PROYECTO DE IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE DIGITAL EN LA AUDIENCIA NACIONAL

Transcripción

1 PROYECTO DE IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE DIGITAL EN LA AUDIENCIA NACIONAL

2 Objetivo Describir la arquitectura de la solución que permita a medio plazo reducir la circulación de papel en el orden penal de la Audiencia Nacional e implantar una gestión procesal basada en un expediente digital.

3 Alcance La solución propuesta tiene el siguiente alcance: 1. Digitalización de los documentos que se entregan en el registro de entrada, y realización del reparto correspondiente. 2. Implantación de un gestor documental que permita la categorización de los documentos almacenados y permita asegurar las búsquedas por contenido. 3. Reutilización e interconexión de los sistemas actuales existentes: Minerva (gestión procesal), LexNET (sistema de presentación de escritos y demandas, y realización de notificaciones). 4. Establecimiento de medidas de seguridad, como el control de acceso a los documentos y firma electrónica. 5. Establecimiento de protocolos organizativos adecuados a la nueva forma de trabajo propuesta. 6. Dimensionamiento de recursos técnicos y personales.

4 Factores críticos de éxito Apoyo activo y consistente de los impulsores y agentes de cambio del proyecto. Implicación de los receptores del cambio en la fase de definición operativa de los nuevos procesos. Contribución de un equipo de especialistas en Gestión del Cambio. Comunicación continua y con destinatarios definidos. Planificación estructurada de las iniciativas de cambio. Formación para dar estructura al proceso y permitir obtener el mayor rendimiento posible.

5 Características Minerva continuará siendo la aplicación de gestión procesal que realice la tramitación de los expedientes judiciales, lo que implica que controlará los flujos de entrada y salida de documentos. Utilización de un Servicio de Digitalización Común de apoyo en el Registro Presencial para la incorporación de la documentos documentación adjunta. Utilización de un gestor documental para el almacenamiento y gestión de todos los documentos digitales asociados a un expediente judicial. Utilización de una plataforma de firma electrónica para dar soporte a los requisitos de seguridad de la arquitectura, especialmente relacionados con la creación y validación de firma electrónica. Integración de sistemas de información en el lado del servidor, mediante la utilización de un bus de servicios que actúe como intermediador entre todos los sistemas de información Integración de sistemas de información en el lado del cliente (equipos de usuario) mediante la utilización de un escritorio integrado, que permita integrar y sincronizar las aplicaciones a las que accede el usuario.

6 Descripción general de la propuesta Tramitación

7 Flujo de entrada El objetivo principal perseguido con la nueva operativa es la digitalización de la documentación en papel que llega a la Oficina de Registro. Todos los documentos electrónicos, bien digitalizados en la Oficina de Registro o bien ya en formato digital, se almacenen en el mismo repositorio, con las mismas garantías y los mismos metadatos. El Registro de la documentación debe consolidarse en cualquier caso en Minerva (asignación del número de registro), puesto que esta información debe estar disponible en este sistema para continuar con la tramitación del expediente judicial. Se creará un Registro front-end que abstraiga a Minerva de todas estas tareas y pida finalmente a la aplicación de gestión procesal la realización del asiento registral.

8 Flujo de entrada La nueva aplicación de Registro tendrá encomendadas las siguientes funcionalidades: Recopilar manualmente la misma información estructurada que solicitaba Minerva para el registro presencial. Incluir flujos para la digitalización y validación de la documentación en papel, y para la incorporación de la documentación digital que pueden aportar los remitentes. Almacenar en el gestor documental tanto los documentos digitalizados como la documentación que originalmente estaba en formato digital. Comunicar a Minerva la información estructurada de los escritos presentados en el sistema, introducida manualmente en este Registro presencial.

9 Flujo de entrada

10 Proceso de digitalización

11 Proceso de digitalización

12 Tramitación del expediente Durante la tramitación del expediente, la aplicación de gestión procesal, Minerva, necesita tener acceso a los documentos digitalizados almacenados en el gestor documental. Este acceso puede ser puntual, a partir de un determinado expediente, pero también puede necesitarse realizar búsquedas complejas, tanto por el contenido del propio documento como por su clasificación (asunto, procedimiento, tipo de escrito, etc). Por lo tanto, se propone la creación de una nueva interfaz de Acceso al expediente documental que permita realizar todas estas funciones avanzadas de explotación de la información a través del gestor documental.

13 Flujo de salida

14 Arquitectura física: integración de sistemas

15 Escritorio integrado

16 Conclusión La tecnología es sin duda el medio para conseguir la efectividad de la Administración de Justicia al servicio de la ciudadanía y de los colaboradores, obteniendo las mejoras por todos deseadas. Sin embargo, la tecnología no se puede implantar sin tener en cuenta a las personas que la utilizan; por tanto, el éxito de la propuesta dependerá del éxito en la aceptación y uso de la solución por parte de los usuarios, para ello la Gestión del cambio debe ser el catalizador que permita avanzar hacia la Justicia del siglo XXI.

17 Fin de la presentación GRACIAS!