario y al ciudadano (Orientación al cliente) DEL NIVEL JERÁRQUICO Aprendizaje continúo Experticia profesional

9 Orientación a resultados Transparencia (Ética) Compromiso con la organización (Conciencia organizacional) Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e innovación Se agregan cuando tenga personal a Cargo Liderazgo de grupos de trabajo Toma de decisiones (iniciativa) IX. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ÁREA DEL CONOCIMIENTO NÚCLEO BÁSICO DEL CONOCIMIENTO Para este cargo se requiere título de técnico ó tecnólogo o haber cursado 6 semestres de pregrado de programas administrativos o afines Experiencia: Treinta y seis (36) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo en el sector salud, en empresas sociales del estado.