COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN SERVICIO POSTAL MEXICANO
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- Mercedes Belmonte Medina
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1 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN SERVICIO POSTAL MEXICANO A fin de dar cumplimiento al numeral séptimo transitorio de los Lineamientos Generales para la organización y copnservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 0 de de 00. ACTUALIZACIÓN A DICIEMBRE DE 0
2 CALENDARIO INSTITUCIONAL MODULO I COMITÉ DE INFORMACIÓN, ÁREA COORDINADORA DE ACHIVOS, NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS INSTRUCCIONES REGISTRO DE COORDINADORES DE ARCHIVO (Fecha límite de abril de 00) Indicar "SI" o "NO" se llevó a cabo SI Se actualiza conforme se presentan cambios ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA DESARROLLO DE APLICACIONES DE TEGNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS ELABORACION DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA. Señalar en que mes del año se realizó o se Indicar el número de servidores públicos que se han capacitado y los que se programa capacitar en lo subsecuente Decribir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año 0 capacitados y asesoría permanente a todos los responsables de archivo de trámite capacitados y asesoría permanente a todos los responsables de archivo de trámite Captura en el programa SICCA 8 capacitados y asesoría permanente a todos los responsables de archivo de trámite Desarrollo e implementación del "Registro de Expedientes Reservados" Indicar si o no se llevó a cabo su elaboración elaborado actualizado actualizado Fueron elaborados en el año 008, pero fueron dados de baja en el año 00 con la emisisón del MAAG No se cuenta con un programa de capacitación específico para este tema, será solicitado al área correspondiente. Para el año 0 se prevé integrar el tema en los programas de capacitación institucionales e impartir en primer lugar a los responsables de archivo Se diseñó una aplicación Para el año 0 se denominada Control y solicitará nuevamente el Registro Único de apoyo del área Expedientes que por falta correspondiente para lograr de recursos no logró consolidar un sistema para el consolidarse y ponerse manejo y control de archivos. en operación. Se encuentra actualizado y aprobado por el Comité de Información por año antes del 8 de ELABORACION DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. Indicar si o no se llevó a cabo su elaboración elaborado actualizado actualizado Se encuentra actualizado y aprobado por el Comité de Información y registrado ante el AGN por año antes del 8 de DISEÑO DE FORMATOS PARA INVENTARIOS DE ARCHIVO Indicar si o no se llevó a cabo el diseño de formatos diseñados actualizados en 009 y vigente. 8 DISEÑO E INTEGRACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS avance 00 actualizado actualizado actualizado y rediseñado por año antes del 8 de
3 CALENDARIO INSTITUCIONAL MODULO II ARCHIVO DE TRÁMITE Instrucciones DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE(S) DEL ARCHIVO DE TRÁMITE INCORPORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DE TRÁMITE EN MANUALES Y PROCEDIMIENTOS Indicar el % de unidades administrativas en que ha sido designado el responsable Indicar el mes del año en que se llevará a cabo Para el 0, la totalidad de las unidades adminsitreativas tienen designado al Responsable de Archivo de Trámite Se solicitó al área encargada de los Manuales de Procedimientos en el. Se volverá a solicitar y se impulsará su incorporación. Se actuzliza de acuerdo a los cambios que se registren. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y SALIDA EN FORMATOS CON ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN OBLIGATORIOS CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO EN CARÁTULAS ELABORACIÓN DE INVENTARIO GENERAL unidades administrativas en que se implementará esta Indicar el porcentaje en que se Indicar el porcentaje en que se Se realizará un análisis del estado que guarda el control de gestión en el y se emitirán criterios para unificar Se realizará un análisis del estado que guarda el control de gestión en el y se emitirán criterios para unificar % 0% 0 ESTABLECIMIENTO DE RECURSOS MATERIALES Y ESPACIOS FÍSICOS ADECUADOS PARA LA CONSRVACIÓN DE ARCHIVOS (MOBILIARIO, ESPACIOS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD) Indicar el procentaje de unidades administrativas en que se ha implementado esta ESTABLECIEMIENTO DE MECANISMO QUE GARANTICE LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD Y DISPONIBILIDAD DE ARCHIVOS EN FORMATOS ELECTRÓNICOS unidades administraivas en que se ha implementado esta 0 0
4 CALENDARIO INSTITUCIONAL MODULO III ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE ARCHIVOS SEMIACTIVOS Y CONTROL DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS PARA EL CONTROL DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES Instrucciones Señalar en que mes del año se realizó o se programa llevar a cabo esta unidades administrativas en que se implementará esta En 009 se establecieron en el documento Criterios Específicos, para 00 se eliminaron y en su Se encuentra establecido un control en excel para el Archivo de Concentración. ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS ARCHIVOS QUE SE LOCALIZAN EN EL ACERVO DE CONCENTRACIÓN PROMOCIÓN Y DICTAMEN DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL indicar el procentaje por año en que se realizará esta Anotar el número de procesos efectuados por año? Se encuentra concluído En promedio por año P RESCATE Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO HISTÓRICO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS QUE ESTÁN EN CUSTODIA Anotar el número de procesos efectuados por año Anotar el número de archivos organizados Ninguno, ya que no se cuenta aún con Archivo Histórico. Se encuentran organizados todos los expedientes que se encuentran en custodia en el Archivo de Concentración, que constituye un solo archivo. ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS EN CUSTODIA Anotar el número de archivos descritos Se encuentra pendiente Se cuenta con el la captura para obtener Inventario general el inventario general por series por expedientes. 8 INSTRUMENTACIÓN DE MECANISMOS AUTOMATIZADOS PARA EL CONTROL DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN Indicar cuando se llevará a cabo ESTABLECIMIENTO DE RECURSOS MATERIALES Y ESPACIOS FÍSICOS ADECUADOS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (MOBILIARIO, ESPACIOS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD) Indicar el procentaje por año en que se implementará esta 9 ESTABLECIMIENTO DE MECANISMOS QUE GARANTICEN LA INTEGRIDAD, AUTENTICIDAD Y DISPONIBILIDAD DE ARCHIVOS EN FORMATO ELECTRÓNICO implementará esta
5 CALENDARIO INSTITUCIONAL MODULO IV ARCHIVO HISTORICO Instrucciones RECEPCIÓN DE ARCHIVOS CON VALOR HISTÓRICO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS HISTÓRICOS ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE CONSULTA ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS PARA EL SERVICIO DE CONSULTA DEL ACERVO DOCUMENTAL ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS DE DIFUSIÓN NOTA: No se ha establecido un Archivo Histórico Señalar los metros lineales recibidos Señalar los porcentajes en que se realizará esta Señalar los porcentajes en que se realizará esta Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado Indeterminado
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