IMCINE INFORME DE ACTIVIDADES DEL EJERCICIO 2013 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Transcripción

1 1 INFORME DE ACTIVIDADES DEL EJERCICIO 2013 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS IMCINE

2 2 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Con el fin de lograr la óptima organización de los archivos, que permita asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad, conservación y el adecuado manejo de los documentos que genera y recibe el IMCINE, para fundamentar acciones, la toma de decisiones, establecer derechos responsabilidades, comunicar información; así como cumplir con lo dispuesto en el Artículo 32 (segundo párrafo) 1 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Federal (DOF 11 de junio de 2002, última reforma el 6 de junio de 2006), la Ley Federal de Archivos (DOF 23 de enero de 2012) y en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20 de febrero de 2004), se informan las acciones o gestiones realizadas por la para cumplir con las disposiciones en la materia. Seguimiento de actividades para la organización y clasificación de los Archivos de Trámite del IMCINE. Las Unidades Administrativas continúan con la clasificación archivística de conformidad en lo establecido en los Criterios Específicos para la Organización y conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía. Las Unidades Administrativas reciben asesoría constante respecto a la elaboración de inventarios de transferencia primaria y baja documental, portadas y etiquetas de expedientes generados y cocido de los mismos para las transferencias, del ejercicio 2013 y los anteriores 1 Artículo 32 (párrafo 2). Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. LFTAIPG (DOF )

3 3 Instrumentos de Control y de Consulta En cumplimiento a las obligaciones en materia de archivo, dispuestas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, Numerales Tercero, Séptimo, Decimotercero, Decimoséptimo y Transitorios Segundo y Séptimo; así como en lo dispuesto en el Numeral 19, Fracción III del Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivo (DOF 12 de julio de 2010 y reformado el 11 de julio de 2011), y en la Ley Federal de Archivos (DOF 23 de enero de 2012), se realizaron las siguientes actividades: Se está trabajando conjuntamente con el Archivo General de la Nación (AGN), en la actualización del Catálogo de Disposición Documental (2014), revisando los siguientes puntos: Nombres y códigos de las series existentes y de nueva creación, así como eliminando las series innecesarias. Los valores y vigencias de cada serie, con el objetivo de fijar los plazos de prescripción de los valores administrativo (2 a 5 años), legal (6 a 12), fiscal o contable (5 a 12 años), con expresión de sus plazos de permanencia en los archivos de trámite o de concentración, plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso; en base en los parámetros de utilidad de la documentación, las necesidades institucionales y normatividad aplicable. Se actualizó la Guía Simple de Archivos. Se actualizó el Calendario de Caducidades. Se actualizó el Inventario de Baja Documental de Apoyo Administrativo.

4 4 Transferencias Primarias En acato al numeral Décimo incisos IV y V y el numeral Decimoprimero incisos I y II de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se recibió en el Archivo de Concentración para su guarda un total de 1467 expedientes, contenidos en 61 cajas, durante el ejercicio fiscal 2013.

5 5 Préstamo de Expedientes En apego a lo señalado en el Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, numerales , el Archivo de Concentración ofreció el servicio de préstamo de 191 expedientes resultado de 39 solicitudes durante el ejercicio fiscal 2013.

6 6 Bajas Documentales o Dictamen de Destino Final En cumplimiento al numeral Decimoprimero incisos II, V y VII y el numeral Decimonoveno de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se solicitaron al Archivo General de la Nación los dictámenes de valoración para determinar el destino final de los documentos. En colaboración con la solicitud a las Unidades Administrativas que mandan al Archivo de Concentración los documentos de apoyo informativo, el día 28 de agosto del ejercicio 2013 se dieron 1,640 kilogramos de papel para donarlos a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito (CONALITEG), Destrucción de material fílmico. En cumplimiento de los Artículos 131 y 139 de la Ley General de Bienes Nacionales, los Artículos 150, 151, 151 bis, 152 bis y 171 de la Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección del Ambiente y de conformidad con la Norma Vigésima Primera de las Normas Generales para el Registro; Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. En colaboración con la solicitud de las Unidades Administrativas que envían al Archivo de Concentración material cinematográfico para su baja y destrucción, el día 25 de junio del ejercicio 2013 se llevo a cabo la destrucción de 4,631 kilogramos de materiales como: Descartes Rushes Trims positivos de color de imagen Trims negativos de imagen VHS