LA ISO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y SU RELACIÓN CON LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN DIFERENTES SOPORTES

Transcripción

1 LA ISO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y SU RELACIÓN CON LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN DIFERENTES SOPORTES Alicia Barnard Amozorrutia Directora del Centro de Documentación Institucional y Funcionara Habilitada de la Unidad de Enlace, Secretaría de Salud Reunión Nacional de Archivos Septiembre 23, 2005

2 CONTENIDO El Modelo (concepto) de Continuidad La Norma ISO Archivos Electrónicos.

3 Modelo de continuidad de los documentos de archivos (records). PRINCIPIOS 1. El concepto de documento de archivo administrativo o administración de documentos es incluyente al considerar a los archivos administrativos e históricos. Refuerza sus usos para propósitos de trámites, evidencia y memoria institucional, ya sea que los documentos de archivo tengan una vigencia de un día o de mil años 2. Se enfoca en entidades lógicas que se interrelacionan en lugar de entidades físicas, sean en papel o en formato electrónico 3. Hace especial énfasis en la institucionalización del administrador de documentos como requisito para integrar al manejo y conservación de archivos dentro de los procesos institucionales y sociales 4. La ciencia archivística es la base para organizar el conocimiento acerca de la conservación de archivos administrativos. Tal conocimiento es revisable, pero puede ser estructurado y explorado en términos de la operación de principios por acciones en el pasado, presente y futuro

4 CONCEPTO DE CONTINUO Un proceso consistente y coherente de la administración de documentos a través de la vida de los documentos de archivo, desde el desarrollo del sistema de conservación través de conservación de los mismos, pasando por la creación hasta su uso como archivos en su etapa histórica International Council of Archives/International Records Managment Trust, 1999

5 Las dimensiones o procesos de la continuidad no están basadas en las etapas del ciclo de vida del documento de archivo, pero representan diferentes perspectivas en el manejo de los documentos de archivo. El modelo incorpora la visión que los documentos de archivo funcionan de manera simultánea como memoria organizacional y colectiva desde que se crean. Creación: generadores conforme a funciones realizan trámites a través de documentos que a partir de ese momento pueden ser documentos de uso diario y a la vez tener valores históricos. Captura o registro de documentos de archivo que son evidencia inmediata de tareas asignadas y posible futura evidencia del quehacer institucional Organización: Se asegura que los documentos de archivo se incluyan en sistemas formales de archivo dentro de la institución Divulgación y uso, tanto para el uso diario como para la el acceso a la información y la rendición de cuentas

6 ALCANCE DE LA ISO Proporciona elementos para la administración de documentos en instituciones públicas o privadas para usuarios internos y externos Aplica a la Administración de Documentos, en todos los formatos o medios, creados o recibidos en el desarrollo de actividades, o para cualquier individuo obligado a mantener archivos personales. Proporciona la guía para determinar responsabilidades de las instituciones para los archivos y para las políticas, procesos y sistemas en el manejo de archivos Proporciona guía elementos que apoyan los procesos de calidad para cumplir con ISO 9001 e ISO Proporciona elementos para el diseño e instrumentación de un sistema de archivos, pero No incluye el manejo de archivos históricos

7 Las características de los documentos de archivos según la ISO Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración y deben permitir su uso y acceso Los documentos de archivo deben estar vinculados a metadatos que definan el contexto, contenido y estructura Los documentos de archivos deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión

8 Establecimiento de políticas y normas Asignación de responsabilidades LA ISO :2001. Políticas y responsabilidades Desarrollo e instrumentación de procedimientos y lineamientos Servicios de archivos Diseño, instrumentación, y administración especializada de sistemas de administración de documentos Capacitación

9 Regulación ISO :2001 Regulación nacional, federal, estatal Regulaciones sectoriales específicas Estándares y códigos de mejores prácticas Principios básicos de la administración de documentos Los archivos son creados para: sustentar las funciones y actividades delegadas, para la transparencia y acceso a la información y para cumplir con la normatividad aplicable Las reglas de la administración de documentos deben ser incorporadas en todos los procesos que requieren ser documentados

