Estándares de gestión documental Introducción a las normas ISO ,16175 y Noviembre, 2012

Transcripción

1 Estándares de gestión documental Introducción a las normas ISO ,16175 y Noviembre, 2012

2 Por qué estándares? Estándar puede ser conceptualizado como la definición clara de un modelo. Son requisitos mínimos aceptables para la operación de procesos específicos, con el fin asegurar la calidad de un servicio. Importancia: No nos obliga a estar ligados a sólo a ciertos equipos o fabricantes. Permite la interoperabilidad de productos y servicios. 2

3 Mirada general a los normas internacionales 3

4 Énfasis 4

5 Motivación y contexto a) el tamaño y complejidad de la organización o las organizaciones o de los procesos que requieren controlar documentos; b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control de los documentos; c) la motivación interna para mejorar en la satisfacción de la demanda actual o potencial de las partes interesadas; y d) las demandas o expectativas específicas de las partes interesadas 5

6 Aplicación 1) para uno o más procesos específicos dentro de la organización, 2) a través de toda la organización cubriendo todos sus procesos, y 3) para varias organizaciones que comparten procesos, en un sector específico, por ser asociados comerciales o socios colaborativos. 6

7 ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos Objetivos a) llevar a cabo las actividades de la organización b) cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas c) optimizar la toma de decisiones d) facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de desastre; e) proporcionar protección y apoyo en los litigios f) proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes g) soportar las actividades de investigación y desarrollo h) apoyar las actividades promocionales de la organización; y i) mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social. 7

8 Creación y control de documentos Fiable: preciso Auténtico Qué es lo que afirma ser Que ha sido creado o enviado por la persona que afirma Qué ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma Íntegro: completo e inalterado Necesidad de trazabilidad Usable Localizable Recuperable Representable Interpretable 8

9 Estructura de un SGD 9

10 SGD Requisitos (1/2) Liderazgo Compromiso de la dirección Política Roles organizativos, responsabilidades y competencias Planificación Soporte Recursos Capacitación Concienciación y formación Comunicación Documentación 10

11 SGD Requisitos (2/2) Operación Planificación y control de operaciones Diseño de procesos de gestión documental Implementación de aplicaciones Evaluación de desempeño Supervisión, medición, análisis, evaluación Sistema de auditoría interna Revisión por la dirección Mejora Control de no conformidades y acciones correctivas Mejora continua 11

12 ISO 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos Orienta el análisis de procesos para la creación, incorporación y control de documentos Análisis Funcional (Descomposición de funciones en procesos) Secuencial (Flujo de operaciones) Dimensión documental del análisis de procesos Identificación de documentos requeridos Desarrollo de cuadros de clasificación Mantenimiento de vínculos documento-contexto Establecimiento de reglas de nomenclatura e indización Identificación de propietarios Plazos de conservación Análisis de la gestión de riesgos Definición de permisos y niveles de seguridad 12

13 Análisis de procesos Estudio contextual Marco reglamentario Legislación Normas obligatorias Códigos Políticas de la organización Procedimiento de la organización Análisis funcional (conjunto de procesos) Análisis secuencial (enfoque de workflow) 13

14 ISO 16171: Documentos en entornos de oficina electrónica Tres partes: Módulo 1: Generalidades y declaración de principios: y contexto adicional; Módulo 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Módulo 3: Directrices y requisitos funcionales para los documentos en los sistemas de la organización. 14

15 Buenas prácticas Documentos 1. La información electrónica tiene que ser gestionada de forma activa y conservada de modo fiable como evidencia auténtica de la actividad. 2. La información de la organización tiene que estar vinculada a su contexto mediante el uso de metadatos. 3. La información de la organización tiene que ser conservada y debe seguir siendo accesible a los usuarios autorizados durante el tiempo que sea necesario. 4. Debe ser posible disponer de la información de la organización de forma controlada, sistemática y auditable. 15

16 Buenas prácticas Sistemas 1. Los sistemas deben apoyar la buena gestión de la información de la organización como una parte orgánica del proceso de negocio. 2. Los sistemas de captura y gestión de la información de la organización deben basarse en metadatos normalizados como parte activa, dinámica e integral de los procesos de producción y gestión de documentos. 3. Los sistemas deberían garantizar la interoperabilidad entre plataformas y redes informáticas en el transcurso del tiempo. 4. Los sistemas deberían tener la capacidad de importación y exportación masiva utilizando formatos abiertos. 5. Los sistemas deberían mantener la información de la organización en un entorno seguro. 6. El sistema debería generar la mayor cantidad posible de metadatos. 7. Debería ser lo más fácil posible para los usuarios producir / capturar los documentos de la actividad de la organización. 16

17 ISO 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de documentos Recomendación sobre el nombre de un archivo electrónico: Deber ser único Estar estructura de forma homogénea Emplear ceros al principio para facilitar la clasificación por orden numérico (si se sigue un esquema numérico); Evitar el empleo de espacios en el nombre del fichero, y utilizar el guión bajo como alternativa; Evitar un protocolo de nombres excesivamente complejo o largo que sea susceptible a errores humanos durante la escritura manual; Restringir la longitud de los nombres de ficheros a menos de 30 caracteres para evitar posibles problemas de migración. 17

18 Gracias Mayor información Hugo Carrión G. Teléfono: Móvil: