ACCESO A LA INFORMACIÓN Y VALOR ESTRATÉGICO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Transcripción

1 ACCESO A LA INFORMACIÓN Y VALOR ESTRATÉGICO DEL Entorno digital requiere nuevas tecnologías y soluciones con solidas bases en los principios archivísticos. Integración de arquitectura tecnológica, procesos misionales y documentos El expediente electrónico

2 Valor estratégico para las organizaciones de utilizar el documento electrónico Acceso a la información Preservación de la memoria colectiva Integrar los requisitos de los registros en los procesos empresariales Eliminar la redundancia Establecer la consistencia Optimizar los procesos y los recursos, Reducir el mantenimiento y mejorar la toma de decisiones Usar y explotar los recursos de información como los negocios, activos de propiedad comercial e intelectual..

3 Normatividad sector público Ley 527 de 1999 Reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación. Ley 592 de Ley general de archivos Ley 1581 de Disposiciones para la protección de Datos Personales. Ley 1712 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Registro activos de información) Decreto 1080 de Gestión de Documentos Programa de Gestión de Documentos (PGD) El Sistema de Gestión de Documentos Gestión de Documentos electrónicos de Archivo (Disponibilidad, integridad)

4 Normatividad sector privado Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura se dictan disposiciones relacionadas con gestión documental documento electrónico, se fijó (concretamente, en los artículos 35 y 36) la obligación de las Superintendencias y Ministerios de "establecer las normas para la implementación y evaluación de programas de gestión documental en las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia. La Superintendencia de Industria y Comercio emitió la Resolución Número 8934 de 2014, en la cual de manera clara indica la obligación para sus inspeccionados y vigilados de desarrollar los programas de gestión documental

5 A nivel internacional, el contexto es ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad ISO Sistema de Gestión medio ambiental ISO Sistema de Gestión de Seguridad de la información. ISO Sistema de Gestión de Documentos En general se Articula (1) Técnica, (2) los procesos documentales y (3) metodología de los sistemas de gestión MOREQ2. Modelo de requisitos evaluables que deben cumplir los ERMS para gestionar correctamente los documentos electrónicos de archivo (records) Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades, o en virtud de sus obligaciones legales (ISO 15489)

6 Estructura de un Sistema de Gestión de Documentos

7 Procesos y aplicaciones de Gestión Documental Las organizaciones deben implementar los procesos de gestión, requieren programas informáticos que integren la documentación en papel y los documentos electrónicos. Política Objetivos Riesgos Procesos Controles Enfoque debe ser a los Procesos de negocios (misionales) Apoye la estrategia de negocio.

8 En la vida real cual debería ser el Alcance. FUNCIONARIOS SGDEA SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS Entradas / Salidas Ciclo vida del Documento PROCESOS DE NEGOCIO Otros sistemas de información CUIDADANOS SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVOS Expediente Electrónico Preservación Disponibilidad OTRAS ENTIDADES ENTES DE CONTROL

9 Desde el punto de vista funcional. SGDEA EXPEDIENTES ELECTRONICO DOCUMENTOS

10 Principales elementos a tener en cuenta. Arquitectura tecnológica y de información (SOA Virtualización) A nivel de plataforma computacional (servidores, pc, scanner) Dimensionamiento a nivel de red de comunicaciones Dimensionamiento a nivel de almacenamiento Análisis de las aplicaciones interfaces con otros sistemas de información

11 Principales elementos a tener en cuenta. Sistema de Gestión Documental Software (funcional)

12 Principales elementos a tener en cuenta. Definición de metadatos y descriptores

13 Principales elementos a tener en cuenta. Aseguramiento del esquema de seguridad de información Describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa. La revisión más reciente de esta norma fue publicada en 2013 Puede ser implementada en cualquier tipo de organización, con o sin fines de lucro, privada o pública, pequeña o grande. Está redactada por los mejores especialistas del mundo en el tema y proporciona una metodología para implementar la gestión de la seguridad de la información en una organización

14 Principales elementos a tener en cuenta. Definición del expediente electrónico Generación de Expedientes Electrónicos Usuario - Consulta Repositorio electrónico que se encuentra organizado y clasificado de acuerdo al inventario documental y a las TRD, consta de documentos que han sido radicados en correspondencia y documentos que se encuentran en otros aplicativos, para que de acuerdo a los permisos y perfiles los usuarios los puedan consultar en el Sistema.

15 Propiedades Documentos Electrónicos de Archivo AUTENTICIDAD Certeza de creador o emisor Certeza del momento de su creación / recepción FIDELIDAD Contenido es representación fiel de lo producido por el creador o emisor INTEGRIDAD Completo Protegido contra alteraciones Trazabilidad de actuaciones DISPONIBILIDAD Localizable, recuperable y reproducible Registro de su contexto, creación y uso Vínculo con otros documentos

16 Almacenamiento Electrónico VPN Usuarios Administrativos Y de Consulta Linea de Producción Red de Comunicaciones Servidor de Aplicaciones Servidor de Base de Datos Servidor de Archivo cloud computing

17 Aseguramiento de la información Articulación de componentes garantizando autenticidad, integridad, fidelidad y disponibilidad. Servidores seguros Certificados digitales Firmas digitales

18 Algunas conclusiones Corresponde a un sistema de gestión basado en la mejora continua Debe tener un plan estructurado, los requisitos son de obligatorio cumplimiento Integración de sistemas de información con SGD a nivel de arquitectura de información Enfoque al Expediente electrónico estructurado sin importar su origen físico o electrónico

19 Preguntas