10 MODELO DE CONTINUO PROCESOS ISO Creación Captura Organización Divulgación y uso Establecimiento de cuáles son los documentos que califican como documentos de archivo y establecimiento de vigencias documentales Captura establecimiento de metadatos que establecen la relación entre: archivos, su creador y el contexto de la actividad. Ubicar al documento y su relación dentro del sistema de archivos Registro, clasificación, almacenamiento y acceso, seguimiento y evaluación Acceso y controles

11 Impresión de los documentos de archivo electrónico en papel Hacer copias digitales de los documentos de archivo en papel Mantener un sistema híbrido con algunos documentos en papel y otros electrónicos

12 DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRONICO (electronic record) La pieza específica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad Consejo Internacional de Archivos

13 ISO Manual de archivos electrónicos Autenticidad. Ser lo que se proponen ser, ser creados por la persona que dice ser, ser enviado en el momento en el que se determinó Confiabilidad. Representar con precisión la comunicación, los trámites, acciones o decisiones y y actividades Integridad. Estar completos sin alteración Uso y acceso. Pueden ser localizados, recuperados, presentados e interpretados Autenticidad. Persistencia en el tiempo de las características originales del documento de archivo con respecto al contexto, contenido y estructura, en el entendido de que el documentos de archivo es lo que se propone ser Confiabilidad, la hablidad del documento de archivo para servir como evidencia confiable, en cuanto a la autoridad y confiabilidad del documento de archivo como evidencia Se consideran características relacionadas con las anteriores Se consideran características relacionadas con las anteriores

14 CONTENIDO Es la materia o asunto del documento que se transmite, ejemplo: datos, símbolos, numerales, imágenes, sonido ESTRUCTURA Se trata del uso de títulos, encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido CONTEXTO Es el entorno y la red de relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de información acerca de la acción o trámite a desarrollar.

15 METADATOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS Conjunto de datos contenidos dentro del documento u otro objeto electrónico, diferente a su contenido intelectual (por ejemplo: la estructura, el arreglo); Datos estructurados para describir y catalogar elementos que sistemáticamente identifican varios atributos de una clase de artículos Describe o especifica las características que necesitan conocerse acerca de los datos a fin de construir recursos informativos tales como sistemas de conservación de archivos electrónicos y archivos soporte de creadores y usuarios

16 SISTEMA DE CONSERVACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS Sistema de información que ha sido desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar los documentos de archivo y que está organizado para controlar las funciones específicas de creación, almacenamiento y acceso a los documentos de archivo para resguardar su autenticidad y confiabilidad

17 CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Administración tradicional de los documentos de archivo Administración de archivos electrónicos Cualquier medio Conservación incluye papel de documentos electrónicos PROCESO PROCESOS MANUAL AUTOMATIZADOS

18 Requisitos de un sistema de archivos electrónicos Sistema de clasificación Archivación de mensajes de correo electrónico Transmisión/recepción de datos Almacenamiento de datos Tabla o cuadro de vigencias Protección de documentos de archivo. Niveles de seguridad Recuperación por asunto, fecha, destinatario, medio, formato, ubicación fecha de creación, autor, área generadora, otros receptores, clasificación del expediente, instrucción de vigencia, etc. Transferencia de archivos Destrucción de archivos Control de acceso Sistema de auditoria

19 PRINCIPIOS DE LA ISO Principios del Manual de Archivos electrónicos Los archivos son creados para sustentar las funciones y actividades delegadas, para garantizar la transparencia y el acceso a la información y para cumplir con la normatividad aplicable Las normas y los lineamientos de la administración de documentos deben ser incorporados en todos los procesos que requieren ser documentados Los documentos de archivo son creados, recibidos y usados en el desarrollo de una función para: sustentar la conducción continua de las funciones y cumplir con las regulaciones aplicables. Las organizaciones deben crear y mantener documentos de archivos que sean auténticos, confiables y accesibles y proteger la integridad de los mismos por el tiempo que sea necesario Las normas y los lineamientos para crear y capturar los documentos de archivo y sus metadatos deben ser incorporados en los procedimientos que regulan los procesos para los cuales se requiere la evidencia de la actividad. La planeación y medidas de contingencia deben asegurar que los documentos de archivo de valor permanente para el funcionamiento continuo de la organización sean identificados, protegidos y recuperados cuando sea necesario