Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental

Transcripción

1 Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental

2 Concepto Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, la clasificación de reserva o confidencial, los plazos de conservación y el destino final.

3 Objetivo general Establecer una base metodológica que oriente la elaboración de instrumentos específicos de disposición documental.

4 Objetivos específicos Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información. Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series documentales identificadas. Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales asociadas a una norma legal, fiscal o contable. Elaborar un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por la dependencia o entidad, a partir de los resultados del proceso de identificación y valoración.

5 Marco jurídico Ley Federal de Archivos Artículo 19: Establece que para la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, se deberá contar al menos con lo siguiente: II. El catálogo de disposición documental;

6 Marco jurídico Ley 207 de Transparencia y acceso a la información del Estado de Guerrero. Capítulo II.-Obligaciones de transparencia comunes. Artículo 81. Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan: XLV. El catálogo de disposición y guía de archivo documental;

7 Marco jurídico Reglamento de Archivos del Instituto Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Guerrero. TÍTULO SEGUNDO DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS CAPÍTULO QUINTO DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO Artículo 17. Los Archivos del Instituto Electoral para su organización, conservación y localización expedita de sus documentos, contarán con los siguientes instrumentos de control archivístico: II. Catálogo de Disposición Documental.

8 Reglamento de Archivos del Instituto Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Guerrero. TÍTULO TERCERO DEL COMITÉ TÉCNICO DEL ARCHIVO CAPÍTULO SEGUNDO DE SUS ATRIBUCIONES Artículo 38. El Comité tendrá las siguientes funciones: II. Aprobar las propuestas de actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental.

9 Cómo elaborar el Catálogo de disposición documental

10 La elaboración del Catálogo de disposición documental se compone de cuatro etapas: identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas comprende la realización de tareas específicas que permitirán la integración de este instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y accesibilidad.

11 Identificación CONSISTE EN LA INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ELEMENTOS ESENCIALES QUE CONSTITUYEN LA SERIE DOCUMENTAL, LA FUNCIÓN, EL SUJETO PRODUCTOR Y EL DOCUMENTO DE ARCHIVO.

12 Valoración CONSISTE EN EL ANÁLISIS Y LA DETERMINACIÓN DE LOS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DE LA DOCUMENTACIÓN, PARA FIJAR SUS PLAZOS DE ACCESO, TRANSFERENCIA, CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN.

13 Regulación EN ESTA FASE SE ELABORARÁ E INTEGRARÁ EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS, DETERMINANDO CON TODA CLARIDAD LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y LAS TÉCNICAS DE SELECCIÓN.

14 Control ES LA ÚLTIMA FASE Y CONSISTE EN VALIDAR Y APLICAR EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.