POLITICA DE MANEJO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 POLITICA DE MANEJO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS A través de la implementación de la Política de Manejo de Documentos, la Fundación Para el Desarrollo Social FUPADESO se basa según la ley 594 de 2000 que dicta la ley General de Archivo, la cual establece la obligación para todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, elaboren el programa de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su misión, o del objetivo social para el que fuera creado. Teniendo en cuenta lo anterior, la Fundación FUPADESO utiliza la gestión documental para regular el trámite de forma sistematizada y física para el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades territoriales con el fin de facilitar su utilización y conservación según las actividades continúas implementadas por la Fundación. PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Producción documental: Creación de diseños y formatos documentales conforme a las funciones de cada entidad y dependencia según sea el caso, determinando su uso y disposición. Distribución: se cuenta con un mecanismo de control y verificación en el flujo de documentos sin interesar el medio de distribución clasificando los documentos externos identificando la entidad destinataria y los documentos internos según su dependencia. Trámite: el proceso de documentos administrativos cuenta con un tiempo establecido para el tramite oportuno segun la actividad de recepción y respuesta. Organización: se clasifican, ordenan y describen los documentos para una mejor consulta, transferencia o disposición final, ya sea administrativo, legal o tecnológico. Consultas: los documentos se consultan según su necesidad y tipo de requisito, para verificar o conocer la información contenida. Conservación: luego de clasificar el destino de los documentos según su disposición se ubican en una estructura con capacidad de almacenamiento amplio con condiciones ambientales para preservar su integridad y estabilidad evitando el deterioro y para una consulta facil y rapida, los documentos tambien se archivan en medio magnetico para una mayor preservación, por cuidado con el medio ambiente y para tramites oportunos. ORGANIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA

2 Los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones de la Fundación ayudan al desarrollo del programa de gestión documental facilitando de forma eficaz su uso mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas llevando un control de correspondencia interna y externa. VALORACION DOCUMENTAL Los documentos generados por las diferentes dependencias de la Fundación FUPADESO, deberán ser valorados en razón de los siguientes criterios: Valoración Primaria: Se deben identificar si los documentos sirven a la Fundación según el asunto que contengan identificando a los involucrados del tema. Los valores primarios son: Administrativo: soporte que identifica las actividades realizadas por la Fundación la cual sustenta el derecho y las obligaciones pactadas y tendrán valor mientras sea de consulta vigente. Legal: soportes que identifican a la Fundación ante la ley sustentando los derechos para el estado o la entidad. Fiscal: documentos que son testimonio del cumplimiento de las obligaciones tributarias de la Fundación. Contable: los documentos contables dan a conocer los gastos de funcionamiento en cuanto al manejo de cuentas, transacciones, registro de ingresos y egresos y en general de los movimientos económicos de la Fundación TIPOS DOCUMENTALES Los documentos producidos por las diferentes dependencias de la Fundación que requieren la necesidad de conservación, serán identificados de forma separada por su contenido y sus características específicas de la siguiente manera: Actas Actas Comité de Gerencia Actas Comité Administrativo Actas Comité de Control Interno Actas de Junta Directiva

3 Actas de Asamblea General de Accionistas Actas de Junta de Socios Comprobantes Comprobantes de Ajustes Contables Comprobantes de Egreso Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Nómina Facturación Declaraciones Seguridad Social Declaraciones Tributarias Comunicaciones Oficiales Circulares Derechos de petición Memorandos Convenios y/o Contratos Prestación de servicios Asociación Suministros Interadministrativos Historias Hojas de Vida Políticas Estatutos Política de Compensación Política de manejo de riesgos operativos Conflicto de interés Manejo de archivo Organigrama Planes Plan de Acción Plan de Evaluación Plan de Mejoramiento Plan de Emergencia Informes

4 Informes de la Junta Directiva Informes del Revisor Fiscal Informes de Gestión Informes Eventos Informes de Auditoría Informes a Entidades Oficiales Registros Registros de clientes y Proveedores Registro de correspondencia recibida Registro conciliaciones bancarias Programas Capacitaciones Eventos Auditorías internas Bienestar Laboral Responsabilidad Social Empresarial Licitaciones PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS En el proceso de clasificar, ordenar y foliar los documentos de la Fundación se identifican según las especificaciones de los tipos documentales. Clasificación de Documentos: se separan en grupos según la importancia o el tiempo de conservación. Ordenación de Documentos: se relacionan los documentos de forma alfabética y cronológica. Foliación de Documentos: la foliación de los documentos se realizará solo en caso de licitación y entrega de informes a los entes de control y entidades territoriales. SELECCIÓN DOCUMENTAL Transferencia de Documentos: para evitar que los documentos se represen es recomendable que diariamente se entregue en su respectiva dependencia y se archive en el lugar que corresponda según el tipo de documento, ya que esta labor facilita la consulta de la información.

5 Eliminación de Documentos: se eliminarán los documentos que se consideren innecesarios o sean fiel copia del original en el ámbito de su competencia.